Раздел 4.Табличный процессор MSExcel

 

Содержание программы:

Форматирование ячеек. Работа с формулами. Использование различных типов адресации. Встроенные функции. Построение диаграмм.

Методические указания:

Основная часть окна Excel занята чистым рабочим листом (или таблицей), разделенным на отдельные ячейки. Столбцы оза­главлены буквами, строки - цифрами. Если щелкнуть мышью на любой ячейке, то она выделяется серой рамкой. Слева на строке формул в поле Имя будет показан адрес текущей ячейки, а в Строке формул - ее содержимое.

Внизу окна находятся ярлыки рабочих листов, которые ис­пользуются для быстрого переключения и перехода на любой из них.

При работе с Excel может понадобиться увеличить количество листов рабочей книги. Чтобы вставить новый лист в рабочую книгу, необходимо воспользоваться контекстным меню или кнопкой Вставитьлист. Д ля удаления листа из контекстного меню на яр­лычке листа выбрать команду Удалить. По умолчанию Excel присваивает листам рабочей книги стан­дартные имена (Лист 1, Лист 2...). Для переименования листа необходимо из контекстного меню на ярлычке листа выбрать команду Переименовать. Для переименования листа можно также выпол­нить двойной щелчок на ярлычке листа и ввести новое имя.

Ячейки рабочего листа могут содержать значения (числа, текст, дату и т.п.) или формулы. Вводить и редактировать ин­формацию можно в строке формул или непосредственно в ячейке.

Если после ввода вместо числа отображаются знаки # или число в степенной форме, то это означает, что ширина ячей­ки недостаточна для его отображения.

Отредактировать введенную информацию можно непосредст­венно в ячейке или используя строку формул.

При работе с Excel часто возникает необходимость упорядочить последовательность дат, чисел или текстов. Для построения прогрес­сии необходимо ввести первое число, выделить диапазон ячеек и выполни­ть команду: Главная — кнопка выбор в группе Редактирование — Прогрессия — в окне Прогрессия включите переключатели типа прогрессии и в поле Шаг введите число.

Для создания последовательности чисел или дат с помощью маркера заполнения нужно:

· ввести в две соседние ячейки первые два значения последовательности;

· выделить эти две ячейки;

· перетащить маркер заполнения вниз или направо до конца области, которую нужно заполнить.

Для того чтобы вставить ячейку, строку или столбец, надо вы­брать из меню Главная в группе Ячейки команду Вставить.

Для удаления строки (столбца) или ячеек надо, выделив их, выбрать из меню Главная в группе Ячейки команду Удалить или воспользо­ваться контекстным меню.

Excel располагает средствами форматирования, которые позволяют придать документу четкость и выразительность.

Для форматирования информации в таблице используются необходимые команды меню Главная группы Шрифт, Выравнивание, Стили.

Для изменения рас­положения информации в ячейке служат кнопки выравнивания, с помощью которых можно выровнять информацию по левой, по правой границе, по центру или ширине ячейки. Кроме того, можно выровнять текст по центру не только по горизонтали, но и по вертикали.

С помощью кнопки Граница можно выбрать различный тип ли­ний для обрамления ячеек, а так же цвет линий. Определить формат данных можно с помощью группы кнопок Число, выбрав необходимый формат из предложенного списка.

По умолчанию все ячейки имеют один и тот же размер, кото­рый в случае необходимости можно изменять. Для изменения ширины колонки надо стать на границу заголовка колонки, и, нажав левую клавишу мыши, установить требуемый размер.

Для того чтобы объединить ячейки, не­обходимо выделить диапазон ячеек и воспользоваться кнопкой Объеди­нить и поместить в центре на панели инструментов.

Для задания переноса по словам необходимо выделить ячейку и воспользоваться кнопкой Переностекста.

После ввода формулы в ячейку сразу появляется результат вычисления. Формула должна начинаться со знака равенства, за которым следует набор вычисляемых величин. Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек не только данного листа, но и другой книги.

В Excel указать положение ячейки можно с помощью относительной или абсолютной ссылки. В относительных ссылках при копировании формулы на новое место ссылки на ячейки изменяются относительно перемещения.

Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, необходимо использовать абсолютные ссылки. Это означает, что при копировании формулы на новое место ссылки на ячейки не изменяются относительно перемещения.

Для создания абсолютной ссылки на ячейку необходимо нажать функциональную клавишу F4.

Если при копировании формулы нужно сохранить фиксированным только один параметр, т. е. номер строки или номер столбца, используются смешанные ссылки.

Функции получают информацию, передаваемую в качестве аргументов и возвращают результат. Аргументы заключаются в скобки и располагаются после имени функции.

Для работы с функциями необходимо пользоваться Мастеромфункций. Для его вызова на вкладке Формулы используется группа Библиотекафункций, кнопки Автосумма или Вставитьфункцию.

В простейшем случае все сводится к двум шагам. На первом шаге надо выбрать функцию из предложенного перечня, а на втором ввести необходимые аргументы. После выбора функции под строкой формул появляется панель формул, в которой нужно заполнить все поля аргументов.

В панели формул под полями аргументов приведено краткое описание выбранной функции. Для более под­робного знаком­ства с данной функцией необ­ходимо нажать кнопку справки.

Наиболее часто приходится применять функцию суммирования значений, поэтому эта функция выведена на стандартной панели инструментов как кнопка Автосумма.

Для того чтобы подсчитать сумму значений ячеек необходимо.

1. Активизировать ячейку, куда нужно поместить результат.

2. Нажать кнопку Автосумма на панели инструментов

3. Выделить диапазон ячеек, значения которых необходимо просуммировать, и нажать <Enter>.

Excel позволяет улучшить наглядность представления данных с помощью различных диаграмм. Для создания диаграммы необходимо выделить ячейки, на основе которых будет строиться диаграмма и в меню Вставка в группе Диаграммы выбрать необходимый тип диаграммы. Все необходимые для работы команды находятся в меню Работа с диаграммами, включающее в себя вкладки Конструктор, Макет, Формат.

Для изменения размеров диаграммы необходимо выделить ее и, перемещая маркеры изменения размеров по углам, установить требуемый размер.

Если нужно удалить диаграмму, выделяем ее и нажимаем клавишу <Delete>.

Контрольные вопросы:

1. Назовите особенности применения различных типов адресации ячеек?

2. Назовите последовательность построения диаграммы?

Раздел 5. Компьютерные сети

Содержание программы:

Организация обмена информацией в сети. Адресация объектов в Интернет. Способы доступа в Интернет. Услуги Интернет. Интернет-технологии электронной коммерции.

Методические указания:

Особенности организации компьютерных сетей определяют базовые целевые установки, положенные в основу создания КС. Их три:

· мобилизация ресурсов на решение более сложной задачи;

· минимизация информационных и вычислительных ресурсов путем коллективного использования наиболее дорогих из них;

· интеллектуализация коммуникаций.

Усредненная геометрическая схема соединения (конфигурация физического подключения) узлов сети называется топологией сети. Существует большое количество вариантов сетевых топологий, базовыми среди которых являются: шина, кольцо, звезда.

Интернет — метасеть, состоящая из многих сетей, которые работают согласно протоколам се­мейства ТСР/IР, объединены через шлюзы, используют единое адресное пространство и пространство имен.

Набор правил и соглашений, используемый при передаче данных между компьютерами в сети, называется протоколом.

В основе протокола ТСР/IР (ТгаnsmissionControlProtocol) лежит технология, известная как коммутация пакетов: передаваемая информация разбивается на фрагменты — пакеты, каждый из которых передается адресату независимо от остальных (часто даже по разным маршрутам). Когда все пакеты поступают на принимающий компьютер, осуществляется их преобразование к исходному виду. Принимающий компьютер контролирует целостность и полноту поступившей информации, автоматически отправляя запрос на дублирование пакетов и повторную пересылку в случае утраты одного или нескольких из них.

Протокол IР отвечает за адресацию сетевых узлов, а протокол ТСР обеспечивает доставку сообщений по нужному адресу (т. е. контролирует установление надежного соедине­ния между двумя машинами, выбирает оптимальный размер пакета передаваемых данных и осуществляет повторную пе­ресылку информации в случае сбоя).

У сети Интернет нет владельца, как нет и единоличного руководителя. Высший координирующий орган — ISOC (InternetSOCiety — Сообщество Интернет) — общество с добровольным членством. Его цель — способствовать гло­бальному обмену информацией посредством этой сети. Оно назначает Совет по работе Интернет-IAB, который функционирует на общественных началах и отвечает за техническую политику, поддержку и управление Интернет. IAB регулярно утверждает новые стандарты и распределяет некоторые ресурсы.

В Интернет нет единого пункта подписки или регистрации. Пользователь контактирует с провайдером. Провайдер Интернет — поставщик услуг Интернет (реализует роль посредника между конечным пользователем и Интернет). Провайдер оплачивает дорогие каналы связи, вкладывает большие средства в высокопроизводительные серверы, линии связи и модемы, а затем предоставляет непосредственным пользователям возможность доступа к Интернет.

Уникальные номера, которые применяются для идентификации компьютеров в Интернет, называются 1Р-адре­сами. IP -адрес состоит из 32-разрядного битового слова (4 бай­та), которое для удобства записывается в виде четырех чисел (каждое не больше 255), отделенных друг от друга точками. Например, 192.67.113.33. Крайнееслева число обозначает крупную сеть; числа, которые стоят правее, указывают на более мелкие участки внутри этой сети, и так до конкретно­го компьютера. Такая адресация используется компьютерами, а для удобства пользователя разработана параллельная система адресов, называемая доменной.

Система доменных имен (DNS), определяющая компьютеры и организации, в которых они установлены, также имеет иерархическую структуру, но устроена по-другому. Если в IР-адресе наиболее общая инфор­мация указана слева, то в доменных именах она стоит справа. Полное доменное имя, как и IР-адрес, позволяет однозначно идентифици­ровать любой хост или домен в Интернет, однако оно ин­формативней для пользователя. Сравните, например, IР- и доменный адреса сервера компании Мicrosoft: 207.68.156.58 и Мicrosoft.com.

К основным службам (видам сервиса ) сети Интернет относят WWW, электронную почту, телеконференции, TELNET, FTP.

 

Раздел 6. Сервисное ПО

При эксплуатации персональных компьютеров возможны повреждение или потеря информации на магнитных дисках из-за физической порчи поверхности диска, неправильной корректи­ровки или случайного уничтожения файлов, разрушения информации компьютерным вирусом, а также может появиться потребность уменьшения объемов хранимых файлов даже в условиях использования запоминающих устройств большой емкости. Для создания архивных копий раци­онально использовать специально разработанные программы архивации файлов, которые сжи­мают информацию.

Степень сжатия файла при архивировании зависит от его формата. Некоторые форматы дан­ных (например, графические) предполагают сжатие, выполняемое программой, создающей файл данного типа. Но даже такие файлы современные архиваторы уменьшают в размерах. Лучше всего сжимаются при архивации текстовые файлы (на 50—70 %), несколько хуже программы (20—30 %).

Принцип работы любого архиватора базируется на поиске в файле "избыточной" информа­ции и ее последующем кодировании с целью получения минимального объема. Самым извест­ным методом архивации файлов является сжатие последовательностей одинаковых символов. Например, внутри файла находятся последовательности байтов, которые часто повторяются. Вместо того чтобы хранить каждый байт, фиксируются количество повторяющихся символов и их позиция. Описанный метод является простым и очень эффективным способом сжатия файлов. Если обрабатываемый текст содержит небольшое количество последовательностей повторяю­щихся символов, то такой метод не обеспечивает большой экономии объема. Поэтому в совре­менных архиваторах применяются более развитые методы сжатия данных, например кодирова­ние символами переменной длины. Код переменной длины позволяет записывать наиболее часто встречающиеся символы и фразы всего лишь несколькими битами, в то время как редкие симво­лы и фразы будут записаны более длинными битовыми строками. Для реализации такого метода используется специальная таблица соответствия. В архиваторах (Агj, Rаг, Ркziр) реализуется ме­тод сжатия, базирующийся на замене текстовых строк указателями на встречающиеся в тексте ранее идентичные строки, т.е. проводится грамматический разбор предшествующего текста и за­пись фраз в специальный словарь.

Программы-архиваторы позволяют не только экономить место, но и объединять группы фай­лов в один архивный файл, что заметно облегчает ведение архивов. Кроме того, они осуществля­ют контроль правильности хранения и целостности заархивированных файлов.

К основным функциям архиваторов относятся: архивация указанных файлов или всего теку­щего каталога; извлечение (разархивация) отдельных или всех файлов из архива в текущий ката­лог (или в указанный каталог); просмотр содержимого архива (состав, свойства упакованных файлов, структура каталога и т.д.); проверка целостности архива; восстановление поврежденных архивов; ведение многотомных архивов; создание самораспаковывающихся архивов, разархива­ция которых не требует наличия на компьютерt исходного архиватора, и др. Кроме того, могут быть предусмотрены функции по защите информации в архивном файле с помощью пароля, ко­торый используется как ключ алгоритма шифрования данных в архиве.

Архиваторы можно сравнивать по следующим основным параметрам: интерфейсу, методам сжатия, определяющим степень сжатия файлов, скорости работы, поддержке форматов других архиваторов.

 

Раздел 7. СУБД MS Access

Содержание программы:

Системы управления базами данных. Базы данных. Модели представления данных. Таблицы, запросы, формы, отчеты.

Методические указания:

База данных (БД) — это совокупность данных, организованных по определенным правилам, которые предусматри­вают общие принципы описания, хранения и манипулирова­ния данными. Обычно БД содержат данные какой-либо предметной области.

База данных состоит из записей. Запись - это совокуп­ность полей, логически связанных между собой. Состав и последовательность входящих в запись полей образуют ее структуру. Поле - это поименованная единица дан­ных, которая соответствует отдельной неделимой единице информации. Поле определяется именем поля, типом поля.

Основой любой базы данных является модель представления данных. Такая модель представляет собой совокупность правил формирования структур данных и операций для поиска и моди­фикации данных. Различают три основные модели данных: иерархическую, сетевую и реляционную.

1. Иерархическая модель данных представляется графом, вершины которого расположены на разных иерархических уровнях. Ее графическое изображение отдаленно напоминает перевернутое дерево: есть корень, ветви, листья и т. д. Вершина, находящаяся на самом верхнем уровне, называется корнем и не подчиняется ни одной другой вершине. Уровень корня является нулевым. Уровни других вершин определяются расстоянием от них до корня. Каждая вершина такого дерева связана только с одной вершиной, расположенной на более высоком уровне.

2 В отличие от иерархической в сетевой модели принята свободная связь между вершинами разных уровней. Вершина может иметь множество подчиненных вершин, и существует множество вершин, которым подчинена она.

3. БД в реляционной модели представляется в виде двумерных таблиц. Каждая таблица содержит фиксированный набор столбцов (полей) и переменный набор строк (записей). Все данные, содержащиеся в одном поле, должны иметь один и тот же тип, длину и т. п. В реляционных таблицах отсутствуют одинаковые строки, а порядок следования строк и столбцов может быть произвольным. Реляционная модель данных обычно состоит из нескольких таблиц, которые связываются между собой по ключевому полю — полю, однозначно определяющему соответствующую запись. Каждое значение ключевого поля в пределах одной таблицы должно быть уникальным.

Объектами базы данныхMSАсcess являются:

· таблицы — служат хранилищем всех данных БД, от которых зависят любые другие объекты;

· запросы - позволяют отбирать из БД данные, удов­летворяющие определенным условиям, осуществлять отбор данных из нескольких таблиц;

· формы — предназначены для просмотра и редакти­рования БД в удобном для пользователя виде;

· отчеты — служат для вывода информации БД на пе­чать в требуемом виде;

Прикладная программа MicrosoftAccess предназначена для создания базы данных. В Access используются логически связанные таблицы. СУБД MicrosoftAccess обеспечивает удобное и надежное управление данными, которые хранятся в таблицах.

Для создания новой пустой базы данных необходимо щелкнуть на пиктограмме "Пустая база данных" в разделе "Новая пустая база данных", справа в окне приложения появится текстовое поле с именем файла: База данных1.mbd и пиктограмма папки для сохранения файла в требуемый каталог.

После выбора директории, диска, имени файла и формата БД надо щелкнуть на кнопке Создать. Файл базы данных с выбранным именем будет сохранен в указанную папку, и откроется окно MicrosoftAccess. В этом окне приложения отображается окно БД с назначенным именем на вкладке Режим таблицы и новая пустая таблица с именем Таблица1 в режиме таблица. Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных. Необходимо ввести название поля и его тип.

Тип поля. Определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле. Тип данных устанавливается значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться над этими значениями. Список типов данных вызыва­лся нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля. В Access используются следующие типы данных:

· Текстовый - для хранения обычного текста до 255 символов;

· Поле MEMO — для хранения больших объемов текста до 65 535 символов;

· Числовой — для хранения действительных чисел;

· Денежный - для хранения чисел в денежных форматах;

· Дата/время - для хранения календарных дат и текущего времени;

· Счетчик - для определения уникального системного ключа таблицы. Обычно используется для порядковой нумерации записей.

· Логический - для хранения данных, принимающих значения Да или Нет;

· Поле объекта OLE - для хранения внедряемых объектов;

· Гиперссылка - для хранения ресурсов сети Интернет;

· Вычисляемый;

· Мастер подстановок.

Общие свойства поля задаются для каждого поля и зависят от выбранного типа данных.

После этого необходимо установить логические связи между всеми таблицами. Логические связи устанавливаются между одноименными полями таблицбазы данных Access. Связь данных в одной таблице с данными в других таблицах осуществляется через ключевые поля в окне Схема данных.

В СУБДMS Access можно создавать запросы для отображения требуемых полей из записей одной или нескольких таблиц. Access позволяет создавать запросы на выборку и активные запросы.

Запросы на выборку - это запросы к БД в виде набора критери­ев для выборки необходимых данных. Среди запросов на выборку можно выделить следующие:

· простой запрос на выборку.

· запросы с групповыми операциями;

· запросы с параметром;

· запросы с вычислениями;

· перекрестные запросы.

Активные запросы, или запросы-действия, вносят изменения в саму БД. Среди них выделяют следующие:

· запросы на создание таблицы;

· запросы на обновление;

· запросы на добавление;

· запросы на удаление.

Разработка запроса производится в режиме Конструктор.

1) добавить таблицы, к которым обращен запрос;

2) выбрать названия тех полей, которые должны войти в результирующую таблицу.

3) указать условия сортировки, вывод на экран, условия отбора и другие критерии по требованиям пользователя;

4) закрыть запрос, присвоив ему имя, и в дальнейшем запускать из окна БД.

Для создания нового пустого запроса в режиме конструктора надо щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов. Откроется активное окно диалога Добавление таблицы. В этом окне можно выбрать таблицы для создания новых запросов.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк запроса, в котором каждая строка выполняет определенную функцию.

Каждая строка бланка предназначена для задания операций над столбцами бланка, которые будут влиять на результаты вы­полнения запроса. К ним относятся:

· Поле — выводит имя поля;

· Имя таблицы - выводит имя таблицы, из которой выбрано поле;

· Сортировка - упорядочивает по какому-либо полю данные, отобранные в результате работы запроса на выборку;

· Вывод на экран - указывает те поля, которые должны быть выведены в наборе записей;

· Условие отбора.

В MS Access можно вводить данные непосредственно в таблицу в режиме таблица. Но обычно для ввода данных в БД Access используют формы.

Формуможно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Создать ее можно с помощью различных средств:

· кнопки форма;

· мастера форм;

· Конструктора форм.

Все средства создания форм помещены в группу формы на вкладке Создание. Формы, целесообразно выполнять с помощью Мастера или инструмента форма, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения, можно в режиме макета или конструктора. Для быстрого создания формы, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться кнопкой форма. В этом случае надо выделить таблицу в области объектов. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на кнопке Форма.

Создание форм при помощи мастера форм осуществляется быстро, и это средство позволяет включить в форму поля из нескольких связанных таблиц или запросов. На вкладке Создание в группе Формы надо выбрать команду Мастер форм. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Затем все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку >>. Если форма создается на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника. Затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. В следующем окне надо выбрать внешний вид, в следующем окне выберем требуемый стиль. В последнем окне Мастера требуется ввести имя и указать дальнейшие действия.

Отчет - это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Отчет позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Отчет содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

Для создания отчетов можно использовать различные средства:

· Мастер отчетов;

· Конструктор отчетов;

· Кнопку отчет.

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора.

Контрольные вопросы:

1. Дайте характеристику объектов базы данных.

2. Какие типы полей используются в базах данных?

3. Что такое первичный ключ?