Определение показателей и источников проверки

Для эффективного управления ходом реализации проекта и оценки степени достижения его целей необходимо определить соответствующие показатели, способы и источники информации для их измерения. Показателям предъявляется требование отражения в них таких характеристик как качество, количество и время. Отбор показателей проводится в четыре этапа, например:

· Определение показателя: улучшение положения в образовании.

· Указание на качество: возрастание количества выпускников вузов, оканчивающих аспирантуры по актуальным специальностям.

· Указание на количество: возрастание количества выпускников вузов, оканчивающих аспирантуры по актуальным специальностям, с до 1000 до 1500.

· Указание на время: к 2010 году возрастание количества выпускников вузов, оканчивающих аспирантуры по актуальным специальностям, с 1000 до 1500.

Следует следить за тем, чтобы отобранные показатели были связаны с конкретными целями, чтобы они действительно свидетельствовали, достигнута цель или нет. Необходимо чтобы те, кто занимается планированием, и те, кто осуществляет проект, имели одинаковое представления о целях, обеспечения их реальности, конкретности и измеримости.

В организациях, которые имеют большой опыт выполнения проектов, для близких по содержанию проектов разрабатываются перечни рекомендуемых показателей.

 

Методы и способы проекта

1. Отвечают на вопрос: КАК будем осуществлять проект? Какими методами и способами будем достигать задачи?

2. Каждая задача решается определенным способом или методом. Если вы заинтересованы, чтобы донор увидел четкую продуманность, логичность Вашего проекта, то на презентации проекта лучше озвучивая задачи сразу озвучивать и способы их решения.

3. Важно не путать формулировку ЗАДАЧИ и МЕТОДА или СПОСОБА. Задача: конкретное действие (обучить, создать, провести, обучит и т.д.). Метод: КАК ты обучишь, КАК создашь и т.д. (анкетирование, деловая игра, опрос, сайт и т.д.).

4. При определении методов и способов проектирования важно отвечать и на такие вопросы: что это за метод? где, как и когда вы его будет проводить? Какие ресурсы будут необходимы для проведения этого метода или способа?

 

Календарный план-график – графическое отображение мероприятий с указанием последовательности и времени их выполнения.

Действия / Месяцы выполнения проекта							Ответственный
1. Подготовка и проведение исследования	Х						Иванов
2. Семинары:							Иванов
2.1. Информационный семинар «Социальное партнерство»		Х		Х			Петров
2.2. Тренинг-семинар «Управление проектом»			Х		Х		Сидоров
3. Выпуск заключительной брошюры						Х	Иванов

 

 

Определение ресурсов проекта и бюджета

 

Бюджет, или смета расходов – возможно, самая главная часть описания проекта – ее просматривают все доноры. Бюджет должен быть прямым образом связан с деятельностью по проекту (мероприятиям). Также в большинстве случаев Вам понадобится сделать пояснения (комментарии) к бюджету. Этот раздел содержит список всех ресурсов, необходимых для проведения планируемых мероприятий; отвечает на вопросы:

· сколько денег требуется от донора?

· из каких источников будут получены все остальные требующиеся для выполнения проекта ресурсы и на что они будут потрачены?

Бюджет.

 

	Единица измерения	Количество единиц	Цена	Итого	Свой вклад	Запрашиваемая сумма
1. PR проекта и публикации:
Разработка фирменного стиля и дизайна проекта	всего		30 000	30 000	10 000	20 000
Изготовление презентационных материалов: визиток	экземпляр			1 500		1 500
Изготовление презентационных материалов: буклета о проекте	экземпляр			15 000		15 000
Поддержание сайта проекта	всего		30 000	30 000		30 000
Публикация по теме вовлечения молодых специалистов предприятий в социально-экономическую жизнь сообщества	экземпляр	1 000		150 000		150 000
				226 500	10 000	216 500
2. Проведение обучающих меоприятий:
Питание на тренингах (2 тренинга * 2 дня * 20 человек) - обед и 2 кофе-брейка	чел/дни			32 000		32 000
Аренда помещения для проведения тренингов для НКО и бизнеса (по 2 дня)	день		5 000	20 000		20 000
Аренда оборудования для проведения тренингов	день		3 000	12 000	12 000
Раздаточный пакет для участников тренингов (папка, блокнот, ручка)	набор			14 400		14 400
				78 400	12 000	66 400
3. Работа про-молодежных альянсов:
2 Координатора альянсов из Санкт-Петербурга и Ленинградской области	месяц		6 000	144 000		144 000
Оплата работы по созданию оболочки для базы данных	день		3 000	21 000		21 000
Налог с ФОТ	%	14,2	165 000	23 430		23 430
Кофе-брейки во время встреч альянса	чел/дни			6 000		6 000
				194 430		194 430
4. Информационные кампании:
Дизайн рекламной продукции	фиксирована		15 000	15 000		15 000
Изготовление постеров	экземпляр	1 000		20 000		20 000
Изготовление листовок	экземпляр	5 000		15 000		15 000
Изготовление баннеров	предмет		5 000	10 000		10 000
Изготовление футболок с символикой проекта для информационной кампании "Будущее в твоих руках" (200 единиц*2 региона)	экземпляр			60 000		60 000
Изготовление значков, наклеек, календариков, карандашей для информационной кампании в 2 регионах (5000 x 2 региона)	предмет	10 000		100 000		100 000
Аренда выставочного оборудования для Ярмарки	предмет/час			250 000		250 000
Аренда зала на 300 мест для Ярмарки	часы		2 500	25 000		25 000
Питание на Ярмарке (300 чел*1 день)	чел/дни			150 000		150 000
Раздаточный пакет для участников Ярмарки (блокнот, ручка, папка, бейдж)	набор			90 000		90 000
Изготовление рекламной продукции организаций, принимающих участие в Ярмарке	предметы	15 000		150 000		150 000
				885 000		885 000
5. Персонал проекта:
Руководитель проекта	месяц		10 000	120 000	60 000	60 000
Бухгалтер	месяц		9 000	108 000	54 000	54 000
ПР-менеджер	месяц		8 000	96 000	48 000	48 000
Налог с ФОТ	%	14,2	324 000	46 008	23 004	23 004
				324 000	162 000	162 000
6. Проектные расходы:
Офисные расходы (канцтовары, картриджи, хозтовары и пр.)	месяц		6 000	72 000	24 000	48 000
Аренда офисного помещения	месяц		7 000	84 000	28 000	56 000
				156 000	52 000	104 000
ИТОГО				1 864 330	236 000	1 628 330

 

Работа над бюджетом проекта:

· Составление первого черновика бюджета проекта.

· Сбор необходимых данных, уточнение цен (второй черновик).

· Прогнозирование доходной части бюджета проекта от разных доноров (с учетом стране, а также требования к финансовой отчетности грантодателя, так как они могут приоритетов доноров).

· Корректирование расходов, составление финальных версий для конкретных доноров.

· Одобрение общего бюджета всеми ключевыми людьми.

· Фандрайзинг и корректировка бюджета проекта по его результатам.

· Реализация проекта и контроль выполнения бюджета.

· Отчетность перед донорами.

 

Планируя бюджет, важно иметь четкое представление обо всех необходимых тратах по проекту, которые касаются как непосредственно его реализации, так и функционирования офиса.

Прежде чем начать распределять деньги по статьям бюджета, внимательно изучите налоговое законодательство и особенности финансовой отчетности, принятые в Вашей организации.

Обычно грантодатель предлагает свою форму сметы бюджета, но возможен вариант, когда выбор формы остается за грантополучателем. В любом случае, можно выделить основные статьи, которые обычно присутствуют в бюджетах:

1. Оплата труда

В этой статье прописываются все постоянно работающие сотрудники по проекту, с указанием:

• Должности
• Процента рабочего времени
• Оклада
• Единицы измерения (Кол-ва месяцев работы по проекту)

Кроме того, указываются:

• Итоговая сумма
• Уже имеющиеся средства
• Запрашиваемая сумма

Важно учитывать:

· рабочее время сотрудника по всем проектам не должно превышать 100%.

· со всеми сотрудниками должны быть заключены трудовые договоры, издан приказ о назначении на должность по проекту с указанием оклада.

· должны вестись табеля учета рабочего времени, причем по иностранным грантам существуют свои формы.

Например: для грантов Европейской комиссии в табелях указываются только количество отработанных дней, однако для российского законодательства должны вестись еще и «традиционные» табеля с указанием количества отработанных часов.

· налоги: в большинстве грантов они выносятся в отдельную подстатью, но в иногда налоги закладываются в статью заработная плата.

Например: если по статье заложено 1 000 евро, из них:

ü к начислению – 1 000/1,262 = 792,39 евро;

ü на руки – 792,39*0,87 = 689,38 евро.

· гонорары: обычно они выносятся в отдельную подстатью. НО в отличие от заработной платы:

ü заключается не трудовой, а гражданско-правовой (подряда, возмездного оказания услуг) договор;

ü гонорар выплачивается за сделанную работу (обычно единицей измерения является час/день);

ü нет отчислений в ФСС и взносов от несчастных случаев (т.е. налоги с гонорара составят 22,8%).

Иногда гонорары закладываются в другие статьи, если они напрямую с ними связаны.

Например: гонорары ведущих закладываются в статью «Мероприятия», гонорар корректора – в статью «Публикации» и т.д.

1. Транспортные и командировочные расходы:

По этой статье учитывается проезд, проживание и суточные сотрудников организации.

Обычно подробно расписывается (исходя из содержания заявки), куда планируется командировать сотрудников проекта.

Здесь важно на стадии планирования заранее понять:

• вид транспорта.

Например: из СПб в Москву обычно едут на поезде, а в Калининград летят на самолете.

• цены на билеты (с учетом инфляции и сезонности).
• цены на гостиницу.

Суточные могут закладываться:

· принятые по организации. Например: 300 руб./сутки. Е сли грантодатель ограничивает размер суточных, можно доплачивать до «ставки» из других источников;

· выше, чем в целом по организации, если это позволяет оговоренная условиями максимальная сумма суточных. В этом случае важно помнить, что в РФ не облагаются налогом суточные до 700 руб.

NB. Суточные в бюджет можно закладывать только на сотрудников организации!!!

1. Оборудование

Это одна из любимых грантополучателями и нелюбимых донорами статья.

Здесь необходимо помнить следующее:

· покупка оборудования должна являться необходимым условием для реализации проекта.

Например: Вы набираете новых сотрудников и для них нужны компьютеры.

· при покупке оборудования от определенной фиксированной суммы.

Например: 5 000 евро для Еврокомиссии. 500$ для USAID.

· замена одного вида техники на другой должна быть предварительно согласована с грантодателем.

 

Грантодателем могут выдвигаться следующие требования:

· Оборудование должно быть произведено/собрано в определенных странах;

· Должна проводиться процедура выбора поставщика (тендер, анализ коммерческих предложений и т.п.);

· Необходимо приложить копию технической документации;

· Оборудование должно быть поставлено на баланс и в отчетность приложены инвентарные карточки и т.д.

 

 

1. Аренда и коммунальные услуги

Еще на стадии планирования необходимо понять, будут ли сотрудники по проекту находиться в том же офисе, где расположена организация, или планируется снимать отдельное помещение на время реализации проекта.

В первом случае Вы не сможете вынести аренду в отдельную статью, а должны будете ее учесть по статье «Административные расходы».

Кроме того, если у Вас параллельно идет несколько проектов, и все сотрудники находятся в одном офисе, скорее всего Вам нужно будет распределить аренду между всеми программами и покрыть за счет каждого гранта только определенную часть этой статьи, даже если в бюджете заложена сумма, достаточная для оплаты всей аренды.

Такие нюансы надо выяснять сразу, в процессе написания бюджета.

Также обстоит дело с другими непрямыми расходами (коммунальные платежи, телефон, интернет и пр.)

 

1. Расходы на мероприятия

При планировании этой статьи важно четко представлять себе: где, когда и какие мероприятия планируются. Если предполагается несколько семинаров/конференции и пр., целесообразно разбить статью на подстатьи:

- аренда помещения

- раздаточные материалы

- питание участников

- проезд и проживание участников

Здесь тоже надо провести предварительную работу, чтобы представлять стоимость аренды залов, цену кофе-брейков, стоимость билетов и пр. Целесообразно прикинуть количество участников мероприятия и закладывать не общую сумму, например на питание, а исходить из цены одного обеда/кофе-брейка и планируемого количества питающихся.

 

1. Административные расходы

Эта статья может быть расписана на подстатьи, может быть указана фиксированная сумма или она может рассчитываться как заданный процент от произведенных расходов.

Сюда могут входить: страхование, программное обеспечение, обслуживание кондиционера, банковское обслуживание и пр. (если они не выделены в отдельную статью).

 

1. Субгранты

Если по проекту планируется проводить мероприятия в других регионах, или какую-то часть проекта было бы эффективнее передать более профессиональной в этой области организации, или по проекту запланировано финансирование мини-проектов, то приходится делиться деньгами. Чтобы быть уверенными, что средства потрачены по назначению, необходимо:

• Заключить договор с четко составленной сметой.
• Получить финальный отчет (содержательный и финансовый), а также подтверждающие расходы (первичку) документацию.

 

1. Прочие расходы

• Издательские и полиграфические расходы включают в себя: разработку дизайна, верстку, предпечатную подготовку, печать и пр. Отдельно можно выделить работу редактора и корректора, она также может учитываться по статье гонорары.
• PR- деятельность. По этой статье могут учитываться: пресс-конференции, дизайн и изготовление сувенирной продукции, выставочные стенды, разработка рекламы и роликов, печать рекламных плакатов и баннеров и др.
• Веб-дизайн: включает в себя сайты.
• Повышение квалификации сотрудников: необходимость именно в этом обучении должна быть обоснована и оформлена по правилам российского законодательства.
• Связь и коммуникации кроме телефона и интернета может включать: сотовую связь, оплату международных переговоров.

Приложение

 

А. Рекомендуемая литература

1. Как просить деньги (3-е изд.) Под ред. Блинникова М.С., Даушева Д.А., Симонова Е.А. – М., 2005 (Очень хорошо написанное пособие по тому, как надо составлять заявки, с приведенным примером написанной заявки).

2. Микки Мэйхен. Пособие по составлению заявок на гранты. – М.: Посольство США, 2001 (Простое емкое руководство по написанию заявки на грант. Полезные советы, глоссарий, рекомендации по книгам и сайтам, образец заявок).

3. Новости фандрайзинга: учебное пособие для фандрайзеров и тренеров. -Фонд социального развития и охраны здоровья «Фокус-Медиа». - Москва, 2005 (Руководство, которое могут использовать как грантописцы, так и ведущие тренингов по этой теме).

4. Международные региональные и национальные организации, фонды и программы. - Справочник / Под ред. – Зорникова И.Н. – 5-е изд. доп. и перераб. – Воронеж: ВГУ, 2002 (Справочник содержит информацию о 600 международных, региональных и национальных организациях, фондах и программах в области образования, науки, культуры, здравоохранения, делового и международного сотрудничества, способствующих взаимодействию в названных областях; оказывающих информационную, консультационную и финансовую поддержку научной, образовательной, управленческой деятельности на территории России)

1. Где и как получить материальную поддержку от единомышленников? -Справочник. – М.: Издательство "Нон-профит", 2000. - 580 с. (Ваш гид в благотворительности. Вып.1). Тир. 3000 экз.
   Универсальный справочник, содержащий полный комплекс материалов по фандрайзингу - современной технологии поиска ресурсов для общественных, научных, исследовательских организаций и индивидуальных соискателей различных форм поддержки.
   Приобрести можно справочник в издательстве «Нон-профит» (тел.: (495) 267-2618; 759-0072)

6. В.Н. Якимец. Фандрайзинг -(учебно-методическое пособие) – М.: ГУУ, 2002.

7. Взятие МакАртура. Наглядное пособие для грантописца. – М.: Фонд охраны дикой природы, CAF, 1996.

8. Основы практического фандрейзинга. -сост. – В.А. Савин – М.: АНО «Учебно-методический центр РОКК», 2002.

9. Журнал «Деньги и благотворительность» – М.: CAF Российское представительство.

10. Алексей Бодунген. На пути к успешному фандрайзингу. Финансирование проектов некоммерческих и благотворительных организаций. – М.: CAF Российское представительство, 1995.

11. Путь к успеху. Пособие для неправительственных некоммерческих организаций. – М.: ЦСПП «Голубка», 1995.

12. Сьюзен Скрибнер. Как просить деньги, не падая в обморок! – USA: Scribner & Associates, 1992. Перевод и издание – Благотворительное общество «Невский Ангел», Санкт-Петербург, 1995.

13. Tony Elischer. Fund Raising. – UK, London: Hodder & Stoughton, 1995.