Виды деловых бесед и этика их проведения

Беседы различаются по длительности, форме, содержанию, цели.

Все цели перечислить невозможно, но по содержанию различают беседы:

· информационного характера;

· дисциплинарного характера;

· связанные с поручением задания;

· связанные с контролем выполнения задания;

· направленные на разрешение конфликтной ситуации;

· неформального характера для улучшения психологического климата;

· обращения с просьбой к руководителю;

· при приеме на работу и увольнении.

Проведение всех видов вышеперечисленных деловых бесед непосредственно связано с этикой деловых отношений, даже таких, которые на первый взгляд кажутся этически нейтральными, например, бесед информационного характера, поскольку информация бывает разная, и нужно думать, как ее преподнести. Как, например, сообщить человеку столь неприятную информацию о сокращении штатов, чтобы как можно меньше ранить его чувство достоинства?

Дадим рекомендации по проведению некоторых деловых бесед, сложных с этической точки зрения.

Беседы дисциплинарного характера проводятся руководителем и предполагают критику действий сотрудника, который допустил ошибку, проявил халатное отношение к должностным обязанностям, совершил тот или иной промах. Критические замечания в адрес сотрудника — сильнейший способ воздействия на него, поскольку почти каждый человек чувствителен к малейшим намекам на критику, на негативную оценку своихдействий.

Какова цель беседы дисциплинарного характера? Наказание сотрудника, не выполняющего на должном уровне служебные обязанности? Конечно, работники должны нести служебную ответственность за свою деятельность и ее результаты, и есть определенные формы дисциплинарных взысканий (объявление выговора, лишение премии), применение которых бесед не требует. Воспитательная? Перевоспитать нерадивого сотрудника, сделать его дисциплинированным, вежливым, ответственным? Эта цель нереальная, перевоспитать человека невозможно, только он сам может сделать.

Целью беседы дисциплинарного характера является коррекция поведе ния сотрудника, поэтому основными пунктами этой беседы должны быть:

• выяснение обстоятельств и причин, вследствие которых была допущена ошибка;

• указание на недопустимость повторения подобного поведения;

• разъяснение того, как надо действовать;

• выражение надежды на способность сотрудника в дальнейшем не допускать подобных ошибок и выполнять свои обязанности на должном уровне.

При проведении беседы дисциплинарного характера нужно не только говорить о том, что не нужно делать, но и обязательно о том, что и как нужно делать.

Беседы, связанные с поручением задания. При проведении такой беседы следует обратить внимание на личностные качества человека, которыепозволят ему выполнить задание наилучшим образом. А что делать, если задание выходит за рамки служебных обязанностей и составляет дополни­тельную нагрузку для человека? Обычно в данной ситуации руководитель мотивирует выполнение задания интересами коллектива и личными инте­ресами сотрудника.

Беседы, связанные с контролем выполнения задания. Тема контроля действий сотрудников и коллег весьма обширна и разрабатывается в рамкахтаких дисциплин как менеджмент и управление персоналом. Контроль — одна из основных функций руководителя.

Руководителю необходимо помнить о том, что любая беседа, связанная с проведением контроля выполнения задания, должна проводиться так, чтобы у подчиненного не сложилось впечатление, что ему не доверяют, чтобы не задеть его чувство достоинства. Подчиненный должен понимать, что контроль осуществляется в первую очередь для того, чтобы получить полную информацию о состоянии дел, предупредить возможные ошибки и нарушение сроков выполнения задания.

Беседы — обращения с просьбой. Почти каждому сотруднику приходилось обращаться с той или иной просьбой, как к сослуживцам, так и к руководителю. Просьбы могут носить различный характер: перенести время очередного отпуска, перевести в другой отдел, изменить график работы, взять на несколько дней отпуск за свой счет, повысить заработную плату, содействовать организации тренинга по разрешению конфликтных ситуаций и т.д.

С психологической точки зрения просить сложно. Просящий человекставится в зависимое положение, к тому же у него нет гарантии, что просьба будет удовлетворена, что неизбежно вызовет дополнительные отрицательные эмоции. Нужно избавиться от страха просить о помощи или поддержке, имея в виду, что человек, как заметил еще Аристотель, — существо общественное и взаимные просьбы являются одним из самых распространенных видов взаимодействия. Французский философ П. Гольбах значимость взаимной поддержки людей выразил в следующих словах: «Чтобы счастье наше было полно, мы нуждаемся в привязанности и по­мощи окружающих нас людей: последние же согласятся любить и уважать нас, помогать нам в наших планах, работать для нашего счастья лишь в той мере, в какой мы готовы работать для их благополучия, эту необходимую связь называют нравственным долгом, нравственной обязанностью». Мы просим, но ведь и нас могут попросить, все в мире взаимосвязано. Люди в большинстве случаев, несмотря на некоторые неудобства и затраты сил, готовыпомочь тому, кто обратился к ним с просьбой. С психологической зрения выполнение просьбы поднимает самооценку, помогает чувствоватьсебя более значимым, компетентным. Существует даже прием формирования хорошего отношения к себе: не оказывай услугу человеку,особенно, когда он не просит об этом, а попроси его помочь. Этот прием действует, если человек обращается с незначительными просьбами. В ситуации, когда выполнение просьбы связано с затратами сил, времени и энергии и доставляет определенные неудобства, дело обстоит сложнее.

Как грамотно с психологической и этической точки зрения провести беседу — обращение с просьбой, чтобы не получить отказ? Просить можно по-разному. То, как человек просит, в значительной степени определяет реакцию на его просьбу. Приведем пример. Вам надо отпроситься с работы на час раньше. Как вы обратитесь к начальнику?

1. Ирина Петровна, извините, что отрываю вас от дел, но я вас умоляю отпустить меня пораньше. У меня очень срочное дело. Ну, пожалуйста, скажите, что вы согласны.

2. Ирина Петровна, отпустите меня с работы на час раньше, у меня  очень срочное дело.

3. Ирина Петровна, прошу вас помочь мне и отпустить меня на час раньше с работы. У меня очень срочное дело, которое я при всем желании  не могу перенести.

В первом случае человек не просит, а выпрашивает, «давит на жалость». Просьба в такой форме не добавит уважения, хотя, вероятно, будет выполнена.

Во втором случае просьба выражена в приказном порядке, что вызовет не желание помочь, а раздражение.

В третьем случае работник вежливо и спокойно обращается к руководителю, объясняя, почему для него это важно.

В подобной беседе ключевой является фраза: «Прошу вас помочь мне» в разных вариациях. Просить, прежде всего, нужно именно о помощи, о каком-то действии или деньгах. С психологической точки зрения обращение за помощью представляет собой «пристройку снизу», которая создает у другого человека впечатление, что вы цените его знания, опыт и стремление к сотрудничеству.

При обращении с просьбой обязательно нужно ее мотивировать и показать ее значимость для вас. Это можно сделать при помощи слов «потому что...», которые объяснят ваши мотивы и действительную важность вашего послания.

Просьбу лучше всего формулировать прямо и конкретно. При нужно постараться, чтобы ваша просьба заинтересовала собеседника.

Заканчивая просьбу, нужно обязательно сказать, если человек откажется ее выполнять, то обиды не будет, и отношения останутся прежними.

Не всякая просьба может быть выполнена, и одним из умений делового человека является умение сказать «нет». В связи с этим неизбежно возникает вопрос, в каких ситуациях требуется отказать, и как правильно это сделать, не разрушив отношения?

Обозначим эти ситуации.

1. Просьба влечет за собой нарушение закона или может причинить кому-нибудь вред. Примеров, когда просьбы со стороны начальников, связанные с нарушением закона, приводили их подчиненных на скамью подсудимых, более чем достаточно.

2. Ситуации, когда просьба невыполнима. Иногда, боясь испортить от­ношения, человек соглашается выполнить просьбу, а затем просто забывает о ней и не выполняет. Ущерб деловым отношениям наносится в таком слу­чае еще больший, чем при отказе.

Во всех других случаях в зависимости от ситуации просьбу можно выполнить, а можно отказаться от ее выполнения.