Тема № 22. Письменные жанры делового общения.

Занятие направлено на формирование компетенций: ОК – 4; ОПК – 5.

Студенты должны узнать: письменные жанры делового общения в деятельности учителя: письма, докладная записка, протокол, расписка, заявление; требования к их оформлению.

На основе полученных знаний у студентов формируются коммуникативно-речевые умения: выбирать и составлять письменные жанры делового общения: письма, докладную записку, протокол, расписку, заявление; правильно их оформлять; применять на практике делового этикета.

Обучающиеся должны владеть: навыками ведения деловой переписки; приёмами делового общения; способами оформления деловой переписки: речевыми клише, характерными для названных письменных жанров; речевым этикетом и культурой деловой переписки и общения.

Вопросы для обсуждения на практическом занятии:

1. Письма в педагогическом общении. Функции писем. Классификация писем: письма-повествования и их разновидности; побудительные письма и их разновидности; этикетные письма; эмоционально-оценочные письма (письмо-жалоба, письмо-утешение, письмо-оправдание и т. п.).

2. Письменные жанры делового общения в деятельности учителя: докладная записка, протокол, расписка, заявление. Требования к их оформлению.

3. Речевые клише, характерные для названных письменных жанров.

Задания к практическому занятию:

1. Подготовка ответов на вопросы плана.

2. Творческое задание: Создание текстов письменных жанров делового общения: докладной записки, заявления (индивидуальные задания).

Комментарии к выполнению заданий практического занятия

1. Прочитайте фрагменты текстов. Подготовьтесь к их обсуждению.

1) Письмо ̶ обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различие сведения, уведомлять о событиях. Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в ходе деятельности общеобразовательного учреждения.

Деловое письмо – всегда официальное сообщение. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо – особый тип документов, менее жестко регламентированный, чем контракт или приказ, но имеющий юридическую значимость. Вот почему письма регистрируются и хранятся в организациях как исходящая и входящая документация.

2) Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

- письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

- письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

Письма можно классифицировать по аспектам (целям отправителя):

- письмо-напоминание – факт напоминания;

- письмо гарантийное – выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;

- письмо-подтверждение – указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;

- письмо-ответ – по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы;

- информационное письмо – информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;

- письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

- инициативное письмо – это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;

- сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;

- письмо-предупреждение – предупреждение о возможных ответных шагах;

- письмо-напоминание;

- письмо-отказ;

- письмо-просьба и т. д.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные (многоцелевые). Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное – несколько. Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т. п.

Особо следует выделить рекламныеделовые письма (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления). Реклама в них соседствует с деловыми предложениями. Отсюда и специфика языка этих документов: сочетание черт делового и публицистического стилей: языковой стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия – с другой.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные.

Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. д.). Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления. Во второй, основной части письма осуществляются речевые действия:

Направляем Вам оформленный с нашей стороны договор…

Благодарю Вас за участие…

Просим указать точные сроки….

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. В отличие от регламентированных деловых писем эти письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Но было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах.

По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную деловую корреспонденцию и факсовые отправления. При этом электронная почта и телефакс используются для решения оперативных вопросов.

3) Структура содержания делового письма

Определение цели. Какую мысль Вы хотите донести до адресата, на что вы хотите сделать акцент, что должно остаться в памяти у адресата после прочтения письма.

Введение. Включает в себя обращение, привлечение внимания с помощью вводной части письма, которая служит для подготовки адресата к восприятию собственно текста документа; может также указывать на причины, вызвавшие составление письма.

Пример:

– В связи с...

– Приносим свои извинения за задержку с ответом на Ваше письмо…

– В рамках заключенного ранее соглашения мы считали бы полезным…

– Мы считаем целесообразным…

– Учитывая предварительную договоренность, мы считаем целесообразным уточнить сроки…

– Мы обращаемся к Вам в связи с необходимостью уточнить/подтвердить и др.

Основная часть. Здесь формулируется основная цель письма – предложение/презентация, просьба, информирование, приглашение и др.

В основной части письма используются такие формулировки:

– В связи с изложенным, мы бы хотели…

– Наше предложение заключается в следующем….

– Целью предполагаемого соглашения является достижение договоренности по вопросу…

– Согласно заключенному договору…

Заключительная часть. Здесь могут излагаться просьбы, предложения и др., а также фиксируется договоренность о времени следующего контакта, фиксируются сроки ожидания ответа на письмо, выражается отношение к адресату.

Стандартные формулировки:

– Если у Вас возникнут вопросы, позвоните нам.

– Мы охотно /будем рады ответим на все Ваши вопросы.

– Мы искренне надеемся, что наше предложение о сотрудничестве…

– Мы надеемся, что представленная информация…

– Мы надеемся на получение от Вас ответа…

– Мы рассчитываем на проявление с Вашей стороны понимания…

– В соответствии с ранее достигнутой договоренностью предлагаем Вам… Принимая во внимание изложенные обстоятельства, мы рассчитываем…–

Таким образом, текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Письма обычно заканчивают фразами:

– Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной (обременительной)

– Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества…

4) Рекомендации к написанию деловых писем

Получатель Вашего письма должен почувствовать Ваше уважение к нему (письма должны быть прямые и однозначные, любезные, индивидуальные, позитивные).

По поводу сроков ответа или контакта с адресатом. Обычно, об этом речь идет в конце письма. И эти договоренности позволяют Вам установить связи с адресатом. При этом важно помнить, что спрашивая, можно быстрее достичь цели. Тексты, состоящие только из повествовательных предложений, воспринимаются как обезличенные. Они сообщают получателю информацию, но не устанавливают связи с ним. Вопросы в данном контексте более приемлемы, чем повествовательные предложения. Они побуждают Вас к действию и требуют ответа. «Вы сможете позвонить мне во вторник? Могу ли я Вам перезвонить во вторник, чтобы узнать результат Вашего решения» скорее приведет к ответу «Да, я могу Вам позвонить», чем просьба «Пожалуйста, позвоните мне во вторник».

В официально-деловом стиле, в котором, обычно, пишутся письма, принято употребление следующих синтаксических конструкций, которые обеспечивают логическую взаимосвязь между смысловыми частями делового письма:

Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

Сообщаем, что в период с... по...;

Направляем Вам согласованный...;

Просим Вас рассмотреть вопрос о...,

Проверкой установлено, что....;

В связи с отсутствием финансовой помощи...;

В связи со сложной экономической ситуацией...;

В соответствии с Вашим письмом...;

В соответствии с протоколом...;

В подтверждение нашей договоренности…

В целях укрепления ответственности…

Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

Устойчивые обороты речи:

Наименее сложный…./наиболее важный…

Наилучший эффект…./наихудший результат…

Оказать помощь…./произвести проверку…

Руководство считает возможным…/организация не возражает…

Срочно сообщите…./немедленно устраните…

Обеспечьте выполнение…/создайте необходимые условия…

Доложите предложения по…./оптимальное решение…

Вероятные сроки…./подтвердите получение…

Сообщите данные…./направьте в мой адрес…

Подготовьте к отправке…./решите самостоятельно…

Наиболее часто употребляемые глаголы: в ыполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

Наиболее часто употребляемые прилагательные: срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный

Формулировки для уведомления:

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

5) Типичные ошибки (лексические, синтаксические и др.), которые чаще всего допускаются при написании деловых писем:

а) Ошибки в употреблении слов-синонимов. Слова-синонимы очень редко бывают полностью тождественны друг другу. Как правило, синонимы отличаются оттенками значений, лексической сочетаемостью или стилистической окраской. (Сравните словосочетания: «не посещал занятия» – «не ходил на занятия»)

б) Тавтология (смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова («следует учитывать следующие факторы», «польза от использования», «данное явление полностью проявляется в условиях» и т. п.). Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной; кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

в) Плеоназмы (частичное совпадение значений слов, образующих словосочетания («памятный сувенир» (сувенир – подарок на память); «передовой авангард» (авангард – те, кто идет впереди), «совместное сотрудничество» (сотрудничество – совместная работа, совместное решение проблем). Одной из причин плеоназма является неправильное употребление иностранной лексики («форсировать ускоренными темпами», «потерпеть полное фиаско»).

г) Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Нередко в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент (срок выполнения может быть пролонгирован», «репрезентовать» (вместо «представить») и т. п.)

д) Ошибки при употреблении количественных числительных. При употреблении количественных числительных в деловых письмах следует помнить, что все они склоняются. При этом изменяются все части сложных и составных числительных (например, «до шестисот шестидесяти рублей», «с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями» и т.п.). Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных, характерное для разговорной речи, является нарушением норм официально-деловой речи.

е) Согласование определений. Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания (новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик и т. п.). Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.

Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения, типа «директор школы Иванова», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным («наш начальник цеха Петрова», «новый лаборант Серова» и т. п.).

ж) Неправильное согласование в падеже. Наиболее частотным является употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Неправильно: «Согласно соответствующего положения», «Согласно Вашей просьбы», «Согласно приказа».

з) Неправильное использование предлогов. В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом и с зависимыми существительными в предложном падеже, типа: «вопрос о доверии», «решение о», «соглашение с». Неправильно: «Директор школы отметил о важности поставленной проблемы».

и) Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. По этому поводу Академик Л.В. Щерба писал: «основная разновидность канцелярского стиля имеет своей задачей представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом. Отсюда вытекает культура сложных предложений по способу подчинения в канцелярском стиле».

к) Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, такие как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. п.

6) Основные принципы письменных коммуникаций:

Краткость – как стремление избежать многословных выражений.

Ясность – как четкость организации Ваших мыслей.

Цельность и связность – как способ достичь основных целей обращения.

Позитивность – как общая положительная тональность изложения Ваших мыслей.

Тактичность – как способ выразить любые мысли, сохранив добрые отношения с собеседником.

2. Ознакомьтесь с образцом написания заявления. Напишите заявление на имя декана факультета (с просьбой выделить материальную помощь, освободить от занятий и т. п.)

Заявление – документ, адресованный организации иди должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Заявление пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии или в учреждении.

Заявление включает:

Наименование адресата, которому направляется заявление.

Фамилию, имя, отчество, должность или адрес автора заявления.

Наименование документа.

Точное изложение просьбы, предложения.

Опись прилагаемых к заявлению документов (если они имеются).

Дата, подпись.

В заявлении используется, как правило, официально-деловая лексика, в некоторых заявлениях допускается употребление и публицистической лексики (например, заявление о приеме в ряды партии).

3. Ознакомьтесь с данными ниже материалами и образцом докладной записки. Выясните, на какие типы подразделяются докладные записки.

Представьте себе, что вы работаете учителем в общеобразовательной школе. В каком случае вы будете писать докладную записку (докладные записки) и на чье имя? Каким будет ее (их) содержание?

Докладная записка – документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на:

инициативные;

информационные;

отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.

Содержание и оформление докладной записки. Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние – на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наименование организации; название вида документа (докладная записка); дату; индекс; место составления; адресат; заголовок к тексту; текст; подпись руководителя организации; фамилию исполнителя; номер его телефона.

Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения; наименование вида документа (докладная записка); дату; адресат; заголовок к тексту; текст; подпись.

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

Образец. Пример оформления внутренней докладной записки:

Директору средней общеобразовательной школы № 23

г. Воронежа

К.А. Михайловой

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О состоянии учета литературы

 

В связи с проведением проверки работы библиотеки на основании приказа директора школы от 20.06.2016 г. № «О мероприятиях по подготовке к новому учебному году» была проведена проверка формуляров учителей и работников школы. По результатам этой работы сообщаю, что на руках у преподавателей находится 74 единицы учебной и методической литературы. Срок возврата литературы в библиотеку уже истек.

В связи с изложенным прошу обратить внимание учителей и сотрудников школы на необходимость возврата библиотечной литературы в установленные сроки.

 

Зав. библиотекой Личная подпись Н.С. Миронова

 

Ознакомитесь с образцом протокола. Дайте характеристику протокола как официального документа. Обратите внимание на то, из каких частей он состоит. Проанализируйте текст протокола. Докажите, что при его написании был использован официально-деловой стиль.

Протокол – документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Содержание протокола:

Заголовок, дата и номер протокола.

–Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, «Протокол (чего?) заседания педагогического совета»; совещания начальников структурных подразделений» и т.д.

- Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

- Например: 21 – 24.07.2016.

- Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

- Текст протокола включает следующие части: вводную; основную.

Вводная часть. Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть. В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола – он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. Приложение 1.).

Полный протокол – содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Приложение 1