Документация, ее сущность, значение. Реквизиты документов

В бухгалтерском учете любая хозяйственная операция должна быть оформлена документом. Запись, не подтвержденная соответствующим бухгалтерским документом, считается недействительной.

Документация в бухгалтерском учете – важнейшее средство наблюдения и контроля за хозяйственными операциями.

Документы (лат. documentum – доказательство, свидетельство) являются либо письменными распоряжениями на выполнение каких-то хозяйственных операций, либо письменными подтверждениями совершения этих операций. В документах содержится вся экономическая информация, необходимая для оперативного руководства работой предприятия, контроля за его деятельностью и составления отчетности.

Бухгалтерские документы имеют большое значение в обеспечении сохранности собственности предприятий, для получения в любой момент сведений о наличии тех или иных материальных и денежных ценностей, вскрытия случаев хищения и злоупотреблений.

С помощью документов устанавливается целесообразность и законность хозяйственных операций. Документация предотвращает нарушение расчетной и финансовой дисциплины. Велико и правовое значение документов, они используются для доказательства при спорах, возникающих между данным предприятием и другими предприятиями, организациями и лицами. Документы являются основанием для проведения судебно-бухгалтерской экспертизы.

Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, которые характеризуют хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами.

Реквизиты весьма различны по своему характеру. Они зависят от назначения документа и содержания тех операций, которые в нем отражаются. Вместе с тем в каждом учетном документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными для любого документа. К таким реквизитам относятся: наименование документа, дата составления документа, содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения, измерители, операции, подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления в документе. Кроме перечисленных обязательных реквизитов, в отдельных документах имеются дополнительные реквизиты, основное назначение которых – усилить контрольное, познавательное или оперативное значение.

Наличие реквизитов, заранее отпечатанных на бланках, облегчает работу по заполнению документов, вносит определенную систему и последовательность их заполнения.

В соответствии с требованиями, предъявляемыми к документам, они должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции. Записи в документах делаются от руки (чернилами, пастой шариковой ручки), а также на пишущей машинке, компьютере.

Допущенные в документах ошибки исправлять можно лишь с соблюдением определенных правил. Все внесенные исправления должны быть оговорены и подтверждены подписями лиц, сделавших исправления. Помарки и подчистки на документах не допускаются.

При обнаружении ошибок в денежных документах их следует переписывать заново, исправления в них не допускаются. В денежных документах наряду с суммой цифрами обязательно указывается сумма прописью. Во всех документах текст и цифры должны быть написаны четко и разборчиво.

Для отражения в бухгалтерском учете всей многогранной деятельности предприятий составляется большое количество учетной документации.

Однако по ряду хозяйственных операций возможно применение единых, унифицированных форм документов для предприятий всех форм собственности, например, кассовых, банковских и расчетных документов. Формы документов, разработанные Госкомстатом при участии Минфина РФ и предназначенные для отражения определенных хозяйственных операций на предприятиях всех форм собственности, называются типовыми.

Установление таких форм первичной документации, которые являются типовыми, называется унификацией документов.

Установление стандартных (одинаковых по размерам) бланков однотипных документов называется стандартизацией документов. Стандартизация облегчаем бухгалтерскую обработку документов, позволяет, лучше использовать бумагу при печатании бланков учетной документации.

Для отражения хозяйственных операций, осуществляемых на предприятиях, в учете могут применяться технические носители информации (дуаль-карта, ленты, диски и т. п.). Они должны иметь те же реквизиты, что и аналогичные оправдательные документы, составляемые ручным способом, с целью обеспечения юридической силы производимых хозяйственных операций и установления ответственностей за них.

Классификация документов

Для лучшего изучения и использования документы классифицируются по наиболее существенным признакам, характеризующим назначение документов в бухгалтерском учете: по экономическому содержанию, последовательности (время) составления, способу охвата фактов хозяйственной деятельности, месту составления и т. д.

По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат письменные приказы и распоряжения на выполнение хозяйственных операций. К их числу относятся доверенности на получение товарно-материальных ценностей, чеки на получение наличных денег с расчетного счета, заказы на изготовление изделий и т. д.

Распорядительные документы подписывают работники предприятия, имеющие право давать указание на совершение отмеченных в документе операций.

Примером этого вида документа является платежное поручение. Этот документ является приказом предприятия банку перечислить указанную в поручении сумму на счет получателя.

Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для ее отражения в бухгалтерском учете. К таким документам относятся: акты, накладные, квитанции, ведомости и др. Примером оправдательного документа является приходный ордер.

Документы бухгалтерского оформления составляются и используются внутри бухгалтерии. При составлении документов этого вида руководствуются законами, инструкциями, учетными записями. Документы бухгалтерского оформления подписываются главным бухгалтером, который отвечает за их правильность и обоснованность. Примером таких документов могут служить справки об исправлении ранее допущенной ошибки или о начислении арендной платы, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов и др.

Документы бухгалтерского оформления не имеют самостоятельного значения, а используются вместе с соответствующими оправдательными документами.

Комбинированные документы одновременно содержат как распоряжение на совершение хозяйственной операции, так и подтверждение о ее совершении. На практике их называют распорядительно-исполнительными. Примерами таких документов являются приходные и расходные кассовые ордера, в которых содержится распоряжение «Принято», «Выдать», а также факт совершения операции – на поступление денег в кассу или выдачу их из кассы.

По экономическому содержанию бухгалтерские документы подразделяются так:

· материальные, предназначенные для учета движения материальных ценностей. К ним относятся, например, товарно-транспортная накладная, требование;

· денежные, отражающие движение денег в кассе и на счетах в учреждениях банка, например, платежное требование, расходный кассовый ордер;

· расчетные, отражающие расчеты предприятия с разными предприятиями, учреждениями, организациями, частными лицами. Примером таких документов являются наряд на сдельную работу, «Счет-фактура» поставщика.

По последовательности (времени) составления документы делят на первичные и сводные.

В первичных документах впервые находят отражение данные о том или ином факте хозяйственной деятельности. Первичные документы составляют непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. К их числу относятся накладные, приемно-сдаточные акты, квитанции.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. Они составляются для подтверждения полноты и обоснованности обобщения в них первичных документов. К сводным документам относятся рассмотренный выше авансовый отчет. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, производственные подотчетным лицом. В авансовом отчете, как и в других сводных документах, кроме показателей, взятых из первичных документов, имеются и новые показатели (суммы, списываемые на отдельные объекты учета, общая сумма всех расходов и др.).

К основным документам также относятся реестры, отчеты о движении материальных ценностей, расчетно-платежные ведомости.

По способу охвата фактов хозяйственной деятельности документы делятся на разовые и накопительные.

Разовый документ оформляет один или несколько однородных совпадающих по времени фактов хозяйственной деятельности. Эти документы сразу после их составления передаются в бухгалтерию и служат основанием для бухгалтерских записей. К разовым документам можно отнести: приходный ордер, накладные, кассовые ордера и др. Накопительные документы составляются в течение определенного периода (за неделю, декаду, полмесяца) путем постепенного накопления в них показателей по однородным операциям. Их составляют с целью сокращения учетной работы по составлению документов и проведения записей. Из рассмотренных выше документов накопительным является авансовый отчет. В нем отражаются все расходы, произведенные подотчетным лицом за время, прошедшее с момента получения аванса. К накопительным документам относятся также лимитно-заборные карты, учетные листы, табель учета рабочего времени и др.

По месту составления документы группируются на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии. К ним относятся кассовые ордера, накладные, акты, ведомости и др.

Внешние документы – это те, которые составляются в одной организации, а используются в другой, например, платежное поручение, счет, выписки из расчетного счета и др.

Одни и те же документы могут относиться к различным классификационным группам, например, кассовый ордер является комбинированным, денежным, первичным, разовым, внутренним документом.

Характеристику документов следует определять в классификации последовательно по всем основным признакам.