Оптимизация Excel 2003 выполнения задач бухгалтерии

Благодаря развитию технологий, сильно изменилась практика ведения бухгалтерского учета. Не отставали и электронные таблицы -основной инструмент финансового учета и анализа современной эпохи.

Неважно, для чего используются электронные таблицы - для контроля над расходами, потоками наличных средств и запасами, для налогового планирования и прогнозирования потребностей в капитале, а может быть, для анализа вариантов аренды и приобретения - в любом случае новейшие функции Microsoft Office Excel 2003 помогают сэкономить время.

1)Совместное использование и сравнение документов

Часто бывает так, что финансовые данные, занесенные в электронные таблицы, используют разные люди. Продавец передает отчет о расходах своему руководителю. Руководитель направляет отчет бухгалтеру, который, возможно, захочет передать его для ознакомления владельцу компании. Приложение Excel 2003 имеет несколько функций, расширяющих возможности совместного использования и сравнения рабочих книг.

2)Смарт-документы расширяют функциональные возможности рабочей книги, динамически реагируя на условия, в которых выполняются действия пользователя. Роль смарт-документов особенно хорошо выполняют формы и шаблоны. То же относится к книгам, которые участвую в этом процессе.

Допустим, в компании установлена процедура заполнения сотрудниками ежегодных отчетов о расходах на основе шаблона Excel. Этот шаблон, превратив его в смарт-документ, можно подключить к базе данных, которая автоматически заносит в шаблон часть необходимых сведений. Завершив этот этап, нажатием кнопки, можно отправить документ к тому, кто ответственен за выполнение следующего этапа процедуры.

Смарт-документы позволяют экономить время, благодаря повторному использованию существующего содержимого. Например, тот, кто занимается выставлением счетов, может при подготовке ежемесячных отчетов заполнить существующую копию формы.

Смарт-документы могут также взаимодействовать с другими приложениями Microsoft Office. Их можно использовать для отправки сообщений электронной почты через Microsoft Outlook, не покидая открытой рабочей книги и не запуская Outlook.

3)Рабочие области для документов упрощают процесс совместной работы над документами, редактирования и изменения документов в реальном времени совместно с другими сотрудниками. Рабочие области для документов занимают веб-узел служб Microsoft Windows Sharepoint, выделенный под один или несколько документов. Обычно рабочая область для документов создается при отправке электронной почты с общим вложением. Отправитель становится администратором рабочей области для документов, а те, кому направлен документ, становятся членами с разрешением вносить содержимое на веб-узел.

Помимо того, что рабочие области для документов позволяют эффективно сотрудничать разным людям, они также обладают функциями автоматического обновления, облегчающими управление версиями документов. Рабочие области могут создаваться не только для книг Excel, но и для документов Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003 и Microsoft Office Visio 2003.

4)Автофильтр - функция Excel, которая помогает легко справляться с большими электронными таблицами. Предположим, в рабочей книге содержатся данные по 2000 клиентов, и требуется выделить из них тех, кто купил некий конкретный продукт. Фильтрация позволяет просматривать только нужные данные и скрыть остальные.

В отличие от сортировки, фильтрация не изменяет и не переупорядочивает данные. После удаления фильтра все отображается так, как было до фильтрации.

5)Консолидация данных из различных источников в одну книгу во время уплаты налогов, в конце финансового года и в другие ключевые для любого бухгалтера моменты может стать кошмаром. На то, чтобы несколько раз ввести одно и то же или скопировать и вставить многочисленные столбцы данных из нескольких источников, уйдет значительное время.

Имеющаяся в Excel функция импортирования существенно облегчает выполнение этой задачи, к тому же она позволяет автоматически обновлять данные при обновлении исходной базы данных.

6)Поиск расхождений между длинными списками данных может отнимать много времени, если проводить его построчно. А с помощью Excel можно найти несоответствия автоматически. Выполнив небольшую предварительную настройку — например, выбрав или создав поле в каждом уникальном и могущем участвовать в сравнении списке — можно заставить Excel найти данные, которые есть в одном списке, но отсутствуют в другом.

7)Настраиваемыешаблоны помогают быстро выполнять стандартные задачи. Вместо того, чтобы создавать или покупать бланки, необходимые для учета, можно загрузить бесплатные готовые шаблоны Excel, а затем настроить их в соответствии со своими потребностями. Эти шаблоны можно получить на веб-узле Office Online.

Экономия времени на мелких вопросах позволяет получить больше времени для решения более широких проблем. Это всегда можно отследить и по электронным таблицам.