Процесс участия предприятия экспонента в выставочно-ярмарочных мероприятиях

Основными этапами подготовки и участия компании в выставке являются:

определение целей участия компании в выставочном мероприятии;

выбор выставки (ярмарки);

подготовка к участию в выставочном мероприятии;

организация стенда и работы персонала на выставке (ярмарке);

подведение итогов участия в работе мероприятия.

Определение целей участия компании в выставочном мероприятии

Перед тем, как принять окончательное решение об участии в выставочном мероприятии, компании необходимо четко определить цели и задачи участия. Ими могут быть:

представление новых товаров или услуг;

увеличение продаж через новые заказы;

повышение имиджа компании или торговой марки;

исследование состояния текущего рынка и определение перспективных рынков;

встреча с покупателями в рамках мероприятия;

привлечение внимания средств массовой информации и т.п.

Выбор выставки (ярмарки)

Выбор конкретного выставочного мероприятия непосредственно зависит от маркетинговой стратегии компании, сформулированных целей и задач участия, а также финансовых возможностей.

Для первичного отбора выставок (ярмарок) необходимо провести сбор информации о каждом конкретном мероприятии, которое представляет для компании определенный интерес. Такая информация может быть получена у организаторов данных мероприятий, у ранее участвовавших в них экспонентов и посетителей, а также в различных организациях, занимающихся выставочной деятельностью. В результате по каждому мероприятию нужно установить:

тип выставочного мероприятия по отраслевому (универсальное, специализированное) и региональному (международная, национальная, региональная) признаку;

тематика выставочного мероприятия;

время и место проведения;

организатор мероприятия и его известность;

количественный и качественный состав экспонентов за последние годы;

количественный и качественный состав посетителей;

размер выставочной площади, арендованной экспонентами;

динамика деловой активности;

стоимость предоставляемых услуг;

отзывы о мероприятии и организаторах в СМИ.

Сравнительный анализ указанных данных позволит выбрать наиболее приемлемое мероприятие для участия.

Подготовка к участию в выставочном мероприятии

Компании, принявшей решение об участии в работе выставки (ярмарки), необходимо определиться с формой ее участия. В зависимости от интересов и финансовых возможностей компании, можно выбрать любую форму участия, предлагаемую организатором мероприятия:

участие на индивидуальном стенде стандартной застройки;

участие на индивидуальном стенде фирменной застройки (по индивидуальному дизайну);

участие в коллективной экспозиции группы предприятий;

участие в качестве посетителя («деловой визит») с возможностью участия во всех мероприятиях, проводимых в рамках выставки (семинары, «круглые столы» и т.д.);

заочное участие с размещением информации в официальном каталоге выставки (ярмарки) и распространением рекламно-информационных материалов на выставке.

После определения формы участия необходимо составить подробный план-график подготовки участия в выставочном мероприятии.

С учетом мероприятий, входящих в план-график подготовки участия в выставке рассчитывается и составляется смета расходов. Средства, выделяемые компанией на участие в работе выставки (ярмарки), должны быть обоснованными и достаточными для достижения сформулированных целей.

Основная цель предвыставочной рекламной кампании – сообщить об участии экспонента в выставке для привлечения максимально возможного количества посетителей-специалистов, интересующих компанию.

Организация стенда и работы персонала на выставке (ярмарке)

Выставочный стенд

Выставочный стенд обычно называют визитной карточкой экспонента. Концепция и дизайн стенда определяется целями участия в выставке и финансовыми возможностями компании.

От выбранной концепции и дизайна зависит тип (стенд в ряду, угловой, остров, полуостров), размер и характеристики будущего стенда, а также ассортимент продукции для демонстрации. Дополнительно на стенде могут быть представлены модели, схемы, фото- и видеоматериалы, презентации. При этом экспонаты не должны мешать общению с посетителями.

Стенд может делиться на три зоны:

пассивная зона – используется для привлечения внимания и интереса посетителей, проходящих мимо стенда;

активная зона – используется, чтобы войти в контакт с посетителем, выяснить сферу его интересов;

интенсивная зона – здесь можно детально продемонстрировать продукт, обсудить предложение и подписать договор.

Работа персонала

Основными критериями отбора могут быть:

опыт работы на выставочных мероприятиях;

высокий уровень теоретических и практических профессиональных знаний;

знание истории компании, направлений ее деятельности и представляемой продукции (услуг);

умение и желание общаться с людьми;

хорошо поставленная речь;

знание иностранных языков;

уверенное поведение и находчивость во время нестандартных ситуаций;

умение находить обоснованные решения сложных вопросов;

умение работать со средствами массовой информации;

привлекательная внешность.

Перед работой на выставке, персонал должен пройти соответствующее обучение и инструктаж, во время которого следует оговорить вопросы, касающиеся данного выставочного мероприятия:

По истечении каждого дня работы выставки персоналу целесообразно подводить промежуточные итоги, которые в последствии позволят дать оценку эффективности участия в выставочном мероприятии, выявить недостатки и определить пути их устранения.