Понятие и виды документов. Реквизиты документа.

Согласно ст.1 З-на РБ от 22.03.1995 г. “О библиотечном деле” документ – это носитель информации, в том числе электронный, на кот. информация содержится в виде текста, звукозаписи или изображения и который предназначен для передачи во времени и пространстве в целях сохранности и общественного использования.

Документы в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяются на:

1. Оригиналы – это документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников.

2. Подлинники – это документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. В качестве подлинника допускается использовать оригинал, микрофильм-подлинник или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.

3. Дубликаты – это копии подлинников, обеспечивающие идентичность их воспроизведения, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий. К ним отн.ся: фотодубликаты; микрофильмы, изготовленные на фотопленке; электронные документы и т.п.

4. Копии – это документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (дубликатом), и предназначенные для непосредственного использования в процессе разработки, производства, эксплуатации и ремонта изделий. К копиям отн.ся электрографические копии, светокопии, фотокопии, микрокопии, микрофотокопии, микрофильмы-копии.

5. Эскизы – это документы, предназначенные для разового использования в производстве. Выполняются на любом материале. Эскизы могут быть оригиналами, подлинниками, дубликатами, копиями.

По способу воспроизведения информации документы делятся на: текстовые; графические;аудиовизуальные;электронные.

В зависимости от субъекта, создавшего документ, документы делятся на официальные и неофициальные. Правовому регулированию подвержены прежде всего отношения, связанные с официальными документами. Официальные документы можно разделить на прав. акты и неправ. акты.

Прав. акты, в свою очередь, делятся на нормативные прав. акты и прав. акты ненормативного характера.

По своему характеру документы в организации делятся на две группы:

1) организационно-распорядительные документы

2) информационно-справочные документы.

В соответствии с п. 92 Инструкции по делопроизводству к организационно-распорядительным отн.ся следующие виды документов:

1. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Они издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

2. Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам.

3. Указание – это правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения прав. актов.

4. Постановление – это правовой акт, принимаемый коллегиально органами гос. власти и управления.

5. Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные ф-ции.

Постановления и решения подразделяются на два вида: по основной деятельности; по личному составу.

К информационно-справочным документам отн.ся:

1. Протокол – это документ, в кот. фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. По полноте освещения хода заседания они делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.

2. Акт – это документ, составленный комиссией или специально выделенными должностными лицами и подтверждающий установленные факты, события, действия. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей, акты приема объектов в эксплуатацию, проверок, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и другие.

3. Докладная записка – это инф. документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на:

· инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений);

· отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки делятся на:

· внутренние (адресуются руководителю организации);

· внешние (адресуются руководителю вышестоящей организации).

4. Справка – это инф. документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка представляет официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.). Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.).

Личная справка – это официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

В зависимости от адресата справки, как и докладные записки, делятся на внутренние и внешние.

5. Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

6. Телеграммы – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с передачей информации по каналам телеграфной связи. Телеграммы составляются в случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы делятся на категории: “Внеочередные”, “Правительственные”, “Срочные”, “Обыкновенные”.

7. Телефонограммы – это обобщенное название различных по содержанию документов, используемых для оперативного решения вопросов с организациями, расположенными в пределах одного населенного пункта, когда сообщения требуют документального оформления.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

· наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

· дата; - регистрационный индекс; - подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (п.18 Инструкции по делопроизводству).

В частности, для нормативных прав. актов в соответствии со ст.26 З-на РБ от 10.01.2000 года “О нормативных прав. актах РБ” обязательными реквизитами являются:

· вид акта (З-н РБ, декрет През-та РБ, указ През-та РБ, постановление Совета Министров РБ и др.);

· название; - дата, место принятия (издания) акта и его регистрационный номер;

· подписи лиц, уполномоченных подписывать соответствующие нормативные прав. акты.

Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов. Эти формы представляют собой совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.