По курсу «Деловое администрирование»

Кафедра менеджмента

 

Методические указания

к самостоятельной работе

По курсу «Деловое администрирование»

для студентов экономических специальностей

Дневной формы обучения

 

Тюмень, 2007

Ушакова М.А. Методические указания к самостоятельной работе по курсу «Деловое администрирование» для студентов экономических специальностей дневной формы обучения. - Тюмень: Тюменский государственный архитектурно-строительный университет, 2007. - 27 с.

 

Рецензент – к.э.н., доцент Осколкова М.В.

 

Методические указания утверждены на заседании кафедры

Протокол № 8 от 27.06.2007

 

Зав. кафедрой _____________ Н.М.Чикишева

 

 

Ротапринт ТюмГАСУ. Подписано к печати __________. Тираж ____ экз.

 

Содержание

Введение
1. Краткий курс лекций с заданиями
2. Вопросы для дополнительного изучения
3. Примерный список вопросов к зачету
4. Рекомендуемая литература

 

Введение

Методические указания к самостоятельной работе студентов экономических специальностей составлены в соответствии с учебным планом и с целью оказания помощи студентам в изучении делопроизводства, деловой этики и эстетики.

Методические указания содержат краткий курс лекций с заданиями и вопросами по темам курса.

Самостоятельная работа студента предусматривает написание реферата по одной из предложенных тем. Возможно написание реферата по теме, выбранной студентом, при условии предварительного согласования темы с преподавателем.

Объем реферата примерно 20-25 страниц; формы, образцы документов приводятся в приложении. Содержание реферата и список литературы обязательны.

Кроме того, некоторые вопросы курса студент изучает самостоятельно по учебникам. Эти вопросы обсуждаются во время практических занятий, включены в перечень вопросов текущего контроля и в примерный перечень вопросов к зачету.

В методических указаниях приведен примерный перечень вопросов к зачету и литература, рекомендуемая при изучении курса.

1. Краткий курс лекций с заданиями

Понятие документа, функции документа

Слово документ произошло от lat documentum, что означает «доказательство, свидетельство». В русский язык слово вошло в Петровскую эпоху, документом стали называть деловые бумаги, имеющие правовую значимость.

Сейчас ГОСТ определяет документ как материальный объект с информацией, зафиксированной любым известным человеку способом для её передачи во времени и в пространстве.

Документированная информация – информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Под это определение попадают не только бумаги с текстом, но и фотографии, книги, газеты, дискеты и др.

Основная функция документа – фиксация информации.

 

Кроме того, документ обеспечивает

· сохранение и накопление информации;

· возможность передачи другому лицу;

· многократное использование;

· возвращение к информации во времени.

 

Информация, содержащаяся в документе, служит

- основой для принятия управленческих решений;

- доказательством исполнения управленческих решений;

- источником для обобщений;

- материалом для справочно-поисковой работы.

 

 

Классификация документов

по происхождению:

официальные и личные,

по степени подлинности:

· черновые (отражают работу автора над документом),

· беловые (составляются на основе чернового, но без пометок и помарок),

· подлинные (сведения в документе соответствуют действительности), подлинник – первый или единственный экземпляр документа,

· копия (воспроизводит информацию другого документа, все его внешние признаки или их часть), дубликат (повторный экз., имеющий силу подлинника), выписка (копия части документа),

по содержанию:

документы по административным вопросам, по вопросам планирования, бухгалтерского учета, кадровые, …, организационно-распорядительные документы.

 

Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – документы, создаваемые в процессе организационно-распорядительной и исполнительной деятельности на предприятии.

 

1. организационные (устав, штатное расписание, положение, инструкции т.д.);
2. распорядительные (приказы, распоряжения, решения, постановления и т.д.)

3. информационно-справочные (справки, служебные записки, письма и т.д.)

Стандартизация ОРД

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов. Унификация – приведение чего-либо к единому виду.

 

При составлении ОРД используются следующие нормативные документы:

 

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам к службам документационного обеспечения. (ГСДОУ) – определяет основные правила работы документами в организации, в т.ч. содержит типовые положения о сл. ДОУ, формы журналов и др.

 

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2002 г.) – включает общий порядок подготовки и оформления документов, порядок работы с документами, много приложений. На ее примере разрабатывают свои Инструкции по делопроизводству.

 

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов» - касается только ОРД, кадровая документация – хоть и подсистема ОРД, но и подсистема бух. учета, поэтому требования другие

 

- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

 

- Основные правила работы архивных учреждений

 

- Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (2002 г., но старый более полный) и др.

 

+ существуют Методические указания по составлению текстов служебных документов (М.:ВНИИДАД, 1998)

 

по кадрам (новые)

• Инструкция по ведению трудовых книжек №69 от 10.10.2003 (Инстр. по заполн тр кн 2004 г.)
• Пост-е Правительства РФ от 16.04.2003 №225 Правила ведения трудовых книжек

 

 

Унификация ОРД необходима для:

- совместимости документов;

- снижения трудоёмкости обработки документов;

- снижения трудоёмкости создания документов;

- повышения качества оформления.

 

Вопросы по теме Что такое документ в современном понимании? Каковы функции документа? Какова функция документа с точки зрения менеджмента? Что такое ОРД, какие документы к ним относятся? Каково место ОРД среди всей документации? Для чего необходима унификация документов? Какие основные нормативные документы регламентируют составление и работу с ОРД?

-

Реквизиты ОРД

Реквизит - составная часть документа (элемент официального документа).

Набор реквизитов (30 штук) описан в ГОСТе Р 6.30-2003.

 

Государственный герб РФ

Герб субъектов РФ

Данные реквизиты ставятся на документы учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право.

 

Код организации

Код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (код по ОКПО), обязательно проставляется в документах, предоставляемых в государственные органы.

 

5) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица выдают налоговые органы

 

6) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП ) выдают налоговые органы

 

Код формы документа

Код формы по общероссийскому классификатору управленческой документации (код по ОКУД, нужен для АСУ)

 

8) Наименование организации в следующем порядке:

а) наименование вышестоящей организации (если таковая имеется);

б) название организации (без сокращений, как указано в учредительных документах);

в) название структурного подразделения (пишется в том случае, если автором документа является структурное подразделение).

 

9) Справочные данные об организации

 

- почтовый адрес; - телефон/факс - E-mail (адрес электронной почты); - банковские реквизиты.

Нагатинская ул., 6, Москва, 109145 (Правила почтовой связи, 1995 г.) «Г» не пишется для городов Москва, СПб, Екат-г

 

10) Название вида документа:

должно быть выделено, на письме название документа НЕ пишется.

 

11) Дата - это дата подписания, придает юридическую силу подписи, для протокола – дата заседания, для акта – дата события

а) 03 февраля 2006 г. – этот формат чаще используется в финансовой и бухгалтерской документации.

б) 03.02.2006 (в конце точка НЕ СТАВИТСЯ, кроме тех случаев, когда дата стоит в конце предложения).

Разрешенный ГоСТом вариант 2006.02.13 практически не используется

 

12) Регистрационный № документа - номер, который присваивается документу при регистрации.

Должен быть таким, чтобы документ было легко найти. Похожие документы группируют, тогда № будет состоять из нескольких частей.

Например, для исх. писем: 34-8/15 означает что: это 34-ый документ в 8 структурном подразделении после исполнения будет подшит в 15 дело; для договоров – 121/18 (номер одной стороны / номер другой стороны).

13) Ссылка на номер и дату документа, например:

На №______ от 00.00.0000

Заполняется на ответных письмах, указывается дата и номер письма, на которое отвечаем.

Пишется только на письмах

 

14) Место составления или издания:

Город, район, область. Используется в том случае, если из названия организации не понятно где составлен документ.

 

15) Адресат – тот, кому адресован документ.

Указывается в следующей последовательности:

 

организация (в им. п.!) должность получателя (в дательном падеже) инициалы и фамилия получателя (в дат. п.) адрес получателя

Пишется на письмах, заявлениях, служебных записках в правом верхнем углу.

 

Гриф утверждения документа

 

При утверждении документа должностным лицом		Если документ утверждается другим документом
УТВЕРЖДАЮ Должность Личная подпись И.О. Фамилия Дата			УТВЕРЖДЕН протоколом собрания №3 от 13.02.2006

 

17) Резолюция - надпись на документе, содержащая решение, принятое должностным лицом, его подпись, дату.

Морозовой И.А.

Подготовить проект договора с АО «Вист» к 05.03.2006

личная подпись

дата

 

18) Заголовок к тексту - краткое содержание текста,

например: О сроках поставки продукции

Согласуется с наименованием вида документа, точка в конце НЕ ставится, на документах формата А5 заголовок можно не писать.

 

Заголовок располагается в левой части документа на нескольких строках, НО если заголовок занимает более 5 строк, то его можно продлить до правого поля.

 

19) Отметка о контроле - ставится, когда исполнение документа берут под контроль

ставится буква К вверху справа

20) Текст – текст документа (подробнее – при рассмотрении конкретных видов документов).

 

21) Отметка о наличии приложений - пишется во всю ширину листа под текстом:

 

Приложения: 1. Название приложения, кол-во экз., кол-во листов,

2. Чертежи в 2 экз. на 5 л.

 

На самом приложении сверху в правом углу пишут:

Приложение № 1

к приказу № 2 от 03.04.99

 

22) Подпись – подпись должностного лица, в следующем порядке:

 

Должность личная подпись И.О. Фамилия

 

Если документ подписывается группой лиц, то подписи идут в порядке иерархии должностей.

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии, не допускается приписывать предлог «Зам», «За», ставить косую черту перед наименованием должности. Можно зачеркнуть, будет некрасиво, но правильно.

23) Гриф согласования в следующем виде:

 

а) СОГЛАСОВАНО

Должность

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

 

б) СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК №2 от 03.04.99

24) Виза согласования документа – для внутреннего согласования документов, оформляется в следующем порядке:

 

Замечания к документу (может и не быть)

Должность

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

 

Ставится на последнем листе документа внизу.

25) Печать – заверяет подлинность подписи должностного лица

 

Ставится так, чтобы захватывала часть должности в реквизите «подпись», должна быть хорошо читаема, не закрывать самой подписи.

 

26) Отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии подлиннику.

Под реквизитом «подпись» пишется Верно

Подпись, заверившего документ, дата

 

27) Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа (который составляет текст) и номер телефона.

Необходим для запроса дополнительной информации, уточнения данных и т д.

 

Располагается на последнем листе документа в левом нижнем углу.

+ могут быть сведения о том, кто печатал документ - инициалы, кол-во экз., дата распечатки

например, НК 3 17.03.2002

 

28) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

включает краткие сведения об исполнении документа и слова «В дело № ___», подпись и дату.

 

Например: Отправлен факс от 01.02.99 №23

В дело № 54/22

подпись и дата

 

Ставится исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ.

 

Бланки документов

 

Бланк – заготовка к документу, а не документ; стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Формуляр – набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности или модель документа.

 

Документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Современный дизайн бланка, свой фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений об организации, правильное их расположение важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

 

Существует 2 основных вида бланков:

- общий;

- бланк для писем.

 

Общий бланк:

- эмблема предприятия (товарный знак),

- название организации,

- название вида документа,

- регистрационный номер документа, дата,

- место составления.

 

Бланк для писем:

- эмблема предприятия (товарный знак),

- название организации,

- справочные данные об организации,

- регистрационный номер, дата,

- ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

 

Существует продольное и угловое расположение реквизитов.

 

 

Бланки для конкретных видов документов – общие бланки с напечатанным наименованием вида документа. Целесообразно заводить, если их более 1000 в год

 

Иногда используются так называемые бланки руководителя, или должностные бланки – вместо названия организации стоит должность этого должностного лица.

 

Предприятия, работающие с иностранными партнёрами должны иметь специальные бланки, на которых реквизиты на русском языке дублируются на языке партнёра или на английском.

 

Задание по теме:   Используя учебники по делопроизводству составьте 4 фирменных бланка для вымышленной или знакомой организации: - бланк для писем с угловым расположением, - бланк для писем с продольным расположением, - общий бланк (можно на примере приказа или др. документа) с угловым расположением, - общий бланк с продольным расположением.

 

 

1.6. Этапы составления документов и требования к текстам служебных документов

Этапы составления документов:

1. Приступая к составлению документа, следует уточнить цель документа, круг вопросов, подлежащих решению. Выбрать вид документа.

2. При составлении распорядительных документов следует изучить ранее изданные распорядительные документы как своей, так и вышестоящей организации (чтобы избежать противоречий и повторов).

3. Приступают к сбору информации по существу конкретного вопроса.

4. Собрав информацию, составляют проект документа. Проект согласовывается, при необходимости редактируется.

5. Окончательное оформление документа и его подписание.

 

 

Общие требования к текстам служебных документов:

 

1. Краткость и точность изложения информации, исключающая двоякое толкование.

2. Объективность и достоверность информации.

3. Составление по возможности простых документов, т.е. документов, содержащих один вопрос.

4. Структурирование текста документа, деление на части.

5. Широкое использование трафаретных и типовых текстов (отсюда следует слабая индивидуализация, почти полное отсутствие эмоциональной окраски).

 

Вопросы по теме: 1. Какие реквизиты есть на общем бланке, какие – на бланке для писем? Какими реквизитами различаются общий бланк и бланк для писем? 2. Что такое угловое и продольное расположение реквизитов? 3. Какие еще бланки, кроме общего и для писем, Вы знаете? 4. Какие этапы можно выделить в процедуре составления документов? 5. Какие требования официально-делового стиля, предъявляемые к текстам документов, Вы можете назвать?

 

1.7. Составление и оформление некоторых видов ОРД

Распорядительные документы

Приказ – нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед данным предприятием.

Приказы делят на две группы:

по основной деятельности (по общим вопросам) – по вопросам сбыта, планирования, др.,

по личному составу (кадровые) – принятие на работу, перевод, увольнение.

 

Рассмотрим приказы по основной деятельности.

Приказы оформляются на общем бланке, реквизиты удобнее располагать продольно.

 

Заголовок к тексту формулируется одной фразой и начинается с предлогов "о" или "об".

 

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующая и основная - распорядительная.

 

В первой излагаются факты, события, вызвавшие издание приказа, т.е. обосновываются нижеследующие приказания. Если ссылаются на другие документы, нужно указать название этого документа, автора, дату и регистрационный номер этого документа.

 

Первую и вторую части отделяет слово " приказываю: ", далее идут пункты приказа, каждый из которых должен иметь три составляющие: исполнитель, предписываемое действие, срок исполнения.

Например, Начальнику отдела кадров Емельяновой О.В. составить график проведения аттестации сотрудников до 25.02.2006.

 

В последнем пункте обычно указывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

 

Подпись первого руководителя обязательна. Кроме него приказ подписывают все заинтересованные лица.

 

Выписка из приказа.

Оформляется аналогично приказу. Но вместо слова «Приказ» стоит слово «Выписка из приказа», вместо основной части текста переписывается только та часть основного текста, которая интересует, нумерация пунктов сохраняется. Подписи печатают, но личные подписи не ставят, а ниже ставится отметка о заверении копии.

Задание по теме: Составить приказ Вы являетесь руководителем ОАО «Рассвет». На Вашем предприятии в связи со сложившейся производственной ситуацией необходимо провести ремонт котельной в период с __.__.200_ по __.__.200_. При этом экономист Парфенова О.К. должна подготовить смету расходов на ремонт. Ответить на вопросы: s Что такое приказ, какие виды приказов существуют? s Из каких реквизитов состоит приказ? s Как составляется текст приказа, какие ключевые слова используются? s Кто подписывает приказ?

Организационные документы

 

Инструкция - документ, издаваемый на предприятии в целях установления правил регулирующих организационные, научно-технические, технологические и иные специальные стороны деятельности учреждений, должностных лиц, граждан.

 

Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника.

 

Как и все инструкции, она оформляется на общем бланке с угловым расположением. Справа ставится гриф утверждения. Утверждает руководитель организации.

 

В заголовке к тексту указывается должность, на которую распространяется эта инструкция.

 

Первый раздел - общие положения, где указывается область деятельности специалиста, порядок его назначения и освобождения от должности, замещение во время отсутствия, квалификационные требования, его подчиненность, нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей работе.

Второй раздел включает функции, где перечисляются основные направления деятельности специалиста.

Третий раздел - должностные обязанности, где определяются основные виды работ, выполняемых специалистом.

Например, функция (одна) обучение студентов, в связи с ней формулируются обязанности: составлять билеты,..

Четвертый раздел устанавливает права, необходимые должностному лицу для выполнения его обязанностей. Существуют трудовые (по ТК) и производственные (н-р, не участвовать в совещании)

Пятый раздел указывает, за что конкретно несет ответственность специалист (дисциплинарная, материальная, но не уголовная).

Шестой раздел – Взаимоотношения. Связи по должности

Документ	От кого получает, периодичность, объем	Кому передает, периодичность, объем

 

Седьмой раздел – Оценка работы – перечислены критерии оценки качества выполнения работником своих обязанностей.

 

Должностную инструкцию

разрабатывает и подписывает	согласовывается
руководитель отдела	начальник ОК
начальник ОК (сделал «рыбу»)	руководитель отдела

 

Кроме того, согласовывается с юрисконсультом предприятия, бухгалтером (если есть материальная ответственность), утверждается руководителем.

 

При составлении опираются на Общероссийский классификатор профессий, должностей и разрядов.

 

Вопросы по теме: s Что такое инструкция? s Какая инструкция называется должностной? s Из каких реквизитов состоит должностная инструкция? s Назовите и кратко охарактеризуйте разделы должностной инструкции s Кто разрабатывает, утверждает должностную инструкцию? С кем ее необходимо согласовать?

Письма

Служебные письма - наиболее массовый вид управленческих документов, служащий средством общения и обменом информации между учреждениями и частными лицами.

 

1. Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нём обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо, сроки поставки, качество продукции. Эти письма имеют повышенную правовую значимость, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. (Оплату гарантируем..., Фирма … качество продукции гарантирует). В этом письме указывают названии вида документа.

2. Рекламное письмо – содержит подробные описания рекламируемых товаров, услуг, цены. Особенность: адрес организации - автора может быть указан в тексте, часто - в конце текста. (Мы будем рады ответить на ваши вопросы по такому-то адресу или телефону)

3. Сопроводительное письмо – документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Оно содержит разъяснения или задания к этим документам. Текст такого письма обычно умещается на формате А5 и поэтому не имеет заголовка к тексту (Высылаем Вам ….)

4. Письмо-запрос – документ, в котором предприятие просит разъяснить какой либо факт, событие и побуждает дать ответное письмо. (Сообщите о том-то, том-то).

5. Письмо-извещение – сообщает о факте или событии, информация о котором может быть полезна для адресата. (Ставим вас в известность, что ….).

6. Письмо-приглашение – адресуется как конкретному лицу, так и учреждению в целом, содержит пожелания участия адресата в каком либо мероприятии. Необходимо сообщить: место, сроки проведения и условия участия (Приглашаем вас принять участие в …..).

7. Письмо-подтверждение – содержит подтверждение какого-либо отправления (письма, перевода, ценностей), подтверждение того, что ранее изданный документ остаётся в силе (договор, инструкция), может подтверждать факт, события. (Подтверждаем, что ….).

8. Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого либо обязательства, проведения мероприятия, возвращения взятых предметов и т.д. В ряде случаев указываются меры, предполагаемые при невыполнении работ в указанный срок. (Напоминаем Вам, что ……, по истечение такого то срока предложение наше фирмы теряет силу.)

 

Письма оформляются на бланке для писем, название вида документа не указывается. Справа пишется адресат.

 

Заголовок к тексту формулируются одной фразой, начинается с предлога «О» или «Об».

 

На одном письме может быть не более 4-х адресатов. Если адресатов больше, составляют несколько писем с одним текстом и разными адресатами, такое письмо называется циркулярным.

 

Текст одного письма должен быть посвящён одному вопросу, несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

 

Текст обязательно начинают с обращения

(Например: «Уважаемый Иван Иванович!», «Иван Иванович!», «Господин Иванов!», «Уважаемые господа!»)

 

Основной текст письма может содержать вводная часть и основную. Излагается от 1или 3 лица ед. или мн. числа - прошу, просим, фирма просит, … просят.

 

Во вводной описываются факты, события, может быть ссылка на другие документы (не письмо).

В основной части - выводы, предложения, просьбы, рекомендации по поводу вышеописанных событий

Одна из частей может быть опущена, их можно менять местами.

 

В конце текста письма могут быть заключение: «С уважением …», «С благодарностью», «С пожеланием успехов» или «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной» и др.

 

Подписывает письмо автор. Этикет требует соблюдения уровня переписки.

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер.

Письма, дающие какие либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью.

Задания по теме:   Выделить реквизиты служебного письма и оформить его в соответствии со стандартом. 127572, Москва, ул. Новгородская, 14, к.3, тел. 1234567, АО «Сокол М», директору ЗАО «Тайдекс» Прищепову И.В., на № ______ от ______, Вашу просьбу об изменении срока поставки компьютерной мебели выполнить не можем из-за отсутствия ее на наших складах, поэтому компьютерная мебель будет доставлена в сроки, указанные в договоре. Директор «Сокол М» С.И. Дорохов. Недостающие реквизиты придумайте самостоятельно. Ответить на вопросы: - Что такое письмо, какие виды писем существуют? - Из каких реквизитов состоит письмо? - Как составляется текст письма, какие элементы используются? - Кто подписывает письмо?

 

 

Справка

 

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий.

 

Отражают индивидуальные ситуации, поэтому нет единой для всех схемы составления.

Заголовок к тексту – как обычно + период времени или дата, на которую приходятся приводимые в справке сведения.

Например: О наличии документов по трудовому стажу за 1990-2000 гг.

 

Справки могут быть внутренними и внешними.

Внутренние – на общем бланке вместо названия организации указывается структурное подразделение. Подписывает составитель.

Внешние - оформляются на общем бланке, подписывает руководитель.

При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается руководителем и главным бухгалтером, заверяется печатью.

 

Из всех справок можно выделить справки, подтверждающие место работы, учебы

· Оформляются на общем бланке на формате А5, поэтому не имеют заголовка к тексту.

· Указывается Ф.И.О. (полностью) лица, о котором сообщаются сведения, сведения, куда предоставляется справка.

· Справку подписывает лицо, которое несёт ответственность за предоставленные сведения, т.е. тот, кто составил справку.

· Составляется справка в 1 экземпляре, заверяется печатью.

 

Задание по теме: Составить справку, подтверждающую ваше обучение в ТГАСУ.

Служебные записки

 

Записки существуют 2-х видов: докладные записки и объяснительные.

 

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении, факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения.

 

Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

 

Оформляется на общем бланке с угловым расположением. Справа пишется адресат.

 

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

Заголовок к тексту формулируется как обычно – с предлога «О» или «Об».

Текст может содержать 2 части: вводную и основную.

Вводная – излагаются факты, события, послужившие поводом для написания записки.

Основная – выводы, просьбы, предложения.

Части можно менять местами, одна из частей может быть опущена.

 

Докладные записки, информирующие руководство о ходе работ, представляются регулярно и сообщают о выполнении заданий, планов, указаний.

 

Докладная записка может быть внутренней и внешней (аналогично справке).

Внутреннюю докладную записку (адресуемую руководителю предприятия) подписывает составитель; оформляется на общем бланке с указанием структурного подразделения.

Внешнюю докладную записку (адресуемую в вышестоящую организацию) подписывает руководитель предприятия. Оформляется на общем бланке как обычно.

 

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных частей основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта.

 

Оформляются так же, как и внутренние докладные записки, подписываются составителем.

Внешних объяснительных записок не бывает.

 

Пояснительных записок не бывает.

 

Задание по теме: Выделить реквизиты докладной записки и оформить ее в соответствии со стандартом.   Руководителю авторемонтного салона Тимошину. Обращаюсь к вам с настоящей докладной по следующему поводу. Контрольные испытания отремонтированных машин часто требуют задержки слесарей и шоферов на сверхурочную работу. Мы подчас сталкиваемся с трудностями по оформлению сверхурочных в бухгалтерии. Поэтому вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие необходимых мер по вышесказанному. Начальник мастерской И.М. Смирнов Ответить на вопросы: - Какие виды служебных записок существуют, что такое докладная записка? - Из каких реквизитов состоит докладная записка? - Как составляется текст докладной записки? - Кто подписывает докладную записку?

 

 

Формирование дел

 

Дело - совокупность документов по одному вопросу или направлению деятельности, подшитых в одну обложку.

 

Формирование дел – отнесение документа к определенному делу и их систематизация внутри дела. Обеспечивает быстрый поиск и сохранность документов.

 

Формируют и хранят дела по месту образования в структурных подразделениях; в небольших организациях – централизовано у секретаря. (в структурных подразделениях, где исполнялись документы).

 

Дела формируются в течение 1 года.

 

Формирует дела лицо, ответственное за делопроизводство в данном структурном подразделении (назначается приказом).

 

Раскладка производится ежедневно секретарем (или тем, кто отвечает за делопроизводство)

 

Задание по теме: Найти в учебнике и написать в тетради пример обложки дела.

Правила формирования дел

1. В дело могут быть подшиты только исполненные документы (на документе должна стоять отметка об исполнении).

2. В дело подшивают только те документы, которые предусмотрены заголовком этого дела. Для документов, которые не подходят ни к одному делу заводят новое дело.

3. Толщина каждого дела не должна превышать 3-4 см. (примерно 250 листов).

Если в течение года образуется больше документов, заводят следующий том этого дела.

4. Приложения к документам, независимо от даты их составления подшивают вместе с документами, к которым они относятся.

5. Плановые и отчетные документы подшивают в дела того года, к которым они относятся по своему с одержанию, независимо от времени составления.

 

 

Хранение дел

 

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела, она располагаются в шкафах вертикально. На корешке указывается номер дела по номенклатуре. Рядом прикрепляется номенклатура дел.

 

На дела с ценной документацией ведется внутренняя опись документов дела (подшивается в начало дела).

 

Внутренняя опись документов дела №______

 

№ п/п	Название документа	Заголовок	Регистрационный номер и дата	Номера листов дела	Примечания

Итого….

 

Если из дела необходимо изъять подшитый документ, его изымают, а на его место ставят лист-заместитель. На нём указывается:

- кто взял документ;

- когда взяли документ;

- на какой срок;

 

Если понадобилось дело в целом, то на его место ставится карта-заместитель. На ней указывается:

- кто, когда взял дело;

- на какой срок;

- цель

- кто выдал документ;

- подпись.

 

Номенклатура дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном пор<