MS Access.Выбор данных из таблиц с помощью запросов-действий.

Для быстрого изменения, вставки, создания или удаления наборов данных из базы данных используются управляющие запросы или запросы-действия. Создание запросов-действий аналогично созданию запросов-выборок. Отличие лишь в том, что в режиме конструктора запросов необходимо указать тип действий над выбранными записями. Существует всего четыре типа запросов-действий: Создание таблицы, обновление, удаление, добавление Создание таблицы. Этот запрос позволяет сохранить набор данных, вышедших в ответ на запрос, в виде таблицы. Обновление. Используется для того, чтобы обновить значения некоторых полей для всех записей, вышедших в ответ на запрос. Удаление. Используется для удаления всех записей, вышедших в ответ на запрос. Добавление. Используется для добавления данных в имеющуюся таблицу. ACCESS отмечает запросы-действия специальными значками. Особенности работы с запросами-действиями Для того чтобы обезопасить себя от каких-либо случайностей, необходимо перед выполнением запроса-действия создать резервную копию используемой таблицы. Для создания резервной копии таблицы необходимо перейти в окно базы данных, выбрать таблицу, в которой произойдут изменения, а затем воспользоваться командой Правка/Копировать. Затем выполнить команду Правка/Вставить, и в диалоговом окне указать имя для копии таблицы. Создание запросов на обновление, добавление и удаление невозможно без разрушения целостности данных, поэтому упражняться лучше на созданной копии таблице. Новый запрос желательно создать вначале как запрос на выборку. Так вы сможете проверить правильность отбора записей. Прежде чем щелкнуть по кнопке Запуск, просмотрите результат в режиме таблице, воспользовавшись кнопкой Вид. Быстрое переключение между режимами Конструктора и Выполнения обычно осуществляется с помощью одноименных пиктограмм, расположенных на панели инструментов.

 

 

36. MS Access.Выбор данных из таблиц с помощью итоговых запросов. Создание запросов с вычисляемыми полями. Построитель выражений.

Для сохранения результатов выборки в реально существующей таблице используются запросы на создание таблицы. Это ускоряет доступ к данным, полученным по запросу. Сохранение в виде отдельной таблицы полезно и в том случае, если какие-либо данные нужно хранить в течение длительного времени. Например, сводную информацию по годам необходимо хранить в течение 5 лет. Для этого создается итоговый запрос и результат его выполнения сохраняется в виде отдельной таблицы. Для этого в режиме Конструктора запросов нужно выбрать команду Запрос/Создание таблицы. Access выведет на экран диалоговое окно «Создание таблицы», где нужно указать имя таблицы, в которой будут сохранены результаты выборки.

Можно создать поле, в котором будут отображаться результаты вычислений, определенных в выражении, или которое будет управлять значениями поля. Откройте запрос в режиме конструктора. Введите выражение в пустую ячейку в строке Поле. Если выражение содержит имя поля, то это имя необходимо заключить в скобки. После нажатия клавиши ENTER или перехода в другую ячейку Microsoft Access задаст имя поля по умолчанию в формате «ВыражениеN», где N представляет собой целое число, увеличивающееся для каждого нового поля в запросе, содержащего выражение. Имя находится перед выражением; после имени добавляется двоеточие. В режиме таблицы это имя служит заголовком столбца. Подстроку «ВыражениеN» можно выделить и ввести вместо нее более содержательное имя, например «НоваяЦена». Если выражение содержит одну или несколько статистических функций (Sum, Avg, Count, Min, Max, StDev или Var), а бланк запроса включает другое поле или поля, которые необходимо использовать для группировки, нажмите кнопку Групповые операции на панели инструментов (если строка Групповая операция еще не отображена на экране). Оставьте в ячейке Групповая операция группируемого поля значение Группировка, а в вычисляемом поле измените значение Группировка на Выражение. При необходимости введите условия отбора.

Построитель выражений предоставляет возможность поиска и вставки компонентов выражения, которые сложно запомнить, например идентификаторов (имен полей, таблиц, форм, запросов и т. д.), а также имен и аргументов функций. С помощью построителя выражений можно написать выражение «с нуля» или выбрать одно из готовых выражений для отображения номеров страниц, текущей даты, а также текущей даты и времени. Построитель выражений можно запускать из большинства областей Microsoft Office Access, где выражения создаются вручную, например из свойства Данные элемента управления или свойства Условие на значение поля таблицы. Как правило, если отображается кнопка Построить, ее можно нажать для запуска построителя выражений.

 

Формы. Создание форм с помощью мастера. Примеры.

Через формы может осуществляться ввод данных во взаимосвязанные таблицы базы данных, просмотр данных, а также их изменение. Работая с формой, пользователь может добавлять, удалять и изменять записи таблиц, получать расчетные данные. В процессе работы может осуществляться контроль вводимых данных, устанавливаться ограничения на доступ к данным, выводиться необходимые сообщения. Формы являются основой разработки диалоговых приложений пользователя для работы с базой данных.

В Access на вкладке Создать есть несколько инструментов для быстрого создания форм, каждый из которых позволяет создать форму одним щелчком мыши. Однако если необходимо выбрать поля для отображения на форме, лучше воспользоваться мастером форм. В мастере также можно определить группировку и сортировку данных и использовать поля из одной или нескольких таблиц или запросов (при условии предварительного указания связей между таблицами и запросами). Запуск мастера форм На вкладке Создать в группе Формы нажмите кнопку Мастер форм.Следуйте инструкциям на страницах мастера форм. Примечание. Для добавления к форме полей из нескольких таблиц или запросов не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса на первой странице мастера форм. Вместо этого повторите указанные действия для выбора другой таблицы или запроса и щелкните все дополнительные поля, которые требуется включить в форму. Для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.В мастере форм можно получить различные результаты в зависимости от выбранных параметров. Поэтому рекомендуется запустить мастер несколько раз, попеременно экспериментируя с параметрами, пока не будет получен нужный результат.

 

Отчеты в MS Access.

В программе Access можно создавать различные типы отчетов, отвечающие разнообразным требованиям. Существует несколько способов создания отчета Access:

Автоотчет Функция «Автоотчет» позволяет быстро создать отчет, включающий все сведения заданной таблицы или данные, извлеченные в результате запроса. В качестве основы для отчета можно использовать таблицу или результат запроса.

Мастер отчетов Мастер отчетов позволяет быстро создать отчет на основе данных нескольких таблиц или запросов. В качестве основы для отчета можно использовать сочетание таблиц и запросов.

Режим конструктора С одной стороны, создание отчетов в режиме конструктора занимает больше времени, чем создание отчета с помощью мастера отчетов или функции «Автоотчет», но с другой стороны, отчеты, созданные в режиме конструктора, можно настроить таким образом, чтобы они максимально отвечали требованиям пользователя. Например, можно сортировать и фильтровать данные более подробно, нежели это позволяет мастер отчетов. Режим конструктора также открывает больше возможностей для настройки внешнего вида отчета.

 

 

MS Access.Создание главной кнопочной формы (меню). Макросы. Примеры.

Главная кнопочная форма (ГКФ) - это главное меню базы данных. Главная кнопочная форма отображается при запуске базы данных и обеспечивает навигацию по базе данных и придает ей законченный вид. В диспетчере кнопочных форм имеются команды для открытия форм и отчётов, но нет команд для открытия запросов и таблиц. Для открытия кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.

Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных, (например, «Успеваемость_ студентов») и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм.

Технология создания кнопочных форм следующая:

1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);

2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);

3) создать элементы главной кнопочной формы;

4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;

5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;

6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

Макрос — это набор команд, которые можно применить, нажав всего лишь одну клавишу. С помощью макроса можно автоматизировать любое действие, которое выполняется в используемом приложении, и даже выполнять действия. Макросы можно использовать для автоматизации выполнения повторяющихся действий при редактировании документа, оптимизации выполнения трудоемких задач и для создания решений, например для автоматизации создания документов.