Номенклатура конфиденциальных дел

 

Составление номенклатуры дел (классификатора дел), систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа. Эту работу по конфиденциальным документам руководства фирмы ведет секретарь-референт, в некрупных фирмах все исполненные конфиденциальные документы передаются секретарю-референту для их включения в дела и хранения.

 

Вместе с тем задачи, решаемые при выполнении процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), охватывают не только сферу эффективного использования этих документов в управленческой и производственной деятельности фирмы, но и в значительной степени сферу обеспечения сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а также других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.

 

Помимо известных задач, номенклатура конфиденциальных дел предназначена для:

 

- учета формируемых дел (номенклатурного учета дел) и обеспечения проверки наличия документов и дел;

 

- закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников фирмы к делам;

 

- учета дел архивного фонда;

 

- учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи в ведомственный архив или архив фирмы.

 

Табличная часть номенклатуры имеет следующие дополнительные графы, предназначенные для практической реализации указанных выше задач: гриф конфиденциальности дела, фамилии сотрудников, которым предоставлено право пользоваться делом, даты заведения и закрытия дела (тома), количество листов в деле (томе), отметки о движении дела (архивный номер, номер и дата акта об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата). Комплексы документов на магнитных носителях (дискетах и др.), а также архивные массивы (подмассивы) электронных документов, находящихся в компьютере, вносятся в номенклатуру дел на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру правовой основой для разрешения исполнителям работать с конкретными делами.

 

В номенклатуру не включаются конфиденциальные дела и документы, которые имеют инвентарную форму учета, например: техническая и технологическая документация, печатные издания, аудио-, видеодокументы, особо ценные документы выделенного хранения и т.п.

 

Перечень заголовков дел составляется таким образом, чтобы состав, содержание и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников фирмы, которые допущены к делу и будут с ним работать. Конфиденциальные документы комплектуются в дела с учетом того, что сведения, составляющие предпринимательскую тайну, не должны попадать в государственный архив до истечения срока их конфиденциальности. Каждое дело должно содержать документы, имеющие приблизительно одинаковый период конфиденциальности.

 

Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и неконфиденциальное (открытое) дело или устанавливается предметная связь конфиденциальных и открытых дел. В этом случае конфиденциальные дела включают в себя только те документы, которые в данный момент должны иметь ограничения по доступу к ним персонала. В результате защита документов, дел и носителей информации становится более эффективной. Не следует отождествлять два разных понятия - срок хранения дела и период конфиденциальности документов, включаемых в дело. Хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем и другим понятиями. Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.

 

В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, которая включает в себя следующие операции:

 

- проверка закрытия всех заведенных дел и томов;

 

- проведение годовой проверки наличия дел и документов;

 

- заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;

 

- проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью секретаря-референта;

 

- включение бумажного экземпляра номенклатуры в соответствующее дело;

 

- переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в будущем календарном году;

 

- распечатка номенклатуры дел будущего года для издания.

 

После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается и подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию архивных дел соответствующего года.

 

Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел, особенно при значительном количестве дел долговременного периода конфиденциальности, можно ввести инвентарную форму учета дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том), картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) электронную инвентарную учетную опись законченных производством дел, картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вносятся в номенклатуру и указываются на обложках дел.