Этика проведения делового совещания

Деловое совещание представляет собой форму коллегиального обсуждения вопросов с целью информирования и принятия решений по ним.

На собрания и совещания может уходить значительное количеств времени, которое не всегда рационально используется. Плохая организация совещания, допущенные при его проведении ошибки не только не продуктивны, но и безнравственны, поскольку приучают его участников к халатному отношению к обязанностям, провоцируют нарушение норм служебной этики и подрывают авторитет руководителя.

Приведем основные законы Мерфи — шутливые принципы, согласно. которым, если что-то плохое может произойти, оно обязательно произойдет, — относительно совещаний.

Закон Оулда и Кана. Эффективность заседания любой комиссии обратно пропорциональна количеству участников и времени, потраченному на дебаты.

Закон Митчелла. Любую простейшую проблему можно сделать неразрешимой, если для ее обсуждения созывать достаточное число совещаний.

За шутливой формой в них скрывается глубокое содержание, а именно трудности коллективного решения проблемы в форме совещания.

Хорошо подготовленное и проведенное на должном уровне совещание дисциплинирует его участников, учит их обсуждать вопросы и находить оптимальное решение проблемы, отказываясь от неэффективных решений, соблюдать этические нормы проведения дискуссии и взаимодействовать с учетом интересов различных подразделений. В свое время В.И. Ленин назвал профсоюзы школой коммунизма. Перефразируя его мысль, можно сказать, что деловое совещание — это школа коллегиального взаимодействия сотрудников, один из инструментов привлечения их к управлению делами организации на том или ином уровне и формирования чувства причастности к ее деятельности.

Каковы правила подготовки и проведения совещаний?

Прежде всего, нужно определить, а нужно ли вообще проводить совещание с привлечением ряда сотрудников? Возможно, часть вопросов можно решить в рабочем порядке, чтобы не получилось, как в известном стихотворении В.В.Маяковского «Прозаседавшиеся»:

Исколесишь сто лестниц.

Свет не мил.

Опять:

«Через час велели прийти вам.

Заседают:

покупка склянки чернил

Губкооперативом».

Этической нормой проведения совещания, как отмечают специалисты по этике деловых отношений, должна быть его действенность, в которой реализуется внимание и уважительное отношение к сотрудникам со стороны организаторов совещания и со стороны участников к дру-:м участникам и организаторам.

Совещание может быть действенным только в том случае, если оно тщательно подготовлено, т.е. точно определены цель и тема, выбран оптимальный регламент, проинформированы все участники.

По общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными.

Инструктивное совещание, как следует из самого его названия, направ­лено на инструктирование его участников, доведение до них той или иной информации. Информация не обсуждается, а принимается к сведению, а обсуждаются вопросы, связанные с выполнением поставленных задач.

Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Например, в начале смены в лечебных учреждениях проводятся оперативные «пятиминутки», совещания, на которых врачи обсуждают текущие вопросы лечения больных.

Наиболее сложным видом совещания является проблемное совещание. на котором вырабатывается коллективное решение по тем вопросам, которые затрагивают не только текущие, но и перспективные вопросы де­льности организации или вопросы ее реорганизации в изменившихся
условиях. И здесь, как гласит русская поговорка, «Ум — хорошо, а два — лучше».

Когда проводить совещания? Мнения специалистов по данному вопросу расходятся. Одни считают, что целесообразно проводить деловые совещания (за исключением экстренных) в определенный день недели, желательно в конце рабочего дня или во второй его половине. Другие придерживаются мнения, что совещания нужно проводить в первой половине дня. Очевидно, что время проведения зависит от многих факторов. Главное, что совещание не вносило дезорганизацию в производственный процесс  и не отрывало его участников от выполнения прямых обязанностей без пользыдля дела.

Какова должна быть длительность совещания? Не более полутора — двух часов. После двух часов непрерывной работы большинству участников чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос. Поэтому, чем короче короткое совещание, тем лучше.

Каким  должно быть число участников совещания? Оптимальное число участников совместных обсуждений 6—7 человек. Когда это необходимо, число участников может увеличиваться, но не должно превышать 15 человек. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещания. Согласно закону Шанахана «Продолжительность совещания растет прямо пропорционально квадрату числа присутствующих». Приглашать на совещание нужно в зависимости от его темы лишь тех руководителей среднего звена и специалистов, в чьей компетенции обсуждаемая проблема.

Как создать комфортные условия для проведения совещания? Coвещание нужно проводить за большим столом и в просторном помещении. Скученность сама по себе является источником конфликтов. Замечено, когда помещение маленькое, то у присутствующих учащается пульс, повышается артериальное давление. Размещать участников следует таким образом; чтобы они видели лицо, глаза, мимику, жесты друг друга, что способствует лучшему восприятию информации. Для этих целей лучше всего подходит круглый или овальный стол. Нужно избегать использования длинных и узких столов. При этом действует железное правило: руководитель совещания должен иметь возможность смотреть в глаза наибольшему участников совещания.

Каков должен быть порядок выступлений? Порядок выступлений регулируется повесткой дня и служебной иерархией. Обсуждение вопросов нужно начинать с младшего по должности и идти дальше по служебной лестнице. В противном случае, высказывания участников совещания, занимающих более высокие должности, будут влиять на мнения нижестоящих участников. Завершает обсуждение вопроса руководитель, который подводит итоги обсуждения и предлагает решение. Совещания проходят более эффективно, когда его участники знают правила поведения и свои задачи.

Каковы этические правила поведения руководителя и участников вещания? Общая задача руководителя — организовать совещание таким образом, чтобы по итогам обсуждения было принято оптимальное peшение, а для этого необходимо создать атмосферу доверия, понимания и ответственности.

Авторитет руководителя совещания во многом зависит от того, насколько компетентно и последовательно он проводит совещание, насколько следит за соблюдением регламента. Каков будет авторитет руководителя, позволяющего участникам совещания опаздывать, устраивать дискуссии между собой, приходить неподготовленными, не собрав и не проанализировав материалы по рассматриваемому вопросу?