Организация работы с входящими, исходящими и внутренними документами

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение, организацию (на предприятие).

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения, организации (предприятия), которые в свою очередь делятся на инициативные и ответные.

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации).

Входящие документы начинают свой путь к исполнению с обработки в службе ДОУ. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В организации (учреждении) обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается (в него, как правило, включаются документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения; заявки, разнарядки; поздравительные письма и телеграммы; программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий; пригласительные билеты; печатные издания; рекламные материалы; письма с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг; информационные и справочные материалы; формы статистической отчетности).

Документы, подлежащие регистрации, регистрируются и в день поступления в организацию передаются на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции. Документы, зарегистрированные в службе ДОУ, не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяют секретарь или сотрудники службы делопроизводства. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

Внешнее согласование проекта документа (с иной организацией) оформляется реквизитом «гриф согласования», внутреннее (с подразделениями или должностными лицами организации-автора документа) – реквизитом «виза».

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. Руководитель организации (предприятия) вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в регистрационно-контрольной форме, используемой в организации (журнале или картотеке). После регистрации исходящего документа ему присваивается регистрационный номер, который фиксируется рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшивается в дело.

10. Порядок оформления документов (визирование, согласование, подписание и утверждение)

Соблюдение всех требований к оформлению документов, а также некоторых иных условий обеспечивает юридическую силу документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Подписание документа придает ему юридическую силу и исключает внесение изменений в данный документ. Для внесения требуемых изменений и дополнений готовится новый документ.

Подписание оформляется реквизитом «Подпись» (представляет собой наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия без пробела между ними).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне по горизонтали. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с обязательным условием указания фактической должности и расшифровки подписи лица, исполняющего обязанности. При этом не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Внешнее согласование (с иными организациями и их должностными лицами) оформляется с помощью реквизита «Гриф согласования», который оформляется на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе – листе согласования. Состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали.

Внутреннее согласование (внутри организации – автора документа) оформляют с помощью реквизита «Визы», который располагают на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись», а если он не помещается, то на отдельном листе – листе согласования, или на обратной стороне последнего листа документа.

Проставляют реквизит на остающемся в организации экземпляре документа, чаще всего на втором экземпляре (актуально для исходящих документов). Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

Утверждение документа (придание нормативного или правового характера содержанию документа) оформляется с помощью реквизита «Гриф утверждения».

Как правило, документ утверждается в следующих случаях:

если он подписан должностным лицом, не имеющим достаточных полномочий для того, чтобы положения документа стали обязательными для исполнения всеми без исключения лицами, указанными в документе;

специально оговоренных регламентом работы с документами или табелем унифицированных форм документов;

если этот документ – организационный.

Утверждаемый должностным лицом документ должен иметь проставленный реквизит «Подпись».

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» без кавычек, наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа на расстоянии 10 см от левого поля.