Распределение информации и координация исполнителей

Своевременное информирование всех заинтересованных сторон о ходе проекта – важный элемент управления коммуникациями проекта. Задача менеджера – удовлетворение ожиданий заказчика проекта. Это может быть достигнуто регулярным и систематическим согласованием с заинтересованными сторонами хода проекта и управлением их ожиданиями.

Координация работ и исполнителей проекта – центральный процесс при обеспечении исполнения проекта. Практически все процессы в обеспечении исполнения проекта связаны обратной связью с этим процессом и могут оказывать на него значительное влияние.

 

Процессы управления проектами. Процессы контроля проекта

Процессы контроля проекта

Процессы контроля проекта являются важной частью работы менеджера проекта и команды управления. Контролю должны быть подвергнуты все показатели проекта, которые планировались: сроки, стоимость, качество, коммуникации, риски и др.

Иногда приходится контролировать некоторые аспекты проекта, которые не были включены в изначальныепланы. Для повышения качества такого контроля необходимо дополнительно разработать планы соответствующих функциональных областей.

Уточнение планов, корректировка правил взаимодействия, внесение изменений в проект, отклонение нецелесообразных изменений – результаты выполнения процессов контроля.

Учетная и прогнозная функция контроля

Основными функциями контроля проекта являются учет выполнения и прогноз будущего хода исполнения работ. Учетная функция позволяет команде проекта уяснить, в каком состоянии находится проект на текущий момент. Прогнозная функция позволяет заранее выявить будущие потенциальные отклонения и своевременно отреагировать на них.

Система контроля проекта

Бессистемный контроль проекта неэффективен. Он отнимает много времени и не даст полноценного результата. Для повышения эффективности процессов контроля они должны выполняться в рамках функционирования интегрированной системы контроля проекта.

Система контроля должна быть разработана на самых ранних этапах планирования проекта и обладать достаточной гибкостью, чтобы соответствовать изменениям, возникающим в проекте.

Важнейшим элементом интегрированной системы контроля проекта является подсистема управления изменениями.

Основными рабочими документами для команды проекта при выполнении процессов контроля являются регулярные отчеты (еженедельные, ежемесячные и др.), а также запросы на изменения.

 

Процессы управления проектами. Процессы закрытия проекта

Процессы закрытия проекта

Процессы закрытия проекта являются заключительными в нем. Проект завершается не тогда, когда готов продукт проекта. Необходимо проделать еще и целый ряд формальных действий для четкой и однозначной фиксации факта прекращения проекта и расформирования команды.

Закрытие проекта – процесс завершения всех операций всех групп процессов в целях формального завершения проекта или фазы. (PMBOK)

Закрытие проекта – стадия процесса управления проектом, результатом которой является подтверждение и документальное оформление завершения всех работ проекта и окончательное разрешение всех спорных вопросов. (НТК)

Процессы закрытия проекта должны обеспечить формальное авторизованное завершение проекта. Основными задачами процессов закрытия проекта являются:

· Сдача-приемка результатов проекта заказчику;

· Подготовка и передача проектной документации, оценка ее качества и полноты;

· Разрешение спорных и конфликтных вопросов;

· Утверждение и архивирование результатов проекта для будущего использования;

· Документирование и анализ опыта;

· Извлечение уроков и обмен опытом;

· Оценка работы членов проектной команды, распределение поощрений;

· Роспуск команды проекта, возвращение персонала по подразделениям;

· Помощь в переводе персонала на другие проекты или должности.

Цель процесса закрытия проекта заключается в обеспечении четкого, автоматизированного прекращения работ по проекту и формальной передачи результатов и продукта проекта заказчику.

Значительную часть работы в ходе процессов закрытия проекта составляет работа с документами:

· Подписание актов сдачи-приемки, ввода в эксплуатацию заказчиком;

· Обмен документами (актами выполнения работ, табелями учета рабочего времени, счетами-фактурами и пр.);

· Подготовка архива проекта;

· Подготовка и выпуск приказов и распоряжений, формально завершающих проект.

В задачи менеджера проекта также входят:

· Сдача результатов заказчику;

· Решение всех спорных и конфликтных вопросов;

· Поощрение отличившихся участников проекта;

· Наказание или лишении премии;

· Расформирование команда проекта;

· Решение организационных вопросов;

· Организация возврата в подразделения участников проекта;

· Демонтаж (при необходимости) информационной системы управления проектами и иных элементов временной проектной инфраструктуры (офиса, списков рассылки и др.)

Хорошо, когда проект достиг цели и завершен успешно. Однако даже если проект закрыт досрочно, процессы закрытия должны быть выполнены. Всю проектную документацию необходимо систематизировать и поместить в архив. Итоги лучше подводить публично на завершающем совещании по проекту.

Извлечение уроков проекта

Целью процесса извлечения уроков и закрытия проекта является обеспечение возможностей для использования опыта и знаний, полученных в ходе выполнения проекта, и создание условий для получения выгод от их применения в будущих проектах организации.Обмен опытом и анализ ошибок можно отнести не только к управлению проектами, но и к функции управления знаниями в организации.

Основные задачи процесса извлечения уроков проекта:

· Систематизация и обобщение опыта, приобретенного в ходе выполнения проекта;

· Обмен знаниями и полученными уроками между участниками проектов;

· Подготовка итогового отчета по проекту;

· Документирование и анализ полученного опыта;

· Проведение итогового совещания по проекту.