Этические нормы письменного обращения

§ бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;

§ желательно, чтобы бланк письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;

§ служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;

§ ширина поля с левой стороны листа должны быть не менее 30 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 25 мм; абзац следует начинать с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки;

§ текст печатается через 1,5-2 интервала; желательно избегать переноса слов;

§ в правом верхнем углу под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно полностью (например, 12 января 2012 года);

§ наименование организации (или фамилия и адрес) получателя письма проставляется на левой стороне листа;

§ ниже (с края строки или в центре листа) пишется вежливое обращение, например, «Уважаемый Иван Иванович»;

§ после обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;          

§ не принято писать длинные письма (более 1 страницы);

§ если письмо получилось больше одной страницы, то в конце каждого последующего листа нужно поставить «продолжение следует» («continued over»);

§ исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо рукописных пометок, в тексте не допускаются исправления;

§ заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;

§ в конце письма указывается должность, фамилия и инициалы руководителя организации (возможно указание почетных званий); подпись ставится в правой стороне листа после заключительной фразы вежливости, например, «С уважением...», фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью;

§ конверты должны быть соответствующего размера; письмо надо складывать текстом внутрь: вдвое или втрое; наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших конвертах из плотной бумаги;

§ если вы посылаете поздравительные открытки, следует помнить о том, что ставить только подпись принято лишь на официальном поздравлении; личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк.

Резолюции на всех видах входящей корреспонденции делаются карандашом (ручкой) на первой странице письма, или на отдельном листе формата А5, который прикладывается к письму.

На телеграфный или факсимильный запрос необходимо дать ответ до истечения 3 дней, на письмо – до 10 дней. Если запрос требует детального рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить деловому партнеру или его помощнику (секретарю), что письмо принято к сведению и проблема изучается. В соответствии с международной практикой окончательный ответ в таком случае дается в срок до 30 дней.

Резюме

 Резюме (самохарактеристика) – одно из самых эффективных средств саморекламы на рынке труда. Рассылая свое резюме в соответствующие организации, кандидат резко повышает свои шансы на успех.

Цель резюме – привлечь внимание к себе при заочном знакомстве, произвести благоприятное впечатление и вызвать желание пригласить кандидата на личную встречу. Если внимание привлечь не удалось, значит, резюме не сработало. На основании резюме формируется первое и очень устойчивое мнение о человеке, которое, однако, субъективно и зависит от стереотипов восприятия людей.

Резюме позволяет работодателю быстро узнать главное о кандидате, сформулировать дополнительные вопросы и сократить записи данных о нем, что сэкономит время и повысит эффективность собеседования.

Резюме должны быть подробными, если кандидат претендует на высокую руководящую должность или направляет их в агентства по трудоустройству.

Чаще составляют резюме хронологические, а реже функциональные. Хронологические резюме содержат описание трудовой деятельности в прямом или обратном хронологическом порядке. Американский стандарт, наиболее распространенный в России, предполагает обратный хронологический порядок описания образования и опыта работы.

Функциональные резюме описывают основные направления деятельности, наиболее важные профессиональные достижения, отвлекая при этом внимание от перерывов в работе, частой смены мест работы или работы не по специальности.                

Специалисты кадровых служб считают наиболее приемлемой следующую структуру резюме:

Заголовок – фамилия, имя, отчество кандидата;

Основные личные данные – адрес, телефон, дата и место рождения, семейное положение;

Цель обращения– на какую работу, в какой должности и на какие условия претендует кандидат, с дальнейшим обоснованием своих претензий;

Опыт работы– даты мест работы, занимаемых должностей, выполняемых функций и профессиональных достижений; эта часть резюме является главной, однако непропорциональная подробность изложения этих данных нежелательна;

Образование– даты, учебные заведения, полученная специальность и присвоенная квалификация, а также награды, призы и звания.

Дополнительная информация – данные о дополнительных знаниях и навыках, имеющих отношение к данной работе, важных фактах биографии и личных качествах:

§ владение иностранными языками (читаю и перевожу со словарем; свободно; в совершенстве);

§ владение навыками работы на компьютере (желательно с указание применяемых программных средств);

§ наличие водительских прав и опыт вождения;

§ членство в профессиональных объединениях или партиях;

§ участие в работе конференций и съездов;

§ сведения об общественной деятельности;

§ сведения о военной службе и воинских званиях;

§ серьезные увлечения на досуге, имеющие отношение к данной работе и достигнутые успехи;

§ указание готовности к сверхурочной работе, длительным и дальним командировкам, смене места жительства;

§ сведения о рекомендациях;

§ личные характеристики: стандартные, например, «аккуратен, трудолюбив, честен», или профессионально важные, например, «крайне заинтересован, энергичен и целеустремлен, требователен к себе и другим, лидерские качества».

Дата составления резюме – свежая дата демонстрирует заинтересованность кандидата в данной работе, старая дата может свидетельствовать о давних поисках работы в разных местах.

Требования к стилю написания резюме:

§ краткость – отсутствие лишних слов, длинных, непонятных сокращений и терминов;

§ конкретность – отсутствие неточной или лишней информации, не имеющей прямого отношения к вакансии;                                                               

§ целенаправленность – изложение главных сведений, утверждающих право претендовать на данную должность;                                                               

§ честность – отсутствие недостоверной информации.