Основныеправиланаучногоописанияархивныхдокументов

 

Описаниеархивныхдокументов(созданиеинформациидляархивныхсправочников) проводитсянатрехуровнях: архивныйфонд, единицахранения/единицаучета, архивныйдокумент. Принеобходимостиописаниеможетпроводитьсяпогруппамархивныхфондов, группамединицхранения/единицучета, комплектам, группамархивныхдокументов, частиархивногодокумента.

ОписаниеархивныхдокументовпроводитсянагосударственномязыкеРоссийскойФедерациииможетдополнительнопроводитсянаязыкахсубъектовРоссийскойФедерациииязыкахменьшинств.

Основойархивногосправочникаявляетсяописательнаястатья, состоящаяизследующихобязательныхэлементов: сведений, идентифицирующихинформацию(названиеисправочныеданныеархивногофонда, единицыхранения/единицыучета, архивногодокумента); сведенийосоставеисодержанииинформации; сведенийобусловияхдоступаиусловияхиспользованияинформации; сведенийпоисторииархивногофонда(дляуровняархивногофонда).

Принеобходимостивописательнуюстатьювключаютсядополнительныесведенияоместонахожденииоригиналов; оналичииархивныхдокументовфондообразователявсоставедругихархивныхфондовиместахиххранения, библиографияидр.

5.4.1. Описательнаястатьяархивногосправочниканауровнеархивногофондавключает: названиеархивногофонда(см. 3.5.3.), справочныеданныеонем, историческуюсправкукфонду, аннотациюосоставеисодержанииархивныхдокументов, информациюобусловияхдоступаииспользования, библиографию.

5.4.1.1. Справочныеданныеобархивномфондесостоятизэлементаархивногошифра(номерафонда); объемаархивногофондавединицаххраненияи/илиединицахучетаповидамдокументации; крайнихдатархивныхдокументовпокаждомувидудокументации; перечняимеющегосявнутрифондовогонаучно-справочногоаппарата.

5.4.1.2. Историческаясправкакфондусостоитизинформациипоисториифондообразователяиисторииархивногофонда.

Сведенияпоисториифондообразователявключают: датыегообразования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственнуюпринадлежность, структуруифункции, названияорганизации-предшественникаиправопреемника. Сведенияофондообразователеархивногофондаличногопроисхождениявключаютегократкиебиографическиеданные(фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичьяфамилия, датыжизни, профессия, данныеослужебнойиобщественнойдеятельности). Дляархивногофондасемьи, родааналогичныесведениядаютсяокаждомизродственников. Дляобъединенногоархивногофондасоставляетсяобщаяисторическаясправка.

Сведенияпоисторииархивногофондавключаютдатуегопоступлениявархив, объемикрайниедатыархивныхдокументов, степеньихсохранности; особенностиформирования, описанияисистематизации; информациюобизмененияхвсоставеиобъемеархивногофондаиихпричинах, оналичииархивныхдокументовдругихорганизацийилилиц(фондовыевключения); осоставенаучно-справочногоаппаратакархивномуфонду.Дляархивнойколлекцииуказываютсясведенияовремени, условиях, причинахеёсоздания; принципахформирования; местонахожденииколлекциидопоступлениявархив; составителе.

Историческаясправкакфондукорректируетсяприизмененииобъемаархивногофонда, атакжевслучаереорганизации, измененияструктуры, функцийфондообразователяит.п.

5.4.1.3. Аннотацияосоставеисодержанииархивныхдокументовархивногофондавключаеткраткуюобобщеннуюхарактеристикуэтихдокументовповидамиихсодержанияпотемам, отражающимнаправлениядеятельностифондообразователя, суказаниемхронологиитемиобозначениемихгеографических(административно-территориальных) границ.

5.4.1.4. Условиядоступакархивнымдокументамархивногофондаиихиспользованиявключаютсведенияоналичииархивныхдокументов, доступккоторымипорядокихиспользованияограниченызаконодательствомРоссийскойФедерацииилифондообразователем, атакжесведенияоналичииподлинниковособоценныхдокументов, втомчислеуникальныхдокументов, идокументовАрхивногофондаРоссийскойФедерации, находящихсявнеудовлетворительномфизическомсостоянии;оналичиифондапользования.

5.4.1.5. Библиографиякархивномуфондувключаетсписокопубликованныхсправочниковподанномуфондуипофондовыхдокументальныхпубликаций, выполненныхнаегооснове.

5.4.2. Описательнаястатьяархивногосправочниканауровнеединицыхранения/единицыучетавключает: порядковыйномерединицыхранения/единицыучета; старыйинвентарныйномер; заголовокединицыхранения/единицыучета; справочныеданныеоней; указаниенаподлинность/копийность, видносителя(илиспособвоспроизведения), язык, внешниеособенности, условиядоступаииспользованияархивныхдокументов. Описательнаястатьяпринеобходимостидополняетсяназваниемархивногофондаиегоструктурнойчасти(описидел, документов), аннотациейотдельныхархивныхдокументовилиихгруппданнойединицыхранения/единицыучета.

5.4.2.1. Заголовокединицыхраненияуправленческойдокументации, единицыхраненияархивныхдокументовличногопроисхождениявключает: наименованиевидаархивныхдокументов; автора(ов) архивныхдокумента(ов); адресата(ов) иликорреспондента(ов), которымнаправленыилиоткоторыхполученыдокументы; вопросилипредмет, названиясобытия, факта, местности, фамилиииинициаловлица, ккоторымотноситсясодержаниеуказанныхдокументов; датысобытий. Вслучаеотсутствиянеобходимыхсведенийвзаголовоквключаетсяпоясняющаяинформация: "авторнеустановлен".

Заголовокединицыучетакиновидеодокументавключаетавторскоеназваниефильма, спецвыпуска, киножурналаилиназваниесобытия, отраженноговкино-илителесюжете, датупроизводстваи/илидатусъемки, фамилиииинициаловрежиссераи/илиоператорасъемки.

Заголовокединицыучетафонодокументавключаетназваниеижанрфонодокумента, название, местоидатуотраженногособытия. Приотсутствииназванияфонодокументауказываетсяосновноесодержаниетеле- илирадиопередачи, выступления, беседыидр. Заголовокединицыучетафонодокумента, содержащегозаписьпроизведениялитературыиискусства, включаетназваниепроизведенияиегожанр, первуюстрокутекста, котораязаключаетсявкавычки, еслифонодокументомявляетсянеимеющееавторскогоназванияинеопубликованноеранеепроизведение; фамилиииинициалыавторови/илиисполнителейкаксамогопроизведения, такиегообработок, переложений, переводов; языкфонодокумента.

Заголовокединицыхраненияфотодокументавключаетописаниеизображенияилиназваниефотоальбома, слайда, негатива, фамилиюиинициалыавтора, местоидатусъемки.

5.4.2.2. Справочныеданныеоединицехранения/единицеучетасостоятиз:

• элементов архивного шифра (номерафонда; номераописидел, документов; номераединицыхранения/единицыучета);
объема единицы хранения/единицыучета: дляархивныхдокументовнабумажнойоснове- количестволистов; длякиновидеофонодокументов(взависимостиотвида) - количествоединицхранениявединицеучетаилиединицучетавединицехранения, метраж, хронометраж, времязвучания(вминутахисекундах);дляфотодокументов- количествонегативов, составляющихединицухранения; дляфотоальбомов- количествофотоотпечатков;
крайних дат архивных документов; дляаудиовизуальныхдокументов- датызаписиилиперезаписи.

5.4.2.3. Вкачествевидовматериальногоносителяединицыхранения/единицыучетаприописанииуказываются:

• для управленческой документации и архивных документов личного происхождения - бумага, калька, пергамен, ит.д.;
для фонодокументов граммофонной записи - материалносителя;
для фонодокументов магнитной записи - типмагнитнойленты;
для видеодокументов - форматзаписи;
для фото- икинодокументов- форматиосновапленки, цветопередача;
для электронных документов - компакт-диски/илидругойсовременныйноситель.

5.4.2.4. Условиядоступакединицамхранения/единицамучетаиихиспользованиявключаютсведенияоналичииархивныхдокументов, доступккоторымипорядокихиспользованияограниченызаконодательствомРоссийскойФедерацииилифондообразователем, атакжесведенияоналичииподлинниковособоценныхдокументов, втомчислеуникальныхдокументов, идокументовАрхивногофондаРоссийскойФедерации, находящихсявнеудовлетворительномфизическомсостоянии;сведенияоналичиифондапользования; оязыкеивнешнихособенностяхархивныхдокументов; оналичииНСАкединицехранения/единицеучета.

5.4.3. Описательнаястатьяархивногосправочниканауровнеархивногодокументавключает: заголовок; справочныеданныеонем; указаниенаподлинность/копийность; видносителя(илиспособвоспроизведения); условиядоступаииспользования.

5.4.3.1. Заголовокархивногодокументавключает: наименованиевидаархивногодокумента; автора; адресатаиликорреспондента, которомунаправленилиоткоторогополучендокумент; вопросилипредмет, событие, факт, лицо, названиеместности, ккоторымотноситсясодержаниеуказанногодокумента; датусобытия.Вслучаеотсутствиянеобходимыхсведенийвзаголовоквключаетсяпоясняющаяинформация: "авторнеустановлен", "бездаты". Принеобходимостизаголовокдополняетсяаннотацией, раскрывающейнеотраженноевзаголовкесодержаниеданногодокумента.

5.4.3.2. Справочныеданныеобархивномдокументесостоятизэлементовархивногошифра(номерафонда; номераописидел, документов; номераединицыхранения/единицыучета; номеровлистов); объема(количествалистов) архивногодокумента; датыегосоздания.

5.4.3.3. Условиядоступакархивномудокументуииспользованиявключаютсведенияоналичииограниченийнадоступиограниченийпоиспользованию, установленныхзаконодательствомРоссийскойФедерацииилифондообразователем, атакжеоботнесенииегокчислуособоценныхдокументов, втомчислеуникальныхдокументов, илидокументовАрхивногофондаРоссийскойФедерации, находящихсявнеудовлетворительномфизическомсостоянии; сведенияоналичиифондапользования; оязыкеивнешнихособенностяхархивногодокумента; овключенииинформациионемвсистемуНСА.

5.5. ПрисозданииНСАархивучитываетнетолькообщиетребованияксоставлениюописательныхстатейархивныхсправочников, ноиособенностиподготовкиихкаждоготипаивида.каждойединицехранениясоставляетсязаголовок, которыйсостоитизследующихэлементов.

№дела.

Заголовокдела, которыйдолженотражатьглавнуюсущностьдела.

Крайниедатыдокументовдела.

Количестволистов.

Состояниедокументов.

 

Ограничениедоступакдокументампроисходитвтрехслучаях:

 

Неудовлетворительноесостояние;

Документы, содержащиегосударственнуютайну;

Сведенияоличнойисемейнойтайнегражданина, егочастнойжизни, атакжесведения, создающиеугрозудляегобезопасности, устанавливаетсянасрок75 летсоднясозданияуказанныхдокументов.