Лабораторно-практическая работа № 1

Лабораторно-практическая работа № 1

MSAccess 2010
«Основные приемы работы с БД»

Задание: Создание БД. Знакомство с основными объектами БД. Создание и заполнение таблицы. Режимы представления таблицы. Типы данных. Маска ввода. Изменение структуры таблицы в режиме «конструктора».

Создание БД

 

Заранее создайте каталог (папку) с названием BAZA (Рис. 1), запустив Access.Пуск-Все программы-MicrosoftOffice – MicrosoftAccess2010.

	Рис. 1

Создание таблицы с помощью шаблонов.

 

Так как в версии Access 2010не предусматривается «Мастер таблиц», мы создадим нашу таблицу с помощью простого шаблона.

 

Для этого, перейдем в раздел «Создание», щелкнем на кнопку «Части приложения» и в следующем окошке выберем шаблон «Контакты» (Рис. 4).

В следующем диалоговом окне предстанет таблица с большим количеством полей (ИД, Организация, Фамилия, Имя, Электронный адрес и т.п.). Удалим не нужные поля.

 

 

Оставим только: ИД, Фамилия, Имя, Домашний телефон, Мобильный телефон, Адрес. Удалить не нужные поля можно прямо в режиме «Таблицы». Для примера, щелкните правой кнопкой мыши по полю «Организация» и в следующем контекстном меню выберите пункт«Удалить поле» (Рис. 5).

Переименуйте Таблицу «Контакты» на «Адреса», закрыв таблицу. Переименуйте поле «ИД» на «Адресат» в режиме конструктора (Рис. 6). Теперь, установите курсор в измененное поле «Адресат».Внижнем окне «Свойства поля» есть поле «Подпись», введите вместо надписи «ИД» - «Адресат». (Рис. 7)Теперь, когда все не нужное убрано, можно приступать к заполнению таблицы.

 

	Рис. 7

 

 

 

 

Заполнение таблицы.

В процессе создания таблицы вы встретились с понятием ключа. Первичный ключ (в последующем будем называть просто ключом) – одно или несколько полей, совокупность которых однозначно определяет любую запись таблицы.

В нашем варианте ключевым является поле «Адресат». В таблице видно, что это поле – «счетчик», т.е. нумерует записи в порядке ввода. Заполнять поле «Адресат» не нужно, да и не получится, т.к. он работает автоматически.

Заполните только поля «Фамилия» и «Имя».

 

 

Маска ввода.

Маска ввода – это шаблон, позволяющий вводить в поле значения, имеющие одинаковый формат. Маска ввода автоматически изображает в поле постоянные символы. При вводе данных в поле нет необходимости набирать эти постоянные символы, даже если они должны быть включены в значение поля; достаточно заполнить пустые позиции в маске ввода. Кроме того Access не позволит ввести в поле значения, не вписывающиеся в определенную для этого поля маску ввода.

Для того чтобы изменить маску ввода для телефона, следует переключиться в режим конструктора таблицы.

Окно конструктора содержит таблицу, в первом столбце которой перечислены поля, а во втором типы данных (форматы).

1. Зададим маску ввода для полей «ДомашнийТелефон» и «МобильныйТелефон». Установите курсор в поле «ДомашнийТелефон».Ниже вы увидите окошко - «Свойство поля»(Рис. 8).Поставьте курсор в пустое поле после «Маски ввода» и введите в нее«00-00-00», тоже повторите и с полем «МобильныйТелефон», только ввести нужно будет «0-000-000-00-00». Теперь перейдите в режим таблицы. Access выдаст вопрос. Ответьте «да». Попробуйте заполнить телефонные номера адресатов. И самостоятельно поле «Адрес».

 

 

 

 

Задание 1

1. Запустите MSAccess 2010 и откройте созданную на прошлом занятии БД. Откройте сохраненную форму «Анкета».

Предположим, что в вашей БД накопилось очень много адресатов и вам необходимо найти всего лишь одного адресата. Вы точно помните имя, остальную информацию о нем вы не помните. В таком случае. Нужного адресата можно найти, воспользовавшись довольно простой функцией Access «Поиск и замена» .

2. Установите курсор в поле «имя».

3. В меню «Главная» нажмите на значок (значок расположен на панели инструментов). Если появившееся диалоговое окно поиска загораживает форму, обязательно отодвиньте, чтобы можно было читать данные формы.

4. В качестве образца введите имя, которое хотите найти. Например «Сергей».

5. Если вы нашли своего адресата, окно диалога можно закрыть. Поиск осуществляется только среди данных поля «имя» (того поля, в который предварительно установлен курсор). Область поиска мы можем задать с помощью поля «Поиск в»; выбрав из списка. Кроме того, вы имеете возможность выбрать различные варианты совпадения с образцом.

 

 

В раскрывающемся списке «совпадение» можно выбрать одну из трех возможностей:

1. «С любой частью поля» - совпадения с образцом ищутся в любой части содержимого поля. Например, для образца «Ира» будут найдены «Кира» и «Ираида».

2. «Поля целиком» - будут обнаружены поля, содержимое которых полностью совпадает с образцом.

3. «С начала поля» - ищутся совпадения с образцом с начала содержимого поля. Например, для образца «Ира» будет найдена «Ираида», но не «Кира».

Также существует возможность определить направление поиска в поле «просмотр»:

1. Вверх – от текущей записи к первой.

2. Вниз – от текущей записи к последней.

Если вы хотите организовать поиск с учетом регистра символов, то установите соответствующий флажок. В этом случае, при введенном образце «Ира» не будут обнаружены «ира» или «ИРА».

6. Определите, кто вам звонил, если на вашем телефонном определителе номера остался номер телефона звонившего.

Задание 2

Способ, рассмотренный в Задании 1, не всегда рациональный. Проще было бы увидеть список сразу всех адресатов, имеющих нужное имя. Сделать это можно с помощью фильтра. Фильтр – это набор условий, предназначенный для отбора записей или их сортировки.

1. Представьте форму в режиме таблицы.

2. Щелкните значок «Параметры расширенного фильтра» . В подменю выберите «Расширенный фильтр». Для «Поле»выберите «Имя». Для «сортировка» - «по возрастанию» в условие отбора введите «Василиса» (без кавычек). Теперь щелкните по пустой области правой кнопкой мыши. И выберите команду «Применить фильтр». Так как в нашей базе данных только один адресат с именем «Василиса», в следующем окне будет показано, только одна «Василиса». Но для наглядности вы можете добавить еще один адресат с другой фамилией и остальными данными и снова применить расширенный фильтр. Вы увидите следующее:

 

 

MS Access 2010

«Элементы управления»

Задание:

Создание поля в таблице. Описание к полю. Конструктор формы. Элементы управления.

Поставим новую задачу. Предположим, в своей анкете вы решили отразить пол адресата. Выбор для каждого небольшой – всего два варианта, поэтому неудобно для каждого адресата вписывать значение пола, проще было бы выбрать одну из двух возможностей. С этой целью подробнее познакомимся с элементами управления.

Элементы управления – это графические объекты, размещенные на форме или отчете и предназначенные для изображения данных, выполнения операций или просто для красоты. Наиболее распространенная разновидность элементов управления – текстовое поле, которое позволяет размещать текст или цифры. Его можно использовать для ввода данных или редактирования имеющихся. Но для выполнения поставленной задачи нас больше интересует флажок или переключатель.

Немного усложним задачу. Предположим, мы хотим, чтобы результат использования переключателя в форме отражался в исходной странице. Для этого предварительно нужно создать в таблице новое поле.

Создание нового поля в таблице.

1. Переключите таблицу в режим «конструктор»

2. Установите курсор в первую, пустую ячейку списка полей.

3. Введите имя поля, например «Пол».

4. Установите курсор в столбце Описание строки «Пол» и введите текст «1-мужской, 2-женский.». Что означает введенный текст? Дело в том, что когда вы будете устанавливать переключатель формы в одно из положений (мужской/женский), в таблице этот результат будет отражаться цифрами (1/2). Для чего ввели текст в описание?

Переключитесь в режим «таблицы». Установите курсор в любую ячейку столбца «Пол». Обратите внимание на левую часть строки состояния.Она расположена в нижней части окна. Самостоятельно ответьте на вопрос, для чего служит текст, введенный в «Описание».

5. Закройте таблицу.

 

Самостоятельная работа.

Измените БД Adress, добавив в нее поле «Дата рождения». В таблице в режиме «Конструктор» произведите добавление поля «Дата рождения», тип данных – дата/время, маска ввода – 00.00.0000.

Заполните ячейки таблицы данными даты рождения по своему усмотрению.

MS Access 2010

«Создание отчета»

Задание: Создание отчета с помощью «Мастера». Конструктор отчета.

Если вы захотели распечатать какие-то данные из вашей базы, то, скорее всего, без отчета не обойтись.

Конструктор отчета

Возможно, вам захочется внести какие-то изменения в отчет. Например, отчёт занимает всего одну страницу, в этом случае вам хотелось бы снять нумерацию страниц. Или возникла необходимость удалить текущую дату. В этом случае необходимо переключиться (аналогично тому, как работали с таблицей и формой) в режиме конструктора отчета.

1. Закройте отчет. Если вы попали в окно БД, сохранив предварительно отчет, то нажмите кнопку конструктор. Если же вы сразу попали в режим конструктора, опустите предыдущий шаг. Окно конструктора (похоже наконструктор формы) разбито на четыре области: области верхнего и нижнего колонтитулов, в которых размещаются подписи (заголовок) и поля (дата и номер страниц), область данных и область примечаний.

Для того, чтобы удалить нумерацию страниц, выделите соответствующее поле нижнем колонтитуле и нажмите клавишу «Delete» или, вызвав контекстное меню, нажмите кнопку «Вырезать». Таким же образом удалите текущую дату самостоятельно.

Просмотрите отчет, выбрав для этого команду «Предварительный просмотр».

В режиме конструктора можно, выделив соответствующие элементы выбирать:

· Шрифт,

· Размер шрифта,

· Стиль начертания символов,

· Выравнивание.

 

 

Для этого используют те же самые кнопки панели инструментов, что и в MicrosoftWord, Excel и т.п.

MS Access 2010

«Организация работы с данными»

Задание: Самостоятельное определение ключевого поля таблицы. Установка связей. Подчиненная форма. Применение фильтра к сортировке.

Пробуем вести учет сдачи предметных зачетов учениками вашей школы. Для этого создадим две таблицы: в одной будет храниться информация, касающаяся анкетных данных учеников, а другая содержать информацию о зачетах.

1. Запустите Access, создайте новую БД под именем «Школа».

2. Для начала разработаем структуру обеих таблиц и установим связи между ними.

Создание таблиц.

1. Таблица – Анкета

Создайте таблицу, содержащую следующие поля:

· ФИО (текстовый)

· Класс (текстовый)

· Год рождения (текстовый)

· Адрес (текстовый)

· Телефон (текстовый, создайте маску ввода, аналогично ранее изученному способу)

Определите ключевым полем ФИО. Для этого, выделив в режиме конструктора поле ФИО, вызовите контекстное меню и выберите команду «Ключевое поле» или выполните команду «Правка» - «Ключевое поле». Сохраните таблицу под именем «Анкета»

2. Таблица – Ведомость

Создайте таблицу, содержащую следующие поля (в скобках указан тип данных)

· ФИО (текстовый)

· Зачет № 1 (числовой)

· Зачет № 2 (числовой)

· Зачет № 3 (числовой)

Определите ключевым полем «ФИО». Сохраните таблицу под именем «Информатика_ Зачеты». Закройте обе таблицы, но не БД.

 

Установка связей между таблицами.

1. В разделе «Работа с базами данных», нажмите на кнопку «Схема данных». В схему, прежде чем устанавливать связи, нужно добавить те таблицы, между которым эти связи собираемся устанавливать.

1. В окне «Добавление таблицы» поочередно выберите каждую из таблиц и нажмите на каждой из них, кнопку «Добавить». Затем «Закрыть».

 

1. Для установки связей переместите мышью поле «ФИО» из схемы «Анкета» в таблицу «Информатика_Зачеты». В открывшемся окне нажмите на кнопку «Создать».

 

 

 

1. Закройте окно диалога «Схема данных», ответив «Да» на вопрос о сохранении макета «Схема данных».
2. Откройте таблицу «Анкета» и заполните данными на нескольких учащихся.

1. Сохраните Таблицу и закройте её.

Создание связанной формы.

1. В окне БД. Выберите вкладку «Формы».

2. В раскрытом окне выберите режим «Мастер форм».

3. Выберите в открывшемся окне из «Таблица: Анкета» следующие поля: ФИО, Класс, а из «Таблицы: Информатика_Зачеты»: Зачет №1, Зачет№2, Зачет№3. Нажмите кнопку «Далее».

4. Определитесь с дизайном формы. Нажмите «Далее».

5. Введите название формы «Зачетная ведомость по Информатике» и нажмите кнопку «Готово».

6. Откройте, не закрывая базу данных, таблицу «Анкета» и «Информатика_Зачеты». Скопируйте содержимое поля «ФИО» из одной страницы в другую.

7. Откройте форму «Зачетная ведомость по информатике» и, пролистав карточки, проставьте учащимся оценки (не всем).

8. Закройте форму, предварительно сохранив её.

9. Откройте таблицу «Информатика_Зачеты». Обратите внимание, что в этой таблице появились только те записи, в которых есть оценки.

 

Применение фильтра к сортировке данных.

Откройте таблицу «Анкета» и попробуйте расположить записи в таком порядке, чтобы сначала по алфавиту располагались фамилии всех учащихся 8а, а затем 8б и 8в. Для этого можно использовать фильтр. В разделе «Главная» выберите «Расширенный фильтр».

Установите в диалоговом окне «Фильтр» следующие параметры. Поле: первый столбец - «класс», сортировка – «по возрастанию»; второй столбец - «ФИО», сортировка – «по возрастанию».

Нажмите нас правую кнопку мыши на пустом месте. Выберите команду «Применить фильтр».

В этом случае происходит сортировка по первому выбранному полю, т.е. по классу. В том случае, когда в этом поле есть одинаковые значения, сортировка между ними происходит по второму выбранному полю (т.е. по фамилии) и т.д.

MS Access 2010

«Управление данными»

Задание: Подготовить БД для школьной библиотеки, содержащую составную форму. В качестве исходных таблиц используйте таблицу «Читатели» с данными об учащихся и таблицу «Абонемент» с данными о книжном фонде.

Ранее мы уже создавали таблицу, содержащие сведения об учащихся, созданную ранее (таблица «Анкета» в БД «Школа.accdb»). Поэтому нет смысла вновь составлять такую же, если можно использовать готовую, просто скопировав.

 

Копирование таблиц.

1. Откройте БД сведений об учащихся, созданную ранее (таблица «Анкета» в БД «Школа.accdb»).

2. Нажмите на таблицу «Анкета» правой кнопкой мыши и в открытом контекстном меню выберите «Копировать».

3. Закройте БД «Школа»

4. Создайте новую БД под именем «Библиотека»

5. В открывшемся окне закрываем «Таблица1». Затем вызываем контекстное меню «Вставить». Если ничего не произошло, то просто снова скопируйте и вставьте. В открывшемся окошке изменяем имя на «Читатели». Параметры вставки «Структура и данные».

6. Откройте таблицу «Читатели». Убедитесь, что это именно та таблица, которую вы должны были скопировать.

 

Создание второй таблицы.

Вторая таблица будет содержать сведения о книжном фонде.

Создайте новую таблицу, в режиме «Конструктора», определив для нее следующие поля:

· № - библиотечный номер, однозначно определяющий издание в фонде библиотеки. Тип поля числовой.

· Автор (текстовый).

· Название книги (поле MEMO, чтобы можно было разместить длинные названия книг).

· Год издания (числовой).

Определите ключевым полем «№». Сохраните таблицу под именем «Абонемент». Заполните таблицу «Абонемент».

 

Создание составной формы.

Выберите следующие поля основной формы таблицы «Абонемент»

· №

· Автор

· Название книги

Для подчиненной формы определите поля «Учет книжного фонда».

В готовую форму остается внести фамилию читателя и дату выдачи книги.

Откройте Форму «Учет книжного фонда» в режиме конструктора и добавьте надпись в поле «Заголовок» формы «Учет книжного фонда».

 

 

Управление данными.

Дальнейшая работа заключается в том, чтобы вносить ФИО читателя и дату при выдаче каждой книги и удалять эти сведения, когда читатель сдает книгу.

Откройте таблицу «Учет» и проверьте, как отображены в ней данные, внесенные в форму. Можете закрыть форму.

 

Задания для тренировки.

Введите в форму фамилию и имя вновь прибывшего читателя (читателя, которого нет в списках таблицы «Читатели»). Закройте форму. Откройте таблицу «Читатели» и оцените результат. Введите все недостающие данные по этому читателю.

MSAccess 2010

«Создание отчета. Построение выражений»

Задание: составьте отчет, содержащий сведения о зачетах и средний балл для каждого учащегося.

 

 

Создание отчета.

В окне созданной ранее БД «Школа.accdb» перейдите в раздел «Создание». Щелкните по кнопке «Мастер форм». Выберите таблицу «Информатика_Зачеты». Переместите все поля. Жмите «Далее», по возрастанию «ФИО», «Далее», «В столбец», затем «Готово». Перейдите в режим «Конструктора».

 

 

Создание нового поля.

Для отчета нужно создать новое, в котором будут размещаться результат вычисления среднего балла для каждого учащегося. Создайте новое поле с помощью «Элемента управления».

Откорректируйте положение поля и его размер.

 

 

Построение выражений.

Теперь, нужно поместить формулу (выражение, вычисляющий средний балл). Для этого выделите поле «Средний балл» (таким образом, чтобы присутствовали «узелки») и правой кнопкой мыши, в контекстном меню, вызовите команду «Свойства». В поле имя измените название на «Средний балл».

Рис. 1

В окне свойств есть поле «Данные», нажмите на кнопку. В поле ввода «Построитель выражений» введите следующее выражение: «=()/3» (без кавычек). А в скобках будет сумма трех зачетов (Рис. 1). Поставьте курсор в скобки. Теперь, посмотрите в столбик «Категории выражений», щелкните на строчку «Зачет №1». Потом самостоятельно введите «+» затем «Зачет №2» и так до «Зачета №3». Теперь нажмите на «Ок».

Закройте окно отчета. Сохраните отчет под именем «Средний балл». Откройте отчет «Средний балл» в режиме «Конструктора». Посмотрите что получилось.

Примечание: для того чтобы формула сработала, нужно чтобы во всех трех зачетах были оценки, иначе поле останется пустым.

Самостоятельная работа:
Подготовьте новый отчет, в котором будет отражен общий суммарный балл за зачеты каждого учащегося.

Лабораторно-практическая работа № 1

MSAccess 2010
«Основные приемы работы с БД»

Задание: Создание БД. Знакомство с основными объектами БД. Создание и заполнение таблицы. Режимы представления таблицы. Типы данных. Маска ввода. Изменение структуры таблицы в режиме «конструктора».

Создание БД

 

Заранее создайте каталог (папку) с названием BAZA (Рис. 1), запустив Access.Пуск-Все программы-MicrosoftOffice – MicrosoftAccess2010.

	Рис. 1