Документооборот и его организация

Для обеспечения строгого контроля за правильным и своевременным отражением хозяйственных операций в документах на предприятии предусмотрен определенный порядок составления и обработки документов, который называется планом документооборота.

Движение документов от момента их составления или принятия от других предприятий, включая и отражение в бухгалтерском учете, называется документооборотом.

На каждом предприятии план документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает руководитель. В плане дается перечень всех первичных документов, по каждому из них указывается: кто и в какие сроки составляет, куда и когда представляет и кто из счетных работников его обрабатывает.

Правильно организованный документооборот исключает лишние операции, повышает ответственность исполнителей за оформление документов, сокращает сроки обработки информации, все это повышает оперативность в учете.

Бухгалтерские документы до их отражения в учетных регистрах проходят в бухгалтерии предприятия несколько стадий обработки: проверку, группировку, таксировку и контировку.

Проверка документов осуществляется по трем признакам: с формальной стороны, по существу, арифметически.

Формальная проверка документов заключается в выяснении полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия и подлинности подписей, нет ли в документе подчисток, помарок, неоговоренных исправлений,

Проверка документов по существу предполагает выяснение законности и целесообразности хозяйственных операций, отраженных в этих документах.

Арифметической называется проверка правильности подсчета, выведения итогов и других арифметических действий.

Иногда ошибки (сбои) бывают и у счетных машин. Поэтому разработаны способы проверки правильности расчетов, выполняемых ЭВМ. После проверки документы группируют, т. е собирают за определенный период по однородным признакам, например, кассовые документы, документы по движению материалов, по отгрузке и реализации продукции, банковские документы и др. Группировка позволяет значительно сократить количество учетных записей и эффективнее осуществлять контроль за хозяйственной деятельностью.

Таксировка – это денежная оценка хозяйственных операций, отраженных в документах. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные и трудовые измерители. При таксировке эти показатели в документах отражают и по сумме.

Контировка – это указание в документах корреспондирующих счетов (Дебет, Кредит) по каждой хозяйственной операции. Контировка делается либо на самом документе в соответствующих графах, либо к документам прилагается мемориальный ордер, который представляет собой особый документ бухгалтерского оформления.

Все документы, послужившие основанием для учетных записей, должны храниться в текущем архиве предприятия определенное время. На папках надписывают название предприятия, год и месяц составления документов, количество листов в папке.

Бухгалтерские документы в зависимости от их значимости имеют различные сроки хранения (три, пять, десять лет).

Ряд важнейших документов, подлежит постоянному хранению в текущем архиве предприятия. К ним относятся приказы по предприятию, годовые отчеты. Главная книга, лицевые счета работников. Остальные документы по истечении установленного времени хранения передают в постоянный архив или уничтожаются.

На выбывающие из текущего архива документы составляется акт, который хранится в архиве.

В настоящее время для удобства хранения и пользования бухгалтерскими документами часто применяется микрофильмирование. Использование данного способа в управленческой работе позволит быстро получить требуемые копии документов и вместе с тем сократить во много раз площади, необходимые для их архивного хранения.

Инвентаризация

В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» указано, что в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятие проводит инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Инвентаризация – проверка фактического наличия и состояния имущества и сопоставление их с данными бухгалтерского учета.

Причинами расхождений могут быть: естественные изменения в средствах (усушка, выветривание и т. д.), ошибки, допускаемые при приеме и отпуске средств (излишки, недостачи и т. д.), арифметические ошибки в учетных записях, злоупотребления материально ответственных лиц.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, пересчет проверяемого имущества и обязательств устанавливаются предприятием, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно, а именно:

1. При передаче имущества предприятия в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании государственного и муниципального предприятия в арендное общество или товарищество.

2. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

3. При смене материально ответственных лиц (во время приемки передачи дел).

4. При установлении фактов хищений и злоупотреблений, а также порчи ценностей.

5. В случае пожара или стихийных бедствий.

6. По требованию правоохранительных и контролирующих органов.

7. При переоценке хозяйственных средств.

Инвентаризация в зависимости от полноты охвата проверкой имущества может быть полной и частичной.

Полная инвентаризация охватывает все виды имущества, а также все права и обязательства предприятия. Такую инвентаризацию обычно проводят перед составлением годового отчета.

Частичная – это инвентаризация, охватывающая отдельные виды имущества предприятия: материалы, денежные средства в кассе и т. п.

В зависимости от основания проведения инвентаризации бывают плановые и внеплановые (внезапные).

Для проведения инвентаризации на основании приказа директора предприятия создается инвентаризационная комиссия, куда обязательно входят материально ответственные лица.

К началу инвентаризации необходимо закончить обработку документов, сделать все записи в бухгалтерском учете. Инвентаризационная комиссия перед началом инвентаризации берет у материально ответственного лица расписку о том, что все приходные и расходные документы им проведены в отчете.

В момент проведения инвентаризации заполняют инвентаризационную опись. Каждую страницу описи и опись в целом подписывают все участники инвентаризации. В конце описи проставляют прописью общее чисто заполненных страниц. В проведении инвентаризации непосредственное участие должно принимать само материально ответственное лицо. По завершении инвентаризации материально ответственное лицо дает расписку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета оформляются актом и регулируются сразу же после окончания инвентаризации в следующем порядке:

основные средства, материалы, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, оприходуются в доход предприятия. При этом устанавливаются причины их возникновения и виновные лица. Делается бухгалтерская запись:

Дебет 01, 10, 50 Кредит 91

Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном Законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя предприятия на издержки производства бухгалтерской записью:

Дебет 20 Кредит 10

Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порчи сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. Бухгалтерские записи:

1. На сумму недостающих материальных ценностей, обнаруженных в результате инвентаризации:

Дебет «Недостачи и потери» (94)

Кредит «Материалы» (10)

по учетным ценам – 2 тыс. руб.

2. Отнесена на виновного сумма недостающего имущества по балансовой (учетной) стоимости:

Дебет «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсч. по возмещению материального ущерба (73/2)

Кредит «Недостачи и потери» (94)

по учетным ценам - 2 млн руб

3. Разница между рыночной и учетной ценой зачисляется в доход предприятия:

Дебет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (73/2)

Кредит «Доходы будущих периодов» (98)

по учетным ценам 500 руб

4. Произведены удержания из заработной платы или внесена сумма недостачи виновным в кассу предприятия:

Дебет «Расчеты с персоналом по оплате труда» (70) или «Касса» (50)

Кредит «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (73/2)

по учетным ценам 2 тыс. 500 руб

В тех случаях, когда виновные не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и потерь списываются на финансовые расходы.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее проведения. За своевременность, полное и качественное проведение инвентаризации ответственность несут руководитель и главный бухгалтер.