Организация учета денежных средств в кассе предприятия.

 

Прием, хранение и расходование наличных денег осуществляется через кассу организации. К кассовым операциям относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы организации.

Работа в кассе организации возлагается на кассира, прием которого на работу оформляется приказом руководителя. Кассир должен быть ознакомлен под расписку с должностной инструкцией и Порядком ведения кассовых операций в РФ. Также с кассиром заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Для кассы оборудуется изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Все наличные деньги и денежные документы хранятся в несгораемых шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.

Наличные денежные средства, поступающие в кассу организации, должны быть своевременно оприходованы и в последующем подлежат сдаче в банк для зачисления на банковские счета данной организации.

Организации могут хранить наличные деньги в кассе только в пределах лимита, который устанавливается обслуживающим банком по согласованию с руководителем организации. Разрешается хранить в кассе деньги сверх лимита только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий на свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке (по кассовой заявке формы № 0408027).

Движение денежных средств в кассе организации состоит из двух основных стадий: поступление (приход) и выбытие (расход). Для оформления и учета хозяйственных операций по движению наличных денег установлены унифицированные формы первичной учетной документации. К ним относятся:

- КО-1 Приходный кассовый ордер;

- КО-2 Расходный кассовый ордер;

- КО-3 Журнал регистраций приходных и расходных кассовых документов;

- КО-4 Кассовая книга;

- КО-5 Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Основные способы поступления наличных денежных средств в кассу: поступление из банка по чеку; поступление в виде выручки от покупателей и заказчиков; поступление в виде кредитов и займов; поступление в виде возврата авансов и займов; поступления, связанные с расчетами с персоналом и учредителями.

Поступление денежных средств, в том числе и по чеку, оформляют приходным кассовым ордером. Он состоит из двух частей: самого приходного ордера и квитанции к нему, которые подписываются главным бухгалтером. В нем указывается от кого и за что приняты деньги, сумма (цифрами и прописью). Ордеру присваивают очередной порядковый номер и регистрируют в журнале КО-3.

При реализации товаров с применением ККМ допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по окончании дня на основании кассовых чеков.

После получения наличных денег приходный ордер и квитанция к нему подписываются кассиром, квитанция заверяется штампам кассира. Квитанция вручается лицу, внесшему деньги или прикладывается к выписке банка (при поступлении наличных денег по чеку).

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или по платежным и расчетно-платежным ведомостям, по которым выдается зарплата работникам. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером, регистрируются в журнале КО-3.

При выдаче денег кассир обязан потребовать предъявление документа, удостоверяющего личность получателя. Данные документа заносятся в расходный ордер. Получатель денег собственноручно делает расписку в получении денег с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек – цифрами. В платежной ведомости данные документа не заносятся, сумма прописью не указывается.

Выдача денег производится только лицу, указанному в расходном ордере или заменяющем его документе. Допускается выдача денег по оформленной в установленном порядке доверенности, которая в дальнейшем остается как приложение к расходному ордеру или ведомости.

Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям, применяется Книга учета КО-5(Приложение 5).

По истечении срока выдачи денег по платежным ведомостям, кассир против неполученных сумм ставит штамп или делает пометку от руки «депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. В конце ведомости делается надпись о фактически выплаченных и депонированных суммах. Фактически выплаченную сумму записывают в кассовую книгу, а в ведомости указывается номер расходного кассового ордера.

Приходные ордера и квитанции к ним, расходные ордера и документы их замещающие заполняются четко, без помарок и исправлений. В случае ошибки они уничтожаются и вместо них выписываются новые документы.

Сдача наличных денег в банк осуществляется по установленной форме объявления на взнос наличными по форме №0402001. Оно состоит их трех частей: объявления на взнос наличными (остается в банке); квитанции (выдается вносителю денег для предъявления в кассу организации, прилагается к расходному ордеру); ордера (выдается организации на следующий день вместе с выпиской банка).

При осуществлении расчетов наличными деньгами в организации должна вестись кассовая книга КО-4 (Приложение 6). В ней отражаются в хронологическом порядке все совершенные кассовые операции. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются, и опечатываются печатью на последней странице, где делается надпись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано __ листов», с заверением подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировку, второй отрывной экземпляр служит отчетом кассира (первый и второй экземпляр нумеруются одинаковыми номерами). Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления заверяются главным бухгалтером и кассиром.  

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег. Ежедневно в конце рабочего дня подсчитываются итоги операций за день, и выводится остаток денежных средств в кассе. Отрывной экземпляр вместе с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге передается в бухгалтерию.

Для служебных командировок за границу организация может получать в банке денежные средства в иностранной валюте. Учёт наличных средств в иностранной валюте ведут на отдельном субсчёте 50.11 "Касса организации (в валюте)". При этом остатки денежных средств в иностранной валюте пересчитывают в рубли в порядке, установленном ПБУ 3/2000 "Учёт активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте".

Записи в бухгалтерском учете производятся в рублях в суммах, определяемых путем перерасчета иностранной валюты по курсу ЦБ России, действующему на дату совершения операции. Выявленная в результате пересчёта курсовая разница зачисляется в бухгалтерском учёте в состав прочих доходов (субсчёт 91.1 "Прочие доходы") или расходов (субсчёт 91.2 "Прочие расходы").

В кассе предприятия могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы (ценные бумаги, талоны на горюче-смазочные материалы, проездные документы, путёвки и др.), а также бланки строгой отчётности (трудовые книжки, квитанции путевых листов, бланки туристских путёвок и др.). Денежные документы учитываются на субсчетах 50.3 "Денежные документы" и 50.33 "Денежные документы (в валюте)" в оценке согласно приходным документам. Бланки строгой отчётности учитываются на забалансовом счёте 006 "Бланки строгой отчётности" по стоимости их изготовления.

 Синтетический учет наличия и движения денежных средств и денежных документов в кассе ведется на активном счете 50 «Касса». В дебете счета отражается поступление денежных средств, в кредите их выдача.

К счету 50 могут быть открыты субсчета:

- 50-1 Касса организации;

- 50-2 Операционная касса;

- 50-3 Денежные документы;

- 50-11 Касса организации в валюте;

- 50-33 Денежные документы в валюте.

Отражение в бухгалтерском учёте типичных операций по поступлению и расходу наличных денежных средств приведено в таблице 1.1.

 

 

Таблица 1.1.

Отражение в бухгалтерском учете операций по движению денежных средств.     

Дебет	Кредит	Операция
50.1	51	Получены из банка наличные денежные средства
50.1	71.1	Подотчётное лицо внесло остаток неиспользованных денежных сумм
50.1	90.1	Оприходована выручка за проданные товары, работы, услуги
50.1	62.1	Погашена задолженность покупателя за товары, работы, услуги
50.01	73.03	Погашение задолженности по недостачам и хищениям
50.1	91.1	Оприходованы излишки, выявленные в результате инвентаризации (ревизии) кассы
50.1	52	Получены из банка наличные денежные средства в иностранной валюте
50.11	71.11	Подотчётное лицо внесло остаток неиспользованных денежных сумм в иностранной валюте
50.11	91.1	Отражена положительная курсовая разница, выявленная при пересчёте в рубли остатка наличных денежных средств в иностранной валюте
70	50.1	Отражены выплаты работникам из кассы (заработная плата, социальные пособия, доходы от участия в уставном капитале и т. д.)
71.1	50.1	Выданы денежные средства под отчёт на хозяйственные нужды и командировочные расходы (по расчёту)
71.11	50.11	Выданы денежные средства в иностранной валюте под отчёт на командировочные расходы (по расчёту)
91.2	50.11	Отражена отрицательная курсовая разница, выявленная при пересчёте в рубли остатка денежных средств в иностранной валюте
51	50.1	Сдан в банк для зачисления на расчётный счёт сверхлимитный остаток денежных средств
57.1	50.1	Сдана выручка в банк через службу инкассации
94	50.1	Отражена сумма недостачи, выявленная при инвентаризации (ревизии) кассы

 

На последнем этапе учетного процесса наличных денежных средств данные кассовой книги переносятся в систематические учетные регистры, где они разносятся по счетам бухгалтерского учета. В зависимости от применяемой формы бухгалтерского учета разноска данных кассовой книги осуществляется в журнал-главной, журнале-ордере №1, Главной книге или книге учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1.

 

1.3. Организация учета денежных средств на расчетном счете и других счетах в банке Предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Банк - это коммерческое учреждение, являющееся юридическим лицом, которому на основании лицензии предоставлено право привлекать денежные средства от юридических и физических лиц и от своего имени размещать их на условиях возвратности, платности и срочности, а также осуществлять иные банковские операции [9].

Банковская система выступает исходным пунктом кругооборота наличных денег и безналичных платежей, а создание платежных средств, являющееся ее важнейшей функцией, тесно связано проводимыми этой системой кредитными операциями.

Денежная масса вне банков (наличность у предприятий и населения) растет высокими темпами, считает В.В. Ковалев, поэтому независимо от формы собственности предприятиям учреждениями банков открываются различные счета для проведения расчетных и других операций в безналичной форме [3].

Расчетный счет - это счет, открытый в банке и предназначенный для хранения рублевых средств организации и проведения безналичных расчетов с другими юридическими и физическими лицами.

Расчетный счет является основным счетом организации, через который без ограничения осуществляются все денежные расчеты [10].

Порядок открытия и ведения банками расчетных счетов организаций регламентируются Инструкцией Центрального Банка России.

Для открытия расчетного счета организация (юридическое лицо) обязана представить в банк следующие документы:

1) заявление на открытие расчетного счета по форме №0401025;

2) нотариально заверенную копию учредительного договора;

3) нотариально заверенную копию устава организации;

4) нотариально заверенную копию свидетельства о государственной регистрации организации;

5) нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе юридического лица;

6) карточку с образцами подписей и оттиска печати организации по форме № 0401026, заверенную в установленном порядке;

7) протокол общего собрания учредителей о назначении руководителя организации;

8) копию приказа о назначении главного бухгалтера;

9) оформленный в установленном порядке договор банковского счета в двух экземплярах (бланки договоров выдаются банком);

10) паспортные данные руководителя и главного бухгалтера организации.

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков). Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансовых органов.

Информация об открытии расчетных счетов в банках должна быть в обязательном порядке доведена до сведения налоговых органов. Это требование является обязательным как для вновь зарегистрированных организаций, так и действующих организаций.

Организация при осуществлении безналичных расчетов должна руководствоваться положением Центрального Банка России от 03.10.2002г. № 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации".

При осуществлении безналичных расчетов в валюте РФ (рублях) допускаются следующие формы безналичных расчетов:

- расчеты платежными поручениями;

- расчеты по аккредитивам;

- расчеты чеками;

- расчеты по инкассо.

Формы безналичных расчетов в валюте РФ организация выбирает самостоятельно и предусматривает в договорах, заключаемых ими со своими контрагентами.

Для проведения той или иной операции по банковским счетам организация представляет в банк расчетный документ, оформленный в установленном порядке. В расчетном документе получателя средств (взыскателя) содержится распоряжение о списании денежных средств со счета плательщика и их перечислении на счет, указанный получателем средств (взыскателем). Положением Центрального Банка России предусмотрено использование следующих расчетных документов: платежные поручения, аккредитивы, чеки, платежные требования, инкассовые поручения.

Синтетический учет наличия и движения денежных средств в рублях на расчетном счете организации, открытом в учреждении банка, ведется на активном счете 51 "Расчетные счета". По дебету счета 51 "Расчетные счета" отражается поступление (зачисление) денежных средств на расчетный счет организации. По кредиту счета 51 "Расчетные счета" отражается списание (перечисление) денежных средств с расчетного счета организации. При наличии у организации нескольких расчетных счетов аналитический учет по счету 51 "Расчетные счета" ведется по каждому расчетному счету.

Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок банка по расчетному счету и приложенных к ним денежно-расчетных документов. Выписки банка по расчетному счету выдаются лицам, уполномоченным на их получение руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

При списании банком денежных средств организации за расчетно-кассовое обслуживание и другие услуги к выписке банка должны прилагаться мемориальные ордера по списанным суммам.

Выписка банка по расчетному счету представляет собой регистр аналитического учета и служит основанием для записей на счетах бухгалтерского учета. При поступлении выписки банка бухгалтер проверяет правильность записей по расчетному счету на основании приложенных к ней документов.

Выписки банка и документы номеруют таким образом, чтобы на выписке и на документах, прилагаемых к ней, был один и тот же номер. Затем на выписке бухгалтером проставляется против каждой операции номер корреспондирующего счета для использования на следующих этапах учетной работы. Если к выписке банка не приложены оправдательные денежно-расчетные документы, то указанные в ней суммы запрещается принимать к учету.

Наличие и движение денежных средств в отечественной и иностранной валютах, находящихся в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах учитывается на счете 55 "Специальные счета в банках".

В зависимости от вида учитываемых денежных средств к счету 55 "Специальные счета в банках" могут быть открыты субсчета:

- 55-1 "Аккредитивы";

- 55-2 "Чековые книжки";

- 55-3 "Депозитные счета";

- 55-4 "Специальные счета в иностранной валюте" и др.

Некоторые организации не могут сдавать денежную наличность в течение рабочего дня в обслуживающий их банк. В этом случае организации в соответствии с заключенными договорами вносят подготовленную денежную наличность в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы и кассы почтовых отделений, как правило, через инкассаторов банка и отделения связи.

В период с момента передачи выручки инкассаторам банка и до момента ее зачисления на расчетный счет организации денежные средства должны учитываться на активном синтетическом счете 57 "Переводы в пути". Основанием для учета денежных средств на счете 57 являются квитанции почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Движение денежных средств (переводов) в иностранной валюте учитывают на счете 57 обособленно.

Суммы наличных денежных средств, сданных кредитным организациям, сберегательным банкам или почтовым отделениям, списывают в дебет счета 57 с кредита счета 50 "Касса". С кредита счета 57 денежные средства списывают в дебет счета 51 "Расчетные счета" (согласно выписке банка) или других счетов в зависимости от их использования.