Структура Справочников и Документов

Справочники

Справочники служат для хранения всех данных, используемых для формирования документов. Информация в справочники может быть внесена вручную или импортирована, она доступна для дальнейшего редактирования и дополнения. На основе неё формируются списки заявок и рассчитываются маршруты.

Справочники можно условно разделить на три группы:

Основные справочники (являются обязательными для формирования маршрутов)

· Торговые точки

· Склады

· Машины

Дополнительные справочники (уточняют основную информацию либо указываются в маршрутных листах и не влияют на расчёт маршрутов)

· Группы торговых точек

· Сервисные точки

· Гео-зоны

· Сотрудники

· GPS-трекеры

Инструменты (помогают работать с большими объёмами торговых точек и разносортных товаров, систематизировать их и разделать по разным признакам)

· Группы доставки

· Товарные группы

Документы

Документы хранят информацию о заявках на доставку товаров, рассчитанных маршрутах доставки и фактических маршрутах, отслеживаемых GPS-трекерами.

Заявки. Информация в документ Заявки вносится вручную из справочника либо импортируется. Заявка является основой для расчёта маршрутов.

Маршруты. Документ Маршруты формируется на основе Заявок на соответствующую дату. Сформированные маршруты хранятся в истории и не изменяются при изменении связанных с ними данных в справочниках.

Фактические маршруты. Документ содержит фактические данные перемещения транспорта, получаемые от GPS-трекеров. Документ позволяет делать план-факт анализ работы транспорта.

Импорт данных

Окно Импорт

Импорт данных – один из способов загрузки торговых точек в заявку. Точки, которые попадают в заявку, параллельно вносятся в справочник Торговых точек.

Для открытия окна Импорт выберите одноименную команду в меню Сервис.

Откроется окно Импорт.

Подготовка импортируемого файла

Импорт данных осуществляется путем передачи файлов в формате электронных таблиц Excel или в текстовом формате CSV.

Для корректного импорта данных необходимо скачать шаблоны файлов и заполнить их своими данными. Для этого выберите файл требуемого формата в нижней части окна.

Скачайте файл, заполните его и сохраните для последующего импорта. Имя и месторасположение сохранённого файла может быть произвольным.

Заполнение файла в формате электронных таблиц Excel.

Загруженный файл имеет три вкладки: «Пример», «Описание полей», «Инструкция».

Вкладки «Описание полей» и «Инструкция» - информационные. Используйте информацию в них при внесении данных для импорта.

Вкладка «Пример» содержит шаблон таблицы для внесения данных. В таблице приведены несколько примеров описания торговых точек (строки 2-6) - эти строки необходимо удалить или заменить их своими данными, оставив только шапку таблицы (строка 1).

Поля, выделенные цветом, либо обязательные для заполнения, либо очень желательны. Остальные поля можно не заполнять.

Поле Comp_Id (числовой код точки). Поле однозначно идентифицирует точку в базе данных. Используйте код, принятый в Вашей учетной системе. Если код указан не будет, точка будет внесена в базу данных, как новая, и ей будет присвоен ближайший свободный код. Если будет указан код, существующий в справочнике, данные по этой точке обновятся в соответствии с импортируемыми. В справочнике не может быть двух точек с одинаковым кодом.

Поле Comp_Name (наименование торговой точки). Поле обязательное. Может быть произвольным и не обязательно уникальным. При отсутствии данных в поле Comp_Id точка идентифицируется по полю Comp_Name.

При наличии в справочнике двух точек с одинаковым Comp_Name их невозможно идентифицировать по данному полю, поэтому для таких точек желательно указывать также и значение поля Comp_Id.

Поле Adress (адрес). По адресу точка привязывается к карте. Если поле не заполнено, после импорта точку необходимо вручную привязать к карте.

Поля Lat (географическая ширина), lng (географическая долгота). Координаты местоположения точки на карте. Имеют более высокий приоритет по отношению к полю Adress. Если указаны координаты, привязка осуществляется по ним, а адрес имеет информационный характер.

Описание остальных полей смотрите во вкладке «Описание полей». Некоторые данные при импорте вносятся в справочник Точки, тогда как другие необходимы для формирования заявки (вес, объём, количество товара, номер заявки). Заполняйте те из них, которые Вам необходимы, остальные поля можно удалить либо оставить пустыми.

Заполнение файла в текстовом формате CSV

Загруженный файл при открытии в текстовом редакторе имеет следующий вид:

Значение полей и правила заполнения аналогичны файлу в формате электронных таблиц Excel.

Предварительный просмотр импортируемого файла

Выберите файл, который будет импортироваться – кнопка «Выберите файл».

В открывшемся окне обзора найдите файл и нажмите «Открыть».

В окне Импорт откроется предварительный просмотр импортируемого файла. Проверьте данные перед импортированием - под таблицей есть полоса прокрутки и панель инструментов для удаления и редактирования записей.