Наиболее распространенной реляционной СУБД является MS Access.

Таблица MS Access может содержать поля следующих типов:

o Текстовый - для текстовой информации и чисел при невыполнении математических расчетов. Для текстового поля обычно указывается длина – максимальное количество символов, которое может храниться в этом поле. Длина поля не должна превышать 255 символов.

o Поле MEMO – для хранения произвольного текста, комментариев (до 64 000 символов).

o Числовой – для хранения чисел при выполнении над ними математических операций. Для числовых полей указывается «размер поля», то есть вид числа. Это может быть байт, целое или вещественное число.

o Денежный – специальное числовое поле используется для операций с деньгами.

o Дата/время – предназначено для хранения информации о дате и времени. (Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно). Для даты обычно указывается формат представления. Например, дату можно представить в виде 12.04.61 или 12 апреля 1964, или апр, 12, 1964.

o Счетчик - специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи.

o Логический – может иметь только одно из двух возможных значений «Да» или «Нет».

o Поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Microsoft Excel или рисунок Paint), созданный другим приложением.

Таблицы являются важнейшими объектами MS Access. Они предназначены для хранения данных.

 

Кроме таблиц, база данных MS Access ожжет содержать следующие объекты:

o Формы – предназначены для удобного ввода данных в таблицу и отображения данных на экране. Например, можно создать форму для ввода информации о студентах, чтобы экран компьютера напоминал «личную карточку». Форма может содержать не только информацию из таблицы, но и рисунки. подписи, а также средства для автоматизации работы приложения. Например, на форме можно разместить кнопку, при нажатии на которую открывается другая форма или выполняется какое-то действие.

o Запросы – предназначены для выборки из таблиц информации, удовлетворяющей определенным условиям. Например, из таблицы. содержащей информацию обо всех студентах колледжа, можно выбрать и вывести на экран только информацию о студентах 1 курса.

o Отчеты – предназначены для создания печатных документов

o Макросы и модули – средства для автоматизации работы приложения. Можно считать, что это небольшие программки, предназначенные для выполнения часто повторяющихся последовательностей действий.

 

Таблицы. формы, запросы и отчеты можно открывать в режиме конструктора и в режиме данных.

Режим конструктора (кнопка с синим чертежным треугольником, самая левая на панели инструментов) позволяет изменить структуру объекта. Например, если открыть таблицу в режиме конструктора, то можно добавить к ней поля (колонки), изменить типы и размеры полей. В форме в режиме конструктора можно перемещать поля по бланку формы, менять их размеры, добавлять и удалять надписи и картинки, задавать цвета и так далее. В запросах в режиме конструктора можно определять критерии отбора и вид сортировки. Но при открытии объекта в режиме конструктора самих данных, хранящихся в базе, не видно.

Режим данных (кнопка в виде серой таблички, слева на панели инструментов) позволяет увидеть объект с хранящимися в базе данными. При открытии таблицы в режиме данных в таблицу можно добавить записи (строчки), удалить или изменить их. Открытая в режиме данных форма будет отображать информацию из таблиц, а запрос – выводить на экран отобранную по заданному критерию информацию из таблиц.

Помимо MS Access, широко распространенными реляционными СУБД являются FoxPro, Paradox, Clipper, dBase и другие.

Базы данных.

База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.
Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). СУБД используются для упорядоченного хранения и обработки больших объемов информации.

СУБД организует хранение информации таким образом, чтобы ее было удобно:

• просматривать,

• пополнять,

• изменять,

• искать нужные сведения,

• делать любые выборки,

• осуществлять сортировку в любом порядке.

Классификация баз данных:

• По характеру хранимой информации: 
— Фактографические (картотеки),
— Документальные (архивы)

• По способу хранения данных:
— Централизованные (хранятся на одном компьютере),
— Распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях).

• По структуре организации данных:
— Табличные (реляционные),
— Иерархические,

Информация в базах данных структурирована на отдельные записи, которыми называют группу связанных между собой элементов данных. Характер связи между записями определяет два основных типа организации баз данных: иерархический и реляционный.

В иерархической базе данных записи упорядочиваются в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным «спуском» со ступени на ступень. Иерархическая база данных по своей структуре соответствует структуре иерархической файловой системы.

Реляционная база данных, по сути, представляет собой двумерную таблицу. 
Столбцы таблицы называются полями: каждое поле характеризуется своим именем и топом данных. Поле БД – это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.

В реляционной БД используются четыре основных типов полей:

1. Числовой,

2. Символьный (слова, тексты, коды и т.д.),

3. Дата (календарные даты в форме «день/месяц/год»),

4. Логический (принимает два значения: «да» - «нет» или «истина» - «ложь»).

Строки таблицы являются записями об объекте. Запись БД – это строка таблицы, содержащая набор значения определенного свойства, размещенный в полях базы данных.

Системы управления базами данных позволяют объединять большие объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определенным критериям и т. п.

Современные СУБД дают возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы.
Простота использования СУБД позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями. СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.
Популярные СУБД - FoxPro, Access for Windows, Paradox. Для менее сложных применений вместо СУБД используются информационно-поисковые системы (ИПС), которые выполняют следующие функции:

• хранение большого объема информации;

• быстрый поиск требуемой информации;

• добавление, удаление и изменение хранимой информации;

• вывод ее в удобном для человека виде.