Модель бизнес-процесса «AS-IS»

На примере работы сервисного отдела ООО «Полиграф Принт» рассмотрим основной бизнес-процесс «Сбыт товара» на рисунке 2.

Рис.2 Основной бизнес-процесс «Сбыт товара»

Продажа товара осуществляется по предварительному заказу (резерв) и строго контролируется, для выставления счета контрагенту. Весь товар храниться на разных складах, поэтому у контрагента на каждом из них создан резерв.

Товар с производства поступает на склад. Оприходование этого товара осуществляет менеджер по учету движения товаров на основание данных, которые дают складские работники.

После того как проведен документ «Оприходование товара» осуществляется построение отчетов по наличию товаров на складах (Остатки свободного товара на складах, Резерв по контрагентам). Эти отчеты отправляются контрагенту по электронной почте.

От контрагента поступает заказ товара на сайт организации. При обработке заказа Менеджер по работе с контрагентами строит отчет «Анализ доступности на складах», который показывает свободный остаток на складах по каждому из товаров заказа. Далее он формирует резерв, либо, создавая новый, либо, добавляя товары в существующий, путём создания документа «Корректировка заказа покупателя». После окончания обработки резерва создаётся документ «Реализация товара и услуг» для крупных контрагентов (Гипер) или «Счет на оплату покупателю» для розничных контрагентов.

Менеджер по учету движения товаров строит отчёт «Анализ доступности товаров» чтобы определить, на каком складе числиться нужный товар, его количество и резерв. Модель «AS-IS» процесса обработки документов на отгрузку товаров представлена на рисунке 3.

Рис.3 Модель «AS-IS» процесса обработки документов на отгрузку товаров

Отгрузка товаров осуществляется со склада «Ежедневный». Для этого на основании «Реализация товаров и услуг» или на основании «Счет на оплату покупателей» создаются документы «Перемещения товаров» со складов хранения на «Ежедневный». В этих документах у каждой позиции выбирается нужный резерв и проставляется количество.

Затем списывается каждый документ «Перемещение товаров» создавая документ «Списание товара». После списания товаров на основании документа «Счет на оплату покупателю» менеджер по работе с контрагентами создаёт документ «Реализация товаров и услуг». Модель потока данных процесса обработки документов на отгрузку товаров представлена на рисунке 4.

Рис.4 Модель потока данных процесса обработки документов на отгрузку товаров

Для фиксирования отгрузки товаров со склада «Ежедневный» менеджер по учету движения товаров создаёт документ «Сводная накладная перемещений товаров» и добавляет в нее всё документы «Перемещение товаров». При принятии товаров контрагентом требуются документы, такие как: Товарно-транспортная накладная, товарная накладная, счет-фактура, которые печатает менеджер по учету движения товаров из документа «Реализация товаров и услуг»

Анализ узких мест

После анализа модели «As-is» бизнес-процесса «Сбыт товара» выявилось узкое место в процессе создания документов «Перемещение товаров».

Для выполнения этого процесса менеджер должен выполнить «вручную» следующие действия:

· построение отчёта «Анализ доступности товаров» по каждому наименованию номенклатуры;

· определение, на каком складе числиться нужный товар, его количество и резерв контрагента;

· формирование списков товаров, по каждому складу;

· создание документов «Перемещения товаров» для каждого склада.

На выполнение этих действий менеджер затрачивает до 50% рабочего времени. В связи с сезонным увеличением количества заказов клиентов это может привести к переработкам и невыполнению отгрузок товаров в срок.