Понятие информации, её виды, свойства и структура

Понятие информации, её виды, свойства и структура

сведения об объектах и явлениях окружающей среды,

их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают

степень неопределённости, неполноты знаний.

Виды информации: Графическая,Звуковая,Текстовая,

числовая,видеоинфр. Основные свойства:объективность

4)Числовая

5)Видеоинформация

Основные свойства:

1) Объективность

2) Полнота

3) Достоверность

4) Доступность

5) Актуальность информации

6) Сохранность информации

Структура информации - это то, что определяет взаимосвязи

между ее составными элементами. Фундаментальным

свойством информации является свойство системности

1. теоритическая. В основе- математические методы.

2.средства информатизации:технические,программные,инфр.системы.

Информационные процессы и технологии

Информационный процесс — процесс получения, создания, сбора,

обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и

использования информации

Информационные системы и технологии:

1) ввод, вывод, сбор, хранение данных

2) подготовка текстовых и графических документов

3)программирование, проектирование, моделирование,

обучение, управления процессами, системами и т.д

Классификация и кодирование информации.

Системы счисления

Кодирование –представление сигнала в форме,

удобной или пригодной для последующего

использования сигнала.

Система счисления – это способ записи чисел

с помощью заданного набора специальных знаков (цифр).

Все системы счисления делятся на две группы:

Позиционные(2-ая,16-ая,8-ая,10-ая,32-ая) и непозиционные

Классификация инфы по способу восприятия:Визуальная

Аудиальная,Тактильная, Обонятельная, Вкусовая

по форме представления:Текстовая

Числовая Графическая

Звуковая.по назначению: Массовая, Специальная,Секретная,

Личная.по значению:Актуальная,Достоверная,Понятная,Полная

 

Вычислительные системы и их классификация

Вычислительная система – это совокупность взаимосвязанных

и взаимодействующих компьютеров (процессоров), периферийного

оборудования и программного обеспечения, предназначенных для

подготовки и решения задач пользователя. Классификация:

Ø по этапам развития (по поколениям)

Ø по архитектуре

Ø по производительности

Ø по условиям эксплуатации

Ø по количеству процессоров

Ø по потребительским свойствам и т.д.

Ø По назначению

Ø По размерам

 

 

Архитектура персонального компьютера

Архитектура вычислительной машины – логическая организация,

структура и ресурсы, определяющие проведение обработки информации

и включающие методы преобразования информации в данные и

принципы взаимодействия технических средств и программного

обеспечения. Основные принципы: 1) принцип программного управления

2) принцип однородности памяти(все хранится в одном месте)3) принцип адресности

Модульная организация системы опирается на магистральный (шинный) принцип

обмена информации. Магистраль (системная шина) – это набор электронных линий,

связывающих воедино центральный процессор, системную память и периферийные

устройства. Структура компа: системный блок; монитор; клавиатуру; мышь.

Системный блок состоит из: центрального микропроцессора; основной памяти;

 внешней памяти; периферийных устройств.

Текстовые процессоры. Основные функции

Делятся на:1)редакторы текст-в прогр к-е часто встреч

в сист-у прог-я на конкр-м языке прог-я с пом-ю них можно

непоср-о зап-ь прогр-у на компиляцию и вып- е, а также загр-ь,

сохр-ь файлы преме-я по тексту вып-ь печать… но функц-х возм-й

этих ре-к не хвататет при работе со сложн-и текс-и файлами больших док-в

2)редакторы док-в исп-я при работе с тектами имеющими структуру док-в и

сост-х из абзацов, разделов, страниц… возможн-и очень широки, среди них

выдел-я: лексискон, MS WORD 3)Изд-е системы исп-я для рекл-х буклетов,

оформ-я книг и журналов и позволяют получать сл-е док-ы высокого кач-ва:

VENTURA publisher, Page Marker.4) Научных док-в для подготовки док-в

сразл-и формулами, спец символами Mat Word

 

 

Форматирование ячеек

Приемы редактирования: выделение ячеек и диапазонов,

очистка и удаление ячеек, копирование данных из одной

ячейки в другую, перемещение путем перетаскивания,

добавление к листу новых строк и столбцов, отмена и

повторение команд. Создание имен ячеек и диапазонов ячеек:

выделить диапазон ячеек, для кот.созд. имя, ВставкаàИмяàСоздать.

ИЛИ выделить диапазон без заголовка, щелкнуть курсором мыши

в поле имени, ввести имя. Очистка и удаление ячеек: просто очистить

ячейки - выделить и Del (удаление содержимого, но не форматов).

Выделение группы ячейки, ПравкаàОчистка, в меню предлагается

3 варианта удаления: удаление содержимого, удаление формата,

удаление и того и другого. Перемещение и копирование с помощью

мышки: ПравкаàКопировать\ Вырезать\ Вставить (Ctrl+C - копировать,

Ctrl+ X= вырезать, Ctrl+V= вставить) Добавление к листу новых строк

и столбцов: 1)CTRL+SHIFT+ЗНАК ПЛЮС= вставить пустые ячейки.

Щелкните ячейку в списке, где нужно добавить или удалить строку

или столбец.2) Список àВставитьà Строка (Столбец). Для удаления

строки или столбца Список à Удалить à Строка (Столбец). Форматирование

ячейки: ФорматàЯчейкиà вкл. Число – содер. различные числов.

форматы (денежный, текстовый, процентный)

вкл. Выравнивание – содер. парам-ры выравнивания информации

в ячейке, напрвления и ориентации текста.

вкл. Шрифт – опред. вид шрифта, его размер, цвет и т.д.

вкл. Границы – опред. вид и расположение границ в ячейке.

вкл. Вид – выбор цвета и способа заливки ячейки.

вкл. Защита – устанав. защиту ячейки, позв. скрывать формулы.

 

Оформление рабочего листа, печать рабочих листов.

Переименовать: Формат à Лист à Переименовать

Добавление: Вставкаà Лист (SHIFT+F11 или ALT+SHIFT+F1)

Перемещение: CTRL+PAGE DOWN – Переход на следующий

лист книги; CTRL+PAGE UP – Переход на предыдущий. Просто

щелкнуть на значок «лист№» в левом нижнем углу страницы.

SHIFT+CTRL+PAGE DOWN – Выделение текущ. и след. листов.

Чтобы отменить выделение нескольких листов книги – CTRL+PAGE DOWN,

чтобы выдел. другой лист CTRL+PAGE UP. Перемещение или копирование

активного листа: Правка àПереместить/ скопировать лист

Удаление активного листа: Правка à Удалить лист

Связь между листами -Установка таких связей – ССЫЛКА. В ячейке ставим

знак «=», затем переходим в ячейку след листа, затем возвращаемся в

ту ячейку(Лист5!*44).кнопка Печать (Print) - может использоваться для

печати данных в таблице. Excel печатает страницы на основе текущих

установок печати. Для задания установок выберите в меню Файл команду

Печать (File, Print). Появится панель диалогаПечать.Окно диалога

Печать может использоваться для определения нескольких копий

или выбора страниц, листов или областей рабочей книги, которые

будут отпечатаны.Установка a области печати. Excel позволяет распечатать

не весь лист, а лишь некоторую область, так называемую область печати.

Как только область печати для рабочего листа установлена, Excel по умолчанию

будет печатать только ее для всех рабочих листов.Но можно задать для каждого

листа свою собственную область печати.1. Выделите область рабочего листа,

которая будет определена как область печати.2. Выберите команду Область

печати в меню Файл (File, Print Area).3. Выберите Задать. Ограничительная

линия появится вокруг выделенной области.

20) 21) Обработка списков: сортировка, фильтрация.

+ Работа с данными. Сортировка строк и столбцов.Сортировка

позв. переставлять записи в другом порядке на основании

значений одного или нескольких стол6цов. Записи сортируются

в убывающем, возрастающем или выбранном пользователем

порядке. Порядок: 1.Выделить ячейку в списке, кот. надо сортировать;

2.Данные à Сортировка; З.В окне диал.Сорт-ка диапазона указать

или установить а)заголовок стол6ца, пo кот. проиэводится сортировка,

б)тип сортировки; 4. ОК 5.При сортировке по нескольким столбцам надо

указать:а) поле для первичной сортировки, б)поле вторичной сортировки,

в) выбрать стол6ец для сортировки в последнюю очередь; 6. Отмена

сортировки (сразу же после ее проведения): Правкаà Отменитьà Сортировка.

Создание пользовательского списка сортировки 1. Сервис –

Параметры - вкл. Списки; 2.выбрать из перечня Списки знач. Новый Список,

в поле Элементы списка появляется курсор. Здесь следует ввести значения,

образ. пользоват. порядок сортировки; 3. Ввести значения в нужном порядке

для сортировки и нажать кнопку Добавить. Вводить значения через запятую;

4. Закрыть окно диалога Параметры кнопкой ОК. Сортировка в

пользовательском порядке: 1. Выделить любую ячейку в списке;

2. Команда Данные - Сортировка. Открывается окно Сортировка диапазона;

3. Выбрать в списке “Сортировать по” поле для первичной сортировки, и задать

вид сортировки. Указанное направление также относится и к пользовательским

порядкам сортировки; 4. открыть окно диалога Параметры сортировки кнопкой

Параметры. В нем имеется раскрывающийся список с пользовательскими

порядками сортировки; 5. Выбрать из раскрыв. списка Сортировка по первому

ключу нужный вариант пользоват. порядка сортировки. Пользоват.порядок

сортировки может 6ыть указан и для вторичных сортировок; 6. Нажать ОК в

каждом из окон диалога. Автофильтр для поиска записей следующее:

Выделить любую ячейку в списке; 2. Данные à Фильтр à Автофильтр;

В верх. ячейке каждого столбца появл. раскрываю­щийся список.

Щелкнуть мышкой стрелку списка в том столбце, кот. использ. для сбора записей.

Появляется список возможных вариантов фильтрации. Excel скрывает все записи,

не удовлетвор. указан. критерию, и выделяет стрелку активного фильтра.

Для ото6ражения нужных записей можно поставить несколько фильтров.

Для возвращения на экран всех записей списка: Данные/Фильтр/ Показать все.

Удаление раскрывающихся списков автофильтра выключить режим Автофильтр

Создание пользовательского фильтра: 1. Выдел. лю6ую ячейку в списке;

2. Данные/Фильтр/Автофильтр. В верхней ячейке каждого столбца появ.

раскрывающийся список; 3. Щелкнуть на стрелке раскрывающегося списка рядом

с тем заголовком. который будет использоваться в пользовательском фильтре,

и выбрать в меню значение Условие. Открывается окно диалога

Пользовательский Автофильтр; 4. Щелкнуть на первом списке с операторами и

оказать оператор отношения (=, <,<=,> и т д.), который будет применяться в фильтре,

после чего щелкнуть на первом списке со значениями и ввести границу для критерия;

5. При необходимосги задания 2-го диапазона установить переключатель И или ИЛИ.

Выбрать оператор отношения и границу критерия из 2-го списка значений; ОК.

 

22) Работа с данными: таблица данных,

консолидированные данные. Таблицы данных являются

частью блока задач, который иногда называют инструментами

анализа «что-если». Таблица данных представляет собой

диапазон ячеек, показывающий, как изменение определенных

значений в формулах влияет на результаты этих формул.

Таблицы предоставляют способ быстрого вычисления нескольких

версий в рамках одной операции, а также способ просмотра и

сравнения результатов всех различных вариантов на одном листе.

Изучите данные и определите, требуется ли их консолидация

с помощью трехмерных ссылок в формулах, по положению или

по категории. Формулы. Трехмерные ссылки можно использовать

в формулах для любого типа и расположения данных.

Рекомендуется пользоваться этим способом. Положение.

Если планируется объединение данных, находящихся в

одинаковых ячейках разных диапазонов, можно выполнить

их консолидацию по положению. Категория. Если при наличии

нескольких диапазонов с разными макетами планируется объединять

данные по строкам или столбцам с одинаковыми подписями,

можно выполнить их консолидацию по категории.Консолидирование-суммирование,произведение,среднее,минимум,максимум.

Другим способом консолидации данных является

создание отчета сводной таблицы из нескольких диапазонов

консолидации.

Сервис «подбор параметра»

Сервис à Подбор параметра, позв. опред.

известную величину, приводящую к требуемому

результату. Для работы с командой Подбор параметра

необходимо, чтобы в листе находились: 1) формула для расчета;

2) пустая ячейка для искомого значения; 3)все прочие величины,

встречающиеся в формуле. Ссылка на пустую ячейку должна

присутствовать в формуле; она является той самой переменной,

значение кот. ищет Excel. Формула для расчета содержит

функцию =ППЛАТ (ставка;число периодов; текущее значение

или размер ссуды), кот. вычисляет размер периодической выплаты,

необходимой для погашения ссуды за указанное число периодов.

 

Сервис «поиск решения»

Использ., когда оптимизацион. задача содержит неск-ко

переменных величин. Он наход в надстройках Excel

и потому, если выполнить Сервисà Надстройки à устан.

флажок «Поиск решения». Рез-ты решения вывод в окне диалога.

Если решение задачи найти невозм-но,т о поиск решения сообщает

об этом. В окне Поиск решения есть кнопка Сохранить модель,

с пом этой кнопки можно сохр неск-ко наборов значений параметров,

но произвести сравнит хар-ку между вар-ми сохранённой модели

с пом этого инстр-та нельзя. Для этого исп инстр-т «Диспетчер сценариев».

 

26) Графики и диаграммы.Диаграммы делают данные

электронной таблицы более наглядными.

Создание: 1.Выбр. ячейки, содерж. данные для построения

диаграммы; 2.Наж кн Мастер диаграмм.

3.След-ть инструкции Мастера диаграмм. Созд таб. с

пом мастера сост из 4х осн шагов: Тип диаграммы,

Источник данных диаграммы, Парам-ры диаграммы,

Размещение диаграммы. На каждом из шагов постав.

флажки на ваш выбор. ФорматàТип диаграммы, кот. меняет

как тип диаграммы, так и отдельно ее последовательности.

По умолч. Excel устанав. двумерную гистограмму. Если такой

вид не устраивает, то можно изменить: 1.Создать диаграмму,

соответствующую тем харак-кам, кот. должны быть в диаграмме,

установ. по умолч. 2. Активизир. диаграмму.

З. СервисàПараметрыàВкладка Диаграммы;

5.Нажать кн, Как у текущей; 6. Ввести название для нового типа

диагр., нажать кн. ОК, и еще раз нажать кн. ОК, чтобы закрыть диал.

Окно Параметры.

Трехмерные диаграммы. При работе с трехмерными диаграммами

некоторые данные могут быть частично или полностью скрыты.

Чтобы лучше увидеть данные, можно вращать диаграмму.

Для этого надо: 1.Активизир. диаграмму; 2. Форматà Объемный вид;

3. В текст. окнах ввести необх. изменения парам-ов вращения и

перспективы; 4. 0К или кн. Параметры Типы диаграмм: гистограмма;

линейчатая; график; круговая; точечная; с областями; кольцевая; лепестковая;

поверхность; пузырьковая; биржевая; цилиндрическая; коническая;

пирамидальная Добавление рисунка в диаграмму. Можно заменить полосы,

столбцы или линии в диаграмм. рисунками. Такие рисунки можно использ.

в линейчатых диаграмм., гистограммах, графиках. Для созд. диаграм. с рисунком надо:

1. Созд. диаграмму; 2. Опред. графич. изображ., кот. будет использ., скопир.его в буфер

обмена; 3. Активизир.диаграмму; 4. Выделить последовательность данных;

5. Правка à Вставить.

Печать диаграммы. Диаграмма печат-ся как обычный лист.

Если внедренная диаграмма будет включ. в распечатыв. интервал,

она выведется на печать в том виде, в каком появл. на экране.

Если печать ведется в режиме Черновой, то внедренные диаграммы

распечат.не будут. Если диагр. располож. на листе диаграмм, она сама

распечат. на стр.. Опции печати: 1) Использ.всю страницу: диагр. печат.

в ПОЛНУЮ ширину и высоту стр. 2) Уместить на странице: растягивает

диаграмму пропорцион. в обоих направлениях 3) Пользовательский: печатает

диаграмму в том виде, в каком она появл. на экране. Чтобы подогнать

диаграмму под размеры окна надо: Вид à По размеру окна.

Добав. легенды на диаграмму: 1. Выбрать диаграмму, на кот. треб. добавить

легенду (рамка, в кот. опред. узоры или цвета рядов или категорий данных

на диаграмме). 2. Диаграмма à Параметры диаграммы à вкл.

Легенда àустан. флажок Добавить легенду. В группе Размещение выбрать

подходящий вариант.

Определение ключа.

Ключ таблицы — это одно или несколько полей таблицы,

совокупность значений которых однозначно определяет

каждую запись этой таблицы.Как правило, ключевым назначается

поле, содержащее уникальный код или номер.Таблица в которой

определены ключи обладает следующими свойствами:

• Существенно ускоряется выполнение запросов и некоторых

других операций.• По умолчанию записи в форме или таблице

изображаются в порядке, определяемом ключом.• Автоматически

поддерживается уникальность записей в таблице, т. к. Microsoft

Access не допускает наличия в таблице записей с одинаковыми

значениями ключа. Кроме того, наличие ключа необходимо для

установки связей между таблицами и одновременного обновления

нескольких связанных таблиц.. В связи с тем, что Microsoft Access

использует для хранения в базах данных связную совокупность

данных, задание ключевых полей является обязательным для каждой

таблицы. Поэтому, если ключ в таблице не задан, Microsoft Access

создает его автоматически. Он создает поле КОД с типом данных

Счетчик. Это означает,, что каждый раз при создании новой записи

значение счетчика увеличивается на 1. Этот номер и является

первичным ключом для каждой новой записи.Чтобы определить

ключ, необходимо: • Выделить строку с описанием нужного поля.

Для того чтобы создать составной ключ, нажмите клавишу Ctrl и,

не отпуская ее, выделите по очереди все нужные поля.• На панели

инструментов «Конструктор таблиц» нажмите кнопку Ключевое поле.

Для последующего изменения или удаления ключа используется

окно «Индексы».В большинстве случаев достаточно определить одно.

ключевое поле, однако если ни одно поле таблицы не содержит

уникальных значений, можно определить составной ключ, состоящий

из несколь­ких полей. Ключи необходимы для установки связей

между таблица­ми и одновременного обновления нескольких

связанных таблиц.Чтобы создать составной ключ, надо:

1. удерживая кл. Ctrl выделить поля, составляющие ключ.

2. удерживая кл. Ctrl выполнить команду Правка – определить ключ

Первичный ключ – это специальный вид индексированного поля, каждая

таблица должна иметь первичный ключ. Это позволит лучше упорядочить

данные в таблице.Правила при создании первичного ключа

1. таблица должна иметь только один первичный ключ, хотя индексы

могут создаваться для каждого поля

2. если при создании таблицы первичный ключ не был назначен,

3. Access делает запрос и напомнит о необходимости создания первичного

ключа.

4. в большинстве случаев первичным ключом будет первое поле, но иногда

его функции могут выполнять несколько полей и тогда ключ будет составным

5. в качестве ключей не могут быть использованы поля типа MEMO,

OLE и логические

6. записи автоматически сортируются по первичному ключу, благодаря

чему данные в таблице содержатся в порядке

7. по умолчанию значения в поле ключа должны быть уникальными

8. для Access не имеет значения, где физически в таблице находится

ключевое поле.

Использование индексов позволяет значительно ускорить поиск данных

в таблицах. В зависимости от количества полей, используе­мых в индексе,

различают простые и составные индексы.

Ключевые поля таблиц индексируются автоматически.

Невозможно создать индекс для MEMO -полей и полей объектов OLE.

Все остальные поля имеет смысл индексировать при совпадении

следующих условий: • Поле является текстовым, числовым,

денежным или да­ты/времени.• Планируется выполнять поиск

конкретных значений или зна­чений, лежащих в указанном диапазоне,

в данном поле или сортировать таблицу по этому полю. • Поле должно

содержать много разных значений. Если поле содержит много

одинаковых значений, то ускорение выполне­ния запросов может быть

незначительным. Основное назначение индекса - ускорение выполнения

запросов, поиска и сортировки. Если эти операции и так выполняются

доста­точно быстро то возможно, не стоит создавать индекс, кроме того,

при • необходимости его можно добавить в любой момент. Как правило,

индексы ускоряют выполнение поиска, однако необходимо учиты­вать,

что реальный выигрыш во времени зависит от числа записей в таблице

и использование индексов замедляет ввод данных в таблицу. Чтобы

создать индекс, необходимо: • В окне конструктора таблицы в верхней

половине окна вы­брать поле, для которого создается индекс.• В нижней

половине окна для свойства Индексированное по­ле выбрать одно из значений:

• Да - допускаются совпадения• Да - совпадения не допускаются (обеспечение

уни­кальности каждого значения данного поля) Чтобы создать составной

индекс или изменил» существующие индексы, необходимо:

• Открыть таблицу в режиме конструктора.• Выполнить последовательность

команд Вид /Индексы • В появившемся окне диалога ввести имя индекса в

первом пустом поле столбца Индекс. В качестве имени индекса мож­но

использовать имя одного из полей, включенных в индекс, или любое допустимое имя.

• В столбце Имя поля той же строки нажмите кнопку раскры­тия списка я выберете

первое поле индекса.• В столбце Имя поля следующей строки выберите имя с

ле­дующего поля индекса. Поле столбца Индекс остается в этой строке пустым.

Определите, таким образом, остальные поля индекса. (Индекс может содержать

до 10 полей) Закончив выбор полей для индекса, выберите в столбце Порядок

сортировки вид сортировки данного индекса. При сортировке табли­цы по

составному индексу записи сначала сортируются по полю, ко­торое идет первым

в списке полей в окне «Индексы». Если первое по­ле содержит повторяющиеся

значения, то записи упорядочиваются по второму поля в этом списке и т.д.

Для корректировки индексов проведите соответствующие изме­нения

(удаление, вставку, замену полей таблицы) в окне «Индексы».

33) Связывание таблиц. Типы связей.

• Объединения таблиц в запросах. При добавлении

в запрос свя­занных таблиц и запросов установленные

между ними связи используются для их автоматического

объединения.• Отображения связанных записей в

подчиненных формах и отчетах. Обычно подчиненные

формы и отчеты используют­ся для отображения записей

из связанных таблиц. При разме­щении формы или отчета

в другой форме или отчете установ­ленные между ними

связи используются для отбора данных, которые следует

отображать в подчиненной форме или отчете..

Для того чтобы установить связь между таблицами или

запроса­ми, следует указать одно или несколько полей,

которые содержат одинаковые значения в связанных записях.

Обычно эти поля имеют одинаковые имена в обеих таблицах,

и одно из этих полей является ключевым полем своей таблицы.

Базы данных могут иметь 2 основных вида связей:

1). В виде системы плоских файлов, когда все данные содержатся

в 1 большом файле;

2). Реляционные базы, где данные хранятся в 2-х и более таблицах,

которые связываются с помощью связывающего поля (чаще всего

в этом качестве – первоначальный ключ первой таблицы, а в других

таблицах это же поле является обычным полем)

Между связанными таблицами могут существовать отношения

«один – к -одному», «один -к- многим», «много- к- одному» или

«много - ко- многим'».Отношение «один –к -одному» означает, что

каждая запись в глав­ной таблице может быть связан* не более, чем

с одной записью в под­чиненной таблице. В большинстве случаев

оба связанных поля явля­ются ключевыми гаи имеют уникальный индекс.

В случае отношения «один- к- многим» каждая запись в главной

таблице может быть связана с несколькими записями в подчиненной

таблице, т.е. каждое значение яз ключевого поля главной таблицы

может встретиться в подчиненной таблице столько угодно раз.

Анало­гично рассматривается хранение данных в отношении

«много- к- одному».Отношение «много -ко- многим» возникает

между таблицами, ес­ли одна из записей главной таблиц связана

более чем с одной запи­сью подчиненной таблицы и одна из записей

подчиненной таблицы связана более чем с одной записью главной таблицы.

Чтобы установить связь между таблицами, необходимо: • Открыть окно

диалога <Схема данных», выполнив команды Сервис/Схема данных.

• Добавить в это диалоговое окно связываемые таблицы, с по­мощью

команд Связи/Добавить таблицу.• Для связывания таблиц выберите поле

в первой связываемой таблице и переместите его с помощью мыши на

соответст­вующее поле второй таблицы.• В появившемся окне диалога

связи проверьте правильность имен связываемых полей. При необходимости

выберите дру­гие имена полей. Нажмите кнопку Создать.В диалоговом окне

«Схема данных» можно не только создавать связи между таблицами, но и:

• Изменить существующую связь• Удалить связь• Удалить таблицу из схемы

данных.Чтобы удалить связь между таблицами или таблицу: выделить таблицу

Delete

34) Запросы.Запросы обеспечивают быстрый

и эффективный доступ к инфор­мации, хранящейся

в базе данных. Позволяют организовать сортиров­ку

таблицы не только уникальному ключу, но и по ключам,

содержа­щим повторяющиеся значения, обрабатывать

одновременно данные из связанных таблиц.При выполнении

запроса Microsoft Access считывает -данные из таблицы и

отображает результат выполнения в режиме таблицы, образуя

динамический набор данных. При этом результат выполнения

запроса не сохраняется. Структура запроса хранит только

инструкции о том, как должны быть организованы данные

в результате запроса. На основании запроса можно разработать

форму или отчет. Этот процесс не отличается от создания формы

или отчета на основе таблицы.Таким образом запросы позволяют:

• Отображать поля.. • Отобрать записи. • Сортировать записи.

• Получить информацию о данных, хранящихся в разных таблицах.

• Выполнять вычисления. • Использовать запрос в качестве источника

данных для форм, отчетов, и других запросов. • Изменять табличные

данные. С помощью управляющих за­просов можно обновить, удалить

или добавить группу записей за одну операцию или создать новую

таблицу и включить в нее данные из одной или нескольких существующих

таблиц.Чтобы создать запрос, необходимо: • Перейти в главном окне базы

данных на вкладку Запросы и нажать кнопку Создать. • В окне диалога

выбрать опцию Конструктор и нажать клавишу ОК. • В связи с тем, что

запрос должен выполняться на основе таблицы или ранее созданного

запроса, выберите один из этих объектов и нажмите кнопку добавить.

Закроите окно диалога. На экране появиться окно конструктора

запросов. В верхней части окна конструктора запросов находится

схема данных запроса. Она содержит список таблиц, включенных в

запрос, и отображает связи между ними. Нижняя часть окна содержит

бланк запроса, содержащий поля и условия их выборки, который и

представляет собой сам запрос. При вызове запроса будут присутствовать

только те поля, которые размещены в бланке запроса. Для того, чтобы

добавить тле в бланк запроса, необходимо выделить это поле в схеме

ладных и мышкой перенести его в бланк запроса.Для удаления поля из

бланка запроса нажмите на область выбора столбца, а затем на клавишу Delete.

Порядок полей в бланке запроса определяет порядок их появле­ния во время

работы запроса. Для того, чтобы изменить расположение поля в этом списке,

необходимо: 1. Выделить перемещаемый столбец2. Переместить его мышкой

в новое место бланка запроса. Условия, при которых происходим выборка

данных из базы дан­ных, задаются с помощью строк бланка запроса.

Типы запросов.Запросы делятся на QBE запросы – запрос по образцу,

параметры которого устанавляиваются в окне конструктора запроса;

SQL запросы – запрос, созданный с помощью SQL структурированного

языка запросов, который позволяет составить любое число сложных операций.

SQL запрос – это последовательность инструкций, в которые могут входить

выражения и различные статистические ф-ции.

 

 

Запросы: подведение итогов.

При выполнении запроса можно вычислять значения

по одному или нескольким полям исходной таблицы.

При этом результаты вычислений не запоминаются,

а выполняются каждый раз при запуске запроса,

поэтому всегда содержат текущие значения базы данных.

Чтобы создать вычисляемое поле, необходимо:

Установить маркер в пустую ячейку первой строки бланка

запроса.Вместо имени поля ввести текст, который будет

выводиться в этом поле во время выполнения запроса.

Итоговые запросы, это запросы, выполняющие вычисления

в группах записей, например нахождение среднего,

минимального, мак­симального значения поля,

суммирование полей. Чтобы создать итоговый

запрос, необходимо: • Создать обычный запрос, находясь

в конструкторе запросов.• Выбрать Вид/Групповые операции,

либо нажать кнопку Групповые операции на панели

инструментов. В бланке запроса появится новая строка

с наименованием Групповая операция. В этой стро­ке вы

должны указать тип выполняемого вычисления.Для удаления

строки Групповая операция необходимо нажать еще

раз кнопку Групповая операция.Операции, допустимые в

строке Групповая операция:• Sum — сложение

• Avg — среднее значение • Min - минимальное значение

• Мах - максимальное значение • Count - количество записей,

содержащих не пустые значения • StDev - стандартное отклонение

• Var - дисперсия • First - значение в первой записи

• Last — значение в последней записиГруппировка позволяет получить

вычисляемую информацию о подгруппах записей в таблице.

Также можно создавать группы внутри групп.

Модифицирующие запросы

Типы модифицирующих запросов:

Запросы создания таблиц

Запросы удаления

Запросы добавления

Запросы замены

Изменения, происходящие в результате выполнения

запросов этих типов, производятся в таблицах базы

данных и являются необратимыми.

Чтобы создать один из типов модифицирующего запроса,

не­обходимо:1. Создать запрос на базе таблицы (таблиц)

2. Выбрать поля, которые необходимо модифицировать

3. Установить тип создаваемого запроса с помощью команд

Сохранение запросов

Для cохранения запроса выполните команду Файл/Сохранить как.

Если будет совершена попытка закрыть не сохраненный запрос

MS Access сам предложит вам это сделать.

Задайте имя запроса н нажмите кнопку ОК. Имя запроса не должно

повторять имя таблицы.При выполнении команды Открыть в окне

базы данных MS Aссess запустит на выполнение запрос.Если

необходимо изменить запрос выберите его в окне базы данных и

нажмите кнопку Конструктор. После внесения изменений можно

запустить выполнение, запроса из окна конструктора, нажав кнопку Запуск.

39) Формы.Формы предназначены для ввода информации

в базу данных, а также для изображения этой информации

для последующего просмотра, изменения и печати.

Конст­руктор форм MS Access позволяет разрабатывать формы,

которые:• используют при изображении данных различные

шрифты, цвета, заливки и другие графические эффекты;

• выглядят, как знакомые бумажные бланки;

• выполняют вычисления;

• содержат диаграммы;

• изображают данные из нескольких таблиц;

• автоматизируют выполнение некоторых операций.

Все данные в форме содержаться внутри элементов управления.

Элементы управления - это объекты, размещенные в форме и

предна­значенные для изображения данных или выполнения

операций. Неко­торые элементы управления связаны с полями

базовой таблицы или базового отчета, чтобы их можно было

использовать для ввода значе­ний в эти поля или изображения

значений из них. Создание форм.Пользователь может создать

форму с помощью или без помощи мастера по разработке форм.

В начале разработки формы для ввода или просмотра данных в

базе данных необходимо связать форму с таблицей (запросом),

кото­рая будет источником данных для этой формы. Если все

данные нахо­дятся в одной таблице, в качестве источника данных

необходимо вы­брать эту таблицу. Если данные содержаться в

нескольких таблицах необходимо создать запрос, отбирающий

нужные данные, и использовать этот запрос в качестве источника

данных для формы.Для создания формы в MS Access можно использовать:

Конструктор форм.Мастер форм.Автоформа: в столбец. Позволяет

автоматически создать форму с долями, расположенными в один

столбец. Значение каждого поля располагается в отдельной строке.

Одновременно изображается одна запись. Автоформа: ленточная.

Позволяет автоматически создать ленточную форму. Поля формы

расположены в одну строку, что позволяет сочетать преимущества

отображения данных в табличном виде и форме.

Автоформа: табличная. Позволяет автоматически создать табличную

форму. Табличная форма создается аналогично ленточной, но при

запуске на формирование форма открывается в режиме таблицы.

В отличии от ленточной формы, каждая запись находится на отдельной странице.

Диаграмма. Позволяет создать форму с диаграммой.

Для создания формы в режиме конструктора, необходимо:

• В окне базы данных перейти на вкладку формы.

• Нажать к