Ввод, редактирование и просмотр данных в MS Access. Изменение макета таблицы.

Если необходимо добавить данные в базу данных Microsoft Office Access 2003 или внести изменения в содержащиеся в ней данные, большую часть работы можно выполнить в режиме форм и таблиц.

В приложении Access предусмотрен режим таблицы для каждой таблицы и каждого запроса. Этот режим можно применять для добавления, изменения и удаления данных. При открытии таблицы в режиме таблицы произведенные изменения сохраняются непосредственно в таблице. При открытии запроса в режиме таблицы произведенные изменения сохраняются в таблицах, на которых основан запрос. Формы можно создавать на основе одной или нескольких таблиц или запросов, а затем использовать эти формы для добавления и редактирования данных в соответствующих таблицах. Формы позволяют настроить интерфейс пользователя для ввода данных, применение форм обычно считается лучшим способом работы с данными. Макет таблицы — это вид, в котором данные отображаются в окне в режиме Таблицы. По умолчанию формируется стандартный макет таблицы, который можно увидеть на экране. Асcess позволяет изменить макет таблицы. При этом можно изменить его как для всех таблиц данного приложения, так и только для одной таблицы. Для того чтобы изменить макет для всех таблиц, необходимо изменить параметры Access. Это выполняется с помощью команды Сервис, Параметры (Tools, Options). Для изменения формата отображения конкретной таблицы служит панель инструментов Формат (режим таблицы), а также команда главного меню Формат (Format). Для отображения панели инструментов Формат (режим таблицы) необходимо в меню Вид (View) выбрать команду Панели инструментов (Toolbars) и установить флажок Формат (режим таблицы)

33. MS Access.Ключевые поля. Определение и редактирование связей между таблицами.

Каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Такие поля называют первичным ключом таблицы. Если для таблицы определен первичный ключ, то Microsoft Access предотвращает дублирование ключа или ввод значений Null в эти поля. В Microsoft Access допускается определение первичных ключей трех типов. Ключевые поля счетчика: Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносился порядковый номер. Простой ключ Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющиеся значения или значения Null. Составной ключ В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим». Примером такой таблицы может служить таблица «Заказано», связывающая таблицы «Заказы» и «Товары». Ключ в этой таблице состоит из двух полей: «КодЗаказа» и «КодТовара». В таблице «Заказано» может быть представлено много товаров и много заказов, но каждый товар включается в заказ только один раз, поэтому комбинация значений полей «КодЗаказа» и «КодТовара» достаточна для образования ключа.

Тип отношения в создаваемой Microsoft Access связи зависит от способа определения связываемых полей.

Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса.

Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц.

Для отношений, в которых проверяется целостность данных, пользователь имеет возможность указать, следует ли автоматически выполнять для связанных записей операции каскадного обновления и каскадного удаления. Если включить данные параметры, станут возможными операции удаления и обновления, которые в противном случае запрещены условиями целостности данных. Чтобы обеспечить целостность данных при удалении записей или изменении значения первичного ключа в главной таблице, автоматически вносятся необходимые изменения в связанные таблицы.

MS Access.Выбор данных из таблиц с помощью запросов-выборок. Создание запросов с “параметрами”. Примеры.

Запросы – объекты базы данных, чаще всего извлекающие из таблиц или других запросов информацию согласно заданным условиям. Это виртуальные таблицы (существующие в оперативной памяти компьютера. На диске хранится лишь структура самого запроса, формулы и условия, по которым будут отбираться данные), не являющиеся хранилищем информации; но через большинство запросов можно менять информацию, создавать вычисляемые поля (значения которых также не хранятся на жёстком диске).

Самым распространённым является запрос на выборку, выдающий из массива данных информацию, которая отвечает нашим требованиям. Например, можно выбрать из таблицы «Сотрудники» работников, возраст которых не больше 28 лет, имеющих высшее образование, несемейных. Бывает ситуация, когда в условии запроса меняется переменная (дата, процент увеличения, надбавка и т. д.). Вместо того, чтобы каждый раз переписывать меняющуюся переменную в одной и той же формуле, предложим программе каждый раз выводить диалоговое окно для введения конкретного параметра. Например, нам часто нужны сведения по сотрудникам, фамилия которых начинается с определённой буквы. Можно сделать около 30 запросов (для почти всех букв русского алфавита), чтобы получать требуемые данные, но это займёт много времени для создания запросов, загромоздит базу данных и вызовет путаницу. Вместо этого создадим один запрос для формирования списка сотрудников, который будет нас спрашивать, с какой буквы начинающиеся фамилии мы хотим видеть. В поле «Условие отбора» (режим конструктора) введём: Like [Введите первую букву фамилии]& «*».Знак амперсанда «&» указывает на необходимость сцепления введённой буквы с остальными символами искомой ячейки, так как «*» обозначает любое количество символов после первой буквы фамилии. При запуске запроса на выполнение появляется окошко с просьбой ввести первую букву фамилии. Введём букву «А». После ввода буквы «А» и нажатия на кнопку «ОК» появляется окно запроса с отобранными записями.