Наброски и зарисовки растений, плодов, цветов: Освоить конструктивное построение структуры дерева через зарисовки отдельных деревьев, группы деревьев...
Индивидуальные очистные сооружения: К классу индивидуальных очистных сооружений относят сооружения, пропускная способность которых...
Топ:
Марксистская теория происхождения государства: По мнению Маркса и Энгельса, в основе развития общества, происходящих в нем изменений лежит...
Отражение на счетах бухгалтерского учета процесса приобретения: Процесс заготовления представляет систему экономических событий, включающих приобретение организацией у поставщиков сырья...
Интересное:
Искусственное повышение поверхности территории: Варианты искусственного повышения поверхности территории необходимо выбирать на основе анализа следующих характеристик защищаемой территории...
Влияние предпринимательской среды на эффективное функционирование предприятия: Предпринимательская среда – это совокупность внешних и внутренних факторов, оказывающих влияние на функционирование фирмы...
Инженерная защита территорий, зданий и сооружений от опасных геологических процессов: Изучение оползневых явлений, оценка устойчивости склонов и проектирование противооползневых сооружений — актуальнейшие задачи, стоящие перед отечественными...
Дисциплины:
2017-11-17 | 1072 |
5.00
из
|
Заказать работу |
Содержание книги
Поиск на нашем сайте
|
|
Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным. Информационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Особую группу в информационно-справочной документации составляют такие документы, как докладная записка, объяснительная записка, предложение, акт, справка и некоторые другие. Особенностью этих документов является то, что в процессе документооборота учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
Докладная (служебная) записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию руководителя. По содержанию подразделяются на инициативные, информативные и отчетные.
Объяснительная записка оформляется на обыкновенном листе бумаги, как правило, пишется от руки. Адресуется руководителю, который её потребовал. Сотрудник должен кратко и четко объяснить свои действия (или бездействие), причины допущенных нарушений, ошибок, промахов. Объяснительная записка должна быть подписана составителем, иметь дату. Не стоит смешивать объяснительную записку с пояснительной запиской, которая составляется для пояснения основного информационного или расчётного материала (технического проекта, отчёта, программы). По оформлению объяснительные и пояснительные записки отличаются от докладной записки отсутствием выводов и предложений.
В состав информационно-справочной документации входят и все разновидности деловой переписки.
Деловая переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение), которые используются для реализации информационных связей между организациями. При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования: информация оформляется на бланке письма и подписывается руководителем или его заместителем в соответствии с предоставленной им компетенцией; стиль написания - официально-деловой, письмо составляется грамотно, аккуратно, без исправлений, содержит объективные сведения о событиях с достаточным количеством аргументов.
|
Основные виды служебных писем:
Тип письма | Назначение |
| Передача сведений информационного характера, информирование получателя о предстоящих (или прошедших) событиях, мероприятиях, например, о проведении выставки, расширении ассортимента, изменении условий сотрудничества. |
| Описание предлагаемых товаров и услуг, стремление привлечь новых потребителей, увеличить объём реализации. |
| Передача дополнительной информации при отправке адресату каких-либо документов, материальных ценностей, видов имущества. |
| Информирование получателя о готовности к сотрудничеству, заключению с ним деловой сделки. Письмо должно содержать существенные условия, на которых предлагается заключить договор. |
| Обязательство оплаты, выполнения работ, возврата кредита и т.п. |
| Обращение в организацию с целью возмещения убытков, полученных в результате нарушения условий договора |
| Обращение с целью получения информации, услуг, товаров |
| Может быть положительным (письмо-согласие) или отрицательным (письмо-отказ) |
Текст делового письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов.
Несколько вопросов излагаются в одном письме, если они взаимоувязаны.
Если же вопросы разнородны, целесообразно составить несколько писем.
Способы изложения текста письма: исторический и систематический.
В деловых письмах, посвященных вопросам основной (производственной) деятельности организации, когда нужно описывать управленческие ситуации или обосновывать необходимость осуществления каких-либо действий, следует выбирать исторический способ изложения содержания. В других ситуациях, когда на первый план выдвигается желание привлечь внимание адресата (письма-предложения, рекламные письма и др.), более действенным является систематический способ изложения.
|
Гарантийное письмо
Гарантийное письмо содержит обязательство оплаты работы, продукции, услуг, аренды, выполнения работ, возврата кредита и т. п.
Гарантийные письма адресуются организациям.
В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимые устойчивые языковые обороты: «Оплату (предоставление услуг и т. п.) гарантируем», «Возврат кредита гарантируем».
В гарантийном письме указываются банковские реквизиты автора.
Гарантийные письма всегда подписываются руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.
Закрытое акционерное общество «ИНФОРМПРОЕКТ» Дорожная ул., 2, Москва, 117405 Телефон 383-28-13 Факс 383-64-91 ОКПО 00000000 ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 000000000/000000000 ________№_________________ на №_______от______________ | Ректору Международного университета экономики и права г-ну В.М. Андрееву |
О предоставлении аудиторий для проведения конференции Уважаемый господин ректор! Просим предоставить пять аудиторий на 25-30 человек каждая на период с 20 по 23 сентября 2005 года для проведения Международной конференции «Документ и новые информационные технологии». Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: … Генеральный директор В.А. Арефьев Главный бухгалтер Т.П. Колобова Ф.Д. Славин 383-45-45 |
Информационное письмо
Информационное письмо - деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Предшественниками информационных писем были так называемые «циркулярные письма» — документы, рассылаемые группе адресатов с целью сообщения какой-либо информации обязательного характера.
Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения по их применению или разъясняться правила поведения официальных лиц в определенных управленческих ситуациях.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до двух-трех страниц.
Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации. Например:
|
Министерство энергетики Российской Федерации (Минэнерго России) УПРАВЛЕНИЕ ПО КОМПЛЕКТОВАНИЮ И ПОДГОТОВКЕ КАДРОВ Китайгородский пр., 7, Москва, 103074 Телефон 220-52-00 Факс 206-80-80 ОКПО 00000000 ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 000000000/000000000 ________№_________________ на №_______от______________ | Руководителям кадровых служб ТЭК |
О должностных инструкциях Доводим до вашего сведения, что при подготовке должностных инструкций по должностям госслужащих следует руководствоваться Указом Президента Российской Федерации от 30.01.1996 № 123 «О квалификационных требованиях по государственным должностям федеральной государственной службы» и Рекомендациями по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти (письмо Минтруда России от 13.03.1996 № 482-ВК). Начальник управления Б.И. Кузьмин Н.Н. Горшкова 220-63-91 |
Рекламное письмо
Рекламное письмо — коммерческое письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести.
Любой коммерческой организации приходится заниматься рекламой своей продукции или услуг. В практике коммерческой переписки используются самые разнообразные с точки зрения содержания рекламные письма. Условно их можно разделить на две группы:
- письма, предлагающие товары или услуги;
- письма-презентации, содержащие сведения о фирме.
Кроме названных разновидностей, в рекламе широко используются информационные письма, проспекты, бюллетени, задача которых - давать подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Эти материалы не являются рекламными письмами, но вместе с ними выполняют рекламную функцию. Рекламные материалы, как правило, предоставляются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.
При составлении рекламных писем нужно соблюдать ряд правил:
1. Рекламное письмо не должно быть длинным: письмо, занимающее более одной страницы текста, вряд ли кто-нибудь прочтет до конца.
2. Рекламное письмо должно быть лаконичным, ясным, понятным, информативным. В рекламном письме не нужно уходить в детальное описание фирмы, предлагаемых товаров или услуг, следует указать только самые важные моменты, то, что отличает вашу компанию от других, ваши товары - от товаров других производителей или поставщиков.
3. Одним из приемов привлечения внимания является отправка вместе с рекламным письмом красочно выполненных буклетов, проспектов с дополнительной информацией о деятельности организации или каталогов выпускаемой продукции.
4. Рекламное письмо должно быть убедительным, но ненавязчивым.
|
5. Рекламное письмо представляет вашу компанию, фирму, поэтому оно должно быть оформлено на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами. Не используйте при этом всякого рода украшения - цветочки, розочки, веточки и т. п. Рекламные письма часто передаются по факсу, и при плохом качестве передачи украшения превращаются в свою противоположность.
6. Рекламное письмо нельзя печатать мелким шрифтом с маленьким межстрочным интервалом (размер шрифта не меньше 13 или 14, интервал не меньше 1,5).
Нужно сказать несколько слов о подписи в рекламном письме. На практике можно встретить рекламные письма, подписанные не только руководителями фирмы или отдела, но и рядовыми сотрудниками - менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. Чтобы письмо вызывало больше доверия и оказывало более сильное воздействие на потенциального партнера, лучше, если письмо будет подписано должностным лицом не ниже руководителя отдела, а письма, представляющие фирму, должен подписывать руководитель или его заместитель.
Общество с ограниченной ответственностью «КРОСВЭРО» Чонгарский бул., 10, Москва, 117203 Телефон 111-28-93 Факс 111-64-91 ОКПО 00000000 ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 000000000/000000000 ________№_________________ на №_______от______________ | Генеральному директору Сети супермаркетов «Седьмой Континент» г-ну С.Н. Скакунову |
Уважаемые господа! ООО "КРОСВЭРО" - это первая российская компания, специализирующаяся на предоставлении своим клиентам полного комплекса работ и услуг вобласти производства и размещения наружной рекламы. Компания создана в середине 1990-х годов. За время нашей работы на рекламном рынке нашими клиентами были ведущие мировые рекламные агентства, такие как McCann-Erickson, Young & Rubicam и др. Мы рекламировали товары ведущих западных фирм: Philip Morris Pro-ducts Inc, Briun & Williamson overseas и др. Компания готова предоставить вам материалы по размещению сетевой рекламы от формата 6 х 3 м до city-light, включая конкретные адресные программы. Кроме сетевой рекламы, мы можем предложить размещение неоновой рекламы. В случае вашей заинтересованности мы готовы в самое ближайшее время обсудить условия размещения рекламы. С уважением, Генеральный директор Д.Н.Певцов |
ПИСЬМО-ЗАПРОС
Письмо-запрос - деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. В коммерческой деятельности запрос - обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг). В коммерческой деятельности письма-запросы используются на предконтрактной стадии.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, т. к. организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные характером и содержанием ее деятельности.
|
Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.
Письмо-запрос требует письма-ответа.
В коммерческом запросе, как правило, указывают: наименование товаров (услуг), условия, на которых желательно получить товар (наименование товара, количество, качество товара, сроки поставки, модель, марка, цена, условия поставки и др.). В коммерческом запросе используются следующие выражения:
Просим Вас сообщить о возможности поставки...; Просим сделать предложение на поставку...; Просим Вас сообщить подробную информацию о... и др. |
Текст письма-запроса может содержать преамбулу, в которой излагаются причины, по которым запрашивается информация, или цели, в связи с которыми это делается.
Например:
Концерн «ВАМИТ» Варшавское шоссе, 25, Москва, 117416 Телефон 386-28-93 Факс 386-64-91 ОКПО 00000000 ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 000000000/000000000 ________№_________________ на №_______от______________ | Генеральному директору Закрытого акционерного общества «КОНВЕРСИЯ» В.П. Калганову |
Об оборудовании для сушки древесины Уважаемые господа! Концерн "ВАМИТ" специализируется на исследовании технологий сушки древесины. В связи с этим мы крайне заинтересованы в приобретении и монтаже сушильных камер производства российских предприятий. Просим вас выслать рекламные проспекты и информацию о цене комплектов типовых проектов научно-технической документации на оборудование для сушки древесины. С уважением, Генеральный директор А.Н. Григорьев Т.И. Серова 386-44-25 |
Ответ на запрос также оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается информация о товаре, интересующая покупателя. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта).
|
|
Семя – орган полового размножения и расселения растений: наружи у семян имеется плотный покров – кожура...
Наброски и зарисовки растений, плодов, цветов: Освоить конструктивное построение структуры дерева через зарисовки отдельных деревьев, группы деревьев...
Археология об основании Рима: Новые раскопки проясняют и такой острый дискуссионный вопрос, как дата самого возникновения Рима...
Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!