Принцип уважения чужого мнения

Когда-то Вольтер сказал: «Я не соглашусь с вашим мнением, но я готов отдать жизнь за ваше право высказать его...». Конечно, никто не будет от вас требовать жизнь, в деле нужна не жизнь как таковая, а результат этой жизни. Умение выслушать оппонента, вдуматься в его аргументацию и возразить по существу дела, с фактами и цифрами в руках – это не просто принцип делового этикета, это единственно возможный способ отстоять свою точку зрения. И совершенно не лишним будет, даже если ваше мнение не возобладает, поблагодарить своих визави за содержательный разговор.

Не будем перечислять все принципы и правила делового этикета, главное, что соблюдение этих далеко не формальных правил повышает шансы на успех вашего Дела.

Деловой этикет можно определить как совокупность специфических правил, регламентирующих внешние проявления взаимоотношений между людьми в процессе делового общения. Деловой этикет выступает внешним выражением внутренней культуры и морали.

Нормы и правила поведения делового этикета исходят из основных принципов современного этикета, ориентированных на честь и достоинство человека как высшую ценность, характерную для цивилизованного мира.

Общие принципы современного этикета:

• гуманизм;

• целесообразность действий;

• эстетическая привлекательность поведения;

• уважение к традициям своей страны и стран, с представителями которых осуществляются деловые контакты.

В монографии "Государственная служба: культура поведения и деловой этикет" дана развернутая характеристика этих основных принципов делового этикета.

Принцип гуманизма или человечности ориентирует на установление добрых отношений и плодотворного сотрудничества с самыми разными людьми и закрепляет нравственную основу современного делового этикета. Он конкретизуется в требованиях, обращенных к культуре взаимоотношений, и воплощается в вежливости.

Вежливость – понятие нравственное. Философский "Словарь по этике" так определяет это явление: "Вежливость – моральное качество, характеризующее поведение человека, для которого уважение к людям стало повседневной нормой поведения и привычным способом обращения с окружающими".

Таким образом, вежливость – это проявление уважения, подразумевающее такое отношение к людям, в котором практически признается достоинство личности. Она противопоставляется грубости, хамству, отражающим высокомерное и пренебрежительное отношение к людям. Неотъемлемым элементом вежливости является речевой этикет. Вежливые слова "Будьте любезны...", "Благодарю вас...", "Позвольте...", "Не могли бы вы...", "Пожалуйста...", "Спасибо!" и т.д. свидетельствуют о добром отношении к людям.

Многие правила этикета обусловлены требованиями принципа гуманизма, реализующегося через вежливость: Так, невежливо:

• громко разговаривать по сотовому телефону в общественных местах, поскольку другим людям такой разговор может помешать;

• говорить о присутствующем при разговоре человеке в третьем лице;

• разговаривать, сидя со стоящим рядом коллегой, нужно предложить ему присесть или встать самому;

• шептаться в присутствии других;

• приходя на работу, не поздороваться с охраной, гардеробщиками и т.д.

Во всех этих ситуациях отсутствие вежливости свидетельствует также и об отсутствии уважения, чуткости и внимательности по отношению к другим.

В зависимости от ситуаций общения вежливость может проявляться в многообразных формах, таких как корректность, учтивость, любезность, деликатность, тактичность, скромность, точность.

Официальная, сухая вежливость, называемая корректностью, уместна в напряженных ситуациях конфликтного взаимодействия. Корректность помогает человеку держать себя в рамках общепринятых приличий во всех случаях, сохранять свое достоинство и достоинство партнера по общению.

Другая форма вежливости – учтивость, почтительная вежливость, которая играет большую роль в иерархических служебных отношениях и не имеет ничего общего с услужливостью и подобострастием. По смыслу учтивость связана с такими понятиями, как "почтить", "почет", п является этикетным выражением почтительности в служебных отношений.

Любезность как форма вежливости несет в себе неформально внимательное отношение к партнерам по общению, сотрудникам, подчиненным. В любезности проявляется не только желание быть полезным другому человеку, оказать ему услугу, но и быть приятным в общении.

Деликатность – такая форма вежливости, которая проявляется в особой мягкости, тонкости, чуткости в отношении людей, с которыми происходит общение.

Тактичность выражается в том чувстве меры, которое позволяет человеку точно улавливать границу в отношениях между людьми, нарушение которой вызывает обиду и раздражение. Тактичный человек не будет задавать неприятные вопросы, проявлять интерес к интимной жизни сотрудников, делать замечания в присутствии третьих лиц, обращать внимание на промахи в поведении, давать непрошеные советы. Тактичность всегда предполагает чуткость к переживаниям другого человека, учет особенностей возраста, пола, служебного положения, места и обстоятельств ситуации общении.

Скромность выражается в адекватной самооценке человека, умении сопоставлять самооценку с мнением окружающих людей и не переоценивать себя и свою значимость, не бахвалиться своими заслугами и не афишировать свои достоинства, занимаясь саморекламой. "Не возносись делами твоими, каковы бы они ни были" – поучал св. Антоний Великий. Истинная скромность воспитанного человека проявляется в естественной манере поведения, в умении найти верный топ в ситуации общения, всегда оставаясь самим собой.

Точность, пунктуальность и обязательность как проявления вежливости наполнены глубоким нравственным смыслом и имеют большое практическое значение в деловых отношениях. Известное изречение французского короля Людовика XVIII "Точность – вежливость королей и долг всех добрых людей!" фактически превратилось в пословицу.

Современный специалист в области делового этикета Джен Ягер, сформулировавшая на основе анализа деловой практики шесть основных принципов делового этикета, на первое место ставит пунктуальность, которая выражается не только в отсутствии опозданий на деловые встречи, но и в соблюдении договоренностей, сроков выполнения работ, выполнении обещанного.

Вытекающие из принципа гуманизма конкретные правила поведения выступают внешним проявлением внимания и уважения к человеку.

Принцип целесообразности действий определяет поведение людей в нестандартных деловых и жизненных ситуациях, которые постоянно ставят человека перед выбором модели поведения, опираясь лишь на здравый смысл. Все ситуации взаимодействия предусмотреть заранее невозможно, как и сложно знать все нюансы поведения в незнакомой ситуации и все этикетные правила. Современный этикет предполагает, что при незнании правил поведения в какой-то повой, нестандартной ситуации, следует руководствоваться принципом целесообразности, удобства, причем удобства не только для себя, но и для окружающих.

Принцип эстетической привлекательности поведения и внешнего облика делового человека ориентирует на красоту и уважение эстетических чувств других людей. Некрасивое, лишенное изящества и привлекательности поведение, неряшливая одежда не только оскорбляют эстетические чувства окружающих, но и вызывают отвращение. Такое поведение оценивается как неприличное, поскольку оно некрасиво.

Психологическая совместимость, как известно, существует на двух уровнях: психофизиологическом и социально-психологическом. На психофизиологическом уровне отталкивают и дурной запах пота, и пятна на одежде, и следы перхоти на пиджаке, и все грубые проявления физиологии (громкое сморкание, шумное причмокивание во время еды и т.д.), что вызывает естественное желание свести контакты к минимуму. Нужно постоянно контролировать свое поведение, мимику, жесты, манеры, оформление внешности. Современный этикет предполагает единство формы и содержания, поэтому хорошее отношение к людям должно быть красиво оформлено.

Принцип уважения к традициям и следование им трудно объяснить условиями современной жизни и обосновать их целесообразность. У каждого народа есть свои, веками складывавшиеся нормы и традиции, – как раз те нормы этикета, которые нужно знать, помнить и следовать им. Этот принцип в современном мире в условиях расширения международных связей на всех уровнях приобретает особую актуальность, соблюдение данного принципа демонстрирует уважение к этикетным традициям других культур и помогает взаимопониманию в деловой области.

В учебном пособии Р. М. Ботавиной выделены 10 основных принципов делового этикета, из которых, на наш взгляд, наиболее значимы следующие:

Этичность – весь комплекс норм, стандартов, требований, рекомендаций, составляющий деловой этикет, который самой своей сутью и содержанием просто обязан быть этичным, моральным, т.е. деловой этикет должен быть ориентированным на добро.

Удобство – нормы делового этикета не должны сковывать деловых людей, мешая тем самым деловым отношениям.

Удобным для делового человека должно быть все: планировка служебного помещения, деловая одежда, правила проведения деловых совещаний, переговоров, презентаций и т.д. Удобства нужно обеспечивать в равной степени для всех участников деловых отношений.

Консерватизм – этот принцип способствует надежности, стабильности, фундаментальности в деловых отношениях. Консерватизм во внешнем облике делового человека, в его манерах, склонностях, приверженности тем или иным традициям невольно вызывает ассоциации с чем-то незыблемым, прочным и надежным, что высоко ценится в деловых отношениях.

Знание основных принципов современного делового этикета позволяет человеку достаточно уверенно вести себя в ситуациях делового общения, не совершать тех ошибок, которые препятствуют установлению и поддержанию нормальных деловых отношений, вызывают сомнение в его воспитанности. Конечно, одного лишь знания правил этикета недостаточно, нужно естественно и непринужденно следовать им в деловом взаимодействии. Постоянная тренировка, оттачивание хороших манер доведет их до автоматизма, когда уже не нужно будет задумываться о том, что говорить и как себя вести. Недаром говорят, что воспитанный человек – не тот, кто долго думал, прежде чем поступить правильно, а тот, кто иначе поступить не мог.

 

Вопросы для самоконтроля

1. История появления этикета. Виды этикета, их характеристики.

2. Роль соблюдения законов этикета в формировании бизнес - имиджа.

3. Нравственность, правила хорошего тона, вежливость и др. составляющие этикета как руководства по поведению.

 

Литература

1. Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения: учебник для нач. проф. образования / Г. М. Шеламова. — 7-е изд., стер. — М.: Издательский центр «Академия», 2007. — 160 с.

2. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

3. Журнал «Секретарь-референт»

 

 

Тема: СОВРЕМЕННЫЙ ЭТИКЕТ КАК ОСНОВОПОЛАГАЮЩИЙ ЭЛЕМЕНТ В КОНЦЕПЦИИ МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЙ.

План

1. Этикет в работе секретаря.

2. Культура межличностных отношений в деловой сфере.

1. Деловой этикет – результат тщательного отбора правил и форм наиболее оптимального поведения, которые будут способствовать успеху в деловых отношениях. Деловой этикет, главная сторона профессионального поведения делового человека.

Секретариат—очень важное подразделение в организации. Перефразируя известное высказывание о театре, который начинается с вешалки, можно сказать, что организация начинается с секретариата (приемной). Секретариат – лицо организации.

Сотрудники секретариата освобождают руководителя (шефа) от многих работ административного характера, способствуют той организации труда, которая наиболее приемлема для него, т. е. освобождают его от работы рутинного или организационного характера, тем самым дают возможность сосредоточиться на основных направлениях деятельности.

Сотрудники секретариата отвечают на телефонные звонки, принимают и отправляют сообщения по факсу, устанавливают телефонную и прочие виды связи для шефа, подбирают Профессиональный секретарь должен иметь высокий уровень личной культуры, знания, требуемые для выполнения должностных обязанностей, и уметь использовать их на практике в повседневной деятельности.

Работа секретаря в большей степени, чем других сотрудников, требует знаний правил делового этикета, а также определенных природных качеств – доброжелательности, оптимизма, уравновешенности, сдержанности, чувства собственного достоинства.

Секретарь – одна из важнейших должностей организации, так как он контролирует прохождение и правильное оформление документов, полученных от своего руководителя. Если какое-либо третье лицо формирует и печатает тот или иной документ, секретарь держит этот процесс под контролем.

Секретарь своевременно должен напомнить о предстоящих деловых встречах и помочь менеджеру к ним приготовиться. От секретаря также требуется тактично, мягко, но одновременно решительно избавлять своего руководителя от нежелательных или излишних контактов с посетителями. Такая задача возникает в течение даже одного дня многократно.

Общение – очень многообразный процесс. Он реализуется в разнообразных формах (межличностное общение, социальный диалог, деловое и профессиальное общение)и изучается философией, психологией, социальной педагогикой, языкознанием.

Общение – это, прежде всего взаимодействие, взаимоотношение. Сторонами такого взаимоотношения являются люди, субъекты общения.

В основе общения лежит, прежде всего, их отношение друг к другу. Общение – это, процесс взаимодействия между людьми. Будучи многогранным, он включает в себя:

• формирование и развитие личности;

• развитие общества и общественных отношений;

• социально-психологическая адаптация людей;

• обмен информации, эмоциями, деятельностью.

Общение связано с взаимодействием типа: «Я-Я», «Я-МЫ», «МЫ-МЫ».

Первый тип общения индивидуально-личный, второй тип индивидуально-коллективный, третий тип коллективно-общественный. Каждому из перечисленных типов общения присуще свои цели и задачи, свои особенные черты, своя лексика, своя глубина и многомерность.

Одним из важнейших деловых контактов являются взаимоотношения в системе «руководитель-подчиненный». Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности.

2. Культура межличностных отношений в деловой сфере охватывает систему морально-этических принципов делового общения, которые позволяют эффективное взаимодействие субъектов профессиональной, предпринимательской, коммерческой деятельности - построение служащих, партнеров и др. Если общение в семье или в кругу друзей имеет преимущественно непосредственный характер и ориентировано на гармонизацию отношений ради них самих, то деловое общение опосредованное определенным делом - профессиональным или коммерческим интересом (интересами) и другие. Возникает оно на основе различных форм деятельности, в результате чего формируется отличная от других коммуникативных практик морально-этическая культура. Для успеха в профессиональной, экономической деятельности субъектов делового общения должны исходить из того, что их коллега (партнер) всегда является личностью, достойной уважения, доверия, специалистом в своем деле, во взаимодействии с которым необходимо достичь продуктивного (эффективного, взаимовыгодного) сотрудничества. Поэтому овладение нормативной базой деловой культуры (культуры делового общения) является необходимым условием продуктивного сотрудничества в любой сфере профессиональной деятельности.

Культура межличностных отношений в деловой сфере конкретизируется бизнес-культурой и служебным этикетом. Бизнес-культура - система морально-этических принципов деловой этики и этикета, которые регулируют отношения между людьми в процессе предпринимательской или коммерческой деятельности, отражающие уровень нравственности бизнеса и культуры делового общения. Служебный этикет - совокупность целесообразных правил поведения, которые улучшают отношения между людьми в процессе их профессиональной совместной деятельности в любой организации.

Если бизнес-культура охватывает морально-этические принципы ведения бизнеса (англ. business - дело, предприятие, занятие), обусловленные спецификой различных форм экономической деятельности, то служебный этикет распространяется на все области человеческой деятельности - медицине, политике, науке, право, менеджмент и т.д.

Существенным измерением нравственной культуры общества в деловой сфере есть профессиональная этика - система моральных требований, которая основывается на осознании профессионального долга, соблюдении этических норм, связанных с его выполнением. Становлению профессиональной этики предшествовал исторический разделение труда, вследствие чего вместе с общепризнанными нормами морали возникли профессиональные моральные субкультуры, каждая из которых имеет свою специфику, их содержанием есть профессиональные кодексы морали, в которых выкристаллизовались оптимальные по выполнению человеком своих профессиональных обязанностей этические принципы. Например, профессиональная этика медработника предусматривает безоговорочное соблюдение императивов "не навреди", "твори добро", принципа уважения автономии личности, правдивости, конфиденциальности (лат. confidentиа - доверие) и др..; этика юриста - гуманности, честности, беспристрастности, добросовестности, соблюдения законодательства, мужества, смекалки. В основном профессиональная этика является безличной, нормативной базой, специфика которой детерминирована профессиональным фактором.

В предпринимательской и коммерческой деятельности служебный этикет и профессиональная этика представлены корпоративной (лат. corporatio - связь) этикой - нравственным кодексом поведения и общения, гармонизирует отношения между работниками предприятий, фирм, организаций и предполагает моральную ответственность субъектов предпринимательской (коммерческой) деятельности перед обществом.

 

Вопросы для самоконтроля

1. Что такое Public Relation?

2. Определите роль культуры межличностных отношений в деловой сфере.

 

Литература

1. Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения: учебник для нач. проф. образования / Г. М. Шеламова. — 7-е изд., стер. — М.: Издательский центр «Академия», 2007. — 160 с.

2. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

3. Журнал «Секретарь-референт»

 

 

Тема: ЭТИКА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ. РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ.

План

1. Понятие этики делового общения.

2. Речевой этикет, его основные требования и правила. Значение речи в жизни человека вообще и в деловом поведении в частности.

3. Культура речи.

4. Психологические аспекты речевого поведения.

5. Правила речевого поведения в отдельных сложных ситуациях.

1. Этика – это наука об отношениях, существующих между людьми и об обязанностях вытекающих из этих отношений.

Этика одна из древнейших наук, возникшая как составная часть философии еще в период рабовладельческого общества. По мнению греческого философа Аристотеля – этика помогает познать, что следует делать, а от чего следует воздержаться.

В современном мире интерес к этике усилился в связи с проблемой психологического климата в коллективе, влияющего на успех в деятельности предприятий и в бизнесе.

Основные категории этики: «добро», «зло», «справедливость», «благо», «ответственность», «долг», «совесть» и т. д.

Этика делового общения – совокупность нравственных норм, правил и взглядов, регулирующих поведение и отношения людей в ходе осуществления их производственной деятельности. Она является частным случаем этики вообще и содержит ее основополагающие свойства и характеристики. В социально-философском плане этика делового общения определяется общественно-экономическим строем общества, структурой его социальной организации и господствующим типом общественного сознания. В традиционном обществе основным механизмом делового общения являются ритуал, традиция и обычай. Им соответствуют нормы, ценности и стандарты этики делового общения.

Соблюдение этических норм в деловом общении является важным и необходимым правилом для эффективности производства, способствует укреплению деловых связей, улучшению делового общения, помогает увеличить рентабельность производства.

Роль этики в бизнесе: чем более удачной становится этическая атмосфера в обществе, тем более благоприятная обстановка создается и для бизнеса.

Правила делового общения, включают в себя следующие пункты:

• в морали нет абсолютной истины и арбитра среди людей;

• в морали следует хвалить других, а предъявлять претензии к себе;

• при этических промахах других не следует акцентировать на них повышенное внимание;

• при практическом применении норм морали необходимо начать с себя.

Секретарь находится в постоянном общении: в непосредственном диалоге (с руководителем, сослуживцами, посетителями офиса) и опосредованном (телефон, факс, электронная почта).

Самое главное и трудное в речевом этикете – это умение слушать других людей. Нельзя перебивать собеседника, следует дослушать его до конца, особенно если он чем-то раздражен. «Дайте партнеру возможность выговориться» – это один из методов, помогающих погасить конфликт или не допустить его.

Умение слушать – важнейшее условие любого общения, тем более оно важно для секретаря. Зачастую люди не умеют слушать другого и, даже сосредоточившись на предмете, многое упускают. Происходит это оттого, что человек очень быстро переключается на собственные мысли.

В процессе общения следует помнить о том, кто ваш собеседник, и свое поведение соотносить с его характеристиками. Это поможет подобрать интересную тему для беседы, выбрать нужный тон, вести себя непринужденно или сохранять дистанцию.

Воспитанный секретарь не допускает в своей речи жаргонные выражения, используемый не к месту профессиональный сленг, заимствования из иностранных языков.

Секретарь, как и любой другой работник, должен владеть культурой речи, которая определяется объемом активного словаря, дикцией, а также владением речью.

Если человек никак не может подобрать нужно слово, закончить фразу, не следует делать это за него, подчеркивая, что вы более сообразительны.

Большое значение имеет умение заинтересовать собой и заинтересоваться тем, с кем общаешься. Для этого также существуют некоторые правила: выбор общеинтересной темы, использование шуток и острот, не обидных для участников диалога, замена односложных ответов «да – нет» на обороты: «К сожалению, это невозможно».

Говорить следует правильно, т. е. в соответствии с нормами литературного языка.

Речь должна быть точной. Важно, чтобы слушатели (или посетители) поняли именно то, что вы хотели сказать.

Речь должна быть и выразительной.

2. Три вида требований к речевому поведению: поведение собеседников при разговоре, культура речи, содержание высказываний и эмоциональная окраска речи.

Значение речи в жизни человека:

. Средство общения

. Средство мышления

. Средство познания мира и самопознания

Значение речи в деловом этикете связано с тремя функциями этикета:

. Деловая

. Межличностная

. Представительская

Требования, предъявляемые к речи, касаются трех сторон речевого поведения:

1. Поведение собеседников и эмоциональная окраска речи

2. Характеристики культуры речи

3. Содержание речи

Требования к поведению собеседников связаны с представлениями о вежливости и уважении. Некоторые из них можно сформулировать в определенных правилах для слушающего и говорящего.

Для слушающего - рекомендуется принимать любую речь и отдавать ей предпочтение перед любым действием, т.е. всегда быть готовым к приему речи. Если человек занят своим делом, то ему рекомендуется оставить свое занятие, выслушать обращенную к нему речь и постараться понять сказанное. Если в тот момент, когда к нему обращена чья-то речь, человек сам говорит, то правильнее будет замолчать и выслушать, чем продолжать говорить. То есть основные правила: 1) отдавать предпочтение беседе перед неречевым занятием и 2) выслушиванию собеседника перед своей речью.

Для говорящего – запрещено наносить ущерб слушающему содержанием или формой высказывания. Для этого следует быть осторожным и предвидеть возможность такого ущерба. Для создания позитивной атмосферы общения большую роль играют существующие у собеседников установки: доброжелательность, терпеливость, готовность к сотрудничеству, внимательность, уважение к собеседнику. Таким образом, любая форма проявления вежливости связана с тем, что на какой-то момент времени свои интересы и потребности отходят на второй план, а предпочтение отдается интересам и потребностям собеседника, т.е. вежливое поведение – это всегда поведение в интересах собеседника. В этом плане в деловом поведении для подчиненного совпадают норма субординации и норма вежливости, и невежливое поведение разрушает также и систему отношений подчинения. При построении поведения со старшими по статусу (руководителями) не следует: опровергать критику со стороны начальника, повышать голос, стремиться во что бы то ни стало доказать свою правоту, стремиться –доказать начальнику, что он ошибается, ставить начальника в неловкое положение.

 

3. Культура речи – совокупность и система ее коммуникативных качеств: богатство (разнообразие) словаря; чистота речи, отсутствие слов-паразитов, слов-сорняков, не несущих смысловой нагрузки, ненормативной лексики, так как это затрудняет восприятие речи, отвлекает внимание от содержания, раздражает собеседника; выразительность; точность, ясность и понятность; правильность.

Следует заботиться о доступности речи, использовать разнообразные речевые средства: сравнения, примеры.

Содержание высказываний ни в коем случае не должно наносить ущерб собеседнику. Несколько конкретных рекомендаций того, как это правило реализовать, мы рассмотрим в следующем разделе.

 

4. Рассмотрим некоторые психологические закономерности, которые следует учитывать при построении речевого поведения и сформулируем рекомендации для отдельных сложных случаев.

4. 1. Оценочные и безоценочные высказывания. В нашей речевой культуре широко представлен стереотип оценочных высказываний, когда мы формулируем свое отношение к тому или иному факту или действию в форме оценки. Такие формулировки настолько привычны, что мы их не замечаем и с трудом можем найти другие способы выражения своих мыслей. В быту, при общении с хорошо знакомыми и дружественно настроенными по отношению к нам людьми, которые к тому же сами привыкли так строить свою речь, это обычно не вызывает осложнений. Но в деловой обстановке, особенно при наличии некоторого уровня эмоционального напряжения, использование оценочных высказываний может неблагоприятно повлиять на ситуацию, повысить эмоциональное напряжение и спровоцировать агрессивное поведение собеседника. Это связано с тем, что тот из собеседников, кто дает оценку другому, на мгновение как бы занимает позицию чуть выше собеседника, превосходя его по уровню компетентности, квалификации, интеллекта и т.д. (Кто может себе позволить давать оценку?– более умный, знающий, опытный). Бессознательно собеседник стремится выровнять положение, защищается, и эта защита может принимать самые непредсказуемые формы. Пример: оценочное высказывание: «Ты плохо написал диктант»; безоценочное высказывание: «Ты сделал в диктанте 10 ошибок». Безоценочные высказывания либо содержат описание ситуации языком фактов, либо отражают собственные эмоции по поводу случившегося.

4. 2. Позитивные и негативные формулировки. Для того, чтобы создать у собеседника оптимистичный и конструктивный настрой, а также для того, чтобы избежать нежелательных ассоциаций, рекомендуется избегать негативных формулировок, содержащих отрицание, и заменять из позитивными.

Например: вместо «Нас не устраивают некоторые пункты контракта» – «Нас устраивает в контракте все, за исключением отдельных пунктов». Позитивный язык – это не просто грамматическая форма, но определенная позиция, стремление во всем находить позитив, здравое зерно, приемлемый вариант.

4. 3. Использование открытых и закрытых вопросов. Постановка вопроса является одним из ключевых моментов ведения беседы, причем вопросы различны по форме, по-разному воздействуют на собеседника и выполняют различные функции. Особое внимание следует обратить на использование открытых и закрытых вопросов. Открытые вопросы предоставляют больше свободы собеседнику при определении содержания ответа, он чувствует себя более свободно. Такие вопросы полезно использовать в начале беседы, когда важно получить как можно больше информации. Закрытые вопросы ограничивают собеседника, дают меньше информации, но она более определенна, такие вопросы повышают напряжение в разговоре, их желательно использовать ближе к концу беседы и только в том случае, когда повышение напряжения допустимо.

 

5. Правила речевого поведения в отдельных сложных ситуациях:

5. 1. Принесение извинений – совершенно необходимо для снижения напряжения, если произошло что-то неприятное для собеседника по вашей вине или при вашем участии. Одна из наиболее приемлемых форм извинения включает Я - высказывание о чувствах (вины, сожаления, раскаяния и т.д.): «Я очень сожалею, что из-за меня....». Многие люди испытывают трудности в ситуациях, когда следует принести извинения. Это связано с тем, что недовольство своим поступком, негативная оценка этого поступка бессознательно распространяется ими на оценку всей своей личности, что совершенно неправомерно. Все мы время от времени вольно или невольно совершаем поступки, о которых потом сожалеем, но это не уничтожает ценность каждой личности.

5. 2. Умение критиковать и принимать критику. Критические высказывания являются неизбежным элементом делового общения, и при этом многие люди указывают на то, что именно критика со стороны других портит им настроение. Для того, чтобы научиться критиковать корректно, не вызывая негативной реакции, следует прежде всего определить цель конструктивной критики: критическое высказывание служит для улучшения положения дел и касается существа вопроса. (Неконструктивная критика имеет своей целью обвинить собеседника, показать ему, что он не прав и направлена против его личности, что никак на может способствовать взаимопониманию). Можно рекомендовать следующую структуру критического высказывания:

1) Позитивное высказывание в адрес собеседника, подчеркивающее вашу общую заинтересованность в хорошем результате;

2) Описание на языке фактов того, что вас не устраивает в его действиях и почему; к каким негативным последствиям это приводит;

3) Изложение желаемого образа его действий и те позитивные последствия, к которым это приведет. В случае критики особенно важно использовать безоценочные высказывания и позитивный язык, чтобы критика не задевала личность собеседника. В противном случае его первой реакцией может стать защита, что приводит к игнорированию содержания критического замечания и осложнению отношений. При выслушивании критики старайтесь отделять существо дела от переживаний, связанных с колебаниями самооценки, и находить в замечании, высказанном в любой, даже не волне корректной форме, здравое зерно.

5. 3. Обращение с просьбой. В современном мире принято обращаться с просьбами о помощи по неформальным каналам. Для того, чтобы подобное обращение не отягощало ваших отношений с собеседником, следует соблюдать определенный баланс в получении и отдаче. Это отражено в народной мудрости в виде поговорок: «Всякие подарки требуют отдарки». В любом случае просьба не должна приобретать форму приказа, требования или указания. Чтобы этого избежать, можно использовать следующую схему высказывания:

1) Запросить разрешение обратиться к собеседнику с просьбой;

2) В случае положительного ответа четко и конкретно изложить существо просьбы на языке фактов;

3) Объяснить, почему вы не можете обойтись без помощи и

4) Почему обращаетесь именно к этому человеку;

5) Мотивировать собеседника.

Последняя часть высказывания отражает те мотивы, исходя из которых ваш собеседник рад будет помочь вам: по дружбе, в расчете на будущую помощь с вашей стороны или чтобы продемонстрировать и подтвердить свою компетентность и профессионализм.

6) Благодарность, выражаемая заранее.

5. 4. Корректная форма отказа. Бывают случаи, когда вы вынуждены ответить отказом на обращенную к вам просьбу. Возможны два варианта отказа – категорический и условный. Выбор между этими вариантами не следует делать опрометчиво, учитывая современную тенденцию к построению конструктивных отношений, сглаживанию противоречий и поиску взаимовыгодных вариантов.

Категорический вариант допустим в том случае, если вам не важно, как отказ повлияет на ваши отношения. В этом случае можно использовать следующую структуру высказывания:

1) Выражение понимания того, как для собеседника важно то, о чем он просит;

2) Выражение сожаления о том, что вы не можете ему помочь и объяснение обстоятельств, обусловивших отказ.

В тех случаях, когда важно не испортить отношений, лучше использовать схему условного отказа:

1) Выражение понимания того, как для собеседника важно то, о чем он просит;

2) Выражение условного согласия, то есть согласия помочь ему при выполнении определенных условий, которые должны быть аргументированы. На этом этапе возможно обсуждение выдвинутых вами условий, их корректировка, или видоизменение просьбы вашим собеседником. Если удалось найти взаимоприемлемый вариант, то условность согласия снимается, если не удалось, то

3) Выражение сожаления о том, что вы не можете ему помочь. В этом случае объяснение обстоятельств, обусловивших отказ излишне, это ясно и так.

4) Заверение в своей готовности в будущем помочь ему, если у вас будет такая возможность.

4. 5. Выражение своего несогласия строится в том же ключе, что и критическое замечание и отказ в просьбе. При этом важно, чтобы несогласие с собеседником не было воспринято им как проявление враждебности или игнорирования. В ряде случаев можно использовать прием аргументации типа «Да,.... но....».

5. 6. Выражение одобрения и комплимент (положительное высказывание в адрес собеседника) также является важным элементом делового общения, помогая расположить к себе собеседника, снизить напряженность в разговоре, проявить свое уважение и благодарность. Для того, чтобы подобные – высказывания были корректными и лучше воспринимались собеседником, они 1) не должны носить характер лести и 2) не должны выглядеть как оценки (что нарушает равенство и позволяет одному на некоторое мгновение подняться над другим). Лучше всего использовать форму «Я – послания»: я много о Вас слышал, для меня большая честь..., я очень рад..., и т.д.

 

Вопросы для самоконтроля

 

1. Сущность понятия речевой этикет.

2. Значение культуры речи как составляющей культуры делового общения и показа