Организационно-правовые документы.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в орга­низационно-правовых документах. К организационно-правовым документам относятся устав орга­низации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструк­ция по ДОУ), должностные инструкции работников, правила, памятки и др. Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: наименование организации, гриф утверждения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования. В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирова­ния) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юри­дической службой (юристом). Организационные документы могут утверждаться непосредственно руково­дителем или распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организаци­онно-правового документа является дата его утверждения.

Учредительный договор — это документ, в котором стороны (учре­дители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему сво­его имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибы­ли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхо­да учредителей (участников) из его состава. Организация считается учрежденной и приобретает права юри­дического лица со дня государственной регистрации. В соответству­ющие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.

Устав — это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организа­ционно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимо­отношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере управления, хозяйственной или иной деятельности.

Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения. Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД.

Штатное расписание — документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы орга­низации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф ут­верждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наиме­нования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), ме­сячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

Инструкции издаются в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм докумен­тов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.). В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений.

Инструкция должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, наименование вида документа, дату, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы или гриф согласования. Заголовок к тексту должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция секретаря-референта или инструкция по делопроизводству. Текст инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др.) и излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Распорядительные документы.

Распорядительная документация используется для эффективного управления организацией, учреждением, предприятием. Она призвана обеспечить реализацию задач той или иной управленческой структуры. Все распорядительные документы – это правовые акты, которые содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

По сферы действия распорядительные документы можно подразделить на правовые акты а) федерального уровня, б) регионального уровня, в) организаций, учреждений, предприятий).

С точки зрения порядка решения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: 1) документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения); и 2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия ре­шений (приказы, распоряжения, указания).

В условиях коллегиальности распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). К документам коллегиальных органов относятся ПОСТАНОВЛЕНИЕ и РЕШЕНИЕ. Текст постановления или решения состоит из двух частей: констатирующей (ссылка на законодательный акт или объяснение причины, по которой издается распорядительный документ) и распорядительной, разделенных словом ПОСТАНОВЛЯЕТ (в постановлениях) или РЕШИЛ, РЕШИЛА, РЕШИЛО (в решениях), которое печатается прописными буквами без кавычек. Постановления и решения подписываются руководителем коллегиального органа управления.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

В условиях единоличного принятия решения издаются:

1. Указ Президента РФ.

2. Приказ – основной распорядительный документ, издаваемый руководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров.

Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления.

Приказ по основной деятельности содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа (ПРИКАЗ); дата; регистрационный номер; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы или гриф согласования; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.В констатирующей части инициативного приказа содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, струк­турным подразделениям или их руководителям), то в каждом пункте необходимо указать их должности и фамилии (в дательном падеже) или наименования структурных подразделений, чётко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации.

3. Распоряжение издается обычно заместителями руководителя организации для решения оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается определенных должностных лиц.

4. Указание издается обычно заместителями руководителя организации, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

По составу реквизитов и их расположению распоряжение и указание не отличаются от приказа, текст распорядительной части начинается словом ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ (если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять указанные действия).

ПРОТОКОЛ.

Протокол занимает особое место в системе ОРД. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы. Протоколы документируют деятельность коллегиальных органов. Протокол оформляется на общем бланке. Необходимо указать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата заседания, номер документа (протокола), место составления протокола (город), заголовок к тексту, текст протокола, отметка о наличии приложения, подписи. Датой протокола является именно ДАТА ЗАСЕДАНИЯ, а не дата оформления документа. Заголовок к тексту протокола включает указание на вид совещательного мероприятия (заседание, собрание, совещание). Например: ПРОТОКОЛ общего собрания акционеров. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В вводной части указывается фамилия председателя, секретаря, перечисляются в алфавитном порядке фамилии присутствующих. Повестка дня содержит перечень вопросов, вынесенных на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога "о" ("об"). Например: 1. О разработке бизнес-плана. Основная частьтекста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Раздел протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатаются прописными буквами, каждое пишется с новой строки, после них ставится двоеточие. Подписывают протокол председатель и секретарь.