Основные функции делопроизводства в ОВД

Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством.

Так, многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной деятельности органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства. В то же время документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил.

 

Задачами делопроизводства в органах внутренних дел являются:

 

1. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.

 

2. Обеспечение контроля за своевременным исполнением и правильным оформлением документов в органе внутренних дел.

 

3. Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.

 

4. Обеспечение быстрого нахождения необходимой для реализации функций органа внутренних дел информации в текущих делах и архиве.

 

5. Правильное и быстрое отражение в документах работы органа, его структурных подразделений и сотрудников.

 

6. Экономия затрат времени и сил работниками органа внутренних дел на составление, изготовление и поиск документов.

 

На лиц инспекторского (оперативного) состава органов внутренних дел возложены следующие основные обязанности по осуществлению делопроизводства[51]:своевременное исполнение полученных от работников канцелярии документов и правильное их оформление; неукоснительное соблюдение установленных правил работы с секретными документами. В некоторых случаях на этих работников возлагается выполнение и других обязанностей, связанных с осуществлением делопроизводства. Так, например, на дежурного по органу внутренних дел возлагается прием в праздничные, выходные дни и в вечернее время поступающей корреспонденции. Оперуполномоченные уголовного розыска и подразделений ОБЭП, ОНП и т.д. обязаны лично готовить к отправке некоторые секретные материалы. На специально назначенных работников этих служб возлагаются учет и регистрация секретных документов, создаваемых в процессе осуществления оперативно-розыскной деятельности. Ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников подразделений делопроизводства и режима возлагается на руководителей органов внутренних дел.

 

В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов. Должностные лица органов внутренних дел при работе с документами обязаны:

 

Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.

 

Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов.

 

Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

 

Передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.

 

Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответствующих журналах учета. Знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащихся в документах посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел.

 

Немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.

 

При увольнении со службы или работы, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечении, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима.

 

Сведения, содержащихся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.

 

Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

 

При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства и режима.

 

Передача документов и их копий работниками организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

 

В органах внутренних дел существует три системы делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная. В первом случае делопроизводственные процессы сосредоточены в секретариате, канцелярии органа внутренних дел. Во втором случае делопроизводство ведется в подразделениях и службах. В третьем случае присутствуют обе формы: на уровне МВД и УВД есть как секретариаты, так и делопроизводители в отдельных службах.

Применительно к основным и обеспечивающим функциям управления различают два вида делопроизводства: специальное и общее. Специальное делопроизводство обслуживает основные функции органа управления, его специальную (внешнюю) деятельность. К этой деятельности относится, например, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов. Общее делопроизводство - это документирование общей управленческой деятельности, связанное с реализацией обеспечивающих функций аппарата управления.

В зависимости от содержащихся в документах сведений различают секретное и несекретное делопроизводство. Особенности документирования сведений, составляющих государственную и служебную тайну.

Основные функции делопроизводства в органах внутренних дел заключаются в решении следующих задач:

1. Адекватное отражение в документах деятельности органа, его структурных подразделений и сотрудников.

2. Оперативный поиск в делах и архиве необходимой информации для реализации функций органа управления.

3. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.

4. Обеспечение надлежащего контроля за исполнением и оформлением документов.

5. Обеспечение сохранности содержащихся в документах сведений, составляющих государственную или служебную тайну.

6. Экономия затрат времени и сил на составление, изготовление и поиск документов.

Организация и совершенствование системы делопроизводства и работы с обращениями граждан на основе единой технической политики и применения современной вычислительной, копировально-множительной и иной организационной техники, методическое руководство секретариатами (канцеляриями), контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях МВД осуществляются Аппаратом Министра внутренних дел Российской Федерации.