Глава 1. Понятие, значение, виды и проблемы коммуникаций в современных организациях

Введение

 

Актуальность. В современном мире информация играет очень важную роль. Информация является основой управления, связующим звеном между менеджером и окружающей его средой.

Коммуникацией называется процесс обмена между двумя и более людьми информацией и ее значением.

Менеджмент сосредоточивает свои усилия и на внутреннем состоянии большой организации, и на развитии внешних связей.

Именно поэтому важное значение коммуникаций является очевидной как на малых предприятиях, так и в больших организациях и корпорациях.

Эффективность коммуникационных связей отражается на будущем не только организации как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и на будущем людей, которые работают в данной организации, и, соответственно, от уровня развития коммуникаций зависит и благополучие всей страны в целом.

Актуальность данного исследования обусловлена тем фактом, что на коммуникации сотрудники примерно 75% своего рабочего времени.

Проблема офисных коммуникаций является достаточно актуальной.

В своей работе руководителем должна использоваться информация от всех доступных источников, к которым относятся вышестоящие руководители, подчиненные, руководители того же уровня, заказчики, поставщики и т.д.

Процесс коммуникации дает возможность руководителю эффективно выполнять свои обязанности, правильно выбирать оптимальную стратегию для достижения поставленных задач.

Объектом исследования является понятие офисных коммуникаций.

Предметом исследования являются проблемы офисных коммуникаций и их решения.

Цель данного исследования: изучение проблем коммуникаций в организациях, рассмотрение возможных решений данной проблемы.

Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:

1. Рассмотреть сущность и виды офисных коммуникаций.

2. Раскрыть основные проблемы офисных коммуникаций.

3. Рассмотреть варианты решений проблем офисных коммуникаций с помощью различного инструментария.

Исследование вопроса проблем офисных коммуникаций и их решений будет проводиться на примере предприятия ООО «КАДИС» (Санкт-Петербург).

Источниковую базу составили работы Виханского О.С., Игнатьева А.В., Кузнецова Ю.В., Мильнера Б.З. и др. При написании работы была использована учебная литература и периодические издания.

Методологической основой исследования является диалектический метод познания и системный подход. В процессе работы использовались такие общенаучные методы и приемы как анализ и синтез, метод обобщения, проводился анализ литературы по проблеме исследования

Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы.

В первое главе раскрывается понятие офисных коммуникация, их виды и значение, а также рассматриваются пути развития с помощью технических и традиционных инструментов.

Во второй главе проводится исследование развития коммуникаций в ООО «КАДИС».

В третьей главе предлагаются мероприятия по решению проблем и развитию коммуникаций в ООО «КАДИС»..

Курсовая работа изложена на 36 страницах, содержит 1 таблицу, 2 рисунка, библиографический список содержит 23 источника.

Глава 1. Понятие, значение, виды и проблемы коммуникаций в современных организациях

Заключение

 

Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации являются одной из важнейших задач управления.

Офисными коммуникациями называется процесс передачи информации от одного лица к другому. Высокая скорость получения всех видов информации является одной из важнейших предпосылок ускорения развития производства. Информация как ресурса имеет свои особенности: сохраняемость неисчерпаемость, возможность параллельного использования, легкость передачи.

Офисные коммуникации на сегодняшний день выступают важнейшим ресурсом социально-экономического, технологического, технического развития любой организации, они являются одним из катализаторов научно-технического прогресса.

Неотъемлемой частью рабочего процесса сотрудников является обмен знаниями и информацией. Люди делятся и распространяют информацию все время - в вестибюле, по телефонам, с помощью электронной почты, и, как правило, этот процесс не упорядочен. Повышение качества и скорости этого процесса является первейшей целью, которую должна ставить перед собой любая организация, желающая быть конкурентоспособной.

Понимание процесса межличностного обмена информацией и методов совершенствования приемов общения должно способствовать росту эффективности вашей управленческой деятельности. Однако в дополнение к межличностным контактам менеджер должен иметь представление о преградах на пути обмена информацией в организации и методах совершенствования такого обмена.

Проблемы офисных коммуникаций оборачиваются недостоверностью информации, несвоевременным ее поступлением до адресата, неполнотой объема.

Решению коммуникационных проблем немало способствует совершенствование каналов обмена информацией. Применение различных информационных технологий позволяет систематически накапливать знания и структурировать их так, чтобы люди получали нужные данные в нужный момент и не отвлекались на несвоевременную информацию или устаревшие данные.

Офисные коммуникации - это комплексная деятельность, в которой могут быть использованы самые разные инструменты. Все коммуникации происходят с участием человека. Умение говорить, слушать, писать и читать является важнейшим качеством менеджера, отражающим его способности к коммуникации. Процесс управления, эффективность совместного труда во многом зависят от того, как менеджер может принять и интерпретировать поступающие к нему данные, и отправить необходимую информацию всем, кто с ним связан общей деятельностью. В целом эти требования сводятся к тому, что менеджер должен уметь строить эффективные процессы коммуникаций в организации.

Важнейшая цель внутриорганизационной коммуникации – создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании.

Таким образом, коммуникация является важным организационным инструментом и необходимым условием для эффективного развития и внедрения корпоративной политики.

 

Список использованной литературы

Учебники, монографии

1. Ботавина Р.Н. Организационно-управленческие инновации в управлении предпринимательскими структурами/ Р.Н. Ботавина. Монография. - М.: Наука и образование, 2013. - 152 с.

2. Быстрова О. Ю. Теория организации: краткий курс лекций / О. Ю. Быстрова, О. В. Мироненко. Костромской гос. технологический ун-т. - Кострома: Изд-во КГТУ, 2011. - 250 с.

3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс/ О.С. Виханский. - М.: Проспект, 2012. - 159 с.

4. Гительман Л.Д., Исаев А.П., Гаврилова Т.Б. Менеджеры нового поколения./Л.Д. Гительман. - М: Экономика, 2014. - 168 с.

5. Дафт Р. Л. Менеджмент: учебное пособие/ Р.Л. Драфт. - СПб.: Питер, 2011. - С. 110

6. Дергунов Т. Формула менеджмента. Практическое пособие для начинающего руководителя/ Т. Дергунов. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. - 224 с.

7. Друкер, Питер, Ф. Задачи менеджмента в XXI веке.: Пер. с англ.: - М.: Издательский дом «Вильямс», 2004. - 272 с.

8. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов / А.В. Игнатьев. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. - 304с.

9. Кастельс М. Информационная эпоха/М. Кастельс. - М, 2000. - С. 12

10. Комаров С.В. Попов В.Л. Методы и инструменты поиска инновационных решений/ С.В. Комаров. - Пермь: Изд-во Пермского национального государственного исследовательского политехнического университета, 2014. - 333 с.

11. Котлер Ф., Келлер К.Л. Маркетинг менеджмент/пер. Кузин В. Спб: Питер, 2014. 800 с.

12. Кузнецов Ю.В., Мелякова Е.В. Теория организации/ Ю.В. Кузнецов. - М.: Проспект, 2015. - 489 с.

13. Мильнер Б.З. Теория организаций / Б.З. Мильнер. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 428с.

14. Мыльник В.В. Теория управления: Учебное пособие / В.В. Мыльник. - М.: Акаде-мический проспект, 2013. - 412с.

15. Назимко В.К., Кудинова Е.В. Основы менеджмента: учебное пособие/В.К. Назименко. - М: Феникс, 2014. - 255 с.

16. Оркина Е.А. Управление изменениями/ Е.А. Оркина. - Ростов н/Д: Феникс, 2014. - 190 с.

17. Шарков Ф. И. Основы теории коммуникации/ Ф.И. Шарков. - М.: ИД" Социальные отношения", 2003. - C.24

Периодические издания

18. Боднар А.В. Информация и коммуникации в управлении предприятием / А.В. Бондар // Маркетинг и менеджмент инноваций. – 2011. – №3. – С.2.

19. Казаков К.В. Носачевская Е.А. Информационно-коммуникационная среда как ключевой фактор инновационного развития региональной экономики//Известия Юго-Западного государственного университета. Серия Экономика. Социологи. Менеджмент. – 2014. – № 1. – С 57-61.

20. Суровцева Е. А. Комплексная методика измерения организационных коммуникаций //Научный журнал КубГАУ. – 2013. – №. 33. – С. 9.

21. Шеметов П.В. Теория организации: учебное пособие / П. В. Шеметов, С. В. Петухова. М.: Омега-Л 2012. С. 121

Электронные ресурсы

22. Волкова В.С. Внутриорганизационные коммуникации. Анализ системы внутриорганизационных коммуникаций // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2014. № 3 [Электронный ресурс]. URL: http://ekonomika.snauka.ru/2014/03/3976 (дата обращения: 15.04.2017).

23. Деловые коммуникации: учебник для бакалавров: учебник для студентов высших учебных заведений, обучающихся по экономическим направлениям и специальностям / М. Ю. Коноваленко, В. А. Коноваленко; Российский гос. торгово-экономический ун-т. - Москва: Юрайт, 2013. - 468 с. [Электронный ресурс]// http://uisrussia.msu.ru/is4/main.jsp (дата обращения 14.04.2017)

24. ООО «КАДИС»: официальный сайт. Режим доступа: http://kadis.org/o-kompanii (дата обращения 15.04.2017)

25. Шеламова, Г.М. Деловая культура и психология общения: / Г.М. Шеламова. - М.: ИЦ Академия, 2013. - 192 c. [Электронный ресурс]// http://elibrary.ru/defaultx.asp (дата обращения 15.04.2017)

Приложение А

 

АНКЕТА

Просим Вас ответить на следующие вопросы.

1. Приходится ли Вам выполнять следующие работы более низкой квалификации (заполняется руководителями и специалистами)?

 

Печатание На ПК	Счётную	Работу с корреспонденцией	Оформление отчетов	Работу курьера	Не приходится
A	B	C	D	E	F

 

Что из перечисленных работ входит в круг Ваших обязанностей?

 

Печатание На ПК	Счётную	Работу с корреспон- денцией	Оформление отчетов	Работу курьера
A	B	C	D	E

 

 

Какие, Вы считаете, надо принять меры, чтобы у квалифицированных работников не было отвлечений на стороннюю деятельность, не входящую в их компетенции?

 

Передать эти работы специальному подразделению	Ввести в соответствующий отдел должность секретаря	Другое
A	B	C

 

В случае ответа C:

4. Приходится ли Вам выполнять работы за других сотрудников Вашего отдела, не входящие в круг Ваших непосредственных обязанностей?

 

Да	Нет
A	B

4.1 В случае положительного ответа на предыдущий вопрос укажите причину (можно отметить несколько):

 

Неправильное планирование работы (по времени и объёму)	Неправильное распределение обязанностей за работниками в отделе	Отсутствие строгого закрепления обязанностей за работниками	Недостаточная квалификация отдельных работников
A	B	C	D

 

 

Отвлечения работников на общественную работу	Отвлечения работников на хозяйственные работы	Занятость или частое отсутствие руководителей отделов	Другое
E	F	G	H

 

В случае ответа H:

5. Как часто Вас отвлекают от основной работы?

 

Один-два раза в день	Три раза и более в день	Не прерывают
A	B	C

 

5.1 В случае ответов A или B на предыдущий вопрос укажите причину отвлечений:

 

Внеплановые совещания	Общественная работа в рабочее время	Вызов к рукоодителю	Вызов в другие отделы	Другое
A	B	C	D	E

 

В случае ответа Е:

5.2 Период, в который чаще всего бывают отвлечения:

 

Первая половина дня	Вторая половина дня	Первая и вторая половина дня
A	B	C

 

6. Снижают ли производительность Вашего труда следующие факторы:

	ДА	НЕТ
Шум в рабочем помещении
Недостаток площади
Неудачная планировка рабочих мест
Недостаточная освещённость
Недостаточная вентиляция
Напряжённость в коллективе
	ДА	НЕТ
Отсутствие или недостаток необходимых приборов, канцелярских принадлежностей, заготовленных форматов
Неправильные отношения между работниками
Недостаток справочной литературы в отделе, на рабочем месте
Неправильный режим рабочего дня

 

7. Достаточна ли для работы поступающая к Вам информация?

 

Да	Нет
A	B

 

7.1 В случае отрицательного ответа на предыдущий вопрос укажите причину (можно отметить несколько):

 

Недостаточное количество экземпляров печатной информации	Информация хранится в месте неудобном для пользователя	Отсутствует информация и подборки по конкретным темам	Отсутствуют списки рекомендованной печатной информации
A	B	C	D

 

Недостаток литературы по отечественному и зарубежному опыту	Снабжение информацией не упорядочено	Несвоевременное поступление информации	Другое
E	F	G	H

 

В случае ответа H:

8. Что по Вашему мнению необходимо для улучшения обеспечения информацией в Вашем отделе на предприятии?

9. Какой режим труда и отдыха применяется у Вас в отделе?

 

Длительные периоды работы и длительный отдых	Короткие периоды работы и короткие перерывы	Нет какого-либо регламента
A	B	C

 

Спасибо за содействие

 

 

[1] Дафт Р. Л. Менеджмент: учебное пособие/ Р.Л. Драфт - СПб.: Питер, 2011. - С. 110

[2] Шарков Ф. И. Основы теории коммуникации. - М.: ИД" Социальные отношения", 2003. – C.24

[3] Кастельс М. Информационная эпоха/ М. Кастельс. - М, 2000. - С. 12

[4] Друкер, Питер, Ф. Задачи менеджмента в XXI веке.: Пер. с англ.: - М.: Издательский дом «Вильямс», 2004. - С. 25

 

[5] Быстрова О. Ю. Теория организации: краткий курс лекций / О. Ю. Быстрова, О. В. Мироненко. - Кострома: Изд-во КГТУ, 2011. - С. 61

[6] Волкова В.С. Внутриорганизационные коммуникации. Анализ системы внутриорганизационных коммуникаций//Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2014. № 3 [Электронный ресурс]. URL: http://ekonomika.snauka.ru/2014/03/3976 (дата обращения: 19.05.2016)

[7] Боднар А.В. Информация и коммуникации в управлении предприятием / А.В. Бондар // Маркетинг и менеджмент инноваций. – 2011. – №3. – С.2.

[8] Суровцева Е. А. Комплексная методика измерения организационных коммуникаций //Научный журнал КубГАУ. – 2013. – №. 33. – С. 9.

[9] Дергунов Т. Формула менеджмента. Практическое пособие для начинающего руководителя/ Т. Дергунов. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. - С. 116

[10] Мильнер Б.З. Теория организаций / Б.З. Мильнер - М.: ИНФРА-М, 2014.- С. 210

[11] Шеметов П.В. Теория организации: учебное пособие / П. В. Шеметов, С. В. Петухова. - М.: Омега-Л 2012. - С. 121

 

[12] Комаров С.В. Попов В.Л. Методы и инструменты поиска инновационных решений/ С.В. Комаров. - Пермь: Изд-во Пермского национального государственного исследовательского политехнического университета, 2014. - С. 12

[13] Оркина Е.А. Управление изменениями/Е.А. Оркина. - Ростов н/Д: Феникс, 2014. - С. 28

[14] Казаков К.В. Носачевская Е.А. Информационно-коммуникационная среда как ключевой фактор инновационного развития региональной экономики//Известия Юго-Западного государственного университета. Серия Экономика. Социологи. Менеджмент. – 2014. – № 1. – С 57-61

[15] Казаков К.В. Носачевская Е.А. Информационно-коммуникационная среда как ключевой фактор инновационного развития региональной экономики//Известия Юго-Западного государственного университета. Серия Экономика. Социологи. Менеджмент. – 2014. – № 1. – С 57-61

[16] Комаров С.В. Попов В.Л. Методы и инструменты поиска инновационных решений/С.В. Комаров. - Пермь: Изд-во Пермского национального государственного исследовательского политехнического университета, 2014. - С. 35

[17] Кузнецов Ю.В., Мелякова Е.В. Теория организации/ Ю.В. Кузнецов. - М.: Проспект, 2015. - С. 301

[18] Казаков К.В. Носачевская Е.А. Информационно-коммуникационная среда как ключевой фактор инновационного развития региональной экономики//Известия Юго-Западного государственного университета. Серия Экономика. Социологи. Менеджмент. – 2014. – № 1. – С 57-61

[19] Гительман Л.Д., Исаев А.П., Гаврилова Т.Б. Менеджеры нового поколения/ Л.Д. Гительман. - М: Экономика, 2014. - С. 48

[20] Виханский О.С. Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс/ О.С. Виханский. - М.: Проспект, 2012. - С. 61

[21] ООО «КАДИС»: официальный сайт. Режим доступа: http://kadis.org/o-kompanii (дата обращения 19.05.2016)

Введение

 

Актуальность. В современном мире информация играет очень важную роль. Информация является основой управления, связующим звеном между менеджером и окружающей его средой.

Коммуникацией называется процесс обмена между двумя и более людьми информацией и ее значением.

Менеджмент сосредоточивает свои усилия и на внутреннем состоянии большой организации, и на развитии внешних связей.

Именно поэтому важное значение коммуникаций является очевидной как на малых предприятиях, так и в больших организациях и корпорациях.

Эффективность коммуникационных связей отражается на будущем не только организации как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и на будущем людей, которые работают в данной организации, и, соответственно, от уровня развития коммуникаций зависит и благополучие всей страны в целом.

Актуальность данного исследования обусловлена тем фактом, что на коммуникации сотрудники примерно 75% своего рабочего времени.

Проблема офисных коммуникаций является достаточно актуальной.

В своей работе руководителем должна использоваться информация от всех доступных источников, к которым относятся вышестоящие руководители, подчиненные, руководители того же уровня, заказчики, поставщики и т.д.

Процесс коммуникации дает возможность руководителю эффективно выполнять свои обязанности, правильно выбирать оптимальную стратегию для достижения поставленных задач.

Объектом исследования является понятие офисных коммуникаций.

Предметом исследования являются проблемы офисных коммуникаций и их решения.

Цель данного исследования: изучение проблем коммуникаций в организациях, рассмотрение возможных решений данной проблемы.

Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:

1. Рассмотреть сущность и виды офисных коммуникаций.

2. Раскрыть основные проблемы офисных коммуникаций.

3. Рассмотреть варианты решений проблем офисных коммуникаций с помощью различного инструментария.

Исследование вопроса проблем офисных коммуникаций и их решений будет проводиться на примере предприятия ООО «КАДИС» (Санкт-Петербург).

Источниковую базу составили работы Виханского О.С., Игнатьева А.В., Кузнецова Ю.В., Мильнера Б.З. и др. При написании работы была использована учебная литература и периодические издания.

Методологической основой исследования является диалектический метод познания и системный подход. В процессе работы использовались такие общенаучные методы и приемы как анализ и синтез, метод обобщения, проводился анализ литературы по проблеме исследования

Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы.

В первое главе раскрывается понятие офисных коммуникация, их виды и значение, а также рассматриваются пути развития с помощью технических и традиционных инструментов.

Во второй главе проводится исследование развития коммуникаций в ООО «КАДИС».

В третьей главе предлагаются мероприятия по решению проблем и развитию коммуникаций в ООО «КАДИС»..

Курсовая работа изложена на 36 страницах, содержит 1 таблицу, 2 рисунка, библиографический список содержит 23 источника.

Глава 1. Понятие, значение, виды и проблемы коммуникаций в современных организациях