Коллегиальное делопроизводство

Как уже отмечалось в предыдущих статьях, делопроизводство в учреждениях Российского государства до XVIII столетия велось согласно канцелярским традициям и законодательством не регулировалось.

В 1717-1718 гг. на смену устаревшей системе приказов было создано 12 коллегий, каждая из которых вела определенную отрасль хозяйства или сферу управления и была подчинена сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный 27 февраля 1720 г.

Генеральный регламент стал основой организации делопроизводства в государственных учреждениях, и в законодательном порядке была оформлена новая система документирования.

Интересна история создания Генерального регламента. Еще в 1715 г. Петр I направил своих представителей в Швецию, Данию и Германию для изучения существующей у них коллегиальной системы управления и возможности применения ее в России. После изучения материалов было принято решение выбрать шведскую модель и, учитывая особенности российского государственного строя, постепенно вводить се. Первый вариант Генерального регламента был составлен Генрихом Фиком, после чего он имел еще 12 редакций.

В Генеральном регламенте были подробно раскрыты функции каждого подразделения коллегии, в том числе был раздел о структуре и функциях канцелярии и ее секретаря.

Именно секретарь составлял наиболее важные документы, все прочие оформлялись канцеляристами по его поручению. Некоторые документы (дипломы, патенты) составлялись по "генеральным формулярам", т.е. определенным обязательным формам документов.

В 1722 г. выходит в свет "Табель о рангах". Именно этот документ положил начало системе чинов, званий и титулов, которые применялись в делопроизводстве до 1917 г. В этот же период была создана практика официального делопроизводства, существующая до наших дней.

В окончательной форме вопросы документационного обеспечения управления были сформированы в "Учреждениях для управления губерниями" от 7 ноября 1775 г. Согласно вышеупомянутому документу, процессы делопроизводства между учреждениями стали ритуалом. Чтобы занять соответствующее место в бюрократической системе управления, этот ритуал нужно было хорошо знать.

Для отношений между высшей властью и властью на местах были установлены соответствующие месту каждого учреждения виды документов. Высшие учреждения давали указания, подчиненные — писали "доносы" об их выполнении. Была создана не только иерархия учреждении, но и иерархия документов.

Весь процесс прохождения документов в учреждениях обязательно регистрировался в журналах, книгах или реестрах. На входящих документах в верхнем правом углу ставили дату поступления и номер согласно реестру. Зарегистрированные документы рассматривались соответствующими исполнителями и заносились в настольный реестр. Аналогично регистрировались исходящие документы.

Для облегчения нахождения документа к реестрам составляли алфавитку учреждений и лиц, которые имели к этому какое-либо отношение. О проделанной работе учреждения составляли отчеты, а о количестве и составе заслушанных дел — срочные сводки.

Законодательные и распорядительные акты оформлялись указами, регламентами, инструкциями и протоколами. Появилось множество форм переписки: письма, реляции, доносы, извещения.

Именно в период коллегиального делопроизводства были установлены начала организации учета, прохождения и сохранения документов, тогда же впервые появился термин "архив".

Россия все больше ограничивала самоуправление в Украине, хотя еще оставалась власть гетмана. Гетман непосредственно управлял государством при помощи генеральной старшины, в частности генерального обозного (отвечал за артиллерию и воинские запасы), генерального судьи (руководил судопроизводством), генерального есаула, который был помощником в военных делах, и генерального писаря, возглавлявшего гетманскую канцелярию.

Гетман выдавал универсалы — письменные распоряжении, которые должны были исполняться всем народом Украины.

Своих законен о государственном строе, суде, праве на землю, ведении делопроизводства в Украине разработать не успели. Судили, и основном, по польским законам. А в Сечи жили по своим, неписаным законам.

Символами гетманской власти в государстве были клейноды?" булава, корогвы, бунчук и литавры. Особенное значение имела печать с гербом, на котором изображался казак с ружьем на плече. Одновременно гетман пользовался личной печатью с фамильным гербом.

После поражения гетмана Мазепы российские правители получили право надсмотра над судами и даже канцелярией гетмана, земли раздавались российским дворянам. В 1722 г. в г. Глухонс была создана Малороссийская коллегия, которая попеременно управляла Украиной имеете с гетманами до 1764 г. В 1783 г. iimccto полкового делении было создано три наместничества (позднее — губернии) е центрами в Киеве, Чернигове и Новгород-Сиверском, которые вместе составляли Малороссийское генерал-губернаторство. Украина окончательно потеряла свои права, свою волю, закончило свое существование вольное украинское казацкое государство.