Презентации: организация и проведение

 

Само слово «презентация» обозначает «представление, преподнесение, предъявление», в корне его лежит английское слово «present», означающее, с одной стороны, «текущий момент, настоящее», и, в то же время «подарок». На презентациях фигурирует информация, представленная в виде нового продукта, услуги, достижения, открытия, книги, закона, премии, фестиваля и т.д. То есть на этом мероприятии должно присутствовать нечто конкретное, то, что можно увидеть, потрогать, попробовать, взять с собой и т.п.

В этом отношении презентация перекликается с выставкой, которая так же немыслима без наличия конкретных экспонатов. Но презентации в отличие от выставок, где информация представляется статично, большей частью визуально, подразумевает активное представление информации. Здесь продукцию можно опробовать, проверить на себе.

Презентация, кроме того, включает в себя серию мероприятий. Здесь и показ продукции (демонстрация услуги), и подробный рассказ о её свойствах, как правило, подкрепленный дополнительными визуальными средствами и раздаточным материалом. Презентация часто включает (а порой и подразумевает собой) пресс-конференцию. Вошло в традицию проводить фуршеты, обеды, ланчи во время презентаций. Это может быть даже бал или другое яркое, зрелищное мероприятие - например, демонстрация фильма, концерт, аукцион (настоящий или шуточный). То есть все делается для того, чтобы мероприятие было интересным, запоминающимся, позитивным.

В отличие от обычных пресс-конференций презентации устраивают не только для журналистов, но и для потенциальных потребителей - покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих и т.п., которые в данном случае могут воспринимать информацию не только через СМИ, но и в непосредственном контакте.

Проведение полномасштабной презентации требует немалых интеллектуальных, организационных и материальных затрат. Подготовка к презентации ведется задолго до её проведения. Решение о месте проведения презентации должно быть принято на самых ранних этапах ее планирования. Выбор места проведения должен учесть тип планируемого мероприятия и состав его участников и гостей (например - менеджеры разных уровней, руководители компаний, технический персонал, пресса и т.п.). Здесь ключевую роль должны играть чувство меры и вкуса, согласованные с финансовыми возможностями.

Отрепетировать презентацию, по крайней мере перед ее первым показом, нужно обязательно, используя при этом всю технику, которая понадобится при выступлении. Каждый мультимедийный проектор обладает компьютерным входом (как на мониторе), поэтому для демонстрации можно использовать любой компьютер, который способен показывать презентацию - по соображениям портативности лучше использовать ноутбук.

Итак, презентация - это совокупность нескольких, накладывающихся друг на друга событий. Наиболее типичный сценарий презентации выглядит таким образом:

1) Приглашение и встреча;

2) Пресс-конференция;

)   Презентационная часть;

)   Неформальное общение;

)   Сопровождение, дополнительные мероприятия;

)   Прощание.

Целесообразно проводить презентационный и информационный блоки (пресс-конференцию) в разных помещениях, так как в этом случае легче перейти от одной части мероприятия к другой. Кроме того, может возникнуть проблема «разделения» публики - гости не всегда могут желать присутствия журналистов при их общении. Все эти вопросы также необходимо детально прорабатывать. По возможности после пресс-конференции можно организовать несколько мест для неформального общения, где журналисты могут плодотворно пообщаться в кругу своих коллег, а гости имеют возможность встретиться в более приватной обстановке.

Неформальное общение - это коктейль (с напитками и минимумом закусок), фуршет (более обильное угощение, куда могут входить горячие блюда, десерт, кофе и т.д.) или полноценный обед. В качестве сопровождения может быть использован камерный оркестр, исполняющий негромкую фоновую музыку, возможны недолгие и ненавязчивые вокальные вставки или другие номера.

Прощание как часть мероприятия нами выделено не случайно. Неплохо, если гость уйдет с презентации с каким-либо приятным подарком, сувениром - ручкой, книгой, компакт-диском и т.п. Эта вещь, особенно если она функциональна, будет напоминать о событии и его организаторах, вызывать приятные эмоции.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В ходе проделанной работы мы рассмотрели широкий ряд специальных мероприятий, призванных привлечь внимание к деятельности организации, наладить контакт с партнерами и потребителями. В область нашего интереса вошли различные способы осуществления взаимодействия со СМИ, выставки, презентации и другие публичные мероприятия.

Нетрудно заметить, что все выбранные нами для анализа способы осуществления PR объединяет то, что они основаны на активном заявлении о себе, причем задействуются в воздействии на публику все каналы передачи-восприятия информации: зрительные, слуховые, вербальные (коммуникативные). Хорошо организованные публичные мероприятия лучше запоминаются, причем с положительной стороны, вовлечение в процесс создает у посетителей ощущение сопричастности к событию, оно становится событием из их собственной жизни.

Итак, специальные мероприятия - это события, проводимые компаниями в целях привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности, продуктам и услугам. Обычно организация специальных PR - мероприятий предполагает наличие некоторого «объективного» повода: вывод на рынок нового продукт, юбилей, запуск социально значимого проекта и т.п. Однако, при отсутствии такого повода его можно «создать» и сделать из него целое событие. Специальными событиями и мероприятиями, организация которых относится к сфере Public Relations, могут являться: организация и проведение конференций, семинаров, презентаций и любых деловых мероприятий; участие в выставках; проведение промо-акций; организация развлекательных мероприятий: праздники, вечеринки, шоу, концерты, торжества. При организации специальных мероприятий проводится серьезная организационная работа. Общий план всех мероприятий должен быть детально продуманным.

Организация и проведение специальных PR - мероприятий может иметь различные цели: создание имиджа и репутации, создание и укрепление бренда, рост продаж, формирование команды и т.д. Поэтому, начиная работу по организации мероприятий, для компании в первую очередь необходимо ответить на главный вопрос: какие задачи мы хотим решить с помощью этого инструмента.

Важный, затронутый нами аспект осуществления PR, - взаимодействие со средствами массовой информации. Общение с СМИ предполагает регулярную информированность журналистов пресс-релизами, задействование их в любых проектах компании - юбилеях, выставках, благотворительных и спонсорских проектах. Мы рассмотрели целый ряд мероприятий с участием журналистов и выяснили, что главное - качественная передача информации с тем, чтобы до потребителя дошел неискаженный, правильный образ организации и адекватное представление её деятельности.

Кроме того, мы выяснили, что выставки являются одним из наиболее эффективных средств повышения продаж и позволяют достичь целевой аудитории в течение нескольких дней. Причем это единственное средство, которое приводит заинтересованного покупателя непосредственно к продавцу. Оно позволяет использовать все пять чувств, позволяет демонстрировать продукт, отвечать на вопросы, опровергать возражения - и что самое важное - строить отношения с вашими потенциальными покупателями напрямую. Главная задача во время работы выставки - обеспечение нужной нам реакции по отношению к вашей экспозиции со стороны целевых групп.

Таким образом, для достижения максимального эффекта от специальных мероприятий PR, важно точно определить их цели и задачи, грамотно разработать стратегию, вписав ее в общую концепцию продвижения бренда или компании.

Библиография

 

1. Алешина И.В. Корпоративный имидж // Маркетинг. - 1998. - № 1.

2. Белянина Н. Выставка - это важно // [http://www.moff.ru/articles/html/article126.html]. - 2005.

.   Блэк С. Паблик рилейшнз. Что это такое?. - М.: Модино Пресс, 1990.

.   Викентьев И.Л. Приемы рекламы и Public Relations // Триз-шанс. - 1995.

.   Дейян А. Реклама. - М.: Прогресс, 1993.

.   Джи Б. Имидж фирмы. Планирование, формирование, продвижение. - СПб.: Питер, 2000.

.   Доти Д. Паблисити и паблик рилейшнз. - М.: Филинъ, 1996.

.   Захарова В.В. Современная реклама: от общих идей к практике. Учебное пособие. - Владивосток, 1998.

.   Меньшиков А. Выставочный стенд: от брифа до экспозиции // [http://www.moff.ru/articles/html/article106.html]. - 2005.

.   Минин А. Как получить максимальный эффект от участия в выставке // [http://www.moff.ru/articles/html/article6.html]. - 2005.

.   Музыкант В.Л. Теория и практика современной рекламы // Евразийский регион. - 1998.

.   Мюллер В.К. Новый англо-русский словарь. - М.: Русский язык медиа, 2004.

.   Невзлин Л.Г. Паблик Рилейшнз. - М., 1993.

.   Пирогова Ю. Скрытые и явные сравнения // Реклама и жизнь. - 1998. - №5.

.   Политология. Энциклопедический словарь. - М.: Изд-во Моск. Коммерч. Ун-та, 1993.

.   Попов М. Подготовка презентации // [http://www.moff.ru/articles/html/article13.html]. - 2005.

.   Почепцов Г.Г. Паблик рилейшнз, или Как успешно управлять общественным мнением. - М.: Центр, 1998.

.   Синяева И.М. ПР в коммерческой деятельности. - М.: Юнити, 1998.

.   Современная реклама // Пер. с англ., общ. ред. проф. Феофанова. - М.: Изд. дом Довгань. - 1995.

.   Уткин Э.А. Зарождение рекламы // [http://reklama.rin.ru/html/u1-i0_1-d-t-s-p-a-r-m.html] - 12.05.2005.

.   Чернявская Н. Выставки. Для тех, кто участвует впервые // Свой бизнес. - 2004. - №12.

.   Чумиков А.Н. Связи с общественностью - М.: Дело, 2001.