Тема 11. Систематизация и хранение документов.

Составление и оформление номенклатуры дел. Виды номенклатур дел. Типовые и примерные номенклатуры дел. Индекс дела, заголовок дела, количество дел. Экспертиза ценности документов. Срок хранения документов.

Правила формирования дел. Признаки заведения дел: номинальный, предметно-вопросный, авторский, географический, хронологический. Группировка отдельных видов документов.

Подготовка документов для архивного хранения. Оформление дел. Описание дел. Обложка дела. Переплет дела. Внутренняя опись документов дела. Составление описей. Сдача дел в ведомственный архив.

Литература:

1. Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России» от 17.03.94 № 552.

2. Постановление Правительства Москвы «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела» от 01.06.93 № 532.

3. Распоряжение мэра Москвы «Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением Мосгорархив, за нарушение действующего законодательства по архивному делу» от 19.1093 № 595-РМ.

4. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998.

 

5. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. – М.: Главархив СССР, 1989.

6. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. – М.: ВНИИДАД, 1996.

7. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. – М., Высшая школа, 1989.

 

Контрольные вопросы

1. Какой документ необходимо разработать для правильной систематизации других документов при формировании их в де­ла?

2. Какие типы номенклатур дел вы знаете?

3. В каком нормативе закреплена унифицированная форма номенклатуры дел?

4. Какие графы включает таблица, содержащаяся в номен­клатуре дел?

5. Что необходимо учитывать при формулировании заголов­ков дел, содержащих переписку?

6. По каким признакам документы группируются в дела?

7. Сколько экземпляров документа подшивается в одно де­ло?

8. В чем особенность формирования переходящих дел?

9. В каком порядке располагаются документы при формиро­вании личных дел?

10. Каков максимальный объем дела по количеству листов?

11. Что понимается под экспертизой ценности документов?

12. Назовите основные функции экспертной комиссии орга­низации.

13. Какая информация содержится в акте о выделении доку­ментов к уничтожению?

Тема 12. Информационные технологии документационного обеспечения управления

Виды связи: телефон, телеграф, сотовая, факсимильная, пейнджинговая, модемная и т.д. Технические и программные средства подготовки корреспонденции.

Современный программно-технический комплекс офиса. Персональные компьютеры, стриммеры, принтеры, сканеры, проекторы, плотеры, графопостроители. Копировально-множительная техника. Программное обеспечение: Word, Excel, Photoshop, Finereader, системы электронного документооборота (Power Docs).

Литература:

1. Алферов А.В., Матлин Е.М. Средства тиражирования документов. – М., Радио и связь, 1990.

2. Булатов М.А. Выбираем персональный компьютер, принтер, модем… - м., Финансы и статистика, 1993.

3. Денисов В. Word для Windows 6.0 в примерах. – СПб., ВНV-Санкт-Петербург, 1995.

4. Информационные системы в экономике: Учебник /Под ред. Проф. В.В.Дика. – М., Финансы и статистика, 1996.

5. Петраков А.В. Введение в электронную почту. М., Финансы и статистика, 1993.

6. Попов Э.В., Фоминых И.Б. и др. Статистические и динамические экспертные системы. – М., Финансы и статистика, 1996.

7. Турьянский А.Г. Искусство и технология международной связи. – М., «Дело-Лтд», 1995.

8. Харвей Г. Excel 5.0 для «чайников». – Киев, Диалектика, 1996.

Контрольные вопросы

1. Назовите современные виды связи.

2. Назовите современные оперативные способы передачи информации.

3. Какие средства организационной техники используются в современном офисе.

4. Как отразились возможности использования персональных компьютеров при изготовлении документов в дополнении к ГОСТу Р 6.30-97, введенные в действие с 01.04.2000 Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-СТ.

 

Тематика контрольных работ

 

Тема 1. История делопроизводства

ПЛАН

а) Практика организации делопроизводства в государствах Древнего мира

б) Способы фиксирования и передачи информации в государствах Древнего мира

Практическое задание:

Перечислите делопроизводственные приемы и виды документов существовавшие в государствах Древнего мира и переменяемые в наше время.

 

Тема 2. История развития государственной системы делопроизводства в России.

ПЛАН

а) приказное делопроизводство

б) коллежское

в) исполнительное или министерское делопроизводство.

Практическое задание:

Перечислите реквизиты столбцовой формы делопроизводства, прошедшие через века и оставшиеся в документах наших дней.

 

Тема 3. Организация работы секретаря-референта

ПЛАН:

а) место и значение секретаря в структуре управления

б) основные задачи и функции, права и обязанности, взаимосвязи и ответственность.

в) рабочее место секретаря-референта

Практическое задание:

Составьте примерную должностную инструкцию секретаря-референта малого предприятия.

 

Тема 4. Основные положения по документированию управленческой деятельности

а) единые правила документирования управленческих действий, определенные ГСДОУ и УС ОРД и дополнениями к ГОСТу Р 6.30-97, введенными в действие с 1 апреля 2000г.

б) виды организационно-распорядительных документов.

в) общий порядок оформления ОРД

Практическое задание:

Составьте общий бланк с угловым расположением реквизитов для Московской технологической академии «Станкин» Министерства общего и профессионального образования РФ. 110114, Москва, Бутиковский пер. д. 10, т.250-32-35, факс 254-44-01.

 

Тема 5. Унификация и стандартизация управленческих документов

ПЛАН:

а) общие требования к унификации документов

б) различия между ГОСТом 6.38-90 и ГОСТом Р 6.30-97

Практическое задание:

Составьте бланк письма для закрытого Акционерного общества «Грань», 118934, Москва, ул. Луговая д.5, строение 1, т. 964-37-42, факс 964-30-10

 

 

Тема 6. Виды документов, их классификация

ПЛАН:

а) виды документов и признаки их классификации

б) перечень реквизитов служебных документов согласно ГОСТу Р 6.30-97

Практическое задание:

Графически отобразите расположение реквизитов согласно ГОСТу Р 6.30-97 и дополнения к нему на листе бумаги формата А4

 

Тема 7. Современное деловое письмо

ПЛАН:

а) условия унификации и правила оформления делового письма

б) существующие виды писем

Практическое задание:

Составьте письмо закрытого акционерного общества «АГАТ» в Комитет внешнеэкономических связей Российской Федерации о направлениях своей деятельности и с просьбой выделить лицензию на вывоз в 2002 г. леса в Литву в количестве 5000 куб.м, чтобы обеспечить поставку офисной мебели для своего филиала в Литве.

 

Тема 8. Организация рассылки деловой корреспонденции

ПЛАН:

а) подготовка деловой корреспонденции к рассылке

б) правила отправки документов различными средствами связи (Почтовые правила)

Практическое задание:

Изобразите схематично процесс подготовки корреспонденции к отправке и процесс обработки входящей корреспонденции.

 

Тема 9. Организационная документация

ПЛАН:

а) виды организационной документации и ее назначение

б) состав и расположение реквизитов организационной документации согласно ГОСТу Р 6.30-97 и дополнения к нему

Практическое задание:

Составьте примерную должностную инструкцию секретаря закрытого Акционерного общества «Грань»

 

Тема 10. Распорядительные документы

ПЛАН:

а) виды распорядительной документации и ее назначение

б) состав и расположение реквизитов распорядительной документации согласно ГОСТу Р 6.30-97

Практическое задание:

Составьте приказ по строительному кооперативу «Интерстрой» о неправильном использовании строительных отходов. Во констатирующей части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длинной свыше 20 см. В распорядительной части следует предложить заведующему складом организовать по реализации отходов частным лицам.

 

Тема 11. Документирование деятельности коллегиальных органов

ПЛАН:

а) Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний, собраний, заседаний

б) требования к составлению и оформлению протоколов согласно ГОСТу

Практическое задание:

Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 тыс.руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.

 

Тема 12. Документирование информационно-справочных материалов

ПЛАН:

а) виды информационно-справочных документов и их назначение

б) состав и расположение реквизитов информационно-справочных документов по видам

Практическое задание:

Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

 

Тема 13. Общие положения по организации и ведению кадрового делопроизводства

ПЛАН:

а) значение и виды документов по личному составу

б) состав и расположение реквизитов в документации по личному составу

Практическое задание:

Составьте формуляр заявления о предоставлении отпуска

 

Тема 14. Документационное обеспечение приема, перемещений и увольнения работников

ПЛАН:

а) виды документов при приеме работников

б) порядок оформления документов при приеме, перемещении и увольнении работников

Практическое задание:

Составьте проект контракта по найму, оплате и увольнению вас. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

 

Тема 15. Ведение личного дела

ПЛАН:

а) состав документов входящих в личное дело руководителя, специалиста, рядового сотрудника

б) хранение и порядок оформления выдачи документов, входящих в состав личного дела

Практическое задание:

Составьте приказы: 1. о принятии Вас на работу; 2. Об увольнении Вас с работы.

 

Тема 16. Организация работы с документами

ПЛАН:

а) Обработка документов

б) Регистрация, контроль исполнения документов

Практическое задание:

Составьте входящее письмо, реквизит «резолюция» которого вылился в самостоятельный документ - приказ по основной деятельности.

 

Тема 17. Составление текстов служебных документов

ПЛАН:

а) Язык и стиль служебных документов. Особенности официально-делового стиля.

б) Наиболее употребляемые сокращения слов. Оформление дат и чисел в документах.

Практическое задание:

Составьте акт об уничтожении документов с закончившимся сроком хранения.

 

Тема 18. Современные архивные технологии.

ПЛАН:

а) классификация документов, номенклатура дел и комплектование архива

б) экспертиза ценности документов

в) комплектование архива документами, архивная опись дел постоянного и долговременного хранения

Практическое задание:

Составьте примерную номенклатуру дел вашей организации с указание сроков хранения.

 

Тема 19. Современный программно-технический комплекс офиса

ПЛАН

а) средства связи (телефон, телефакс, телеграф, электронная почта)

б) копировальная техника (ксерокс, сканер), печатающие устройства

в) персональный компьютер

Практическое задание:

Составьте бланк приказа своей организации с продольным расположением реквизитов.

 

Тема 20. Защита информации в работе секретаря-референта

ПЛАН

а) организация доступа персонала к конфиденциальным документам

б) методы оформления допуска сотрудников к конфиденциальным сведениям

в) особенности доступа к конфиденциальным электронным документам

Практическое задание:

Составьте примерную инструкцию по обработке, движению и хранению конфиденциальных документов.

 

Тема 21. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства

а) системы управления деловыми процессами (системы класса workflow): функции и возможности

б) система автоматизации делопроизводства (PowerDOCS): функции и возможности

Практическое задание:

 

Тема 22. Организация совещаний, симпозиумов, конгрессов

ПЛАН

а) необходимые мероприятия по подготовке проведения совещаний, симпозиумов, конгрессов

б) организационная работа комитета в период проведения совещаний, симпозиумов, конгрессов

Практическое задание:

Составьте приказ по основной деятельности своего предприятия о формировании организационного комитета для проведения международного конгресса