Системы управления закупками

В системах традиционной коммерции процесс материально-технического снабжения предприятия выглядит следующим образом. Менеджер компании проводит анализ рынка, определяет круг потенциально возможных поставщиков, собирает контактную информацию о них, после чего пытается связаться с выбранными компаниями с целью обсуждения деталей сделки. Недостатки такого подхода следующие.

• Нерегламентированность процесса материально-технического снабжения.
• Влияние инфляции и изменения цен. Временной интервал между принятием решения о необходимости закупки того или иного вида материально-технических ресурсов и прямым контактом с поставщиком может достигать нескольких дней. За это время разница между текущей и предполагаемой стоимостью товара может достичь отметки, за которой существенно возрастает степень риска срыва сделки. Кроме того, ограничения ценовых коридоров фактически связывают менеджера, не давая ему осуществлять гибкую концепцию закупок.
• Значительные затраты на заключение договоров.
• Несогласованность бухгалтерий. Формы договоров и этапы их прохождения могут отличаться в различных компаниях. Процесс согласования может занять много времени, что снизит эффективность процесса материально-технического снабжения.
• Трудности взаимодействия с географически удаленными поставщиками.
• Недобросовестность менеджера. Отсутствие четкого регламента проведения закупок делает данный процесс целиком зависимым от менеджера, что порождает возможность заключения сделок, выгодных прежде всего менеджеру, в ущерб интересам компании. Кроме того, вследствие большого числа клиентов (менеджеры делают в день по нескольку десятков звонков) увеличивается вероятность совершения ошибки при обсуждении деталей сделки.
• Отсутствие контроля со стороны руководства.

Обобщенная схема системы управления закупками представлена на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Схема системы управления закупками

Подразделения и дочерние структуры высылают заявки на товар с указанием дат ожидания товара. Эти заявки консолидируются внутри системы в единый заказ и распределяются по группам закупки. Часть заявок может быть выставлена на конкурс, часть заявок обрабатывается за счет авторизованных поставщиков. На выбор поставщика влияет множество параметров, поэтому решение о выборе того или иного поставщика принимается на основании заключения конкурсной комиссии. Зарекомендовавшие себя с положительной стороны поставщики заносятся в базу данных авторизованных поставщиков, а их товары - в единый каталог продукции, что позволяет ускорить поиск товаров и поставщиков при последующих сделках. Авторизованные поставщики, используя блок связи с поставщиками, могут своевременно получать информацию уведомления и типовую документацию по конкурсам, согласовывать заказы и отправлять информацию об отгрузках товара.

Развитием систем управления закупками являются системы управления цепочками поставок - SCM (Supply Chain Management). Основная идея подобных систем состоит в представлении всей цепочки продвижения товара в виде множества звеньев, связанных между собой информационными, денежными и товарными потоками. Цепочка поставок начинается с приобретения сырья у поставщиков и заканчивается продажей конечной продукции потребителю. Каждое звено цепи принадлежит одной организации, которая отвечает за конкретный этап закупки, что позволяет обеспечить наличие требуемого продукта в нужное время с минимальными издержками. Кроме того, наличие ответственного лица на каждом этапе позволяет получать оперативную информацию о перемещении товара, что делает SCM-системы максимально прозрачными для конечного потребителя. Фактически SCM-системы разгружают системы управления закупками, перекладывая функции взаимодействия с поставщиками на субподрядчиков, обеспечивая согласование электронной документации между отдельными звеньями цепочки и контроль на каждом этапе прохождения товара. Связанность отдельных звеньев в единую цепочку предотвращает задержки в поставке товара, так как информация о загруженности складских помещений каждого звена передается по цепочке смежным звеньям, позволяя последним эффективно прогнозировать требуемые объемы закупаемой/производимой продукции.

Приведенная на рис. 1.2 схема позволяет сравнить две подсистемы, входящие в состав SCM:

• SCP (Supply Chain Planning) - планирование цепочек поставок. Изначально процесс поставки выглядит так, как показано на рис. 1.2а. При этом не учитывается тот факт, что у одного производителя может быть несколько региональных подразделений, которые в свою очередь могут поставлять товары на различные склады. При таком подходе может произойти перенасыщение товара на одних складах и дефицит на других. Назначение подсистемы планирования цепочек поставок (рис. 1.2б) - создание оптимальной цепочки поставок с учетом территориального расположения региональных представительств производителя и потребителя, а также загруженности складских помещений.
• SCE (Supply Chain Execution) - исполнениецепочекпоставок. Данная подсистема отвечает за управление и пополнение запасами и прогнозирование продаж товаров.

Рис. 1.2. Процесс доставки товара: а - традиционный; б - с использованием системы управления цепочками поставок