Понятие и способы наблюдения

ПЕРВИЧНЫЙ

УЧЕТ

 

Понятие и способы наблюдения

В бухгалтерском учете

Первичным этапом учетного процесса в организации является первичное наблюдение, которое служит способом познания конкретных видов хозяйственных средств, источников их образования и каждой совершенной хозяйственной операции, объективной действительности, основанным на непосредственном восприятии или инструментальном измерении вещей и явлений.

По общепринятым правилам любого вида учета, наблюдение должны вести лица, которым поручено ведение конкретного вида учета. Но в бухгалтерском учете достигнуть этого невозможно в силу многочисленности объектов наблюдения, их разбросанности в пространстве, по территории организации, множественности и одновременности осуществления различных хозяйственных операций, присутствовать при которых бухгалтер физически не в состоянии. Поэтому в бухгалтерском учете для наблюдения применяют два специфических способа или приема - документацию и инвентаризацию.

Ведение повседневного наблюдения за ходом хозяйственных операций должностными (материально ответственными) лицами, оформление первичной документации требует определенной организации их рабочего места. Эти рабочие места должны быть оборудованы соответствующими весоизмерительными приборами, местом для составления и ведения документации, ее хранения, бланками документов, вычислительной и другой оргтехникой, инструктивными и методическими материалами. С отдельными работниками (кладовщики, кассиры) заключаются договоры о полной материальной ответственности за принятые на хранение ценности, а в должностных обязанностях указывается на необходимость принимать и отпускать материальные ценности только на основе документов.

Прием на работу и увольнение материально ответственных лиц по действующему законодательству может осуществляться с согласия главного бухгалтера. Запрещается принимать на эти должности лиц, ранее судимых за корыстные преступления и решениями судебных органов для которых запрещено занимать должности, связанные с материальной ответственностью. Все это в совокупности обеспечивает более полное доверие тем должностным лицам, которым поручено вести наблюдение и первичный учет от имени бухгалтера (бухгалтерии).

Наблюдение за фактом совершения хозяйственной операции, количественное измерение изменений в составе средств или источников и последующее составление документа в совокупности представляют собой относительно самостоятельный вид оперативно-технического учета - первичный учет.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации, это наиболее трудоемкий и ответственный этап работы, так как для организации бухгалтерского учета необходимо сплошное и непрерывное отражение всех хозяйственных операций.

Одним из способов получения первичной информации является документальный способ,который основан на получении сведений из различных документов. Восприятие данных, характеризующих хозяйственные операции (измерение, подсчет и т.п.), и запись их в бланк документа представляет собой документирование, или первичный учет деятельности организации.

Оформление операций документами называется документацией. Документация как специфический прием наблюдении, используемый вбухгалтерском учете, представляет способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для текущего бухгалтерского учета и контроля за ними.

Текущее наблюдение за объектами учета и их изменениями с помощью документации не всегда дает полную гарантию и уверенность в точности бухгалтерского учета. Поэтому для периодического контроля за точностью текущего учета в организации используют инвентаризацию.

Инвентаризация – это проверка наличия объектов учета в натуре группой лиц (комиссией), включая работника бухгалтерии. Эти лица непосредственно наблюдают объекты, количественно их измеряют и отражают эти результаты в специальном документе. Название способа "инвентаризация" произошло от более древнего названия— инвентарь, что означало список ценностей. В настоящее время этот документ называют инвентарной описью, а инвентарем – отдельные виды (объекты) имущества организации

Рассмотрим подробно сущность приемов документации и инвентаризации.

Инвентаризация

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации периодически проводят инвентаризации имущества и финансовых обязательства, в ходе которых проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Причины проведения инвентаризации различны и могут быть связаны со следующими обстоятельствами, которые приведены в таблице 5.3.

Хозяйственные явления, которые приведены в таблице, документально не фиксируются и могут быть установлены только в результате проведения инвентаризации. Поэтому основными целями проведения инвентаризации являются:

- выявление фактического наличия имущества;

- проверка полноты отражения в учете и реальности обязательств;

- сопоставление фактического наличия имущества и реальности обязательств с данными бухгалтерского учета, выявление отклонений.

Инвентаризация - способ бухгалтерского учета, при помощи которого осуществляются проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств (активов) и их источников (пассивов), выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

 

Таблица 5.3 – Причины проведения инвентаризации

 

Действия, повлекшие расхождения	Причины расхождений	Результат
Ошибки при приеме и отпуске средств	Просчеты, промеры, провесы в результате погрешности весоизмерительных приборов, замена вещи одного сорта или качества другой и др.	Излишки, недостачи, пересортица средств
Естественные потери в результате влияния внешней среды	Усушка, утруска, утечка, распыл, бой, порча представителями животного мира, воздействие температуры и др.	Изменения массы или количества средств
Непреднамеренные ошибки в учете	Арифметические ошибки в расчетах, описки в документах, неверное отражение информации из документов на счетах бухгалтерского учета и др.	Недостоверность информации в первичной и сводной документации
Злоупотребление материально ответственных лиц	Обмеры, обвесы, обсчеты, хищения, прямое присвоение имущества в корыстных целях	Излишки, недостачи, пересортица средств

 

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается организацией, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, его выкупе, продаже;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене руководителя организации и материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

- в случае возникновения обстоятельств непреодолимой силы, а также явлений стихийного характера;

- при реорганизации и ликвидации организации;

- в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, библиотечных фондов - один раз в пять лет.

В зависимости от полноты охвата средств организации различают полную и частичную инвентаризации.

Полная инвентаризация охватывает всю совокупность хозяйственных средств организации, проводится обязательно не реже одного раза в год по состоянию средств на дату, близкую к концу отчетного года. С целью рассредоточения работ по инвентаризации установлены разные сроки ее проведения.

Частичная инвентаризация охватывает какую-либо часть хозяйственных средств организации, например, только денежных средств в кассе, материалов на определенном складе или во всех местах хранения, незавершенного производства. Частичная инвентаризация проводится систематически на протяжении всего года с целью проверки работы материально ответственных лиц, сохранности материальных ценностей, проверки правильности учетных данных. Периодичность инвентаризации определяется характером средств, скоростью их оборота в производстве, методом учета производственных расходов и другими условиями.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внезапные (внеплановые).

Плановые - инвентаризации, проводимые в установленные планом сроки. Например, полная годовая инвентаризация всех хозяйственных средств, частичные инвентаризации незавершенного производства, расчетов с финансовыми и налоговыми органами, с вышестоящей организацией, а также с подразделениями организации, выделенными на самостоятельный баланс, и т.д. Сроки инвентаризации устанавливаются исходя из целесообразности и возможности лучшего проведения.

Внезапные - это внеплановые инвентаризации. Они проводятся обязательно при смене материально ответственных лиц, после стихийных бедствий (пожара, наводнения и т.п.), а также по требованию ревизора, производящего документальную ревизию, следственных и контрольных органов. Внезапная инвентаризация проводится и при смене руководителя организации. К внезапным инвентаризациям относятся ежемесячная инвентаризация денежных средств, ценностей и бланков строгой отчетности, выборочная инвентаризация остатков материалов и других средств.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая, которая проводится перед составлением годового бухгалтерского отчета. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей (основных средств, материалов, незавершенного производства, готовой продукции, денежных средств и др.), но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

Порядок проведения и оформления инвентаризации регулируется законодательством Республики Беларусь. В статье 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» оговариваются все основные положения по инвентаризации. Проведение инвентаризации имущества предполагает ее реализацию в нескольких этапах работы, среди которых: подготовительный, основной и заключительный. Каждый этап наполнен конкретными действиями, содержание которых указано в таблице 5.4.

Таблица 5.4 – Этапы проведения инвентаризации

 

Этап	Действие	Содержание	Результат
Подготовительный	1 Создание комиссии	Определение состава инвентаризационной комиссии с назначением председателя	Приказ руководителя
2 Работа комиссии в местах хранения имущества	Получение у материально ответственного лица всех документов, подтверждающих наличие у него имущества, проверка весоизмерительных приборов, опломбирование входов и выходов в помещение и др.	Расписка материально от-ветственного лица
Основной	3 Снятие остатков инвентаризируемого имущества	Производится путем взвешивания, перемеривания, пересчета материальных ценностей с выведением итогов и их подтверждением материально ответственным лицом	Инвентаризационная опись
4 Бухгалтерская проверка	Проверка инвентаризационной описи на предмет соответствия содержащихся в ней фактических данных по каждой товарной позиции с учетными и выведение результатов (излишки, недостача или соответствие)	Сличительная ведомость
Заключи- тельный	5 Рассмотрение материалов ин-вентаризации комиссией	Изучается каждый конкретный случай излишков или недостачи, причины и виновники их возникновения, определяются возможные меры по устранению этих причин	Предложения по регулированию расхождений
6 Рассмотрение материалов ин-вентаризации руководителем	Изучение всей документации по проведенной инвентаризации и принятие решения о регулировании расхождений	Приказ руководителя
	7 Бухгалтерская обработка	Отражение результатов инвентаризации (излишков или недостач) после принятия решения руководителем на счетах бухгалтерского учета	Корреспонденция счетов

 

По окончании инвентаризации описи передаются в бухгалтерию для сопоставления фактических остатков средств с остатками их по данным учета. В случае расхождения (т.е. при наличии недостачи или излишков) материально ответственные лица дают письменные объяснения возникновения недостач или излишков.

Результаты инвентаризации - излишки или недостача средств в каждом конкретном случае - тщательно исследуются членами комиссии, устанавливаются причины и виновники их возникновения, вырабатываются возможные меры по устранению.

Ключевые термины

Первичный учет представляет собой единый повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, изменения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления - ее передачи и первоначальной обработки.

Инвентаризация – проверка наличия объектов учета в натуре группой лиц (комиссией), включая работника бухгалтерии.

Документ - письменное доказательство, свидетельство, является подтверждением на право совершения хозяйственной операции, ее законченности и хозяйственной целесообразности.

Документация – способ первичного отражения объектов бухгалтерского учета (составных элементов предмета), позволяющих осуществлять за ними сплошное и непрерывное наблюдение.

Документальный способ - один из способов получения первичной информации, основанный на сведениях из различных документов.

Распорядительные документы - письменные распоряжения уполномоченных на это лиц на выполнение определенных хозяйственных операций.

Исполнительные (оправдательные) документы - это документы, которые удостоверяют факт совершения операций, подтверждают их выполнение.

Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных и оправдательных, они содержат распоряжения на совершение хозяйственных операций и удостоверяют факт их выполнения.

Документы бухгалтерского оформления - документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних.

Первичные документы - бухгалтерские документы, которые составляяются в момент совершения хозяйственной операции и являются первым свидетельством произошедших фактов.

Сводные документы - документы, составляемые на основе первичных документов.

Разовые документы – документы, отражающие, как правило, одну хозяйственную операцию.

Накопительные или многоразовые первичные документы служат для отражения многократно повторяющихся однородных операций, отличающихся только датой и количественными показателями.

Внутренние документы - документы, которые составляются в той организации, где произошла (совершилась) хозяйственная операция.

Внешние документы - документы, которые поступают от других организаций (извне) и ими оформляются операции, осуществляемые между организациями.

Унификация документов - создание единой структуры документов и форм их носителей для различных отраслей экономики.

Стандартизация документов - создание одинаковых стандартных размеров материальных носителей однотипных документов.

Документооборот - движение документов от момента их оформления, оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их на хранение в архив.

Группировка документов – подбор однородных документов по содержанию хозяйственных операций, группам материалов, характеру.

Таксировка документов - это расценка операций по движению материальных ценностей в денежном выражении.

Инвентаризация средств и расчетов - это способ бухгалтерского учета, при помощи которого осуществляется проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств (активов) и их источников (пассивов), выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Полная инвентаризация - это инвентаризация, которая охватывает всю совокупность средств хозяйства.

Частичная инвентаризация - инвентаризация, которая охватывает какую-либо часть средств хозяйства.

Плановые инвентаризации - инвентаризации, проводимые в установленные планом сроки.

Внезапные инвентаризации - внеплановые инвентаризации.

 

 

Практическое занятие № 5

 

ПЕРВИЧНЫЙ

УЧЕТ

 

Понятие и способы наблюдения

В бухгалтерском учете

Первичным этапом учетного процесса в организации является первичное наблюдение, которое служит способом познания конкретных видов хозяйственных средств, источников их образования и каждой совершенной хозяйственной операции, объективной действительности, основанным на непосредственном восприятии или инструментальном измерении вещей и явлений.

По общепринятым правилам любого вида учета, наблюдение должны вести лица, которым поручено ведение конкретного вида учета. Но в бухгалтерском учете достигнуть этого невозможно в силу многочисленности объектов наблюдения, их разбросанности в пространстве, по территории организации, множественности и одновременности осуществления различных хозяйственных операций, присутствовать при которых бухгалтер физически не в состоянии. Поэтому в бухгалтерском учете для наблюдения применяют два специфических способа или приема - документацию и инвентаризацию.

Ведение повседневного наблюдения за ходом хозяйственных операций должностными (материально ответственными) лицами, оформление первичной документации требует определенной организации их рабочего места. Эти рабочие места должны быть оборудованы соответствующими весоизмерительными приборами, местом для составления и ведения документации, ее хранения, бланками документов, вычислительной и другой оргтехникой, инструктивными и методическими материалами. С отдельными работниками (кладовщики, кассиры) заключаются договоры о полной материальной ответственности за принятые на хранение ценности, а в должностных обязанностях указывается на необходимость принимать и отпускать материальные ценности только на основе документов.

Прием на работу и увольнение материально ответственных лиц по действующему законодательству может осуществляться с согласия главного бухгалтера. Запрещается принимать на эти должности лиц, ранее судимых за корыстные преступления и решениями судебных органов для которых запрещено занимать должности, связанные с материальной ответственностью. Все это в совокупности обеспечивает более полное доверие тем должностным лицам, которым поручено вести наблюдение и первичный учет от имени бухгалтера (бухгалтерии).

Наблюдение за фактом совершения хозяйственной операции, количественное измерение изменений в составе средств или источников и последующее составление документа в совокупности представляют собой относительно самостоятельный вид оперативно-технического учета - первичный учет.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации, это наиболее трудоемкий и ответственный этап работы, так как для организации бухгалтерского учета необходимо сплошное и непрерывное отражение всех хозяйственных операций.

Одним из способов получения первичной информации является документальный способ,который основан на получении сведений из различных документов. Восприятие данных, характеризующих хозяйственные операции (измерение, подсчет и т.п.), и запись их в бланк документа представляет собой документирование, или первичный учет деятельности организации.

Оформление операций документами называется документацией. Документация как специфический прием наблюдении, используемый вбухгалтерском учете, представляет способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для текущего бухгалтерского учета и контроля за ними.

Текущее наблюдение за объектами учета и их изменениями с помощью документации не всегда дает полную гарантию и уверенность в точности бухгалтерского учета. Поэтому для периодического контроля за точностью текущего учета в организации используют инвентаризацию.

Инвентаризация – это проверка наличия объектов учета в натуре группой лиц (комиссией), включая работника бухгалтерии. Эти лица непосредственно наблюдают объекты, количественно их измеряют и отражают эти результаты в специальном документе. Название способа "инвентаризация" произошло от более древнего названия— инвентарь, что означало список ценностей. В настоящее время этот документ называют инвентарной описью, а инвентарем – отдельные виды (объекты) имущества организации

Рассмотрим подробно сущность приемов документации и инвентаризации.