Информационное обеспечение коммерческой деятельности и определение потребности в товарах

 

Коммерческая информация представляет собой сведения о сложившейся ситуации на рынке различных товаров и услуг. Назначение коммерческой информации состоит в том, что она позволят торговым фирмам проводить анализ коммерческой деятельности, планировать ее и осуществлять контроль над результатами этой деятельности.

Источниками коммерческой информации могут служить маркетинговые исследования по конкретным товарам. Однако, перед тем, как вкладывать денежные средства в проведение исследований, сбор и анализ информации, необходимо провести сравнительную оценку затрат и значимости возможных результатов. Если прирост прибыли от использования коммерческой информации превысит прирост затрат на ее получение, то проведение маркетинговых исследований является целесообразным.

Важнейшим источником коммерческой информации являются также внутренние материалы и документы торговой формы, в частности, сведения об объемах товарооборота, затратах на продажу, товарных запасах, прибыли предприятия, расходах на рекламу. Еще одним из источников коммерческой информации являются данные внешней статистики и публикуемые в средствах массовой информации сведения о состоянии рынка [10, с 27].

Коммерческая деятельность тесно взаимосвязана с получением, накоплением, хранением, обработкой и использованием разнообразных информационных потоков. Защите подлежит не вся информация, а только та, которая представляет ценность для предпринимателя. При определении ценности коммерческой информации необходимо руководствоваться такими критериями (свойствами), как:

·   полезность;

·   своевременность;

·   достоверность поступивших сведений.

Полезность информации состоит в том, что она создает субъекту выгодные условия для принятия оперативного решения и получения эффективного результата. В свою очередь, полезность информации зависит от своевременного ее доведения (получения) до субъекта предпринимательства. Например, из-за несвоевременного поступления полезных по своему содержанию сведений упускается возможность заключить выгодную торговую или иную сделку.

Критерии полезности и своевременности тесно взаимосвязаны и взаимозависимы с критерием достоверности оцениваемой информации. Недостоверные сведения сводят к нулевому эффекту своевременность и кажущуюся их полезность для субъекта предпринимательства. При этом сам факт (например, желание конкретного лица заключить договор купли-продажи) может существовать реально, тогда, как сведения о нем содержат искаженное представление. Причины возникновения недостоверных сведений различны: неправильное восприятие (в силу заблуждения, недостаточного опыта или профессиональных знаний) источником факта или умышленное, с определенной целью, искажение о нем сведений. Как правило, сведения, представляющие интерес для предпринимателя, а также источник их поступления должны подвергаться перепроверке[3, с.13].

Можно сослаться еще и на такой критерий, как полнота информации. Однако вести речь о том, насколько полна информация о конкретном объекте (факте) и где ее границы, довольно затруднительно и, к тому же, малоэффективно. В коммерческой деятельности этот критерий особой роли не играет. В итоге, субъект оценки коммерческой информации, ее владелец (собственник), на основании совокупности перечисленных критериев, определяется ценность поступивших сведений для своей хозяйственной деятельности и принимает по ним оперативное решение.

Подводя итоги изложенному, можно сделать следующие выводы:

·   субъектом оценки предпринимательской (коммерческой) информации является ее владелец (собственник);

·   поступившие сведения и их источник подлежат обязательной перепроверке;

·   ценность информации определяется с помощью таких критериев (свойств), как полезность, своевременность и достоверность;

·   коммерческая информация в зависимости от ценности имеет свою стоимость;

·   информация подлежит защите при условии, что ценность информации зависит от сохранности в тайне от третьих лиц, доступ к информации закрыт на законном основании, обладатель информации принимает надлежащие меры по ее охране.

Организация хозяйственных связей по поставкам товаров, их анализ по различным направлениям, выявление проблем и разработка конкретных управленческих решений, способствующих повышению эффективности взаимодействия с поставщиками продукции, не представляются возможными без разработки оптимальной системы учета информации по хозяйственным связям.

Рассмотрим схему источников информации входящей в УП «Гомельский зооветснаб». Вся входящая информация предприятия делится на два вида: бумажную и электронную. К бумажной информации относятся:

ü справочники (торговых терминов, условий хранения, сборники ГОСТов, ТУ, ОСТов и т.д.);

ü деловая переписка (пересылка писем по почте, документов, направление и получение оферт, акцепт оферт и т.д.);

ü периодические издания (журналы, газеты);

ü прайс-листы (источник информации несущий в себе данные о ценах, качестве и количестве товаров реализуемых предприятием);

ü торговые справочники;

ü рекламные буклеты (приходят главным образом на почтовый ящик предприятия - являются одним из источников получения информации о поставщиках или же о конкурентах).

В состав источников электронной информации входят: факс, телефон, электронная почта, Интернет.

Директор осуществляет контроль за деятельностью входящих в его подчинение должностных лиц: главного бухгалтера и заместителя директора по коммерческим вопросам.

Главный бухгалтер обмениваются информацией о поставках продукции: оплате за продукцию, данными по установлению цен на товары в определенных приделах и т.д. также главный бухгалтер получает из внешней среды: новые законодательные акты обязательные для ведения бухгалтерского учета, а также подает информацию о ведении бухгалтерского учета в государственные контролирующие органы.

Заместитель директора по коммерческим вопросам обменивается информацией касающейся его прямых функциональных обязанностей с директором предприятия и внешней средой, получает ее из внешних источников (обмен информацией с поставщиками - заключение договоров на поставку, согласование цен, условий поставок и т.д.). В изучении конкурентов заместителем директора по коммерческим вопросам используется метод мониторинга цен на аналогичную продукцию предприятий-конкурентов.

Материальный и финансовый потоки сопровождают информационные потоки. От поставщиков УП «Зооветснаб» получает информацию о товарах (качество, комплектность и т.д.), об условиях поставки, а в обратном направлении к поставщикам поступают по различным каналам (факс, телефон, Интернет и т.д.) заявки-заказы на товары, запросы по различным характеристикам бытовой техники.

Информацию о конкурентах получают при помощи мониторинга цен, обходе торговых точек реализующих аналогичную продукцию, что и УП «Гомельский зооветснаб». Большинство финансовых расчетов осуществляется безналичным путем посредством перечисления денежных средств.

Также происходит обмен информацией между УП «Гомельский зооветснаб» и оптовыми покупателями (заявки-заказы, договора, товаро-сопроводительные документы и т.д.). Между розничными покупателями информационный обмен происходит по поводу характеристик техники (консультирование), взятие техники на сервисное обслуживание и т.д.

Таким образом, УП «Гомельский зооветснаб» имеет развитую систему информационного обеспечения коммерческой деятельности, что обеспечивает доступ к оперативной информации. Наличие полной и своевременной информации позволяет обществу принимать верные стратегические и тактические решения, которые обусловливают положительные результаты финансово-хозяйственной деятельности компании.

 

Анализ договоров поставки

 

Основой хозяйственных взаимоотношений между УП «Гомельский зооветснаб» и его партнерами является договор. За исследуемый период УП «Гомельский зооветснаб» заключало следующие виды договоров:

·   договор аренды;

·   договор перевозки грузов;

·   договор хранения;

·   договоры поставки;

·   контракты.

С покупателями продукции УП «Гомельский зооветснаб» заключает договоры поставок, контракты. Договоры на поставку товаров заключаются с предприятиями-резидентами Республики Беларусь, при этом предприятие-покупатель обязано предоставить лицензию на осуществление оптовой торговли, других видов деятельности, индивидуальный предприниматель - свидетельство о регистрации.

Представители сторон удостоверяют свои полномочия: руководитель предприятия действует на основании Устава или Положения предприятия, остальные уполномоченные представители - на основании доверенности, заверенной руководителем предприятия.

Насколько грамотно составлен договор, настолько прибыльно может сработать предприятие. Установлен порядок прохождения документации, связанной с заключением договора и контракта. Проект договора, полученный от предприятия-партнёра, согласовывается специалистами юридической службы предприятия, бухгалтерии, а затем подписывается директором предприятия.

В случае возникновения разногласий по условиям договора составляется протокол разногласий, который направляется предприятию-партнёру для рассмотрения. После подписания договора и протокола разногласий двумя сторонами, договор вступает в законную силу. Переписка сторон оформляется деловыми письмами.

УП «Гомельский зооветснаб» является заинтересованной стороной при сбыте произведённой продукции, поэтому разрабатывает и направляет покупателям проект договора в двух экземплярах по почте, либо факсимильной связи. В течение 30 дней покупатель рассматривает и анализирует проект договора. При принятии условий договора, проект подписывается. Второй экземпляр договора направляется обратно УП «Гомельский зооветснаб»[16].

Рассматривая договоры можно отметить, что структура договоров выдержана - присутствует вводная, основная и заключительные части. Также отражены следующие существенные условия: предмет договора (оговаривается наименование поставляемой продукции и цель приобретения товаров), количество товара (в заявке), цены и порядок расчетов.

Цены на поставляемую продукцию устанавливаются согласно протоколам согласования цен, действующим на момент отгрузки, либо на момент оплаты товара, спецификаций, прилагаемых к договору. Наличие одинаковых условий в представленных договорах свидетельствует о разработке и применении однотипных форм договоров.

Анализируя договоры можно отметить, что расчеты за поставленную продукцию производятся в порядке 100% предоплаты. Постоянным покупателям, зарекомендовавшим себя как добросовестные исполнители договорной дисциплины, УП «Гомельский зооветснаб» идет на взаимные уступки с отсрочкой платежа. В договорах предусмотрено, что поставка продукции производится транспортом покупателя, присутствует отметка, что товар отпускается согласно заявкам или спецификациям. В случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения условий договора стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. При несвоевременной оплате полученного товара Покупатель уплачивает пеню в размере Учетной ставки Национального банка за каждый день просрочки платежа[14].

На предприятии ведется оперативный учет и контроль исполнения договорных обязательств. В случае неисполнения либо ненадлежащего исполнения покупателями своих обязательств согласно заключенным договорам УП «Гомельский зооветснаб» направляет другой стороне претензию. Составленные юристом претензионные письма содержат расчет суммы претензии к покупателю. Основной причинной составления претензионных писем является наличие просроченной дебиторской задолженности.

В случае неудовлетворения покупателем полученной от УП «Гомельский зооветснаб» претензии в установленный срок либо оставления ее без рассмотрения в хозяйственный суд направляется исковое заявление, по результатам рассмотрения которого суд выносит определение и обязывает выплатить задолженность.

Подводя итоги, можно сделать вывод, что условия поставки в большей степени предусматривают интересы поставщика. Договорная работа в УП «Гомельский зооветснаб» находится на должном уровне. Ведется активная переписка с покупателями относительно условий договоров.