Контроль в системе управления, виды, этапы, эффективность.

18) Общие правила постановки целей. Свойства целей, понятие дерево делей, примеры постановки цели.

Одна из центральных и ключевых задач менеджмента предприятия – это выработка цели. Цель определяет и регулирует действия, служит эталоном, главным критерием в деятельности предприятия и подчиняет все стороны управляющего воздействия.

Цель – это те основные результаты, к которым предприятие стремится в своей деятельности на протяжении длительного времени. От того на сколько правильно выбрана цель и на сколько четко и ясно она сформулирована, зависит успех предприятия. Непродуманное и нечеткое формулирование цели приводит к тому, что вся система управления работает неэффективно. Следовательно, в современном менеджменте без четкого определения цели, без их выявления, соотношения, средств достижения, оценки эффективности и путей достижения нельзя решать проблему эффективного управления предприятием.

Свойства целей: при формулировании цели необходимо делать акцент на ее актуальность и значимость. Актуальность цели проверяется как можно чаще по мере изменения основных факторов и условий внешней и внутренней среды. Следовательно, цели и их приоритеты не являются постоянными, они могут пересматриваться, уточняться, если цель считается достигнутой или оказалась невыполненной, или нереальной.

Отсюда следует, что любая деятельность в системе управления оправдана в том случае, если учитываются следующие требования: конкретность, измеряемость, реальность, гибкость, совместимость, взаимоподдерживаемость. Требования к целям:

Во – первых, цель должна быть конкретной, т.е. выражена не только качественными, но и количественными показателями.

Во – вторых, цель должна быть реальной, достижимой в данных условиях.

В – третьих, цель должна быть гибкой, способной к трансформации и корректировке в соответствии сменяющимися условиями деятельности предприятия.

В – четвертых, цель достигается в результате совместной деятельности всего персонала, так как оказывает существенное влияние на мотивацию работников, которые хотят достичь реализации цели, установленной для предприятия. Если цель не достижима, стремление работников к успеху будет заблокировано и их мотивация ослабнет, т.к. в повседневной жизни принято связывать вознаграждение и повышение по службе с достижением цели предприятия.

В – пятых, цели должны быть совместимыми друг с другом во времени и пространстве и не ориентированы на действия, противоречащие друг другу.

В – шестых, цель должна быть измеряемой.

 

С точки зрения измеряемости цели, важно знать:

- что измерить;

- как измерить;

- конкретные функции измерения;

- каковы издержки измерения;

- обеспеченность методологической и информационной базы данных;

- выбор конечных критериев (показателей) для измерения.

 

Измеряемость цели позволяет определить соотношение цели и достигнутых результатов, при сравнении которых возможны следующие три варианта:

1. Конечный результат не только близок, но и превосходит поставленную цель.

2. Конечный результат не соответствует поставленной цели.

3. Конечный результат противоречит поставленной цели.

 

Дерево целей – иерархическое визуальное представление целей, принцип, при которой главная цель достигается за счет совокупности второстепенных и дополнительных целей.

Главная цель – это то, что мы хотим в результате, наш финиш, наше успешное реализация поставленной цели. Цели 1, 2, 3 … — второстепенные цели, способствующие реализации главной цели, естественно и чтоб второстепенные цели реализовать – возможно, придется еще выполнить, на иерархию ниже, — цели a и b. Причем второстепенные цели – могут быть как составляющие для достижения главной цели (без их успешного выполнения – никак не выполнить главную), так и дополнительные (можно обойтись, но не желательно).

Такой вид задания целей – очень хорошо подходит построения жизненных ориентиров, очень больших, глобальных для всей своей жизни, жизненной миссии. Для задач – однодневок – не подходит, как и для мелких пусть и нужных целей.

Управление по целям.

Управление по целям это процесс согласования целей внутри организации, таким образом, что руководство компании и сотрудники разделяют цели и понимают, что они означают для организации.

Суть управления по целям заключается в кооперативном процессе определения целей, выбора направления действий и принятии решений. Важной частью управления по целям является измерение и сравнение текущей эффективности деятельности сотрудников между собой и с набором установленных стандартов. В идеале, когда сотрудники сами вовлекаются в процесс постановки целей и определения направления действий, необходимых для их достижения, в этом случае сотрудники более мотивированы на выполнение их обязанностей.

Управление по целям-это метод планирования, предусматривающий определение менеджерами и сотрудниками целей для каждого проекта и работника, используемых для наблюдения за последующими результатами деятельности организации. Эффектный процесс УПЦ включает в себя следующие стадии:

1) Постановка целей. Самый сложный этап управления. В постановке целей участвуют работники всех уровней. Цели должны быть конкретны и реалистичны, их достижение-ограничено во времени. Кроме того, за решение поставленных задач должны нести ответственность конкретные сотрудники.

2) Разработка планов действий. Он определяет конкретные шаги, необходимые для достижения поставленных целей. Таки планы разрабатываются, как для отделов, так и для сотрудников.

3) Контроль над движением к целям. Периодически менеджеры должны контролировать графи движения к целям, чтобы убедиться в том, что планы действий работают. Контроль обычно проводится через 3, 6 и 9 месяцев после начала планового периода.

4) Оценка результатов деятельности. Последняя стадия процесса УПЦ заключается в оценке достигнутых результатов целей отделов и работников. Оценки могут быть положены в основу системы вознаграждения. Оценка деятельности отделами или компании в целом служит основанием для постановки цели на следующий год, и цикл УПЦ возобнавляется. Упц может применяться во всех компаниях.

 

Составление целевых моделей-это начальный этап процесса управления по целям-концепции, широко используемой современным менеджментом. Её суть состоит в том. Что менеджмент, как целостная система управления ориентируется на достижение всей совокупности целей и задач, стоящих перед организацией. Поэтому каждый руководитель. От высшего до низшего, должен иметь четкие цели в рамках возложенных на него обязанностей. Соответствующую целевую ориентацию работы своего предприятия он должен обеспечивать в течение планового периода времени. Цели и задачи менеджмента не только доводятся, но и согласуются (путём предварительного обсуждения) с менеджерами всех уровней, которые направляют свои усилия, ресурсы и энергию на их достижение. Таким образом, целепологание это начало всякой управленческой работы.

 

20. Функции управления это относительно самостоятельные специализированные и обособленные виды деятельности, с помощью которых субъект управления воздействует на объект управления.

Функция управления отвечает на вопрос какие действия осуществляются в рамках данной функции.

Структура организаии отвечает на вопрос каким образом связаны между собой между собой действия, составляющие данную функцию.

Цикл управления это определённая и последовательная выполняемость одних и тех же действий по управлению каким-либо объектом.

Планирование-Организация-Контроль-Мотивация.

Кроме того цикл управления можно рассмотреть, как взаимодействие субъекта и объекта управления. В таком случае цикл будет расширен: Постановка цели-Анализ проблемы-Прогноз (оценка и альтернативы)-Принятие решений-Реализация решений-Измерение результатов-Контроль-Анализ отклонений-Входная информация

 

Вывод: Для менеджера отдельные стадии процесса, знания их взаимосвязей и взаимодействия служат основой для принятия решения.