Организация работы площадок Фестиваля

4.1. Деловая программа

4.1.1. Обеспечить предоставление оборудованного помещения, необходимого для проведения мероприятия в соответствии с программой Фестиваля.

 

4.1.2. Место проведения:г. Ярославль, Кировский район, ул. Революционная

4.1.3. Требования к залам для проведения мероприятий деловой программы:

- Пленарное заседание

Помещение, площадью не менее 200 кв.м. и вместимостью не менее 250 человек, оборудованное необходимым мультимедийным оборудованием и мебелью:

проектор, подвесной или стационарный экран для проектора, ноутбук, флипчарт с маркерами и губкой для стирания надписей, 3 микрофона (радио-микрофоны с дальностью приема-передачи не менее 10 м); не менее 300 стульев или кресел в рассадке театр, стол для президиума для 6-ти человек, 6 стульев для президиума, трибуна для выступающего, видеоэкран для президиума.

Оборудованное рабочее место для специалиста технического сопровождения мероприятия: стол для ноутбука, стул.

- семинары, презентации, круглые столы

Помещения, площадью не менее 100 кв.м. и вместимостью не менее 100 человек, оборудованные необходимым мультимедийным оборудованием и мебелью:

проектор, подвесной или стационарный экран для проектора, ноутбук, флипчарт с маркерами и губкой для стирания надписей, 3 микрофона (радио-микрофоны с дальностью приема-передачи не менее 10 м); не менее 50 стульев в рассадке театр, стол для президиума для 6-ти человек, 6 стульев для президиума, трибуна для выступающего, видеомонитор для президиума.

Оборудованное рабочее место для специалиста технического сопровождения мероприятия: стол для ноутбука, стул.

- Помещение для проведения кофе-брейка.

Выделить специальную зону для организации кофе-брейков не менее чем на 250 человек каждый. Помещения должны быть приспособлены для организации питания участников, соответствующим образом меблированы и оборудованы.

- Помещение для проведения обеда:

предоставить специализированное место для обеда для спикеров, модераторов и приглашенных гостей не менее чем на 40 человек в отдельном зале. Помещения должны быть приспособлены для организации питания участников, соответствующим образом меблированы и оборудованы.

- зона для пресс-подхода с возможностью установки пресс-вола с логотипом мероприятия (3*2 м.) в удалении от зон проведения кофе-брейка.

В наличии должно быть также помещение или зона для регистрации участников с предоставлением не менее 4-х столов и 4-х стульев.

Все помещения для проведения мероприятий должны располагаться в одном здании.

Оборудование залов должно быть рабочим, подключенным и предоставленным для использования на весь период проведения мероприятий.

На все время проведения мероприятий необходимо организовать работу сотрудников для технического обслуживания мероприятий и обеспечения бесперебойной работы мультимедийного оборудования.

Помещение должно быть оснащено беспроводной сетью Wi-Fi во всех залах мероприятия.

 

4.2. Ярмарка

4.2.1. Обеспечить организацию открытой площадки для проведения ярмарки по адресуЯрославская область, г. Ярославль, ул. Революционная. Начало ярмарки пересечение ул. Революционной и ул. Первомайской.

4.2.2. Время работы ярмарки для гостей 18-19 августа 2017 г. с 10.00 до 20.00. Монтаж ярмарки (подготовительные работы) 17 августа в течение дня, 18 августа до 9.30. Демонтаж Ярмарки - 19 августа 2017 г. после 21.00

4.2.3. Предоставить Заказчику на согласование в электронном виде концепцию зонирования площадки и оформления площадки в течение 1 (одного) календарного дня со дня заключения государственного контракта. Зонирование должно быть рассчитано на достаточно свободное передвижение гостей ярмарки.

4.2.4. Зонирование должно учитывать:

- размещение участников выставки-ярмарки

- зоны для мастер-классов

- зоны для интерактивных программ

- зону для проведения концертной программы и закрытия мероприятия

 

4.2.5. Для работы участников (экспонентов) Исполнитель предоставляет следующее оборудование:

- столы раскладные размером не менее 1,8 х 0,8, в количество не менее 70 шт., но в соответствии с заявками экспонентов.

- стулья - не менее 100 шт., но в соответствии с заявками экспонентов.

- палатки единообразной формы и расцветки размером не менее 2 х 2 м – не менее 20 шт.

- шатер (размер не менее 3х2м) - не менее 1 шт.

4.2.6. Исполнитель дожжен обеспечить получение участниками ярмарки необходимых разрешений на торговлю на территории проведения мероприятия.

4.2.7. Обеспечить получение разрешения в установленном порядке в Мэрии г. Ярославля на проведение мероприятия на открытой площадке.

4.2.8. Испольнитель обеспечивает работу не менее 2-х администраторов для координации работы ярмарки в течение всех дней её проведения.

4.2.9. Обеспечить дежурство бригады «Скорой помощи», пожарной бригады в дни проведения ярмарки.

4.2.10. Обеспечить охрану объектов площадки в дни работы ярмарки и в период монтажа демонтажа ярмарки.

4.2.11. Обеспечить организационно подведение электричества к местам проведения мастер-классов, интерактивных программ и концертной программы, обеспечить бесперебойную работу электрического оборудования, обеспечить работу дежурного электрика.

4.2.12. Согласовать с ГИБДД места парковки для участников ярмарки.

4.2.13. Подготовить для согласования с ГИБДД списки транспорта, которому необходимо проехать на территорию ярмарки. Подготовить пропуски для автомобилей.

4.2.14. Обеспечить размещение мусорных контейнеров для всех типов отходов и обеспечить их постоянную уборку на протяжении мероприятия.

4.2.15. Обеспечить работу туалетов для участников ярмарки.

 

4.3. Оснащение концертной площадки

Концертная площадка должна быть оснащена оборудованием, техническими средствами, компьютерным оборудованием, необходимым для проведения концертной программы, а также гримерными; местом размещения артистов перед выступлением, подиумом, местом размещения звукооператора и ведущего, местом размещения зрителей (лавки/стулья).

 

Оформление мероприятий деловой программы и ярмарки

5.1.Разработка дизайн-макетов:

- Исполнитель разрабатывает дизайн-макет оформления мероприятия, включая разработку макетов блокнота, ручки, папки, наклейки для папки, программы мероприятия для раздатки и для уличных стоек навигации, приглашения, бейджа, баннеров для пресс-волла, рол-апа, заставки для экрана, для оформления страниц в соцсетях и странички мероприятий в Интернет, макетов схемы размещения площадок ярмарки, информации о партнерах для стоек навигации, макетов оформления входной арки, макетов для наружной рекламы.

- Макеты должны быть согласованы с Заказчиком до начала изготовления продукции.

- Исходные файлы макетов в векторном формате и формате.jpg должны быть направлены Заказчику в срок не позднее 5 (пяти) календарных дней со дня окончания Фестиваля.

 

Оформление площадки проведения деловой программы

 

Баннер для пресс-волла	1 шт.	Размер: 3000х2000 мм, баннерная ткань, интерьерная печать 720 dpi, цветность 4+0, без люверсов и без проклейки по периметру.
Баннеры для рол-апов с программой мероприятия	3 шт.	Размер: 0,8 на 1,8 или 1 х 2 м. баннерная ткань, интерьерная печать 720 dpi, цветность 4+0, без люверсов и без проклейки по периметру.
Знаки навигации для указания зоны регистрации, зоны кофе-брейка, обеда, залов проведения мероприятий деловой программы, туалета	Не менее 10 шт.	Формат А4
Наружная реклама 3х6	Не менее 1 шт.	Баннер формата 3х6 м.
Наружная реклама сити-формат	Не менее 1 шт.	Формат 1,2 х 1,8

 

5.3.Оформление площадок ярмарки:

5.3.1. Установить входные арки с надписью Ярославский базар на ул. Революционной на пересечении с ул. Первомайской, на пересечении с ул. Андропова и на пересечении с пл.Челюскинцев

5.3.2. Установить на площадке 3-х сторонние рекламные конструкции с программой ярмарки (расписание мастер-классов, интерактивных и концертных программ), со схемой зонирования площадки и с информацией о партнерах ярмарки – не менее 3-х конструкций

5.3.3. Обеспечить оформление подиума и пресс-вола для проведения концертной программы.

5.3.4. Установить на площадке артобъекты от мастеров НХП для зонирования площадки.

5.3.5. Установить знаки навигации (не менее 10 шт.) (конструкции в виде стрелки с названием мероприятия и местом проведения или 3х сторонние конструкции с программой, схемой и партнерами мероприятия): на остановке Богоявленская площадь, у входа в музей-заповедник со стороны Богоявленской пл., на ул. Кирова, у фонтана рядом с часовней А. Невского, на Советской пл., на Красной площади у входа в сквер.

5.3.6. Обеспечить монтаж и демонтаж оформления площадок в соответствии со сроками, указанными п. 5.2.2. настоящего Технического задания.