Виды работ и распределение времени

Виды работ	Специальности
очное	заочное	очное	заочное
Лекционные занятия, ч. Практические занятия (семинарские),ч Контрольные работы Зачет Экзамен	-   - - - -	-		-

Лекционные занятия, их содержание и примерный объем в часах (для заочной формы обучения)

№ п/п	Наименование темы	Количество часов
	Тема 1. История развития государственной системы делопроизводства Тема 2. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Тема 3. Основные понятия и определения документационного обеспечения управления Тема 4. Управленческая документация: состав и виды документов Тема 5. Общие требования к оформлению управленческих документов Тема 6. Составление и оформление отдельных видов документов Тема 7. Современное деловое письмо Тема 8. Технология работы с документами Тема 9. Документирование работы с кадрами Тема 10. Защита конфиденциальных документов от несанкционированного доступа Тема 11. Систематизация и хранение документов. Тема 12. Информационные технологии документационного обеспечения управления
	ИТОГО:

КРАТКИЕ МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ

 

В соответствии с учебным планом студент выполняет по курсу «Делопроизводство и корреспонденция» одну контрольную работу. Тема работы выбирается из данной программы, причем последняя цифра шифра личного дела студента должна соответствовать последней цифре в номере темы. К каждой теме дан примерный план, состоящий из теоретической части и практического задания, которым нужно руководствоваться при написание контрольной работы. Для выполнение обязательного практического задания при составлении документов необходимо использовать бумагу стандартного формата А4, либо развернутый тетрадный лист.

Контрольная работа выполняется в сроки установленные учебным планом.

 

Тестовые задания для самоконтроля знаний

 

Задание

Фирма «Маяк» имеет несколько структурных подразделе­ний, в том числе: бухгалтерию, отдел кадров, производствен­ный отдел, юридический отдел. Определите по названиям до­кументов, к какому из четырех отделов они относятся (созда­ются в этом отделе для отправки в другие организации, оформ­ляются сотрудниками этого отдела или поступают в этот отдел для рассмотрения и принятия управленческих решений):

1) приходный кассовый ордер;

2) приказ о приеме на работу;

3) квартальный баланс;

4) письмо от фирмы-партнера с предложением о сотрудни­честве;

5) претензия (рекламация) от фирмы-партнера в связи с низ­ким качеством полученных изделий;

6) акт о нарушении трудовой дисциплины;

7) приказ о внедрении новой технологии;

8) протокол производственного совещания;

9) счет-фактура;

10) гарантийное письмо об оплате продукции;

11) протокол заседания аттестационной комиссии;

12) исковое заявление в арбитражный суд;

13) письмо-приглашение на выставку изделий фирмы «Ма­як»;

14) трудовая книжка работника фирмы «Маяк»;

15) авансовый отчет;

16) приказ о премировании работника в связи с юбилеем.

Методические указания. Ответ представьте в виде табли­цы.

Наименование отдела	Номера документов, относящихся к данному отделу
1. Бухгалтерия   2. Отдел кадров

 

2.Задание

Заполните пробелы в следующей схеме и продолжите ее.

 

Задание

Заполните таблицу, распределив по двум группам следующие реквизиты: 15, 07, 04, 09, 14, 19, 23, 01, 20, 12, 10

Реквизиты, обязательные для всех документов	Реквизиты, обязательные для отдельных документов

 

Задание

Перечисленные реквизиты сгруппируйте по признакам: постоянные, переменные: 03, 11, 04, 14, 12, 09, 16, 19, 10, 17, 06.

 

Постоянные	Переменные

 

Задание

Из перечисленных реквизитов выберите те, которые ис­пользуют для изготовления бланков документов: 04, 20, 16, 01, 08, 29, 15,03, 28, 21, 06, 23,07, 02, 22, 05.

_______________________________________________

 

Задание

Заполните таблицу.

Место расположения реквизитов	Номера реквизитов по ГОСТу
Левый верхний угол документа
Правый верхний угол документа
Левый нижний угол документа
Правый нижний угол документа

 

Задание

Найдите ошибки, допущенные при заполнении следую­щей таблицы.

Наименование реквизита	Номер стандартного по­ложения табулятора пишущей машинки для дан­ного реквизита
Адресат
Гриф утверждения
Отметка об исполнении документа и на­правлении его в дело
Заголовок к тексту
Гриф ограничения доступа к документу
Отметка об исполнителе
Текст
Отметка о наличии приложения

Методические указания. Правильный ответ вставьте в последнею графу таблицы.

 

Задание

Найдите ошибки, допущенные при написании следующихназваний.

1. Федеральный Закон.

2. Государственная дума.

3. Австралийский союз.

4. Московская Международная фондовая Биржа.

5. Российский Государственный гуманитарный универси­тет.

Методические указания. Ответ представьте в виде пра­вильно написанных названий.

 

 

 

Задание

Укажите, какие из перечисленных документов являются исходящими.

1. Акт приема-передачи дел при увольнении секретаря ор­ганизации.

2. Письмо-приглашение на конференцию от фирмы-партнера.

3. Докладная записка начальника отдела на имя директора фирмы.

4. Письмо-запрос в налоговую инспекцию.

5. Протокол производственного совещания у директора фирмы.

6. Копия приказа вышестоящей организации.

7. Заявление работника с просьбой об оказании материаль­ной помощи.

8. Распоряжение о работе в выходной день в связи с произ­водственной необходимостью.

9. Письмо-претензия от фирмы партнера в связи с получе­нием бракованной продукции.

10. Объяснительная записка начальника транспортного це­ха в связи с простоем.

11. Письмо-ответ на запрос, присланный из органов госу­дарственной статистики.

12. Сопроводительное письмо и прилагаемые к нему доку­менты, присланные зарубежным партнером фирмы.

 

Задание

Определите, какие из перечисленных поступивших доку­ментов можно передать непосредственно в структурные под­разделения.

1. Жалоба гражданина, купившего бракованное изделие фирмы. 2. Копия платежного поручения от фирмы-партнера, опла­тившей поставленную продукцию. 3. Письмо-напоминание из налоговой инспекции о сроках сдачи отчетности. 4. Рекламный проспект изделий фирмы-партнера. 5. Копия распоряжения главы местной администрации. 6. Телеграмма от фирмы-заказчика о срыве сроков выпол­нения договора. 7. Письмо-приглашение на презентацию от представитель­ства зарубежной фирмы. 8. Форма статистической отчетности, присланная из мест­ного статуправления.

 

Задание

Решите задачу.

Секретарь-референт одной из фирм получила от директора 3 письма, переданных ему ранее на рассмотрение. На каждом письме была написана резолюция директора, в которой опреде­лялись исполнители данного документа: в первом письме — 3 исполнителя, во втором— 4 исполнителя, в третьем— 2 ис­полнителя. Для ускорения исполнения документов секретарь-референт размножила каждое письмо в необходимом количест­ве экземпляров, чтобы передать письма одновременно каждому исполнителю. Определите объем документооборота при работе с этими письмами и покажите его величину двумя способами.

 

 

 

Задание

Укажите, какие из приведенных реквизитов являются:

Обязательными;

Дополнительными.

Реквизиты:
1. Дата документа. 2. Расписка исполнителя в получении документа. 3. Срок исполнения. 4. Краткое содержание документа. 5. Исполнители. 6. Автор (корреспондент). 7. Дело №. 8. Ход исполнения. 9. Название вида документа. 10. Отметка об исполнении. 11. Отметка о наличии приложений. 12. Количество листов документа. 13. Резолюция. 14. Номер документа.

 

 

Задание

Получив копию приказа из вышестоящей организации, директор фирмы поручил исполнять этот приказ сотрудникам пяти отделов. Срок исполнения приказа— 10 дней. Что должен предпринять секретарь, чтобы документ был исполнен в уста­новленный срок всеми исполнителями?

 

 

 

Задание

Секретарь-референт фирмы передала на рассмотрение ди­ректору 25 полученных писем. 14 из них были взяты на кон­троль. Объясните, какие действия и почему должна предпри­нять секретарь-референт, чтобы организовать контроль за ис­полнением этих писем, если в фирме принята журнальная реги­страция входящих документов.

 

 

 

Задание

В секретариате фирмы «Рассвет» ведется контрольная картотека, включающая 44 ячейки. 32 из них являются общеп­ринятыми: по числам месяца и для не исполненных в срок до­кументов. Определите, по каким признакам выделены осталь­ные ячейки?

 

 

 

Задание

Экономист Попова Н.И. поступает на работу в ЗАО «Ав­тосервис». Определите, какие документы из перечисленных ниже администрация ЗАО имеет право потребовать от Попо­вой Н.И.

1. Диплом, выданный вузом. 2. Трудовая книжка. 3. Справка о состоянии здоровья. 4. Рекомендация (характеристика) с последнего места ра­боты. 5. Паспорт. 6. Справка с места жительства. 7. Заявление с просьбой о приеме на работу.

 

Задание

Менеджер Казаков О.Ю. был принят на работу в торго­вый дом «Уют». Секретарь торгового дома, совмещающая функции инспектора по кадрам, получила от Казакова О.Ю. трудовую книжку и заявление с просьбой о приеме на работу. После этого Казаков О.Ю. подписал трудовой договор (кон­тракт) и приступил к работе. Правильно ли был оформлен на работу Казаков О.Ю.?

 

 

 

Задание

Определите, какие сведения о работнике из перечислен­ных ниже отражаются в личной карточке Т-2.

1. Владение компьютером. 2. Работа по совместительству в другой организации. 3. Гражданство. 4. Взыскания, полученные работником за нарушение тру­довой дисциплины. 5. Стаж работы. 6. Национальность. 7. Результаты аттестации работника.

 

Задание

Из приведенного списка сотрудников фирмы выберите тех лиц, на которых вы завели бы личные дела: менеджер по продажам; заведующий складом; уборщица рабочих помещений; заместитель директора; секретарь-референт; начальник службы охраны; курьер; экономист; юрисконсульт; подсобный рабочий; делопроизводитель; буфетчица (с материальной ответственностью); агент по рекламе; менеджер по управлению персоналом.

 

 

 

Задание

Из перечисленных ниже документов выберите те, которые не следует помещать в личное дело.

1. Копия диплома об окончании вуза. 2. Справка с предыдущего места работы. 3. Автобиография. 4. Справка о состоянии здоровья. 5. Копия приказа о приеме на работу. 6. Контракт, заключенный с работником. 7. Справка с места жительства. 8. Рекомендация с предыдущего места работы. 9. Аттестационный лист. 10. Копия приказа о вынесении взыскания.

 

Задание

Определите можно ли формировать в дела в пределах ка­лендарного года следующие документы:

	Да / нет
приказы по личному составу; протоколы заседаний аттестационной комиссии, избранной на два года; переписку с налоговой инспекцией; приказы по основной деятельности высшего учебного заве­дения.

 

22. Задание

На крупном предприятии в течении календарного года было издано 385 приказов по основной деятельности общим объемом 712 листов. Сколько томов должно быть сформирова­но из этого количества документов?

 

 

ЛИТЕРАТУРА

Основная

1. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. Проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: ИНФРА-М, 2001.

Дополнительная

1. А л ь б о в А.С. Письмо зарубежному партнеру. Санкт-Петербург; Издательство "Судостроение", 1991.

2. В е с е л о в П.В. Современное деловое письмо в промышленности. — М„ 1990.

3. В е с е л о в П.В. Вы —секретарь. — М., 1993.

4. Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей.—М., 1961.

5. Внешторговый договор. Научно-практический комментарий: Сборник нормативных актов - Тюмень АО "Правовая экономика", 1992.

6. В о й ч е н к о Е.Г. Планирование и организация работы отдела кадров. - К.: Выща школа.—1986.

7. Воробьев Л.И., Щекин Г.В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе: в 5 частях. - К.: ВЗУУП.— 1990.

8. Делопроизводство в кадровой службе. – 3-е изд./ Сост. А.В.Веховцев. – М.: ИНФРА-М, 2001.

9. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учеб. Пособие. – М.: Мастерство, 2000.

10. Дьюн В. Комплект коммерческих писем для руководителей, менеджеров и управляющих офисом (2-е издание, англ.) Нью-Джерси, США, 1983.

11. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. Сост. М.Т.Лихачев.- М.: "Экономика". 1991.

12. Должностные инструкции транспортных организаций. – М.: «Издательство ПРИОР», 2001.

13. Дэвид Мерсер. ИВМ. Управление в самой преуспевающей корпорации мира. - М.: "Прогресс". 1991.

14. Евдокимова Т.Г., Маховикова Г.А. Краткий словарь делового человека. - М.: Издательство "Финансы и статистика". 1991.

15. Еремченко В.П. Совершенствование документационного обеспе­чения управления в современных условиях // Использование прин­ципов Единой государственной системы документационного обес­печения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах, —Л., 1991

16. Краткий словарь видов и разновидностей документов. М., 1974.

17. Кочетков Г.Б. Закон о сокращении «бумажной работы» в прави­тельстве США // Сов. гос. и право. — 1983. — № 3.

18. Кочетков Г.Б. Автоматизация конторского труда в США: Теория и практика офиса будущего. — М., 1985.

19. Кузнецова Т.В.Делопроизводство в бухгалтерии. Практическое пособие/ Изд. 4-е, перераб. И доп. – М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 1999.

20. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное посо­бие.—М., 1991.

21. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М., 1992

22. М о л д о в а н о в М.И., Сидорова Г.М. Современный деловой документ. - К: Техника.—1992

23. Настольная книга хозяйственного руководителя, предпринимателя, коммерсанта, бизнесмена. - М., ИВЦ "Маркетинг", 1993.

24. Положение о письмоводстве и делопроиз­водстве в военном ведомстве и о срочных и внесрочных донесениях в войсках по инспекторской и строевой частям. СПб., 1911

25. Рубан Г.С. Работа с кадрами на производстве. — К.: Техника.— 1990.

26. Рябикин В.И., Матвеева Т.И., Дешин В.Е. Учет, отчетность и делопроизводство. - М.: "Экономика", 1990.

27. Сокова А.Н. Архивы и управление документацией за рубежом; ос­новные проблемы: Аналитический обзор. — М., 1989.

28. Судебник 1550 г. // Судебники XVI - XVIII вв. / Под ред. В.Д. Грекова. М.-Л., 1952

29. Справочник по подготовке и оформлению официальных докумен­тов.—М., 1993.

30. Турьянский А.Г. Искуство и технология международной связи. - М.: "Дело ЛТД", 1995.

31. Учреждение для управления губерний Все­российской империи // Полн. собр. законов Рос­сийской империи. Собр. 1 Т. 20. № 14392.

32. Щекин Г.В. Основы кадрового менеджмента. — К.: МЗУУП.— 1991.

33. Щекин Г.В. Организация делопроизводства, учета и отчетности в кадровой службе.- К.: МЗУУП.—1991

Периодические издания

1. Ежеквартальный журнал «Секретарское дело»

2. Журнал «Делопроизводство»