Составление номенклатуры дел. Формирование дел

Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком.

Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел используется для построения информационно-поисковой системы. Составляются номенклатура дел организации в целом и номенклатуры дел каждого структурного подразделения. Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре, – это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации (учреждения). Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Сводная номенклатура дел в каждой организации составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений, подписывается руководителем организации, согласовывается экспертной комиссией организации и экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждаются руководителем организации не позднее ноября–декабря текущего года.

Классификационная схема номенклатуры дел должна соответствовать структуре и направлениям деятельности организации. В первый раздел номенклатуры дел включаются дела службы ДОУ. Отдельными разделами включаются в номенклатуру дел дела общественных организаций.

Сводные номенклатуры дел организаций согласовываются с центральными экспертными комиссиями вышестоящих организаций один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

Под формированием дел понимается группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой ДОУ. При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

В дело включается только один экземпляр каждого документа (не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры). Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

Подготовка дел к передаче в архив. Архивное хранение дел

Передаче на архивное хранение подлежат не все документы, а лишь документы, завершенные делопроизводством и имеющие ценность для организации.

Экспертиза ценности документов –это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (далее – ЭК). В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные организации, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (далее – ЦЭК).

ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее трех человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается заместитель руководителя организации, членами – руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ), заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав может включаться работник соответствующего архива. Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству; ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение; согласование описей дел постоянного, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу; согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и подчиненных организаций и др.

ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого (протоколы) утверждаются руководителем организации.

Непосредственный отбор документов на архивное хранение и выделение к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы.

По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации. Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после завершения их делопроизводства, по описям дел структурных подразделений.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации и может осуществляться по согласованию с архивом организации в соответствии с номенклатурой дел.

Дела передаются в архив организации по графику в присутствии работника структурного подразделения. График составляется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.