Понятие кассы организации, как передавать деньги между кассирами

Каждый бухгалтер в своей профессиональной деятельности сталкивается с такими понятиями, как касса организации и кассовая дисциплина. В данной статье постараемся сформировать понятие кассы, а также рассмотреть вопросы, связанные с требованиями законодательства в области соблюдения кассовой дисциплины, и вопросы, связанные с передачей денежных средств между кассирами.

Для понимания сути вопроса разграничим понятие кассы организации и контрольно-кассовой техники, применяемой в организации. Контрольно-кассовая техника - это оборудование, которое применяется в компании для организации продаж в розницу, по сути, это средство для организации приема наличных денежных средств в фирму. Законодательством к контрольно-кассовой технике предъявляются специальные требования.

Обратите внимание! На сегодняшний день требования к контрольно-кассовой технике содержатся:

- в Федеральном законе от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа" (далее - Закон N 54-ФЗ);

- в Федеральном законе от 3 июля 2016 г. N 290-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" и отдельные законодательные акты Российской Федерации" (далее - Закон N 290-ФЗ).

Из положений Закона N 54-ФЗ, а также статьи 7 Закона N 290-ФЗ следует, что сегодня применять можно только те модели контрольно-кассовой техники (далее - ККТ), сведения о которых включены в специальные реестры (в реестр контрольно-кассовый и в реестр фискальных накопителей) или в Государственный реестр контрольно-кассовой техники.

Заметим, что применять модель ККТ, сведения о которой содержатся в Государственном реестре контрольно-кассовой техники, можно только до 1 июля 2017 г., при условии, что она зарегистрирована в налоговых органах до 1 февраля 2017 г. по старым правилам, на это указывает пункт 3 статьи 7 Закона N 290-ФЗ. Напомним, что Положение о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 23 июля 2007 г. N 470. Административный регламент предоставления Федеральной налоговой службой государственной услуги по регистрации контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации, утвержден Приказом Минфина России от 29 июня 2012 г. N 94н.

Касса организации - это участок бухгалтерского учета, предназначенный для отражения информации о движении наличных денежных средств и денежных документов. Для этого учета организацией применяются специальные формы унифицированных документов: приходный кассовый ордер (форма N КО-1), расходный кассовый ордер (форма N КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3), кассовая книга (форма N КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5). Унифицированные формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

Обратите внимание, что книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) ведется при наличии в организации старшего кассира. На это указывает пункт 4.5 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". В этой книге старший кассир в течение рабочего дня отражает операции по передаче им наличных денег кассирам с указанием сумм передаваемых денег. При этом записи в книге осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.

С кассиром организации работодатель заключает договор о полной материальной ответственности, поэтому кассир является материально ответственным лицом. В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", статьей 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, при смене материально ответственных лиц в организации должна быть проведена инвентаризация.

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

Операции по приему наличных денежных средств при помощи ККТ, так же как и операции по приему, выдаче денежных средств в кассе организации, подлежат документальному оформлению. Унифицированные формы документов, применяемых при работе с ККТ, утверждены постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132. Обратите внимание, что из письма ФНС России от 26 сентября 2016 г. N ЕД-4-20/18059@ "О направлении разъяснений" следует, что организации, применяющие модели ККТ, сведения о которых включены в специальные реестры (в реестр контрольно-кассовой и в реестр фискальных накопителей), вправе не применять постановление Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.

Наличные денежные средства, поступившие в кассовый ящик ККТ в течение рабочего дня (смены), подлежат сдаче в кассу организации кассовым работником. Напомним, что под кассовыми работниками могут пониматься непосредственно кассиры, кассиры-контроллеры, кассиры-операционисты, а также сотрудники, выполняющие и (или) совмещающие данные трудовые функции.

Для сдачи денежных средств из кассового ящика в кассу организации кассиром применяется форма N КМ-6 "Справка - отчет кассира-операциониста". В данном документе отражаются сведения о показаниях счетчиков ККТ и выручке за рабочий день (смену).

Выручку за день (смену) кассир-операционист сдает по приходному кассовому ордеру старшему кассиру или другому ответственному лицу. Если компания не большая, то наличные денежные средства могут сдаваться инкассаторам прямо из денежных ящиков в ККТ. Если деятельность компании не предполагает должности кассира-операциониста, то вместо формы N КМ-6 заполняется форма N КМ-5 "Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста". Как правило, это организации общественного питания, развлекательные комплексы и так далее.

Обратите внимание! В соответствии со статьей 2 Закона N 54-ФЗ, а также статьей 7 Закона N 290-ФЗ не все хозяйствующие субъекты обязаны применять в своей деятельности ККТ. Однако при этом каждая организация должна соблюдать порядок ведения кассовых операций. Это означает, что понятие кассовая дисциплина (порядок ведения кассовых операций) подразумевает под собой гораздо больше обязанностей, нежели просто применение в наличных расчетах ККТ.

Обратите внимание! Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) предусмотрена ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций, а также за неприменение в установленных федеральными законами случаях контрольно-кассовой техники.

Так, в соответствии с пунктом 1 статьи 15.1 КоАП РФ нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение штрафа:

- на организацию в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

- на должностных лиц - от 4 000 до 5 000 руб.

Неприменение ККТ в установленных законодательством Российской Федерации о применении ККТ случаях согласно пункту 2 статьи 14.5 КоАП РФ влечет наложение штрафа:

- на организацию в размере от 3/4 до 1 размера суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 руб.;

- на должностных лиц - от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.

Повторное совершение административного правонарушения в случае, если сумма расчетов, осуществленных без применения ККТ, составила, в том числе в совокупности, 1 миллион руб. и более, на основании пункта 3 статьи 14.5 КоАП РФ влечет в отношении:

- организации административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

- должностных лиц - дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет.

Применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, либо применение ККТ с нарушением установленных законодательством Российской Федерации о применении ККТ порядка регистрации ККТ, порядка, сроков и условий ее перерегистрации, в силу пункта 4 статьи 14.5 КоАП РФ влечет предупреждение или наложение штрафа:

- на организацию в размере от 5 000 до 10 000 руб.;

- на должностных лиц - от 1 500 до 3 000 руб.

Обратите внимание, в Примечании к статье 14.5 КоАП РФ предусмотрена возможность избежать ответственности, предусмотренной пунктами 2 и 4 названной статьи. Так, если организация добровольно заявит в налоговый орган в письменной форме о соответствующем нарушении и добровольно устранит это нарушение до вынесения постановления об административном правонарушении, то она освобождается от вышеназванной ответственности, но только если соблюдены в совокупности следующие условия:

- на момент обращения организации с заявлением налоговый орган не располагал соответствующими сведениями и документами о совершенном административном правонарушении;

- представленные сведения и документы являются достаточными для установления события административного правонарушения.