Лабораторная работа №1 «Электронные таблицы MS Excel. Использование функций для работы с данными типа Текст и Дата/время. Построение диаграмм.»»

Лабораторная работа №1 «Электронные таблицы MS Excel. Использование функций для работы с данными типа Текст и Дата/время. Построение диаграмм.»»

Цель работы: Освоение приемов выполнения расчетов и оформления результатов в электронной таблице при работе с текстом, датами и временем. Освоение приемов построения и оформления диаграмм.

Краткие теоретические сведения

Наиболее знакомы всем математические функции, о которых говорилось в предыдущей лабораторной работе. Однако пользователи должны уметь использовать и функции работы с текстом, датами и временем.

Использование текстовых функций

Система Excel содержит 24 функции в категории Текстовые. Среди них операции объединения в строку данных разного типа (можно использовать символ & или функцию СЦЕПИТЬ), функции преобразования типа (ЗНАЧЕН, КОДСИМВ, СИМВОЛ, ТЕКСТ), поиска подстроки в строке (ПОИСК, НАЙТИ), замены части строки на другую (ЗАМЕНИТЬ, ПОДСТАВИТЬ, СЖПРОБЕЛЫ), выделения подстроки из строки (ЛЕВСИМВ, ПРАВСИМВ, ПСТР), замены регистра букв (ПРОПИСН, ПРОПНАЧ, СТРОЧН) и пр. Описания функций и их аргументов можно увидеть в диалоговом окне задания аргументов функции.Если Вы знаете имя функции, можно воспользоваться всплывающим списком, который появится, если после символа равно (=) написать первые буквы имени функции (рис.1.1).

Рис. 1.1. Контекстный всплывающий список функций

После выбора имени функции (двойным щелчком мыши) можно нажать на кнопку fx слева от строки формул для вызова диалогового окна задания аргументов функции. Примеры использования некоторых текстовых функции приведены далее. Чтобы объединить текст из нескольких ячеек в одно значение, можно воспользоваться символом конкатенации (амперсанд &) или функцией СЦЕПИТЬ (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Использование операции конкатенации и функции СЦЕПИТЬ

Для преобразования данных разного типа при объединении их в текстовую строку следует пользоваться функцией ТЕКСТ (<значение>; <формат>). Пример использования показан на рис.1.3.

Рис. 1.3. Использование функции ТЕКСТ

 

Работа с диаграммами

В системе Excel существует достаточно большое количество типов диаграмм, часть из них представлены на вкладке меню Вставка в группе Диаграммы (рис.1.6).

Рис.1.6. Группа Диаграммы на вкладке меню Вставка

 

Для кнопки Другие открывается панель с выбором еще пяти типов диаграмм: Биржевая, Поверхность, Кольцевая, Пузырьковая, Лепестковая. При этом среди всех типов диаграмм только Точечная и Поверхность показывают зависимости типа Y=F(X) и Z=F(X,Y). Другие типы показывают данные, распределенные с равномерным шагом по меткам времени или специальные виды (например, Биржевые).

Построение диаграмм

Для построения диаграммы в меню Вставка следует выбрать тип диаграммы в группе Иллюстрации.

Например, если мы хотим показать сравнительный график изменения температуры за ноябрь месяц 2010 и 2011 года, мы заносим эти данные в таблицу (см. рис. 1.7). Далее выделяем ячейки с надписями осей и числовыми данными температур (начиная с ячейки с текстом Дата, вниз и вправо) и выбираем на вкладке ленты Вставка в группе Диаграммы тип График (рис. 1.7).

Рис.1.7. Исходные данные и начальный вид диаграммы типа График

 

Задание 1

В столбце A написаны фамилия, имя и отчество группы людей, а в столбце B нужно получить их фамилию и инициалы.

Для решения этой задачи сначала в ячейку C1 напишем формулу поиска первого пробела в тексте ячейки A1: =ПОИСК(" ";A1;1).

В ячейку D1 напишем формулу поиска второго пробела в строке ячейки A1: =ПОИСК(" ";A1;C1+1).

В ячейку B1 напишем формулу получения фамилии с инициалами: =СЦЕПИТЬ(ПСТР(A1;1;C1); ПСТР(A1;C1+1; 1); ". ";ПСТР(A1;D1+1; 1);".").

В этой формуле объединяются в одну строку фрагменты:

1) с первого символа по первый пробел /ПСТР(A1;1;C1) – выделить подстроку из A1 с позиции 1, количество символов C1/;

2) один символ после пробела;

3) точка и пробел;

4) один символ после второго пробела;

5) точка.

Далее копируем за один прием ячейки B1, C1 и D1 в строки 2 – 5.

Проделать то, что описано выше и получить результат.

Задание 2

Построить следующие графики функций:

Таблица 2.1. Данные для построения графиков

№ п/п	Уравнение	Диапазон изменения х
xнач	хкон
	y=x2+5	-10
	y=x3+3	-10
	y=e-x
	y=2sinx	-2pi	2pi

 

Задание 3

Для № строки в таблице, соответствующей номеру по Журналу, построить диаграммы 2-х типов: График и Гистограмма:

 

Таблица 2.2. Данные для построения графиков

Содержание отчета

Отчет должен содержать:

1. Цель работы.

2. Краткие теоретические сведения по работе.

3. Результаты выполнения задания по пунктам.

4. Выводы по проделанной работе.

4. Контрольные вопросы

1. Какие текстовые функции вы знаете и как их использовать?

2. Укажите, какие Вы знаете типы диаграмм, используемых для интерпретации данных электронной таблицы. Поясните, когда следует или не следует использовать каждый из них.

2.

Запуск MS Access

Запуск программы СУБД MS Access производится с помощью Главного меню: Пуск→Программы→Microsoft Office→MS Access.

Объекты СУБД MS Access

Таблица

Объект, который определяется и используется для хранения и визуализации данных. Каждая таблица обычно содержит информацию об объекте определенного типа. Таблицы связаны между собой, повторяя реальные связи, существующие между объектами. Дополнительно к таблице можно определить несколько индексов для ускорения доступа к данным. В MS Access объект таблица используется не только для хранения данных, но и для их визуализации, поскольку таблица сама по себе является прекрасным способом отображения реляционных данных.

Запрос

Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью режима таблицы имеется возможность просмотреть все данные. Но что делать, если записей в таблице слишком много или требуемые данные находятся в нескольких таблицах. Тогда для отбора необходимых данных и применяются запросы. Они позволяют выбрать только нужные данные, соответствующие определенному критерию. Для создания запроса предоставляется два вида языков: QBE (Query By Example - запрос по образцу) и SQL. Можно создавать запросы на выбор, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов существует возможность создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких существующих таблиц и т.д. В MS Access не делается различия между запросами и таблицами. Соответственно запрос можно основывать и на других запросах, что очень удобно.

Форма

Объект, предназначенный для ввода и отображения данных на экране или управления работой приложения. Таблицы – полезное средство для просмотра и изменения данных, но работать с ними бывает не всегда удобно, а представление данных в них не достаточно наглядно. Для редактирования данных и вывода их на экран в удобном виде предназначены формы. Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Формы можно использовать для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. С помощью формы можно красочно оформить данные, представить их в цвете, можно добавить такие элементы, как поля со списком, комбинированные списки, флажки, кнопки и многое другое. Можно также добавить рисунки и диаграммы и производить вычисления над данными таблиц и запросов. Формы также предназначены для автоматизации приложения, так как являются средством организации интерфейса в MS Access. С помощью формы вы можете в ответ на некоторые события запустить макрос или процедуру VBA. С помощью макросов или процедур VBA можно связать несколько форм или отчетов между собой. Например, находясь в одной форме можно открыть другую форму и связать выводимые в них данные таким образом, чтобы при переходе от записи к записи в этой форме в другой форме выводились соответствующие данные.

Отчет

Объект, предназначенный для создания печатного документа. В MS Access допускается экспорт отчета в документ другого приложения, например в MS Word или MS Excel. Мы уже можем распечатать информацию в виде таблицы или формы, но создать полноценный выходной документ с использованием всех средств форматирования текста и дополнительной обработки данных (например, вычисления промежуточных и окончательных итогов) можно только с помощью отчетов. В таблице можно изменять размер шрифта и ширину столбца. В формах есть возможность производить разнообразное форматирование текста, но они плохо приспособлены для проведения сложных вычислений, группировки данных, расчета промежуточных и общих итогов, и на экране показывают чаще всего только одну запись. Отчеты же совмещают достоинства таблицы и формы для печатного предоставления данных. Прежде чем выводить отчет на печать, его можно предварительно просмотреть на экране.

Макрос

Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить MS Access в ответ на определенное событие. Событие – это распознаваемое изменение состояния любого объекта MS Access или операционной системы. Может представлять любое действие, выполняемое вами или компьютером. Например, перемещение мыши, ввод символа, нажатие на клавишу клавиатуры или мыши, потеря или получение фокуса некоторого элемента окна и т.д. Такие действия, как открытие окна, состоят из нескольких последовательно происходящих событий. Управление работы приложения в MS Access достигается за счет обработки событий, которые возникают при работе. Такое управление работы приложения очень удобно, т.к. появляется возможность оторваться от предопределенной линии поведения приложения и управлять им динамически.

Модуль

Объект, содержащий программы на Visual Basic for Applications (VBA), сохраненные под общим именем. Хотя в MS Access можно без труда создать приложение, состоящее только из таблиц, форм, отчетов и макросов, все же возникает потребность выполнения таких действий, которые нельзя запрограммировать с помощью макросов. Необходимость в модулях появляется также при необходимости обработки ошибок и оформления в виде некоторой процедуры или функции одинаковых вычислений или действий. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые можно вызывать из любого места приложения, но они могут быть непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них события.

I этап. Постановка проблемы

На этом этапе формируется задание по созданию базы данных. В задании подробно описывается состав базы, назначение и цели ее создания, а также перечисляется, какие виды работ предполагается осуществлять в этой базе данных. Главная задача системы – сохранение в базе данных всех необходимых сведений о студентах и их успеваемости, формирование необходимых печатных форм для проведения зачетной и экзаменационной работы преподавателей, генерация сводных итогов по результатам сессии для руководящих работников деканатов, институтов и университета. При разработке системы следует учитывать, что она взаимодействует с системами «Абитуриент», «Стипендия» и «Кадры университета». Информация о студентах первоначально поступает из системы «Абитуриент» и редактируется на уровне деканатов. Она должна также удовлетворять требованиям бухгалтерского учета по начислению стипендий. Система должна использовать справочник специальностей, утвержденный в вышестоящих органах. Информация об успеваемости студентов накапливается постоянно и сохраняется за весь период обучения, после чего переносится в архивное хранилище данных. В системе должен использоваться единый справочник дисциплин (предметов) для всех подразделений университета.

II этап. Анализ объекта

На этом этапе необходимо рассмотреть, из каких объектов может состоять Ваша база данных, каковы свойства этих объектов.

 

III этап. Синтез модели

На этом этапе необходимо выбрать определенную модель базы данных. В создаваемой базе данных необходимо осуществлять поиск, выборку и сортировку данных. Этим требованиям полностью удовлетворяет реляционная модель. Кроме того, для начинающих создание такой модели проще, чем

создание иерархической модели.

 

Содержание отчета

Отчет должен содержать:

1. Цель работы.

2. Краткие теоретические сведения по работе.

3. Результаты выполнения задания по пунктам.

4. Выводы по проделанной работе.

5. Контрольные вопросы

1. Что такое БД

2. Что такое СУБД

3. Какие СУБД вы знаете

4. Какие типы данных допустимы в MS Access

5. Объекты СУБД Access

6. Режимы создания объектов БД

7. Как установить связи между таблицами и зачем они нужны

8. Как создать форму?

Список использованной литературы

1. Информатика. Базовый курс. 2-е издание. Учебник для вузов. Под ред. С.В. Семоновича. Изд.ПИТЕР, 2008.- 640с.

2. Н.В.Макарова Информатика. Учебное пособие для вузов. - М.: Академия, 2003.-768с

3. Поиск в сети ИНТЕРНЕТ по ключевым словам «Информатика», «Учебники по информатике», по названию отдельных разделов курса.

Лабораторная работа №1 «Электронные таблицы MS Excel. Использование функций для работы с данными типа Текст и Дата/время. Построение диаграмм.»»

Цель работы: Освоение приемов выполнения расчетов и оформления результатов в электронной таблице при работе с текстом, датами и временем. Освоение приемов построения и оформления диаграмм.