Структурно-смысловая схема собрания

Начало	Основная часть	Концовка
Открытие собрания   Вступительное слово ведущего	Выступление 1 Реплики Выступление 2 Резюме ведущего Выступление 3 (и т.д.)	Итоговый монолог ведущего / принятие постановления   Итоговый диалог (анализ собрания)

 

     Наиболее важные моменты: основные положения, высказанные ораторами, достижение цели совещания, принятые решения, их исполнителей и сроки выполнения – секретарь фиксирует в протоколе. Протокол совещания – это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от работников выполнения порученных им заданий.

 

     Специфическими жанрами деловой коммуникации можно считать спор, дискуссию, полемику, дебаты, прения, которые зачастую являются составляющими таких форм делового общения, как совещания, собрания, конференции, а могут иметь и самостоятельное значение.

     Полемика – вид спора, в рамках которого основные усилия сторон направлены на утверждение (победу) своей позиции относительно обсуждаемого предмета. Победа в полемике, особенно если она получила общественный резонанс (например, среди коллег), может принести некоторое удовлетворение. Но следует помнить, что в общественном сознании спор ассоциируется со средством достижения истины, поэтому решение, основанное на победившей в полемике позиции, влечет за собой соответствующую меру ответственности. Нетрудно догадаться, каковы будут последствия и какой будет мера ответственности, если в полемике победит ошибочная точка зрения. Следовательно, не стоит торопиться принимать за основу действий победившую в полемике позицию.

     Деловой спор как вид коммуникации широко применяется при обсуждении разногласий, в ситуации отсутствия единого мнения по обсуждаемому вопросу. В литературе по коммуникации нет единого понимания термина "спор", однако большинство специалистов квалифицируют его как процедуру, в которой один доказывает, что какая-то мысль верна, а другой - что она ошибочна. В.И. Курбатов в книге "Стратегия делового успеха", считает, что особенностью спора является не доказательство истинности собственного тезиса, а словесное состязание, при котором каждый отстаивает свою точку зрения по тому или иному спорному вопросу. На практике зачастую споры ведутся в неупорядоченных, неорганизованных формах, а также при несоблюдении общепринятых правил и принципов. Спору как разновидности деловой коммуникации присущи следующие характеристики:

1) спор предполагает наличие по крайней мере двух субъектов, одного из которых уместнее называть пропонентом, а другого - оппонентом;

2) участники спора имеют одинаковые права в процессе обмена мнениями, по степени активности, по видам и формам прямой и обратной связи друг с другом;

3) предметом спора является положение, о котором каждая из сторон имеет собственное мнение, называемое позицией или тезисом;

4) различие позиций сторон делает спор обсуждением на уровне явления, а не на уровне сущности. Поэтому любой спор - достаточно поверхностное обсуждение спорного положения;

5) позиции сторон противоречат друг другу и чаще всего имеют открыто отрицательный характер;

6) процедура обмена мнениями в соответствии с взаимоисключающими характеристиками тезисов выражается в борьбе мнений;

7) борьба мнений в споре нередко достигает высшей формы - конфликта или борьбы мнений, когда каждая из сторон настаивает на истинности своего тезиса и ложности тезиса оппонента. Каждый довод в аргументации такого типа представляет собой отрицание довода оппонента. Характер обсуждения приобретает вид опровержения, отклонения, отрицания, неприятия, устранения;

8) предметное поле обсуждения спорного вопроса обычно не бывает четко определенным. Его размытость также обусловлена тем, что речь в споре идет не о сущности, а о поверхностных характеристиках предмета;

9) спор как вид деловой коммуникации не регламентирован ни в процедурном, ни в пространственном, ни во временном отношениях.

     Начало спора будет успешным, если соблюдать следующие положения.

  1) В споре сталкиваются позиции, а не участники; отвечать следует на высказанное положение, а не потому, что оппонент хотел задеть человеческое достоинство.

  2) «Хранить молчанье в важном споре» — завидное умение Евгения Онегина. Полемист должен сказать все, не боясь оказаться перебитым; следует дать ему высказаться, храня для завершения важный аргумент, афористически сформулированный, который расставит все на свои места.

  3) В споре важно сохранять абсолютное спокойствие: волнение и злость всегда выдают слабость, мысли о поражении. Кроме того, важно всякий раз подчеркивать уважение к оппоненту.

  4) Видя весь ход спора, важно возражать лишь по конкретному тезису, возвращая к нему и собеседника, если тот, увлеченный яркостью полемики или, наоборот, поиском аргументов, уходит в сторону. Для этого можно резюмировать высказывания оппонента; задавать вопросы, уточнять, правильно ли он понят, формулируя эти резюме.

  5) Недопустимо в споре давать советы собеседнику, опровергать его до того, как высказаны аргументы, полемизировать по вкусовым категориям, не имеющим конкретного измерения («хорошо — плохо», «высоко — низко»), угрожать, выходить из себя, обращать остроумие против оппонента (хотя как таковое остроумие — очень важное качество), изрекать свое мнение назидательным тоном. В любом диалоге, в споре в том числе, важно выяснить, одно и то же ли имеют в виду собеседники. Так, если они говорят о воине Александре, но один — о Невском, другой — о Македонском, спор не принесет ни победы, ни истины.

  Совершенно недопустимы в споре уловки.

  • «Готтентотская мораль» — изменение позиции в зависимости от ситуации, от требований аудитории, от ситуации спора.

  • «Адвокатский довод» — аргумент, построенный на неловкости, оговорке собеседника.

  • «Чтение в сердцах» — попытка разоблачить полемиста с выгодой для себя: «Вы говорите так, а думаете по-другому».

  • «Отсылка к авторитету» — аргумент, «подписанный» именем известного человека, — произнесение слов, которых тот не говорил.

  • «Дамский аргумент» — произвольные выводы, построенные на видимости эмоциональной реакции; нарушение логики спора.

  • «Атака вопросами» — задавание оппоненту вопросов в быстром темпе, при котором он не сможет выработать своего довода.

  • Клакерство — использование «союзников» — заранее подготовленной части аудитории, голос которой (а не довод полемиста) завершает спор.

  При споре важно всегда оказаться услышанным и правильно понятым. Для этого надо начинать не с расхождений с полемистом, а, наоборот, с того, что спорящих объединяет. В таком случае спор окажется действительно корректным и продуктивным.

 

Задание 5. Разработайте схему деловой беседы по ситуации.

1. Вам нужно получить направление на экзамен, который вы дважды уже не сдали (собеседник – декан факультета).

2. Вы хотите получить материальную помощь (собеседник – профорг / секретарь деканата / куратор / декан).

3. Вы хотите получить длительный отпуск без уважительной причины в середине семестра (собеседник – куратор / декан).

4. Вы хотите получить отсрочку оплаты за общежитие (за учебу) по уважительной причине (собеседник – секретарь деканата / куратор / декан).

5. Вы совершили правонарушение, которое грозит вам отчислением из вуза (собеседник – декан факультета).

6. Ваш друг совершил неблаговидный поступок и должен быть строго наказан; вы хотите помочь ему,  максимально смягчить наказание (собеседник – куратор / декан).

   

   Задание 6. Разработайте два варианта текста (диалога) деловой телефонной беседы по ситуации.

Адресанту (звонящему) необходимо срочно переговорить с партнёром по какой-то сделке. Адресат (тот, кому звонят) по­ка не готов к решению этого вопроса и должен корректно отказаться от пере­говоров в данное время, придумав убедительный предлог для перенесения телефонного разговора.

Вариант 1: звонящему удалось провести переговоры.

Вариант 2: переговоры пришлось перенести.

Цель: оба партнёра должны убедить собеседника, используя мини­мальное количество слов.

Задание 7. Подготовьтесь к деловому совещанию по ситуации: в акционерном обществе «Торговый дом “Лира”» из четырех кандидатов нужно на основании приведенных данных выбрать коммерческого директора.

1. Изучите представленные ниже оценки кандидатов на должность их подчиненными, коллегами и руководителями. Не забывайте, что эти оценки могут иметь субъективный характер.

2. Ознакомьтесь с анкетными данными кандидатов.

3. Определите наиболее пригодного кандидата на должность.

4. Примите участие в деловой беседе:

а) выступите в качестве участника собрания акционеров «Торгового дома “Лира”», укажите положительные и слабые стороны выбранного вами кандидата и объясните, почему из четырех вариантов вы выбрали именно его;

б) выслушайте выступления других участников беседы, задайте уточняющие вопросы, оцените выступления;

в) примите общее решение по предложенной ситуации.

Оценки

Тарасов В.К.

Мнение руководителей: Обладает очень высокой профессиональной подготовкой. Много работает над изучением и внедрением передового опыта. Возникающие в процессе работы вопросы решает быстро и оперативно. Решения любит принимать самостоятельно, часто игнорируя при этом мнение вышестоящих руководителей. Работоспособен, однако не любит оставаться на работе после окончания рабочего дня. Эмоционально сдержанный человек, не любит вступать в публичные споры. Общественные работы выполняет неохотно.

Мнение подчиненных: Хороший специалист. Выполняет в отделе большую работу. Не любит решать вопросы, которые не носят производственного характера. Не пропускает и не прощает нарушений на работе.

Мнение коллег: Скучный человек. Занимается только работой, жизнью коллектива не интересуется. Нет близких друзей. Излишне сдержан и замкнут.

Климов Л.И.

Мнение руководителей: Хороший общественник, умеет строить отношения с людьми, часто выступает арбитром во всякого рода конфликтах. Дисциплинирован. При выполнении важной работы не считается со своими личными интересами. Правильно воспринимает критику в свой адрес.

Пользуется известностью и уважением в законодательных и исполнительных органах. Не совсем хорошо профессионально подготовлен. Часто ставит общественную работу выше непосредственных обязанностей.

Мнение подчиненных: Очень отзывчивый человек. Не попрекает по пустякам, но всегда требует выполнения своих заданий. С производственными вопросами к нему лучше всего не обращаться. Торгово-технологических проблем почти не знает.

Мнение коллег: Недостаточно компетентен в производственных вопросах, но отличный организатор. Умеет за счет правильного подбора персонала хорошо руководить работой, даже если недостаточно компетентен в ней. Хороший товарищ, хотя временами бывает излишне эмоционален.

Зубова И.П.

Мнение руководителей: Очень опытный и знающий работник. Все распоряжения выполняет тщательно и беспрекословно. Ради работы не считается ни со своим личным временем, ни со временем подчиненных. Все свои решения обязательно согласовывает с вышестоящими руководителями. Критику в свой адрес воспринимает правильно. Незаменимый работник. В ее отсутствие бухгалтерия работает плохо. Имеет недостаток – большая текучесть кадров среди ее подчиненных.

Мнение подчиненных: Очень много работает сама и требует того же самого и от других. Самостоятельно работать не дает, отвлекает по мелочам. Хорошие специалисты не срабатываются с ней, ибо без своего согласия ничего делать не позволяет. Если она станет коммерческим директором, то среди подчиненных достойной замены на должность главного бухгалтера не найти.

Мнение коллег: Во всем любит оглядываться на вышестоящих руководителей. Не терпит ничего нового в работе. Держится за свое место. Очень суровый человек, друзей и подруг почти нет. Всегда выполняет обещания. Практически во всех случаях может добиться вынесения нужного ей решения.

Макаров С.Ф.

Мнение руководителей: Знающий свое дело специалист. Всегда имеет собственное мнение, но не отстаивает его, если не прав. Общественные поручения выполняет охотно и оперативно. Эмоционален, но умеет сдерживать свои чувства в любой ситуации. Всегда поддерживает хорошие отношения с нужными людьми.

Мнение подчиненных: Работу свою знает отлично. Любит все делать самостоятельно, других привлекает лишь в том случае, если объем работ для него слишком велик. Очень несдержан. Часто дает противоречивые указания. Наказывает за самые незначительные проступки.

Мнение коллег: Хороший юрист, но не всегда разбирается в практике торговли. Несдержан, но когда ему это необходимо, спокойно воспринимает любые замечания в свой адрес. Излишне часто любит подчеркивать наличие у него влиятельных знакомых.

Задание 8. Напишите краткое сообщение о том, каким образом можно спровоцировать спор в деловом общении и как этого можно избежать.

 

 

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 6

(4 ч.)

Письменная деловая речь.

Язык служебных документов

(виды документов; организационно-распорядитель­ные документы: уставы, положения, инструкции, постановления, решения, приказы, распоряжения)

  Словосочетание письменная деловая речь нередко употребляет­ся как синоним термина официально-деловой стиль применитель­но к языку документов.

Документы – это письменные тексты, имеющие юриди­ческую (правовую) значимость: закон, приказ, характе­ристика и др.

Слово документ происходит от латинского d оситеп tu т –«свидетельство, доказательство». Оно вошло в русский язык в эпоху Петра Первого и в современном русском языке имеет несколько значе­ний:

1. Деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо.

2. Письменное удостоверение, под­тверждающее личность предъявителя.

3. Письменный акт, грамо­та, рисунок, какое-либо произведение, имеющие значение истори­ческого свидетельства.

Язык служебных документов имеет некоторые особенности:

1. Включает готовые языковые формулы, клише, например:

В связи с (чем?) началом...

Согласно (чему?) вашему распо­ряжению...

В порядке (чего?) оказания по­мощи…

В подтверждение (чего?) договоренности…

В соответствии с (чем?) приказом…

2. Не допускает использования просторечных и диалектных слов, эмоционально-оценочных слов.

3. Может включать:

- распространенные предложения с последовательным под­чинением однотипных форм (обычно родительного падежа), например: избрание на должность доцента кафедры русского языка Тульского государственного университета;

- предложения с однородными членами.

Служебные документы обладают следующими обязательны­ми качествами:

- достоверностью и объективностью,

- точностью, исключающей двоякое понимание текста,

- максимальной краткостью, лаконизмом формулировок,

- безупречностью в юридическом отношении,

- стандартностью языка при изложении типовых ситуаций дело­вого общения,

- нейтральным тоном изложения,

- соответствием нормам официального этикета, которое прояв­ляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствую­щих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы всего текста.

Наиболее распространенные виды деловых документов:

1) организационно-распорядительные;

2) информационно-справочные;

Частные деловые бумаги.

Организационно-распорядитель­ные документы	Информационно-справочные документы	Частные деловые бумаги
– закон	– план	– автобиография
– постановление	– акт	– заявление
– приказ	– отчет	– доверенность
– положение	– протокол	– расписка
– устав	– справка	– счет
	– деловое письмо	– характеристика
	– докладная записка

 

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе дело­производства (ЕГСД). Вид документа должен соответствовать конкретной ситуации и компетенции учреждения.

Форма документов разных видов унифицирована.

Многие документы состоят из отдельных элементов — рекви­зитов, набор которых определяется видом и назначением доку­мента.

 

Перечень реквизитов

Комментарий

Адресант Адресат   Дата   Наименование документа   Подпись

Наименование отправителя документа – Наименование учреждения в форме именительного падежа (что?) – Указание должности лица в форме дательного падежа (кому?) – Фамилия, имя, отчество лица в форме дательного падежа (кому?)   Записывается арабскими цифрами из 6 знаков: число, месяц, год (например: 03.05.10 г.) Пишется посередине строки с прописной буквы на любом виде документа, кроме служебного письма, без точки

 

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления до­кумента, в другой — выводы, предложения, просьбы, рекоменда­ции, распоряжения. Для облегчения восприятия информации ре­комендуется начинать документ с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т. п., а затем подкреплять их обоснова­ниями.

Документы неоднородны по степени унификации и стандар­тизации. Одну группу составляют документы, в которых едино­образной является не только форма, но и типовое содержание, например паспорт, дипломы и аттестаты об окончании учебных заведений, бухгалтерские счета и под. Эти документы важны по содержанию и назначению, имеют массовое распространение и длительное действие.

В другую группу входят документы более частного характера, с ограниченной областью применения и кратковременным дей­ствием. Эти документы имеют унифицированную форму, но вариативное содержание, т.е. могут значительно различаться по имеющейся в них информации.

Стандартизованность деловых документов находит яркое выражение в их языке. Стандартизованные словесные обороты, с одной стороны, помогают точно и быстро оформить замысел автора речи, то есть ускоряют процесс составления деловых бумаг, с другой – облегчают чтение этих бумаг. Стандартизованность свойственна деловому языку лексическом, морфологическом и синтаксическом уровнях.

Лексические особенности. В ОДС употребляется целый ряд слов и словосочетаний, характерных только для деловой речи. Это названия разнообразных документов (акт, аттестат, диплом, доверенность, обязательство, отчет), а также слова и словосочетания, используемые при составлении документов (вышестоящий, нижеподписавшийся, местожительство, за неимением, наложить резолюцию, удостоверить подпись, ответственное лицо, повестка дня, принять к сведению, ходатайствовать, поставить в известность).