Потребность в корпоративной системе управления проектами, ее сущность и основные элементы

В ходе реализации проекта менеджер проекта должен обеспечивать взаимодействие значительного числа участников. Одна из первоочередных задач менеджера проекта — построение системы управления проектом (УП), которая позволит ему реализовывать свою власть на проекте, планировать и организовывать исполнение работ, контролировать и координировать действия всех участников проекта.

При построении системы УП должны быть:

♦ определены полномочия менеджера проекта, основные принципы формирования команды проекта и привлечения исполнителей на проект;

♦ согласована и утверждена команда УП;

♦ разработаны и утверждены планы выполнения работ проекта;

♦ определены процедуры УП, включая планирование, организацию исполнения, контроля и управления изменениями, сдачи-приемки результатов;

♦ выработана система мотивации.

Эффективная поддержка процессов планирования, организации исполнения работ, координации исполнителей и подготовки отчетности, как правило, предполагает использование специализированного программного обеспечения. Установка, настройка и обеспечение доступа участников проекта к соответствующим информационным системам также может входить в задачи создания системы УП.

Проблема заключается в том, что построить систему УП очень трудно, если в компании отсутствуют общекорпоративные требования к УП, не разработаны типовые методики и шаблоны документов, нет настроенного программного обеспечения. По существу, менеджеру проекта приходится разрабатывать необходимые схемы управления и управленческие документы с нуля. Это требует больших трудозатрат и времени, которого у менеджера проекта обычно нет.

Быстрое и эффективное построение системы управления конкретным проектом возможно лишь в том случае, если основные элементы данной системы разработаны и утверждены в компании, имеется обученный персонал, есть информационная инфраструктура УП.

Таким образом, условием эффективной реализации проектов в компании является наличие двух взаимодополняющих элементов:

1) менеджеров, имеющих знания и компетенции в области реализации и управления проектами;

2) единой корпоративной системы УП (КСУП).

Опыт показывает, что одно без другого не эффективно.

Опытный менеджер, обладающий компетенциями в области реализации проектов, не может их использовать в полной мере, если никто, кроме него, в компании не понимает задач и требований УП, если в компании нет культуры УП.

Корпоративная система управления проектами (КСУП) представляет собой комплекс организационных, методических, технических, программных и информационных средств, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами в организации.

КСУП, с одной стороны, определяет процессы и методы, принятые для УП в компании, с другой стороны, обеспечивает менеджеру проекта необходимую информационную инфраструктуру управления, которой он может пользоваться при управлении своим проектом. Важной составляющей КСУП является архив документации проектов, ранее выполнявшихся в компании. Использование общих шаблонов, форм документов и опыта предыдущих проектов позволяет значительно экономить время менеджеров проектов.

Цели внедрения КСУП:

• повышение качества и оперативности принятия решений;

• типизация процедур взаимодействия с контрагентами;

• автоматизация информационного обмена данными по текущему состоянию проектов между участниками проектов;

• определение состава и формата календарно-сетевых графиков проектов;

• сокращение сроков реализации проектов за счет совершенствования и автоматизации процедур планирования и контроля выполнения работ, процедур управления ресурсами, договорами и поставками;

• повышение качества и оперативности принятия решений по планированию и контролю проектов в части предпроектной подготовки, конкурсных процедур, поставок материально-технических ресурсов;

• формирование единого информационного пространства, обеспечивающего эффективное распределение управленческой информации между участниками проектов в процессе планирования, исполнения, мониторинга и контроля за проектами;

• снижение трудозатрат при формировании отчетности по проектам;

• обеспечения доступа уполномоченных пользователей к актуальной информации по проектам компании для своевременного принятия управленческих решений.

Создание эффективной КСУП предполагает совместное развитие трех компонент:

1) нормативно-регламентного и методологического обеспечения (стандарта);

2) технического и информационного обеспечения;

3) организационного и кадрового обеспечения.

Игнорирование или недостаточное внимание к одной из компонент значительно снижает эффективность системы в целом.