Процесс проведения стартового совещания по проекту

Стартовое совещание по проекту поможет довести до команды проекта его цели и результаты, принципы организации и познакомить его участников в преддверии совместной работы. Это повысит ее эффективность и минимизирует риски командной работы.

Стартовое совещание должно «зарядить» команду бодростью и целеустремленностью. Члены команды должны понять и принять миссию проекта, его цели и степень важности для организации.

Основные риски возникающие в фазе инициации проекта

Начало проекта закладывает фундамент всех его успехов. Ошибки, допущенные в ходе инициации, обязательно напомнить о себе в дальнейшем. К числу самых распространенных ошибок, случающихся в начальной стадии проекта, относятся:

· Нечеткое понимание целей и границ проекта;

· Неформализованный подход к запуску проекта;

· Необоснованный запуск проекта.

 

Процессы управления проекта. Планирование проекта

Планирование проекта

Процессы планирования проекта – интерактивные, повторяющиеся процессы расчета оптимального способа достижения целей проекта. Планированию в проекте подлежит большое число аспектов:

· Сроки;

· Финансы;

· Персонал;

· Поставки;

· Качество;

· Коммуникации.

2. Календарное планирование и разработка бюджета

Центральным в планировании является процесс календарного планирования и разработки реалистичного расписания проекта. Результаты календарного планирования используются в дальнейшем при планировании других элементов проектов.

Бюджет проекта – директивный документ, представляющий собой график планируемых расходов и доходов, распределенных по статьям в рамках проекта. Погрешность, допустимая в бюджете, зависит от вида бюджета и его назначения.

Планы по функциональным областям проекта

План персонала содержит информацию о том, кто, когда и какие задачи будет выполнять в проекте, а также какая роль делегирована тому или иному члену команды управления проектом. Организационная структура четко определит роли участников проекта и условия их подчиненности.

План поставок может быть отдельным документом, а может быть частью календарного плана. При любых условиях он четко связан с календарным планом проекта, содержит информацию о сроках и исполнителях работ, отданных на подряд внешним организациям.

Реестр рисков – документ, содержащий информацию о рисках проекта. Помимо данных о причинах и сущности рисков в нем должны содержаться конкретные планы действий по каждому выявленному риску.

Все планы по отдельным функциональным областям сводятся в единый план проекта.

4. Базовый план проекта

Процессы планирования должны закончиться фиксацией базового плана – эталонного плана, который будет основой для контроля выполнения проекта. С данными базовых планов будут сверяться результаты фактического выполнения работ проекта и вычисляться отклонения от плана.

 

Процессы управления проектами. Процессы организации исполнения проекта

Организация проекта

Процессы организации исполнения проекта направлены на обеспечение выполнения планов проекта и достижение его результатов.

Набор и развитие команды проекта

Проект выполняют люди. Привлечение специалистов в команду должно быть выполнено своевременно. При наборе в команду проекта сотрудников собственной компании менеджер проекта может столкнуться с нежеланием функциональных руководителей выделять лучших специалистов.

Выделение специалистов из состава функциональных подразделений предполагает частичную загрузку сотрудников и формирование матричной структуры проекта. Двойное подчинение может вызвать конфликты и спорные ситуации. Для достижения слаженной продуктивной работы сотрудников, привлеченных к проекту, менеджер проекта реализует процесс развития команды.

Данный процесс потребует от менеджера лидерских, а также специальных знаний и навыков. Создание в команде климата взаимопомощи и товарищества необходимо для получения синергетического эффекта от совместной работы.

Выбор поставщиков

Большое число работ в проекте выполняют внешние исполнители. Для того чтобы выбрать лучших поставщиков и подрядчиков, необходимо организовать для них конкретное состязание – тендер. Он потребует трудозатрат не только поставщиков, но и команды управления проектом.

Задача команды проекта – выбрать компании, которые сумеют оптимальным образом выполнить работы по проекту в необходимые сроки, обеспечив при этом требуемое качество.