Раздел 1. Организация компьютерной обработки документов .

Раздел 1. Организация компьютерной обработки документов.

Тема 1.1. Современные средства составления текстовых документов.

План:

1. Современные технические средства создания и обработки документов и перспективы их развития.

2. Печатающие устройства; принтеры, сканеры.

3. Программное обеспечение.

Тема 1.2. Организация рабочего места и труда оператора.

План:

1. Оборудование рабочего места оператора.

2. Правила технической безопасности при работе с компьютерной и другой офисной техникой.

3. Основные эргономические нормы и требования.

4. Правильное положение туловища при работе.

Правила:

Сидеть нужно прямо, полностью на стуле. При необходимости, опираясь о спинку стула. Глаза от монитора 60 – 70 сантиметров. Ноги согнуты в коленях под прямым углом. Ступни ног рядом на полу. Руки примерно параллельны столу, так же под прямым углом. Глаза обращены на текст, лежащий с левой стороны на столе.

 

Круглянская – c.136-156, Сапков – с.12,13

 

Раздел 2. Ряды букв и знаков компьютерной клавиатуры.

Тема 2.1 Основной ряд клавиатуры.

План:

1. Основы работы с клавиатурой компьютера.

2. Стандартное расположение клавиш, их функции.

3. Основное положение пальцев при работе на клавиатуре.

4. Распределение букв основного ряда между пальцами левой и правой рук.

5. Правильная методика печатания. Упражнения.

Галахов. Делопроизводство -с.382,383,405

Зоны действия пальцев:

Пальцы обеих рук расположены на исходной позиции, которая находится на втором снизу ряду клавиатуры.

          Левая рука                          Правая рука

    Ф Ы   В   А П      Р О Л  Д Ж Э

  Миз. Без. Сред. Указ.     Указ. Сред. Без. Мизинец

 

Между цифрой 6 и 7 проходит основная граница, делящая клавиатуру на левую и правую руку. Большие пальцы находятся на клавише пробела.

 

Сапков – с.49 – 51.

 

Тема 2.2 Верхний ряд клавиатуры.

План:

1. Стандартное расположение клавиш, их функции.

2. Расположение пальцев при работе на верхнем ряду клавиатуры.

3. Правильная методика печатания. Упражнения.

Сапков – с.51-53

Тема 2.3 Нижний ряд клавиатуры.

План:

1. Стандартное расположение клавиш, их функции.

2. Расположение пальцев при работе на нижнем ряду клавиатуры. Упражнения.

Сапков – с.53, 54

 

Тема 2.4 Четвертый ряд компьютерной клавиатуры; знаки препинания.

План:

1. Расположение пальцев при работе на четвертом ряду клавиатуры.

2. Верхний и нижний регистры.

3. Знаки препинания. Упражнения.

 

Сапков – с.54, 55

Тема 2.5 Латинская клавиатура.

План:

1. Переход от русской клавиатуры к латинской.

2. Правильная методика печатания. Упражнения.

 

Андреева. Энциклопедия секретаря - с.633-649.

Тема 2.6 Арабские и римские цифры.

1. Составление римских цифр на русской и латинской клавиатуре.

Римские цифры заменяются буквами русского или английского алфавита; используются большие буквы.

 

Галахов. Секретарское дело - с.294-298

Тема 2.7 Основные виды шрифтов.

План:

1. Шрифты, используемые для оформления официальных и неофициальных документов.

2. Виды и размеры шрифтов.

3. Применение «жирного шрифта», «курсива», подчеркивания и т.д. для выделения части текста. Применение «жирного шрифта», «курсива», подчеркивания и т.д. для выделения части текста.

Андреева. Энциклопедия секретаря - с.590-596

Тема 2.8 Способы выделения текста.

План:

Различные способы выделения части текста.

Круглянская – c.226

 

Тема 3.2 Оформление основных реквизитов документов на компьютере

План:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

2. Установка границ, расположение и оформление реквизитов документов на компьютере.

3. Правила оформления бланков – углового, продольного, флагового.

Контрольные вопросы.

1 Правила работы на ПК в текстовом редакторе по оформлению писем.

2 Определение формуляра образца по ГОСТ. Форматы бумаги.

3 Определение бланков документов по ГОСТ, виды бланков.

4 Разбор бланков документов по образцам из раздаточного материала.

5 Способы запуска программ.

6 Стандартный вид окна Word.

7 Как открыть документ.

8 Как закрыть документ.

9 Как сохранить набранный текст в файле.

10 В чем разница между командами Сохранить как... и Сохранить.

 

Круглянская – c.240-263, Пшенко – с.63-82, Чуковенков – с. 44-132

 

ОТВЕТЫ

1) выделить текст, в группе абзац нажать команду «Границы и заливка».

2) стандартный - позиция табулятора ставится на специальных черточках на линейке

нестандартный - когда пользователь сам устанавливает позицию табулятора в любом месте на линейке

3) скрытые символы форматирования. Абзац, пробел, табуляция, неразрывный пробел, принудительный перенос строки. Вкладка «Главная», группа «Абзац», команда «Отобразить все знаки».

4) 1 Щелчок правой кнопкой мыши, поставить галочку.

5) находятся на строке состояния.

6) передвинуть ползунок или нажать на «+» или «-».

щёлкнуть правой кнопкой мыши по строке состояния, поставить галочку в «ползунок масштаба»

7) когда вставка, то буквы и цифры вставляются вправо от курсора, а когда «замена», буквы и цифры справа от курсора заменяются на другие.

8) переключить галочку в строке состояния

9) в панели быстрого доступа. Нажать на кнопочку «отменить ввод»

11) Ctrl+Shift+Пробел Не позволяет словам, между которыми он стоит, располагать на разных строчках и сохраняет этот пробел фиксированным при любом выравнивании абзаца.

 

Темы: Основные приемы оформления текста (форматирование абзацев, выбор шрифтов). Установка табуляторов. Настройка расстояний между строками и абзацами.

Контрольные вопросы: (оценка 2)

1. Какие возможности представляет диалоговое окно Шрифт? Цвет текста? Индексы?

2. Интервал между символами? (Величина интервала)? (меню Главная, Шрифт, Интервал). Положение текста (Базовая линия, величина)?

3. Что такое полоса выделения? Как выделить одну строку, абзац, весь документ? (Голубое поле слева от линейки. 1 щ левой кнопкой мыши слева от строки на полосе выделения, чтобы абзац - 2 щ. левой кнопкой мыши слева от абзаца, чтобы весь текст - 3 щ. левой кнопкой мыши на полосе выделения.)

4. Как переместить все строки абзаца, кроме первой?.Как сделать "висячий -отрицательный" отступ? (Переместить нижний левый треугольник в нужную позицию, а чтобы сделать висячий отрицательный отступ нужно переместить верхний треугольник за полосу выделения..)

5. Форматирование - Копирование форматов? (Выделить нужный фрагмент→Главная→Буфер обмена→Формат по образцу→Выделить фрагмент, который следует изменить.)

6. Как сделать изменение регистров? (Shift + F3). Как изменить строчные символы на прописные и наоборот?

7. Как перейти на новую строку, не закончив набор текущей, но и не начиная нового абзаца? Пример:     1 абзац
                                    состоит из
                                    3-х строк.

8. Как принудительно перейти на новую строку без образования нового абзаца? (Shift + Enter)

9. Где находиться список загруженных документов? Как переключиться из одного док-та в другое, если открыты несколько документов? (На панели задач, чтобы переключиться нужно щелкнуть на нужный документ.)

10. Заменить в тексте (слово “в” на слово ”528”)? Заменить в тесте (с учетом регистра, целое слово.

Михеева – с.103-113

 

Тема 3.4 Оформление заголовков и подзаголовков.

План:

1. Требования к оформлению заголовков и подзаголовков к тексту.

2. Способы расположения заголовков и подзаголовков.

Заголовки и подзаголовки.

Заголовками считают не только обычные заглавия художественных текстов, но и названия видов документов: акт, протокол, а также наименование учреждений и лиц, которым адресуется служебное письмо. При письме заголовков и подзаголовков применяются все способы выделения в тексте.

· Все заголовки располагают строго над серединой текста, а не над серединой листа, прописными буквами. Если пишется подзаголовок, то в отличие от заголовка он пишется строчными буквами.

· Заголовок не должен превышать более 40 знаков. Если он больше, то он делится на строки, причем каждая последующая строка должна находиться посередине предыдущей, а также иметь смысловую нагрузку.

· Расстояние от заголовка до текста, от заголовка до подзаголовка должно составлять 2 интервала.

· Переносы, а также точки в заголовках не допускаются; нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием. Их переносят на следующую строку.

· Заголовок не пишут в конце страницы, если для текста нет места. Его переносят на следующую страницу.

Заголовки в текстовых работах располагают одним из способов:

Центрированным – по середине текста;

Флаговым – сразу от левого поля.

Круглянская – c.229

Тема 3.5 Оформление табличного материала в MS Word.

План:

1. Вставка рисунков и таблицы в документ.

2. Приемы редактирования таблиц.

3. Добавление и удаление ячеек, строк, столбцов.

4. Изменение размеров ячеек, строк, столбцов.

5. Установка высоты строк и ширины столбцов.

6. Обрамление и затенение таблиц. Изменение типа линии и цвета обрамлений.

Круглянская – c.231-233, Михеева – с.99 - 103

 

Контрольные вопросы

1. Какие вы знаете способы создания таблиц? Как вставить таблицу в текст?. Как ввести текст в ячейки таблицы? (Вставка - таблица или нарисовать таблицу)

2. Приемы редактирования таблиц. Как выделять строку, столбец, ячейку таблицы? (Сроку - слева от таблицы нажать один раз левой кнопкой мыши, столбец - навести курсор мыши на верхнюю границу нужного столбца, и когда появится стрелочка, нажать левую кнопку мыши, ячейку - навести курсор мыши в уголок ячейки и когда появится стрелочка, нажать 1р. левую кнопку мыши, всю таблицу - в левом верхнем углу нажать на значок).

3. Добавление и удаление ячеек, строк, столбцов. Как добавить (удалить) 1, 3 – одновременно - строки (столбца), в начало, середину, конец таблицы.

4. Как выполнить обрамление и затенить строки и столбцы. Изменение типа линии и цвета обрамлений.

5. Как установить ширину столбца, высоту строки? (Макет, установить нужную ширину, высоту)

6. Как разбить (объединить) ячейки в таблице? (Чтобы объединить: выделить ячейки, правой кнопкой мыши «Объединить ячейки». Чтобы разбить: Выделить ячейку, правой кнопкой мыши «Разбить ячейки»)

7. Как выполнить автоматическую нумерацию строк таблицы?

8. Для чего используется пункт закл. «Главная, Кн.Границы, Отобразить Сетку»-? (для отображения невидимых границ таблицы)

9. Для чего используется пункт закл. «Макет, Данные - Сортировка текста»?

 

Михеева – с.115 – 117, Сапков – с.107-109

Тема 3.6 Оформление примечаний, сносок и приложений.

План:

1. Правила оформления текста с примечанием, сносками.

2. Оформление приложений к тексту.

Правила оформления приложений, примечаний.

Примечание – это дополнительное разъяснение какого-либо текстового материала, или его части.

Приложение – это добавление к чему-либо (к тексту документа).

Правила оформления:

· Между обычным текстовым материалом и примечанием делается от 2 до 4 интервалов;

· Слово примечание пишется с 0 положения табулятора;

· Если примечание одно, то слово заканчивается на е и ставится точка;

· если примечаний несколько, то слово заканчивается на я и ставится двоеточие;

· если примечаний несколько, то каждое из них нумеруется арабской цифрой с точкой;

· Текст примечаний пишется справа столбиком через один интервал, межу каждым текстом примечаний, если их насколько, делается два интервала. Цифра пишется над цифрой, а текст под текстом;

· Примечание можно переносить на следующую страницу, при этом отступ от левого поля следующей страницы = количеству знаков в слове «примечание» + знак препинания и 1 пробел.

Сноска и ее оформление.

Сноска – это объяснение слова или части текста. Возле слова ставится выше строки без пробела * или цифра. Звездочек используют не больше четырех.

Правила оформления:

· от общего текста до сноски делается тот интервал, который использовался в тексте;

· от общего текста сноска отделяется отчеркивающей линией, от 0-го положения табулятора;

· от отчеркивающей линии до текста сноски делается два интервала;

· текст сноски оформляется с красной строки через один интервал;

· если сносок несколько, то между каждой сноской делается два интервала.

 

Круглянская – c.227, 228, Михеева – с.120

 

Темы: Оформление на ПК писем – приглашения, информационного.

 

Сапков – с.198 – 203 - Описание практ. работы по созданию различных писем на бланках с продольным, угловым расположением реквизитов и т.д.

Контрольные вопросы:

1. Правила работы на ПК в текстовом редакторе по оформлению писем.

2. Определение и характеристика инициативных и ответных писем как внешних документов предприятия.

3. Различия в оформлении инициативных и ответных писем предприятия.

4. Правила оформления реквизитов ответных писем - "Ссылка на индекс и дату входящего документа", отметка о поступлении документа в организацию и резолюция руководителя.

5. Классификация писем.

 

Круглянская – c.263-272, Чуковенков – с.103-105, 140-145, 199

Темы: Оформление актов.

Контрольные вопросы:

1. Правила составления и оформления акта. Количество экземпляров?

2. Заголовок акта, вводная и основная части текста.

3. Переменная и постоянная составляющие вводной части текста акта.

4. Правила работы на ПК в текстовом редакторе по оформлению акта.

Круглянская – c.284-286, Чуковенков – с.102, 192

 

Оформление докладных записок (внутренних и внешних).

Контрольные вопросы:

1. Определение докладной записки. Записки внутреннего и внешнего характера.

2. Правила составления внутренней и внешней докладной записки на общем бланке.

3. Реквизиты внутренней и внешней докладной записки.

4. Правила работы на ПК в текстовом редакторе по оформлению внутренней и внешней докладной записки.

 

Круглянская – c.272-274, Чуковенков – с.85, 95, 194

Сапков – с.175, 176 - Описание практ.работы по оформлению объяснительной записки.

 

Оформление протоколов – полного, сокращенного, краткого и выписки.

Контрольные вопросы:

1. Определение протокола. Требования к оформлению протокола.

2. Правила оформления полного протокола, формуляр, реквизиты.

3. Заголовок протокола, вводная и основная части текста.

4. Дата протокола, нумерация в пределах календарного года.

5. Переменная и постоянная составляющие текста.

6. Правила оформления краткого, сокращенного протоколов, формуляр, реквизиты.

7. Правила работы на ПК в текстовом редакторе по оформлению протоколов.

 

Круглянская – c.275-278, Чуковенков – с.100, 200

Сапков – с.212 - 214 - Описание практ.работы по оформлению протоколов – полного, краткого и выписки.

 

Оформление справки и доверенностей.

Контрольные вопросы:

1. Определение справки.

2. Правила составления на общем бланке.

3. Реквизиты справки - справочные данные об организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления документа и др.

4. Правила работы на ПК в текстовом редакторе по оформлению справки.

5. Определение доверенности. Виды. Отличия.

6. Правила составления доверенности.

7. Реквизиты и состав доверенности.

8. Правила работы на ПК в текстовом редакторе по оформлению доверенности.

Круглянская – c.283, Чуковенков – с. 194, 202

Сапков – с.175, 176 - Описание практ.работы по оформлению справки.

 

Оформление приказов по основной деятельности и выписки.

Оформление распоряжения и указания.

Контрольные вопросы:

1. Определение приказа по вопросам общей деятельности предприятия и выписки из приказа.

2. Правила составления и оформления приказа и выписки из приказа.

3. Правила работы на ПК в текстовом редакторе по оформлению приказов.

 

Контрольные вопросы:

1. Определение распоряжения и указания.

2. Правила составления и оформления распоряжения и указания.

 

Круглянская – c.300, 301, Чуковенков – с. 88,90,96-98, 172, 174, 177, 193, 202-204

Сапков – с.204 - 210 - Описание практ.работы по оформлению приказа и выписки из приказа.

Никак не влияет

1.3. увеличивает размер рисунков при печати

1.4. требует изменения размеров страницы

2. Если перед началом печати в поле "номера" установить значение "1, 3-5", то будут напечатаны

2.1. третья и пятая страницы

2.2. первая, третья и пятая страницы

2.3. первая, вторая, третья и пятая страницы

2.4. первая, третья, четвертая и пятая страницы

2.5. страницы с первой по пятую

Михеева – с. 105 - 109

Раздел 1. Организация компьютерной обработки документов.