создание шаблона докладной записки

Процесс создания и оформления документов довольно не простой. Однако такая программа как текстовый процессор Microsoft Word на много облегчает и упрощает его.

 

Так, на пример в текстовом процессоре Microsoft Word существует такое понятие, как шаблоны.

Шаблоны – образцы или модели документов. Они представляют собой план текста, графики и форматирования документа. При создании документа используя шаблоны, все, что нужно пользователю – впечатать текст, т.к. стандартные элементы шаблона включаются в документ автоматически.

Шаблоны имеют фундаментальное значение, дают пользователю больше возможности по их применению. Шаблоны можно использовать в их первоначальном виде, изменять или брать за основу при создании новых шаблонов.

Шаблоны определяют вид документа в целом, а стили форматирования – внешний вид отдельных символов и абзацев.

Каждый документ, создаваемый в текстовом процессоре Microsoft Word, базируется на определенном шаблоне, основу которого составляют текст и графика.

Создание шаблона

В шаблонах хранятся стандартные тексты, настраиваемые панели инструментов, макросы, сочетания клавиш, стили и элементы списка автотекста. Наиболее простой способ создать шаблон — это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон.

Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны», то он появится на вкладке Общие при выборе команды Создать (меню Файл).

 

 

Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды Создать он появится на вкладке с соответствующим названием.

 

 

1  Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.

Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку OK.

2  Выберите команду Сохранить как в меню Файл.

 

3  Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип Шаблон.

 

4  По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.

5  Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

6  Добавьте текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документах.

 

7  Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

 

 

 

8  Нажмите кнопку Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл.[2]

 

Примечание. Чтобы сделать элементы списка автотекста и макросы доступными только для документов, основанных на новом шаблоне, сохраните их в новом шаблоне, а не шаблоне Обычный.

Пример оформления внешней докладной записки:

 

Министерство общего и профессионального образования РФ

Генеральному директору Завода точного машиностроения Петрову И.И.

 

Новосибирское областное

управление народного

образования

 

Октябрьский отдел

народного образования

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

19.05.97 №15

 

г. Новосибирск

 

О проверке технического

состояния жилых помещений

базы отдыха для детей.

 

Согласно поручения главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 1997 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещения базы отдыха вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

 

Зав. районо                                Подпись Н.И. Пирогова

Заключение

При написании курсовой работы я изучила шаблоны и их составляющие, освоила работу по созданию, изменению шаблонов, а также оформлению документов, в частности договоров, на основе шаблонов. Я освоила копирование элементов различных шаблонов через диалог Организатор.

В курсовой работе я столкнулась с рассмотрением задач, которые решает делопроизводство. И теперь, подводя итоги, могу сказать с полной уверенностью, что компьютер облегчает и упрощает решение делопроизводственных задач: увеличивает скорость создания и обработки документации, а также поиска документов.

Очень жаль, что этот «помощник» становится частью нашей жизни так поздно. Но я надеюсь, что следующие поколения не будут лишены возможности работать с компьютером с детства и до старости, и что он существенно облегчит решение тех нелегких задач, которые будут поставлены перед ними. 

Литература:

1. Курицкий Б.Я. Организация делопроизводства и управления в офисе.- Санкт-Петербург: BVH, 1997.

2. Головач А.С. Оформление документов.- Киев- Донецк: Вища школа, 1983.

3. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере.- М. Приор, 1997.

4. Практическое пособие по предпринимательской деятельности./ коллектив авторов.- Запорожье: Украинская полиграфическая индустрия, 1995.

5. Дашков Л.П. Комерційний договір: від укладення до виконання.- К.: А.Л.Д., 1996.

6. Машинопись и основы делопроизводства/ Сост. А.П. Корнеева и А.М. Ашелина.- М.: Просвещение, 1987.

7. Рассел Борланд. Running Microsoft Word 6 для Windows в 2т./Пер. с англ.- М.: Издательский отдел «Русская редакция» ТОО «Channel Trading Ltd» - 1995.

8. Денисов В. Word 97 c самого начала.-СПб: Питер, 1997.

9. Веселов П-В. Современное деловое письмо и промышленности. — М-. 1990.

10. Демидова А,К., Смирнов Э.Л. Русская коммерческая корреспонденция. - М.: Русский язык, 1985.

[1] Толковый словарь русского языка/

С.И. Ожегов.- М.: Азбуковник, 1997.- С. 172

[2] Справка по текстовому процессору Microsoft Word