Делопроизводственное обеспечение управления персоналом.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом — создание условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания (или получения) работниками кадровой службы до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями по делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом являются:

· своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

· доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам;

· регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

· контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям.

Виды документации по управлению персоналом – разделение всей кадровой документации на группы в зависимости от ее функционального назначения. Различают:

· распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;

· персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.

· учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;

· плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;

· отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

Весьма актуальной проблемой кадрового менеджмента является совершенствование документационного обеспечения службы управления персоналом.

Унифицированные формы первичной учетной документации утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. №1 (Постановление Госкомстата РФ "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" N 1 от 05.01.2004):

Т-1 Приказ о приеме работника на работу

Т-1а Приказ о приеме работников на работу

Т-2 Личная карточка работника

Т-2 ГС Личная карточка государственного служащего

Т-3 Штатное расписание

Т-4 Учетная карточка научного работника

Т-5 Приказ о переводе работника на другую работу

Т-5а Приказ о переводе работников на другую работу

Т-6 Приказ о предоставлении отпуска работнику

Т-6а Приказ о предоставлении отпуска работникам

Т-7 График отпусков

Т-8 Приказ о прекращении трудового договора с работником

Т-8а Приказ о прекращении трудового договора с работниками

Т-9 Приказ о направлении работника в командировку

Т-9а Приказ о направлении работников в командировку

Т-10 Командировочное удостоверение

Т-10а Служебное задание для направления в командировку

Т-11 Приказ о поощрении работника

Т-11а Приказ о поощрении работников

Т-12 Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Т-13 Табель учета рабочего времени

Т-49 Расчетно-платежная ведомость

Т-51 Расчетная ведомость

Т-53 Платежная ведомость

Т-53а Журнал регистрации платежных ведомостей

Т-54 Лицевой счет

Т-54а Лицевой счет (СВТ)

Т-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

Т-61 Записка-расчет при прекращении трудового договора с работником

Т-73 Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору

Ведение кадрового делопроизводства предусматривает оформление многочисленного количества документов (см. неполный перечень выше). Порядок организации кадрового делопроизводства во многом зависит от структуры бухгалтерии и организации бухгалтерского учета(http://www.buhsoft.ru/?title=blanki/2/kadr/main.php).

Оформление трудовых отношений включает большое количество видов работ. Они могут быть сгруппированы в следующие 10 групп:

· Своевременное оформление приема, перевода и увольнений работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия.

· Учет личного состава, выдача справок о трудовой деятельности работников.

· Хранение и заполнение трудовых книжек.

· Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям, подготовка документов по пенсионному страхованию, а также для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям в орган социального обеспечения.

· Работа по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры».

· Создание и обновление банка данных о персонале, представление нужной информации.

· Разработка должностных инструкций для работников на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

· Формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений.

· Подготовка материалов для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий.

· Подготовка документов к сдаче в архив в связи с истечением срока их текущего хранения.

При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление (или начальник структурного подразделения составляет докладную записку), которые являются основанием для издания распорядительного документа. Руководитель организации издает приказ.

Трудовая деятельность сотрудника регулируется приказами о командировках, об отпусках, о переводе, об увольнении, о поощрениях и др. Проект приказа по личному составу подписывается руководителем организации, датируется и регистрируется. На приказе сотрудник, относительно которого он был издан, должен поставить свою визу («С приказом ознакомлен»), дату и подпись. С приказа снимают две копии — для личного дела и для бухгалтерии — и заверяют у секретаря или в отделе кадров.

Кроме того, прием на работу может сопровождаться заключением трудового договора (контракта), заполнением работником анкеты (личного листа по учету кадров), составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2). При переводе работника на другую работу используется такой документ, как представление. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков. При совершении работником поступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку или отдел кадров фиксирует нарушения составлением акта. Даже такое не самое полное перечисление видов документов, создаваемых кадровой службой, свидетельствует об их многообразии.

Организация текущего хранения документов важна для их сохранности. Первые подлинные экземпляры подписанных руководителем организации приказов о приеме па работу, переводах, увольнениях формируются в отдельное дело за один календарный год. Внутри дела приказы располагаются в хронологическом порядке. Документы, явившиеся основанием для издания приказов, формируются в отдельное дело, где они расположены в хронологическом порядке. Отдельно формируются дела с приказами о предоставлении отпусков и взысканиях, с приказами о командировках со служебными записками — основаниям и для издания приказов.

 

 

 

Приложение 1