Отчет по практической работе №1

Отчет по практической работе №1

«Порядок ведения дел при приеме на работу.»

Задание 2.1

 

Вопросы	Ответы
Каким документом регулируются трудовые правоотношения?	Трудовым Кодексом
Какой документ должны предъявлять лица, поступающие на работу впервые?	Паспорт, военный билет
Какие док-ты, кроме паспорта и Труд. Кн. Могут потребовать при приеме на работу?	Док-т об образовании, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования,медицинское освидетельствование,ИНН.
Кем заполняется при приеме на работу личный листок по учету кадров?	От руки самим работником, это перечень вопросов биографических данных, образования, сем. положение, работа с начала труд. деятельности.
Что такоехарактеристика?	Содержит описание специфических свойств, присущих данной личности, составляется администрацией предприятия, на кот. работает гражданин
К какому виду док-тов относится личная карточка?	Первичные учетные
Зачем нужна личная кар­точка? Сколько оформляя­ется экземпляров личной карточки? Кем заполняется личная карточка?	Документ для анализа состава и учета движения кадров. 1 экземпляр, заполняется сотрудником отдела кадров на основании документов, предоставляемых работником.
Производится ли ознакомление работника с записями в карточке Т-2?	С каждой записью

 

Задание2.2

 

2.2.1 Описать состав документов необходимых при приеме на работу и порядок их подачи (схема). Указать, какие из документов являются обязательными.

2.2.2 Прием на работу нового сотрудника сопровождается оформлением большого числа документов. – паспорт, диплом, военн. билет, труд. кн., заявление, автобиограф., личный листок – анкета, приказ, карточка №Т-2, контракт.

Разберите четыре этапа оформления документов. Разобрать док-ты по группам.

 

Предъявляемые (которое вы принесли с собой) – Паспорт, военный билет, диплом, труд. книжка.

Заполняемые – (что мы пишем сами)– заявление, автобиография, личный листок (анкета).

Оформляемые (оформляет сотрудник ОК)– приказ (подпис. руководитель), после издания - личная карточка Т-2.

Основание – контракт.

3 Ответы:

На вопрос 2.2.1

Состав документов необходимых при приеме на работу и порядок их подачи

 

	Резюме	(не обязат.)
	ß
	Заявление
	ß
	Анкета	Þ	Автобиография
	ß
	Трудовой контракт	(не обязат.)
	ß
	Приказ о приеме на работу
	ß
Запись в трудовой Книжке	Оформление личной карточки (Ф № Т-2)	Бухгалтерия (открытие лицевого счета)

Отчет по практическим работам №2, 3

«Правила формирования и оформления личного дела работника.
Регистрация личного дела.»

Задание 2.1

Вопросы	Ответы
Определение - Личное дело	Совокупность док-тов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятель-ти.
В каком порядке распо­лагаются поступающие в личное делодокументы?	В хронологическом.
Состав документов в личном деле	1. Внутренняя опись документов дела. 2, Дополнения к личному листку по учету кадров. 3, Личный листок по учету кадров (анкета). 4. Автобиография. 5. Копии документов об образовании. 6. Копия документа (или выписка) об утвержден. в должности. 7. Характеристики или рекомендательные письма. 8. Заявление о приеме на работу или трудовой контракт.
Когда начинается процесс оформления личного дела работника?	После издания приказа о приеме на работу.
Срок хранения личного дела работника	75 лет
Какой порядок хранения личных дел?	Помещается в папку установленного образца, проставляется порядковый номер.
Выдаются ли личные дела на руки работникам?	Лишь определенным должностным лицам, круг таких лиц определяется директором предприятия
Где помещается заверительная надпись личного дела?	В конце дела
В каких случаях заводится контрольная карточка на личное дело?	При временной выдаче личного дела
Нумеруются ли листы внутренней описи личного дела?	Нумеруются отдельно от листов дела
Можно ли требовать от работников заполнения личного листа в целях обновления личного дела?	Нет
Правила регистрации личных дел	В “Книге (журнале) учета личных дел”. Графы - порядковый номер дела, Ф.И.О., дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.

 

Задание 2.2

Самостоятельная работа по оформлению и регистрации личного дела.

Задание 2.3 Изучив тему, ответьте – когда заканчивается формирование дела?

Укажите номер правильного ответа:

a) Дело формируется в пределах календарного года (за исключением переходящих дел).

b) Дело формируется до достижения максимального объема в листах, т.е. до 250 листов.

c) Дело формируется по усмотрению организации.

d) Дело формируется до окончания решения вопроса, независимо от календарных сроков.

 

В личное дело сотрудников не подшиваются:

a) Копии документов об образовании.

b) Личный листок по учету кадров (анкета).

c) Выписка из приказа о приеме на работу.

d) Выписка из приказа о предоставлении отпуска.

e) Выписка из приказа об увольнении.

 

Сформированное в структурном подразделении дело может включать специфические документы: фотографии, чертежи, схемы и т. п. Как правильно должны быть пронумерованы листы дела, представляющие собой иллюстративные и технические документы:

a) Такие листы нумеруются на оборотной стороне, на верхнем поле листа.

b) Такие листы вообще не нумеруются, т. к. информация о них вносится в лист - заверитель дела

c) Как и обычные текстовые документы, т. е. в правом верхнем углу листа.

d) В правом верхнем углу листа, но на оборотной его стороне.

 

Задание 2.1

Вопросы	Ответы
Как пишется личное заявление работника	От руки, в произвольной форме.
В заявлении указывается:	наименование структурного подразделения, -наименование вида документа (заявление), -дата, адресат (должность, ФИО. руководителя фирмы, -текст, -личная подпись и расшифровка подписи.
Что в дальнейшем проставляет директор на заявлении? Вид этих реквизитов?	Резолюция рук-ля, 3 части-   Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – 6 частей.
Что представляет собойличный листок по учету кадров	Перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.
Кем заполняется личный листок (анкета)?	От руки самим работником
Как заполняется личный листок?	Должен давать полные ответы, не допуская сокращений, исправлений, в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в его личных документах
Какие документы используются при заполнении личного листка?	Паспорт, трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, удостоверение, свидетельство, аттестат).
Формулировки в графе "Образование"?	Высшее", "незаконченное высшее", "среднее специальное", "среднее", "неполное среднее", "начальное"
Что проверяется при приеме анкеты от поступающего на работу?	Полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами
Где хранится (анкета)?	В личном деле
Срок хранения (анкеты)	75 лет

 

Задание 2.2

2.2.1 Изучить правила составления и оформления личного заявления и анкеты по образцам, предложенным преподавателем.

2.2.2 Изучить правила работы на ПК в текстовом редакторе Word по оформлению личного заявления и анкеты.

2.2.3 Самостоятельно составить и оформить на ПК в редакторе Word свое личное заявление о приеме на работу в ТМТ на должность секретаря директора.

2.2.4 Самостоятельно оформить анкету.

Директору ГБПОУ РО «ТМТ»

Л.Н.Лизогуб

Н.А. Петровой,

прож. г.Таганрог,

ул.Петровская, д.46, кв.1

 

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

Прошу принять меня на работу на должность секретаря директора.

17.09.2017Личная подпись Н.А.Петрова

 

Н.К Фомичевой.

Подготовить приказ

О принятии на должность

Секретаря с 01.10.2017

Лизогуб 18.09.2017

Издан приказ

№5к от 28.09.2017

 

 

В дело 12-06

Подпись 2.10.2017

исполнителя

Задание 2.1

Вопросы	Ответы
Кто составляет автобиографию?	Поступающий на работу
Как и когда оформляют автобиографию?	При поступлении на работу, на учёбу
Какая форма изложения (от какого лица)?	Повествовательная (от первого лица).
В каком порядке указываются сведения?	В хронологическом порядке, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.
Что такоерезюме?	Перечисление в краткой форме всех анкетных данных и всего того, чем занимались до последнего момента.
Как и когда оформляют резюме?	Должно быть набрано на компьютере и распечатано на принтере, подается желающим поступить на работу.
Как подают на предприятие?	Посылается по почте или по факсу, приносится на предприятие.
Срок хранения резюме.	В личном деле, 75 лет, если гражданин принят на работу.
Отличия автобиографии и резюме по способам оформления и составу информации	Автобиогр. –перечисление личных данных, резюме – профессиональных.

 

Задание 2.2

Самостоятельно составить и оформить свою автобиографию и резюме по образцам из раздаточного материала.

Задание 2.3 Проанализируйте созданные документы.

С точки зрения содержания:

· автор документа,

· вид документа,

· датирование и время действия документа,

· система документации, к которой относится документ.

 

С точки зрения изготовления и оформления:

· способ изготовления документа,

· стадия изготовления (подлинник, копия, дубликат),

· наличие реквизитов, придающих документу юридическую силу.

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Шопова Татьяна Николаевна родилась 20 июня 1999 года в городе Таганроге. Проживаю по адресу г.Таганрог, 7-я Садовая д.12, кв.67, тел. 62-49-49. Не замужем, детей не имею.

Состав семьи:

мать - Шопова Ольга Николаевна; работает в средней школе №15, преподаватель.

отец - Шопов Николай Васильевич; работает на Металлургическом заводе, начальник цеха.

брат - Шопов Александр Николаевич, учится в средней школе №15.

С 2006 по 2015 год обучалась в средней школе № 15 города Таганрога.

В сентябре 2015 года поступила в Таганрогский Металлургический техникум на специальность "Документационное обеспечение управления и архивоведение".

Принимаю участие в общественной жизни техникума, отвечаю за культмассовый сектор группы. Характер коммуникабельный. Умею поддерживать хорошие отношения в коллективе.

 

23.06.2017 личная подпись

Шопова Татьяна Николаевна

 

Должность Возраст Семейное положение Телефон Гражданство Образование Специальность   Опыт работы 03.2018—05.2018 Должность Обязанности 02.2017 - 04.2017 Должность Обязанности Профессиональные навыки Адрес	Секретарь, делопроизводитель, офис-менеджер. 19 лет. Не замужем, детей нет   62-49-49 (дом.) Российская Федерация   - настоящее время - Таганрогский Металлургический техникум (ТМТ) Документационное обеспечение управления и архивоведение Курсы иностранных языков Управление внутренних дел г.Таганрога, отдел кадров, инспектор отдела кадров, учебная практика. Секретарь, делопроизводитель, инспектор отдела кадров Оформление личных дел, работа с клиентами.   Народный суд, г.Таганрога, архив, практика на получение профессиональных навыков делопроизводитель,. Секретарь, делопроизводитель Прием и распределение телефонных звонков, выдача справок, работа с клиентами. Оргтехника - ксерокс, принтер, сканер, факс. ПК - Wi№dows, Word, Excel, I№ter№et Explorer, Power Poi№t. Английский – язык – базовый уровень.   347920, г.Таганрог, 7-ая Садовая, дом 12, кв.67.
Дата составления резюме23.06.2017

Задание 2.1

Вопросы	Ответы
Что такое унификация документов?	Это введениеединообразия, упорядочение и минимизация состава систем документации.
Что такое унифицирован­ные формы документов?	Закрепляют: требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т. д.; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположения на поле бланка и т. п.; требования к языку документов.
Приказ – определение	Правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
Виды приказов. Отличия?	Приказы по вопросам общей деятельности, приказы по личному составу (может отсутствовать констатирующая часть).
С какого момента вступает в силу приказ по личному составу?	С момента подписи руководителем.
Чем заканчивается каждый пункт приказа по личному составу?	Письменным обоснованием распорядительного действия.
Какие документы могут считаться письменным основанием?	Заявление, контракт.
Доводятся ли приказы по личному составу до сведения работников?	Доводятся под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.
Какие бывают индексы в приказах по личному составу (литеры)?	№28/к - о движении кадров (прием, перевод. увольнение); №12/км - о командировании; №45/о - об отпусках; №32/п- о поощрении.
Срок хранения приказа по личному составу?	75 лет.
В какой кадровый документ переносятся записи из приказов по личному составу.?	В трудовую книжку.
Что такое выписка из приказа по личному составу?	Это копия какой - либо части подлинного документа.
Какие статьи Трудового Кодекса указываются при увольнении работника?	истечение срока трудового договора (статья 79), расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80), по инициативе работодателя (статьи 71 и 81).

 

Задание2.2

Самостоятельное составление приказа по личному составу о приеме на работу, об увольнении с работы по собственной инициативе и в связи с истечением срока контракта на основе унифицированной формы № Т-1, Т-8 и выписки из приказа.

Унифицированная форма № Т-1
Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

		Код
	Форма по ОКУД
ГБПОУ РО «ТМТ»	по ОКПО

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
ПРИКАЗ	39/к	25.06.2017

(распоряжение)

Задание 2.1

Вопросы	Ответы
Трудовая книжка -определение	Это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность рабочих и служащих.
В какой срок со дня приемана работу необходимо заполнение трудовой книжки?	В течение 5-7 дней.
Как производятся записи в трудовой книжке?	Аккуратно от руки, синей или фиолетовой ручкой
На основании какого кадрового документа производится запись в трудовой книжке?	Приказа по личному составу.
Кто не предъявляет трудов. кн. (при поступлении на работу)?	Поступающий на работу впервые.
Кем заполняется впервые трудовая книжка?	Сотрудником отдела кадров.
Кто подписывает первую страницу в трудовой книжке?	Сотрудник отдела кадров и работник, заверяя правильность внесенных сведений.
На основании чего производится запись о незаконченном высшем образовании в трудовую книжку?	Студенческого билета.
Что вносится в раздел "Сведения о работе"? Взыскания?	Прием на работу, перевод на др. постоянную работу, увольнение, сведения о награждениях и поощрениях. Взыскания – не вносятся, за исключением случаев, когда взысканием является увольнение. Обычно – в личную карточку №Т-2.
Как производится запись об увольнении работника в тр. кн?	В соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылками на соответствующую статью ТК
Входит ли в стаж работы время обучения в ВУЗе?	Нет
На каком предприятии производится запись по совместительству?	По месту основной работы, на основании приказа руководителя предприятия, где работник принят на работу по совместительству.
Как вносятся изменения в записи о Ф.И.О. в трудовые книжки?	Ф.И.О. зачеркивается 1 чертой, записывается новая, на внутренней стороне обложки – ссылки на соотв. документы и удостоверяются подписью директора и печатью.
Где отмечается факт ознакомления работника с записямив трудовой книжке?	Под расписку в личной карточке, в которой повторяются все записи из раздела «Сведения о работе»
Срок хранения трудовых книжек на предприятии (у работника)? В течение какого срока хранятся в кадровой службе тр. кн, не полученные при увольнении?	Только во время работы работника на данном предприятии. У работника - в течении всей жизни. Не полученные хранятся в течении 2 лет в кадровой службе отдельно от трудовых книжек работников. После этого не полученные хранятся в архиве 50 лет, а после уничтожаются.
В каких случаяхоформляются вкладыши в трудовую книжку? Действителен ли вкладыш без труд. кн.? Вид вкладыша? Где хранятся бланки труд. кн. и вкладыши?	Если в книжке не осталось места для последующих записей. Вкладыш без трудовой книжки не действителен. Вкладыш точно такой же как и трудовая книжка. Хранятся в бухгалтерии предприятия.
Для чего оформляются дубликаты трудовых книжек?	Если трудовая книжка утеряна.
Какие учетные формы, касающихся трудовых книжек ведутся на предприятии?	Приходно-расходная книга и книга учета.
Что вносится в приходно-расходную книгу? За что берется оплата в приходно - расходной книге?	Все операции по получению и расходованию бланков трудовых книжек. Оплата за бланки выдаваемых трудовых книжек.
Что регистрируется в книге учета? Кем ведется книга учета?	Все трудовые книжки, принятые и выданные. Ведется кадровой службой предприятия.

 

Задание 2.2

 

Студенческий билет.

 

Титульный лист

Фамилия –-- Дубровина Александра Павловна

Дата рождения – 04 апреля 1999

Образование – незаконченное высшее

Дата зачисления –- 20.05 2017.

Задание 2.3

2.3.1 Самостоятельно оформить титульный лист трудовой книжки и раздел
«Сведения о работе» (на свое имя).

2.3.2 Самостоятельно оформить приходно –расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Образец заполнения титульного листа
трудовой книжки

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

АТ-1 № 2536215

Фамилия ____________ Кузнецова _______________________

 

Имя ________________ Галина ______________________

 

Отчество ___________ Максимовна _____________________

Дата рождения _________28.11.2000_______________________

(число, месяц, год)

Образование ___________ высшее ______________________

(н/среднее, среднее, н/высшее, высшее)

 

Профессия, специальность ______ экономист ______

 

Дата заполнения ________ 10 сентября 2017 г. ________

 

Подпись владельца книжки ________ Кузнецова _________

 

Подпись лица,
ответственного за выдачу
трудовых книжек Лебедев

(разборчиво)

Образец заполнения раздела "СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ" в трудовой книжке

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

 

 

 

 

№ записи	число	месяц	год	Сведения о приеме на работу о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
				ГБОУ СПО РО «ТМТ»
				Принята бухгалтером в бухгалтерию предприятия	Пр.№14/к от 11.02.2009
				Переведена на должность зам. главного бухгалтера	Пр.№16/к от 15.02.2007
				Уволена по собственному желанию согласно ст.80 Трудового Кодекса РФ Инспектор по кадрам	Пр.№20/к от 16.02.2017 _____________ (подпись)

 

Задание 2.1

Вопросы	Ответы
Трудовой контракт -определение	Письменная форма трудового договора, заключенного между работником и администрацией предприятия в лице руководителя.
Между кем осуществляется трудовой договор?	Между работником и администрацией предприятия в лице руководителя.
Сколько экземпляров контракта составляется?	2 подлинных экз. – у работника и на предприятии.
Что такое срочные трудовые договоры? Максимальн. срок?	Это договоры, заключенные на определенный период времени, по истечении которого каждая из сторон вправе прекратить трудовые отношения и считать себя свободной от принятых на себя обязательств (на срок не более пяти лет).
Что такое договоры, заключенные на неопределенный срок	Это договоры, при заключении которых стороны не оговаривают условия об их действии во времени.
Где хранятся трудовые контракты?	В личном деле
Сроки испытания при заключении тр. договора?	Не более трехмесяцев. Для руководителей организаций, главных бухгалтеров - срок испытания может быть установлен до шести месяцев.
Чем отличаются условия работы по контракту от работы по соглашению?	Возможностью изменения условий и оплаты труда.
Входит работник по трудовому контракту (трудовому соглашению) в штат предприятия?	по трудовому контракту - Да по трудовому соглашению - Нет
Кто получает копию контракта и кто подлинник?	Составляется 2 подлинных экземпляра.
Для ремонта ПК в техникуме работника со стороны оформят по:	Трудовому соглашению
В каком случае оформляется трудовое соглашение?	На выполнение конкретной работы

Задание 2.2

2.2.1 Описать, какие условия являются существенными для любого трудового договора, независимо от его конкретных разновидностей.

Ответы

На вопрос 2.2.1

1) Место работы (с указанием структурного подразделения);

2) дата начала работы;

3) наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

4) права и обязанности работника;

5) права и обязанности работодателя;

6) характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

7) режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

8) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

9) виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Включение в трудовой договор других условий всецело зависит от усмотрения сторон.

Трудовое соглашение

 

09.10.2017

г.Таганрог

 

Фирма (наименование) в лице директора ________________________

(фамилия, инициалы)

действующего на основании Устава, именуемая в дальнейшем "Наниматель",

с одной стороны, и гражданин ________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

действующий от своего имени, в дальнейшем именуемый "Работник", с другой стороны, заключили настоящий контракт о следующем:

1, Предмет договора

2. Права и обязанности сторон

3. Условия труда

4. Оплата труда

5. ________________________________________

(другие условия)

6._________________________________________

7. Юридические адреса сторон

 

 

Наниматель: Работник:

Юридический адрес Домашний адрес,

паспортные данные

 

Должность

Личная Расшифровка Личная Расшифровка

подпись подписи подпись подписи

 

 

Задание 2.2

2.2.1 Перечислить нормативные документы, регламентирующие организацию служб документационного обеспечения управления и организации документооборота.»

2.2.2 Описать особенности традиционной российской технологии процессов документационного обеспечения управления.

2.2.3 Описать требования, предъявляемые к документообороту?

2.2.4 Нарисовать схему документооборота организации.

2.2.5 В чем заключается основная задача организации работы с документами.

2.2.6 Какие мероприятия должны осуществлять руководители структурных подразделений по сокращению документооборота?

Задание 2.3 Изучив тему, укажите номер правильного утверждения.

Документооборот учреждения реализуется в виде документопотоков:

a) Внешние, внутренние,

b) Официальные, личные,

c) Информационные, распорядительные,

d) По основной деятельности, по личному составу,

На вопрос 2.2.1

Перечислить нормативные документы, регламентирующие организацию служб документационного обеспечения управления и организации документооборота.»

· - «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятия СССР.

· - Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД)

· - «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»

· - Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

· - Должностные инструкции как основной нормативный документ, определяющий организационно-правовое положение работников.

На вопрос 2.2.2

Особенности традиционной российской технологии процессов документационного обеспечения управления.

· - Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель-исполнитель-руководитель) внутри организации;

· - Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

· - Ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

· - Для обеспечения единого порядка обработка документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

· - Относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

· - Основы технологии документационного обеспечения управления закреплены государственных нормативно-методических документов.

На вопрос 2.2.3

Описать требования, предъявляемые к документообороту?

· - Прямоточность движения документов, прохождение кратчайшим путем, через наименьшее количество пунктов, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;

· - Избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;

· - Обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;

· - Единообразия маршрута движения и состав технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции.

На вопрос 2.2.4 Нарисовать схему документооборота организации.

Директор

→

Руководитель структурного подразделения

↓ ↓

Секретарь директора

Секретарь руководителя структурного подразделения

→

Исполнитель

↓

Канцелярия

→

Исходящие документы, Входящие документы.

На вопрос 2.2.5

В чем заключается основная задача организации работы с документами.

- Сокращение времени их пребывания в сфере делопроизводства, повышение оперативности исполнения.

На вопрос 2.2.6

Какие мероприятия должны осуществлять руководители структурных подразделений по сокращению документооборота?

Руководители структурных подразделений должны систематически анализировать состояние переписки, осуществлять мероприятия по сокращению документооборота и принимать меры по устранению ненужной переписки.

Задание 2.1

 

Вопросы	Ответы
Этапы обработки входящих документов(3)	Первичная обработка, регистрация и направление на рассмотрение руководству или исполнителям.
Вскрываются ли вход. документы с пометкой «лично»?	Нет, передаются адресату.
Действия сотрудников при приеме корреспонденции	При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним, об этом сообщается отправителю. Ошибочно присланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату.
Описать порядок первичной обработки полученных входящих документов.	Проверка целостности упаковки, вскрытии конвертов, наличия вложенных в них всех документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов.
Как производится прием телеграмм?	Под расписку с проставлением даты и времени приема. При приеме должна быть проверена дата подачи телеграммы. При обнаружении задержки в доставке телеграммы, направляется заявление предприятию связи.
Цельпредварительного рассмотрения?	Распределение на требующие обязательного рассмотрения руководства и направляемые сразу в структурные подразделения и ответственным исполнителям, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей.
В какие сроки рассматриваются полученные входящие док-ты?	В день их поступления. Правительственная корреспонденция с пометкой "Срочно" обрабатывается немедленно.
3 цели регистрации	Учет, контроль и поиск документов.
Описать порядок регистрации входящих документов (где?, что пишут, пример?).	Например - 13/20-1, где 13 индекс структурного подразделения, 13/20 - индекс дела, порядковый номер документа в деле- 13/20-1, в составе реквизита “Отметка о поступлении документа в орган.”- 7таб, 57 поз..
Формы регистрации (3)?	Регистрационно – контрольные карточки (РКК), Регистрационные журналы. Автоматизированная форма регистрации.
Рассмотрение документов руководством что пишет, где?	Пишет резолюцию, в кот. указывает порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом. Резолюция подписывается с указанием даты.
Кто является ответственным исполнителем	Исполнитель, указанный в резолюции первым.
У когоостаетсяподлинный документ?	У ответственного исполнителя.
Когда направляется входящий документ в дело?	Когда выполнены все поручения, указ. В док-те или в резолюции рук-ля.

Задание 2.2

2.2.1 Нарисовать схему работы с входящими документами организации.

2.2.2 Самостоятельная работа -получить входящие документы (из раздаточного материала) и провести первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию и направить на рассмотрение руководству или передать исполнителям по назначению.

Ответы

На вопрос 2.2.1

Схема работы с входящими документами

На вопрос 2.2.2

a) После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются).

b) Секретарь регистрирует письмо. Письмо получает уникальный входящий номер (пример?). При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.

c) Секретарь передает письмо руководителю.

d) Руководитель рассматривает документ и пишет резолюцию, отражающую его решение, и направляет исполнителю через секретаря.

e) Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.

f) Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

g) Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.

h) Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо (то, входящее, с кот. начались все действия) и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет а