Передача изданных документов сотрудникам и отправка исходящих документов

4.1. Изданные внутренние документы передаются указанным в документе руководителям или сотрудникам. Передача осуществляется под роспись в карточке выдачи изданных документов, содержащих конфиденциальную информацию, с соответствующей отметкой в базе данных. Карточка выдачи включает следующие сведения: учетный номер документа (карточки); его дата; наименование или краткое содержание; количество листов; список сотрудников, которым разрешено выдавать документ (на обороте карточки); дата выдачи; фамилия лица, которому выдан документ; роспись; дата возврата документа; фамилия лица, принявшего документ; роспись.

4.2. Карточка выдачи изданных документов заводится на каждый изданный конфиденциальный документ. Номер карточки соответствует номеру документа, присвоенному его черновику в процессе подготовки документа. В некрупных фирмах выдача документа осуществляется по разовой расписке с отметкой о местонахождении документа в описи конфиденциальных документов фирмы.

4.3. Тиражирование конфиденциальных документов выполняется секретарем-референтом с письменного разрешения первого руководителя фирмы. Разрешение фиксируется на оборотной стороне всех листов тиражируемого документа или листе, с которого должна быть сделана выписка. Отметка о тиражировании с указанием количества изготовленных экземпляров вносится в учетные карточки и опись конфиденциальных документов фирмы.

Аналогичным образом производятся копирование конфиденциального документа и изготовление выписки из документа. Однако в целях обеспечения сохранности каждого экземпляра копии и выписки учитываются за самостоятельным номером, на них заполняется новая учетная карточка или делается новая запись в описи конфиденциальных документов фирмы.

Тиражирование, копирование конфиденциальных документов других фирм и организаций осуществляется только с их письменного согласия с указанием количества экземпляров, копий или выписок и их назначения.

4.4. Порядок выдачи документов сотрудника (руководителям) аналогичен порядку выдачи им поступивших документов.

4.5. Отправка конфиденциальных документов допускается в исключительных случаях с письменного разрешения первого руководителя фирмы. Отправка возможна только при наличии письменного договора с корреспондентом о сохранении в тайне конфиденциальной информации фирмы. Разрешение об отправке конфиденциального документа делается руководителем в учетной карточке или описи конфиденциальных документов фирмы. Текст документа, отправляемого обычной почтой, шифруется. Пересылка конфиденциальных документов осуществляется только в законвертованном виде.

4.6. Отправку документов корреспондентам осуществляет секретарь-референт. При отправке изданного конфиденциального документа проверяется правильность его оформления, а именно:

- соответствие документа действующим стандартам и нормативным требованиям,

- наличие приложений и количества листов, указанных в основном документе,

- наличие сопроводительного документа, его номера и даты,

- соответствие исходных учетных данных документа данным, занесенным в учетную карточку или опись конфиденциальных документов фирмы,

- соответствие сведений, зафиксированных в документе, определенному для документа грифу конфиденциальности,

- наличие фамилии сотрудника (руководителя) - составителя документа и номера его служебного телефона,

- при необходимости - наличие печати фирмы,

- наличие отметки о категории почтового отправления.

4.7. Отправляемые документы, содержащие конфиденциальную информацию, запечатываются в два конверта. На первом конверте (внутреннем) указываются адресат и при необходимости пометка "лично", проставляются штамп отправителя, гриф ограничения доступа к документу, подтвержденный росписью референта и печатью фирмы, номер вложенного в конверт документа (документов). Места склейки клапанов конверта опечатываются наклейками с оттисками печати фирмы. Внешний конверт оформляется в соответствии с почтовыми правилами, гриф ограничения доступа на нем не проставляется во избежание излишней заинтересованности содержанием конверта в процессе его доставки до адресата.

4.8. Конверты с конфиденциальными документами отправляются ценными отправлениями с составлением почтового реестра. При наличии соответствующего договора они могут пересылаться специальной связью. В пределах одного населенного пункта конверты могут доставляться курьерами фирмы на служебном транспорте. Пользоваться общественным и личным транспортом не разрешается.

4.9. Отправка нешифрованного конфиденциального документа с помощью факсимильной связи не допускается.

4.10. Копия отправленного конфиденциального документа подшивается в дело с грифом "Конфиденциально".