Заполним календарь и графики работы

Регламентированный производственный календарь

В процессе ведения кадрового учета и расчета заработной платы мы постоянно сталкиваемся с необходимостью использовать календарь: указываем даты кадровых перемещений сотрудников, рассчитываем количество рабочих дней, пришедшихся на периоды невыходов сотрудников на работу, составляем графики работы сотрудников с учетом праздничных дней и так далее. Для того, чтобы многие из этих задач решались программой автоматически, не-

обходимо заполнить производственный календарь, который содержит сведения о рабочих, предпраздничных и выходных днях по календарю пятидневной рабочей недели, а также сведения о праздничных днях. Откроем производственный календарь из одноименного пункта меню подменю «Предприятие» меню «Справочники».

Рисунок 1.58 Интерфейс Полный. Производственный календарь

В окне сообщений приведен набор праздников, совпавших с выходными днями (субботой или воскресеньем). Необходимо будет выполнить перенос таких выходных дней на следующие после праздника рабочие дни.

Рисунок 1.59 Окно редактирования производственного календаря

Для выполнения переноса нужно правой клавишей мышц выбрать переносимый день, например, субботу 5 января и выбрать пункт «Перенести выходной день» (см. Рисунок 1.60).

Рисунок 1.60 Перенос выходного дня

На экран будет выведено окно с календарем, в котором необходимо указать день, на который переносится выходной. Укажем 8 января, так как это первый рабочий день после праздничного дня 5 января, и нажмем кнопку ОК.

Рисунок 1.61 Выбор дня переноса

Аналогичным образом переносятся и рабочие дни в случае такой необходимости (например, согласно приказу о переносе выходных и рабочих дней для оптимизации рабочего времени). Например, производственный календарь на 2008 год с учетом переносов всех выходных дней выглядит, как показано на рисунке 1.62.

Рисунок 1.62 Заполненный за 2008 год производственный календарь

Аналогично заполните календарь за 2009 и 2010 годы. После заполнения производственного календаря можно переходить к настройке и заполнению графиков работы сотрудников.

Создадим графики работы

В организации «Автоматизация» используется два графика работы:

большинство сотрудников работают по графику обычной пятидневки, а охранники работают одни сутки через трое выходных дней. Для создания этих графиков в программе откроем список графиков работы из пункта меню «Графики работы» подменю «Предприятие» меню «Справочники» и создадим новый график, воспользовавшись кнопкой на панели инструментов.

Опишем сначала график пятидневной рабочей недели, который так и назовем «Пятидневка», задав название в поле «Наименование». Тип графика и количество часов в неделе при создании нового графика автоматически установились в нужные нам значения, поэтому никаких корректировок вносить не будем. Нам остается только определить длительность каждого рабочего дня. Рабочий день сотрудников ЗАО «Автоматизация» начинается в 9:00, с 13:00 до 14:00 обеденный перерыв, окончание рабочего дня в 18:00. Сведения о часах работы хранятся в поле «Расписание работы», для создания новой строки нужно вызвать правой клавишей мыши контекстное меню поля и выбрать пункт «Добавить» (см. Рисунок 1.63).

Рисунок 1.63 Редактирование графика работы. Ввод расписания работы

В новой строке нужно выбрать из списка дней недели тот день, расписание работы по которому вносятся в программу, указать время начала и время окончания работы. Для того чтобы отобразить обеденный перерыв, в расписании нужно внести последовательно две строки по одному и тому же дню недели. В первой строке в колонке «Окончание» указать время начала перерыва, во второй строке в колонке «Начало» нужно указать время начала работы после перерыва (см. Рисунок 1.64).

Рисунок 1.64 Ввод расписания работы с учетом перерыва

Так как мы описываем график пятидневной рабочей недели, то нам нужно ввести расписание работы с понедельника по пятницу. После того, как расписание работы полностью описано, можно записать график и нажать кнопку «Заполнить» для заполнения графика согласно данным производственного календаря и выполненных нами настроек графика.

Рисунок 1.65 График пятидневки, готовый к заполнению

Перед заполнением графика будет выведено окно для ввода значения года, за который заполняется график - укажем 2010 год и нажмем кнопку «ОК». После заполнения графика можем записать изменения и посмотреть, как изменилось поле «Календарь» в окне редактирования графика: оно будет заполнено календарными датами, для каждой рабочей даты будет указано количество рабочих часов (см. Рисунок 1.66).

Рисунок 1.66 Заполненная форма графика

Закроем окно редактирования пятидневки и перейдем к созданию сменного графика «сутки через трое», для чего создадим еще один график в списке графиков. Внесем наименование нашего графика «Сутки через трое с 01.01.10» и выберем тип графика «сменный». Так как по условиям работы для охранника не может быть соблюдена установленная еженедельная продолжительность рабочего времени (40 часов), нами будет использоваться ведение суммированного учета рабочего времени, для этого взведем флаг «Суммированный учет времени» (см. Рисунок 1.67).

Рисунок 1.67 Окно редактирования сменного графика

После выбора типа графика «Сменный» таблица расписания работы в форме была заменена на таблицу «Смены». В этой таблице необходимо отобразить последовательность рабочих смен и выходных дней данного графика.

Согласно графику организации 01.01.10 является рабочим днем с началом работы в 8:00 и окончанием в 8:00 02.01.08. Со 2 января по 4 января - выходные дни, 5 января снова рабочий день. Таким образом, последовательность рабочих смен и выходных дней повторяется каждые 4 дня, из которых первому дню соответствует рабочая смена, а последующим трем - выходные. Так как отсчет порядка рабочих смен и выходных начинается с 01.01.10, то именно эту дату нам нужно указать в поле «Дата отсчета». Начнем отображение порядка следования смен и выходных дней в табличной части «Смены» с ввода новой строки. В колонке «Номер дня» укажем «1» и перейдем к выбору смены по кнопке выбора колонки «Смена». Перед нами откроется пустой список смен, в котором мы создадим новую смену. Назовем созданную смену «Рабочая смена», в табличной части определим время начала и окончания смены, а также время начала и окончания перерывов так же, как мы это делали в расписании работы графика «Пятидневка». Перерывы предусмотрены с 12:00 до 12:30 и с 18:00 до 18:30.

Рисунок 1.68 Описание рабочей смены графика

Сохраним созданную смену и выберем ее из списка для завершения редактирования первого дня графика. Для того, чтобы отобразить выходные дни по графику введем еще три строки в табличную часть «Смены», оставив колонку «Смена» незаполненной. В результате наше окно редактирования сменного графика будет выглядеть так, как показано на рисунке 1.69.

Рисунок 1.69 Заполнение сменного графика

Теперь можно записать и заполнить наш сменный график так же, как мы заполняли график пятидневки.

Поле «Календарь» заполнится календарными датами и длительностью рабочего времени в те даты, на которые приходится начало рабочей смены по графику. Заполнение графиков работы было последним этапом в подготовке программы к ведению кадрового учета и расчета заработной платы. Далее мы рассмотрим полный цикл управления персоналом и расчета заработной платы на примере решения задач, стоящих перед менеджером по персоналу и бухгалтером по расчету зарплаты группы компаний «Автоматизация». Начнем мы с подбора персонала предприятия, выполняемого менеджером по персоналу.